9 October 2025 
Attention: Erika Whittome 
 
By email: [FYI request #32436 email]  
Tēnā koe Erika 
Official information request for AI tools used by Crown Law 
Our Ref: OIA-2526052 
I refer to your official information request dated 1 October 2025 for:  
1.  Which AI tools has the Crown Law Office purchased subscriptions or licenses for, eg AI 
Governance Deck, ChaptGPT, IVO AI 2. What was the date of purchase? 
3.  What is the annual licence cost for each tool? 
4.  How long is the current license or subscription agreement for? 
Crown Law is testing various generative AI productivity services, with 3 individual services 
active now. These have not been implemented broadly and are currently used in contained 
test groups. The tools are:  
•  Microsoft  Copilot  365:  this  is  part  of  the  organisation’s  Enterprise  Agreement 
licensing  with  Microsoft.  Five  licenses  are  allocated  to  individual  users,  with  the 
total  cost  $2551.55  starting  in  September  2025  as  part  of  the  annual  license 
renewal. These licenses can be deactivated at any time but cannot be removed from 
the Enterprise Agreement until the next renewal date in September 2026. 
•  Google Gemini: costs $443.88 annually. This subscription was started in July 2025 
and  can  be  cancelled  with  one  months’  notice.  It  is  not  anticipated  to  be  used 
beyond December 2025, so the full annual cost is unlikely to be incurred. 
•  ChatGPT Plus: costs $410.40 annually. This subscription was started in July 2025 and 
can be cancelled with one months’ notice. It is not anticipated to be used beyond 
December 2025, so the full annual cost is unlikely to be incurred. 
Please note that we may publish this response (with your personal details redacted), and 
any  related  documents,  on  Crown  Law’s  website  if  we  decide  proactive  release  of  this 
information is or may be in the public interest. If you have any concerns about this, please 
let us know within 10 working days of the date of this letter. 
You  have  the  right  to  seek  an  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  of 
this  decision.  Information  about  how  to  make  a  complaint  is  available  at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
Level 2 Justice
 
 Centre, 19 Aitken Street, Wellington 6011 | PO Box 2858 or DX SP20208, Wellington 6140, New Zealand | +64 4 472 1719 | crownlaw.govt.nz 
 
 
8863128 

---

2 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  feel  free  to  contact 
[Crown Law Office request email]. 
Nāku noa, nā 
Crown Law 
 
 
 
Mike Mulvaney 
Chief Technology Officer 
8863128 

---