15 September 2025 
 
Al Ross 
[FYI request #32054 email] 
 
 
Tēnā koe Al, 
 
Request for Information – Local Government Official Information and Meetings 
Act (LGOIMA) 1987 
 
We refer to your official information request dated 18 August 2025, for 
information on the usage, evaluation, and value analysis of AI Assistants used by 
Hutt City Council. Specifical y, you requested: 
 
On the Council's website, there are 13 AI agents listed: 
 
HCC Meeting Minute Drafting AI Assistant HCC Project Status Brief AI 
Assistant HCC Project Brief AI Assistant HCC Project Initiation Document AI 
Assistant HCC C&E Plan AI Assistant HCC FAQ Drafting AI Assistant HCC 
Social Media Post Drafter HCC Consultation Analysis AI Assistant 
(incomplete) HCC Memo/Report Peer Review AI Assistant Traffic 
Management Plan Review AI Assistant Job Description/Job Advert Drafting 
AI Assistant Internal Communications AI Assistant Workshop Planning AI 
Assistant 
 
Please provide: 
1.  Usage analytics on each these agents 
2.  Any other quantitative information about them  
3.  Any quantitative evaluation and/or feedback about them 
4.  Analysis or commentary on the resources to create them compared to 
the value they generate 
 
 
30 Laings Road, Lower Hutt 
Private Bag 31912, Lower Hutt 5040 
/huttcitycouncil 
0800 488 824 
 
[email address] 
www.huttcity.govt.nz 
▲The pattern at the top of this page is inspired by the natural landforms, hil s, river, and coastline surrounding Lower Hutt. It represents our people, our place, and our home. 

---

Answer: 
 
Before responding to your request, it is important to note that Council is not 
required to create new information to respond to requests under the LGOIMA. 
Where information is not already held in a documented form, we are unable to 
provide it. This includes requests for analysis or commentary that would require 
forming an opinion or compiling new datasets. 
 
Council does not hold formal quantitative evaluations or structured feedback for 
each individual AI Assistant. However, survey data is available that reflects 
overal  usage of AI tools (such as ChatGPT and Copilot), rather than specific 
Assistants. 
 
Table 1 below provides the number of users with access to each Assistant, based 
on system access data. In some cases, Assistants are open access and do not 
have user-specific tracking, which is noted in the table. 
 
Some usage numbers may appear unchanged or low. This may be due to 
Assistants being retired, replaced with newer versions, or currently under review 
or development. These factors affect how usage is recorded and should be 
considered when interpreting the data. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this 
response. Information about how to make a complaint is available at: How to 
make a complaint | Ombudsman New Zealand, or freephone 0800 802 602. 
 
Please note that this response to your information request may be published on 
Hutt City Council’s website: Proactive releases | Hutt City Council. 
 
 
Ngā mihi nui 
 
 
 
Rebekah van der Splinter 
Senior Advisor, Official Information and Privacy 
 
P.2 

---

 
1987
Table 1: User Access to AI Assistants for the period December 2024 to September 2025 
ACT 
 
 Assistant name 
 Number of users 
 Uses 
 HCC Resource Consent Respond to Inquiry Assistant 
 7 
 45 
MEETINGS 
 HCC Thematic Analysis Assistant 
 11 
 46 
AND 
 HCC FAQ Drafting Assistant 
 75 
 76 
 HCC Communications & Engagement Plan Assistant 
 28 
 205 
 HCC Social Media Content Drafting Assistant 
 42 
 784 
 HCC Project Initiation Document Assistant 
 20 
 28 
INFORMATION 
 HCC Project Status Report Assistant 
 20 
 49 
 HCC Project Brief Assistant 
 21 
 44 
OFFICIAL 
 HCC Meeting Minutes Assistant 
 5 
 61 
 HCC Memo/Report Reviewing Assistant 
 66 
 147 
 HCC Traffic Management Plan Assistant 
 4 
 38 
 HCC Job Description & Job Advertising Assistant 
 15 
 73 
GOVERNMENT 
 HCC BWoF Renewal Application Vetting Assistant 
 5 
 117 
 HCC Workshop Plan Drafting Assistant 
 6 
 16 
LOCAL 
 Strategy & Engagement's Panui Drafting Assistant 
 Open access 
 49 
THE 
 HCC Building Consent Vetting Assistant 
 6 
 128 
 HCC Building Consent Respond to Inquiry 
 5 
 176 
UNDER 
RELEASED 
 
P.3 

---

 Assistant name 
 Number of users 
 Uses 
ACT 1987
 HCC Custom AI Assistant Planner 
 Open access 
 13 
 HCC Council/CLT Presentation Coach 
 11 
 39 
 HCC Prompting Method Selection Advisor 
 24 
 15 
 HCC AI Usage Guidance Assistant 
 5 
 27 
AND MEETINGS 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE LOCAL GOVERNMENT OFFICIAL 
P.4

---