UPPER HUTT COLLEGE BOARD  
 
Minutes of the Board Meeting 
Thursday 28 August 2025 at 6:00pm 
 
   
 
 
1. 
Meeting Administration  
 
Welcome and Karakia  
 
Present: Garth Johnson (Presiding Member), Judith Taylor (Principal),  Charlie 
Beckett, Bruce Thomas (staff representative), Wendy Holmes,Craig Butler, Mark 
Brewer,  Koh Than (Student representative)   
 
In attendance: Janetta van Maren, Deputy Principal, Karen Huaki-Feaver, Board 
Secretary 
 
 
Apologies: Nil 
 
Declaration of Interests - nil  
 
Correspondence – Tabled as read  
 
Motion : That the correspondence as tabled was accepted  
Moved: 
CBU  Seconded:  BT 
 
2. 
Minutes of the previous Board meeting  
  
Motion: That the minutes of 28 August 2025, Board of Trustees meeting be accepted 
as a true and correct record. 
Moved: 
BT 
Seconded: MB 
 
Carried  
 
3.  
Matters Arising- nil  
 
4. 
Principals Report  
The Principal's August report was tabled with the following points noted: 
 
●  PPTA Strike Action 
●  Current staffing 
●  NCEA Changes  
 
Motion: That the Principal’s August report is tabled and accepted  
Moved: 
BT 
Seconded: 
CBU   
 
 Carried  
 
1 

---

 
 
 
5. 
Finance and Property Committee report back 
 
The Finance Committee recommends that: 
Motion: That the Management Reports of July 2025 as tabled be accepted. 
Moved:  
BT 
Seconded: WH 
Carried  
  
 
Motion: That the schedule of payments over $5,000 in July 2025 as approved at the 
Finance Subcommittee are ratified. 
Moved: 
BT 
Seconded: WH  
 
Carried 
 
 
6. 
Strategic Plan 2026 - Strategic plan for 2025 wil  be rolled over for 2026 
 
7. 
Health and Safety 
-  Emergency Preparedness  
EOTC  incident discussed - ADV 301 Trip  
Discussion included the following suggestions:  
 
●  School to purchase EPIRB - Emergency Beacons/Locators for each student 
going on OED trips 
●  Satellite phone for staff  
●  Independent Outdoor Safety Report  
 
8. 
Policies and Assurances  
 
Term 3 Policies for Review  
 
●  Child Protection - Board Review  
●  Abuse Recognition and Reporting - Board Review  
●  Food and Nutrition 
●  Safety Checking - Board Review  
●  Police Vetting  
●  Missing Student Procedure  
 
Motion: The Principal has reviewed the policies and recommends that no further 
changes are needed. 
Moved: BT    
Seconded: WH 
Carried  
 
9. 
In committee  
 
The Board moved into Committee at 7:45 pm  under Section 48 (1) of the Local  
Government Official Information and Meeting Acts 1987. To protect confidential 
information relating to Personnel matters. 
 
The Board moved back out of committee at 7:49pm  
 
10.    Agenda items for next meeting  
 
 
Strategic Planning  
 
 
 
Next meeting dates  
●  Finance & Property Meeting - Tuesday 23 September  2025 at 5pm  
●  Board Meeting - Tuesday 23 September 2025 at 6pm 
2 

---

 
Judith Taylor thanked the Board for their advice, guidance and service to the college and 
navigating the chal enges presented over the last 3 years. The school has gone from 
strength to strength under their leadership. 
 
Closing Karakia UHC Board Karakia 
 
The meeting closed at 7:55pm 
 
 
 
These minutes of the 28 August 2025 Board meeting are accepted as a true and 
correct record. 
 
 
Presiding Member: 
 
 
 
Date:   
           11 September 2025 
3 

---