1 September 2025 
 
 
 
 
Agnes M 
 
 
 
Dear Agnes 
 
LOCAL  GOVERNMENT  OFFICIAL  INFORMATION  AND  MEETINGS  ACT  1987  (LGOIMA) 
REQUESTS 
 
I refer to your official information requests dated 4 August 2025 relating to record keeping and 
the recipients of grants. 
 
Part of the information you have requested is enclosed.  
 
However, with respect to the grant information requested, we are extending the time period 
for our decision.  
 
Recordkeeping and Retention Policies  
 
1. 
and were [sic] complaints have arisen.  
 
a.  A copy of the ALGIM Toolkit T2 Retention and Disposal Schedule is enclosed with 
this response.   
 
2. 
received.  
 
a.  Documents are retained and disposed of in accordance with the ALGIM Toolkit T2 
Retention  and  Disposal  Schedule.  Officers  will  be  considering  additional  policy 
regarding  documents  that  relate  to  complaints  in  due  course  as  part  of  policy 
development processes.  
 
3. 
Confirmation of whether it is standard HRC practice to delete grant application and 
supporting  documents  after  7  years,  regardless  of  complaint,  audit,  or  land-related 
relevance. 
 
a.  I can confirm that this is not 
practice.  
 
List of Grant Recipients (2010 2024)  
 
4. 
Please provide a list of all recipients (individuals or organisations) who received grant(or 
between 2010 and 2024 for:  
 
Fencing  
 
Planting  
 
Taumarunui  |  Whanganui  |  Marton  |  Woodville  |  Palmerston North  |  Kairanga 
24 hour freephone 0508 800 800  |  fax 06 952 2929  |  email [Manawatu-Wanganui Regional Council request email] 
Private Bag 11025, 
 

---

 
 
Whole of Farm Plan-related works  
 
For each grant, please include:  
 
Name of recipient (individual  
 
Name of farm or organisation  
 
General location   
 
Date approved and/or paid  
 
Amount of grantor gift (public monies /rates contribution)  
 
Purpose (e.g., hill fencing, riparian planting)  
 
We are required to advise you of our decision on your request no later than 20 working days 
after the day we received your request. Unfortunately, it will not be possible to meet that time 
limit, and an extension is necessary to provide our decision on these requests, to 15 September 
2025. 
 
This request is for a large quantity of information, which requires a search of a large quantity 
of information. Council officers will need to be reassigned from existing tasks to do so within 
the existing timeframe, and thi
 
 
We ask whether you would be able to clarify your request, which would assist us in responding 
to your request. We also note that the amount of resource required to process your request 
means that Horizons may consider charging for making any requested information available.  
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz 
or Freephone 0800 802 602.  
 
 
 
Yours sincerely, 
 
On behalf of LGOIMA 
 
 
 
 
 
Enclosure 
ALGIM Toolkit T2 Retention and Disposal Schedule   
 

---