17 September 2025 
 
Sarah Samson 
[FYI request #32071 email] 
 
Dear Sarah, 
 
Your Official Information Act 1982 request (reference OIA289) 
 
Thank you for your email of 20 August 2025, requesting the following under the Official 
Information Act 1982 (the Act): 
 
I request all communication between any members of the Royal Commission of 
Inquiry - COVID Phase 2 and yourself and/or members of your office. This includes , 
but is not limited to, any emails, briefings, text of phone calls, text messages (on any 
platform) or any other information. 
On 10 September 2025, you rescoped the request to: 
Many thanks for the opportunity to refine my request. I would like all communication 
between the RCOI (commissioners and staff)  and the Minister + her office from the 
beginning of Phase 2 relating specifically to all interviews sought from former 
ministers and public officials. 
 
Response to your request 
 
There are ten documents within the scope of your request. A list of these documents can be 
found appended below at Table one. I am releasing two documents in full and partially 
releasing five documents, with some information withheld under section 9(2)(a) of the Act, to 
protect the privacy of natural persons, and as out of scope of your request.  
 
Documents four and five record telephone conversations with the Chair of the Royal 
Commission, summarised as follows:  
 
5 August 2025, 6pm – The Chair and I discussed the risks outlined in the latest quarterly 
report. I asked the Chair whether the Commission would have adequate time to prepare for 
the second round of public hearings, if the five former Ministers agreed to participate, noting 
they were due to start on 20 August, and there had been no agreement to date. The Chair 
confirmed they would have adequate time to prepare.  
 
11 August 2025, 5.45pm – The Chair advised me that the former Ministers had declined the 
invitation of the Royal Commission to attend the public hearing. The Chair advised the 
second round of hearings would be cancelled and the Commission would be publicly 
releasing a procedural minute to this effect.  
 
The remainder of the documents are attached as Appendix A.I am refusing three 
documents under section 18(d) of the Act, as they are publicly available. You can access 
document two at the following link:   
www.covid19lessons.royalcommission.nz/assets/RCOI-Quarterly-Report-to-the-Minister-Q4-
Apr-to-Jun-2025.pdf. 
 

---

 
 
You can access document nine at the following link: 
www.covid19lessons.royalcommission.nz/assets/Phase-Two-Minute-4.pdf .You can access 
document ten at the following link: www.covid19lessons.royalcommission.nz/news/public-
hearing-for-decision-makers-will-no-longer-proceed-inquiry-chair  
 
 
 
Public interest considerations 
 
As is required by section 9(1) of the Act, considerations have been made as to whether the 
grounds for withholding information from the documents provided with this response are 
outweighed by other considerations which would render it desirable, in the public interest, to 
make that information available. In this instance, it is not considered to be the case. 
 
Accessing the Ombudsman 
 
You have the right to seek an investigation and review of my decision by the Office of the 
Ombudsman. Information about how to make a complaint is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
Hon Brooke van Velden 
Minister of Internal Affairs
 

---

 
Table one: Documents in scope 
 
# 
Document title 
Document date 
Decision 
Withholding 
grounds 
1   
Email: Quarterly Report for Minister 
30 July 2025 
Partially released 
9(2)(a) 
2   
Attachment: RCOI Quarterly Report to the Minister – Q4 
30 July 2025 
Refused 
18(d) 
to Jun 2025 (2025 07 08) 
3   
Attachment: Appendix 1 – RCOI: Quarterly Report Cover 
30 July 2025 
Partially released 
Out of scope 
Letter to the Minister (2025 07 30)  
4   
Summary: Phone call between Minister and Chair 
5 August 2025 
Released in full 
N/A 
5   
Summary: Phone call between Minister and Chair 
11 August 2025 
Released in full 
N/A 
6   
Email: FW_ COVID Royal Commission 
11 August 2025 – 1 
Partially released 
9(2)(a) 
September 
7   
Email: FW: COVID-19 Inquiry procedural Minute 4 - in 
13 August – 1 September 
Partially released 
9(2)(a) 
confidence 
2025 
8   
Email: FW: COVID-19 Inquiry procedural Minute 4 - in 
13 August – 1 September 
Partially released 
9(2)(a) 
confidence  
2025 
9   
Attachment: Phase two – Minute 4 Public hearings 
13 August 2025 
Refused  
18(d) 
10   
Attachment: COVID-19 Inquiry media statement 
13 August 2025 
Refused  
18(d) 
 
 

---