This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for the minutes of the Ngauranga to Airport Steering Group'.
Attachment 3
 
 
 
Ngauranga to Airport Steering Group  
AGENDA updated with MINUTES  
Meeting information 
Time: 
4pm – 5pm 
Date: 
28 May 2015 
Location: 
NZTA Wellington Regional Office, Co-operative Building (PSIS House) 
20 Ballance St - Board Room 
Members: 
Wayne Hastie (GWRC) 
Lyndon Hammond (NZTA) (Acting Chair) 
Luke Troy (GWRC) 
Amy Kearse (Secretariat)  
Geoff Swainson (WCC) 
Anthony Wilson 
Selwyn Blackmore (NZTA) 
Other 
Jim Bentley (N2A Programme Manager) 
Chris Money (PwC) from 4.30pm 
Attendees 
(via telephone) 
ACT
Chrissie Little (BRT Project Manager) 
Member 
Anthony Wilson 
 
Apologies:  
Reading: 
•  Minutes of 16 April 2015 meeting  
 
•  Steering Group action register 
•  BRT IBC Assurance Plan 
•  IBC approval roles and 
responsibilities 
•  BRT approval pathway (diagram) 
•  BRT Project status report 
•  State highway status report 
•  Urban transformation and local 
roads status report INFORMATION 
Agenda  
Item  Description 
Activity 
Time 

Welcome 
 
4.00-4.05 

Approve 16 April minutes and review action register 
Approve/review  4.05-4.10 
RELEASED UNDER THE 

Governance Group debrief 
Discuss 
4.10-4.15 

BRT Project Assurance 
Approve 
4.15-4.20 
OFFICIAL 

BRT IBC approval process 
Discuss 
4.20-4.30 

BRT options update (PwC) 
Discuss 
4.30-4.50 

Status report discussion 
Accept reports 
4.50-4.55 

General Business 
Discussion 
4.55-5.00 
•  Confirm actions 
•  Systems map workshop 29 May 
•  Next Steering Group meeting 17 June 
 
 
 
 
N2A Steering Group 28 May 2015 
Page 1 of 4 

 
 
 
MINUTES 
Item  Description 
Actions 

Welcome 
 
GS noted apologies from AW and that Steve Spence is likely to 
AK to forward SG meeting 
replace AW on the Steering Group meetings.  
invites to Steve Spence.  

Approve 16 April minutes and review action register 
 
Approved minutes of 16 April 2015. 
AK spoke to action register receiving updates on several 
actions (refer updated action register). 

Governance Group debrief  
 
LH noted minutes of the N2A Governance Group meeting had 
 
been circulated to SG members. LH commented that there had 
 
been some discussion about the Town Belt Management Bill, 
but that once the Bill is introduced to the House there is an 
opportunity to submit on the draft Bill via the Select Committee 
process. LH reflected that the GG had discussed the risks as 
per the SG’s report and that it seemed comfortable with the 
progress being made. The GG discussion had also focused on 
ACT
the 2017 date, but LH noted that the upcoming systems 
mapping workshop will be useful to explore the constraints 
around the 2017 date further. The GG had also raised 
THE 
marketing of BRT as a key opportunity.  
JB raised a point around an assumption that the IBC has to be 
approved because we had taken this decision, and what we are 
still to agree; noting that clarity on approvals and future 
decisions will be important to get good governance going 
forward.  

BRT Project Assurance  
 
UNDER 
CL noted that during the development of an IBC, a project is 
 
required to do an Independent Quality Assurance (IQA) or peer 
 
review, and that the BRT project has selected Beca to carry out 
the IQA. CL noted that an additional review will be carried out 
 
INFORMATION 
by Tony Brennand as part of his NZTA (HNO) assurance role 
 
for state highway activities/business cases.  
 
SB reflected on a recent internal NZTA meeting and discussion 
 
on costs and how to approach contingencies and 
accompanying justification. CM from PwC clarified that 
 
appropriate contingencies will be included in business case; 
 
that these will be based off PTSS costs; that this work is still in 
 
progress, so that it is not possible to be definitive about this at 
RELEASED 
present, but that it will be an area of discussion with Beca.  
 
LT queried the appointment of Beca as peer reviewer/IQA. CL 
 
OFFICIAL 
advised that the BRT project had used the NZTA preferred 
 
supplier panel in selecting Beca. CL had requested a Statement 
 
of Work from Beca, and confirmed the total price for this work is 
$33k. LT queried whether the SG should have approved the 
 
commissioning of this work. CL advised that this was within the 
 
scope of approvals for the BRT project and within budget; if it 
 
were to have required more budget, then this would have been 
brought to the SG for approval.  
 
Clarification was also sought on TB’s role. CL clarified that it is 
 
not unusual for joint projects to have additional quality 
 
assurance projects; and that TB is providing advice to SB for his   
consideration, rather than to BRT project per se.  
 
LH noted that if WCC and GWRC have internal processes/steps 
that need to be taken as part of the business case review 
 
 
N2A Steering Group 28 May 2015 
Page 2 of 4 

 
 
 
and/or approval, then these should also be considered, 
 
documented, and the relevant people engaged.  
 
LT commented that if there are areas such as undertaking more 
 
modelling that TB recommends (noting that GWRC disagrees 
with this), then such matters should be brought to the SG for 
 
consideration.  
 
CL further clarified that Beca’s IQA is for the BRT project and 
 
SG members’ consideration whilst TB’s review is for a HNO 
 
VAC requirement however this would be shared once 
concluded. CL reiterated that if there are additional steps 
 
required by any agency these can be included as part of the 
 
approval process.  
 
JB noted that the assurance framework does not specify a role 
CL to make adjustments to 
for the programme manager. CL clarified that this was an error 
the IQA documents to 
on the BRT project’s part as this was created when JB was not 
reflect JB’s role as 
yet onboard, and that the framework will be amended to include 
programme manager, and 
JB. It was noted that both Figure 1 and the roles and 
to replace JD with LT and 
responsibilities chart require amendment. It was also noted that 
distribute final version to 
reference to JD needs to be replaced with reference to LT.  
SG.  
BRT Project Assurance Framework was approved subject to 
ACT
changes discussed. CL to distribute final version.  

BRT IBC approval process  
 
THE 
CL noted that the approval process for the BRT IBC had been 
 
worked through with reps from the partner organisations. CL 
 
noted the two stages of review and approval and asked for SG 
feedback on aspects of the process that may need adjustment.  
  
GS noted that the WCC committee is called ‘Transport and 
 
Urban Development’ and its role is not to inform but recommend   
to Council.  
 
WH suggested splitting the decision-making paths of each 
 
UNDER 
organisation so as not to confuse the sequencing. CL also 
clarified that stakeholder engagement is not proposed during 
 
this process and the box referring to this would be removed.  
 
The SG discussed options for sequencing, noting that some 
 
INFORMATION 
steps may need to be conditional on others, and that it will be 
 
important to get a good steer from the GG on their preferences.  
 
GWRC clarified that their Council’s function would be to 
‘support conclusions’ and agree to retain current provision in the   
LTP for the next stage.  
 
GS noted that the question should be put to KL about WCC 
 
decisions. CL noted that RB is keen to get the GG’s thoughts 
 
and that the SG meeting on 17 June will be an opportunity for 
RELEASED 
RB, KL and GC to discuss prior to the GG on 23 June.  
 
CL noted that an action to tidy up diagram based on feedback, 
CL to amend BRT approval 
OFFICIAL 
test with SG again, WCC and GWRC officers to discuss with 
pathway diagram.  
CEs, and then the SG to finalise at its next meeting.  
GS and WH/LT to discuss 
WH queried whether the IBC will make a recommendation on a 
BRT approval pathway with 
preferred option. CL clarified that in general, if the outcome of 
CEs prior to next SG 
analysis is clear, there is no need for a recommendation. If 
meeting.  
outcome is not clear, then there is a question about how much 
 
flex is needed to make a decision.  
CL to add an item to BRT 
WH noted the need for a joint report that sits on top of the 
project schedule for 
business case, and sets out the recommendations for 
preparation of a joint report 
progressing BRT and actions required by partners. General 
to accompany the business 
support was expressed for this idea.  
case.  
SB queried whether there is an expectation that the other 
 
workstreams would be discussed. JB advised that this flows 
from the roles and responsibilities chart, and that it needs to be 
 
N2A Steering Group 28 May 2015 
Page 3 of 4 

 
 
 
explicitly understood that anything that goes up has been 
considered across the programme, and that the pathways have 
to be compatible.  

BRT options update (PwC) 
 
CM outlined the purpose of his update was to provide an 
overview of the options being considered in the BRT IBC, and 
that he would cover: do minimum; scope of options; materiality 
of trade-offs between options; and the evaluation approach.  
CM noted that the strategic case is currently out for feedback.  
Do-Minimum – CM advised that the Basin and associated 
projects are included as is higher capacity buses. CM noted that 
he was happy to take feedback on board.  
LH commented about the inclusion of higher capacity buses 
within the Do-Minimum and how that fits with building the BRT 
brand. CM noted that this activity is common to all options, that 
it does make a difference having this included as it is a big part 
of the BCR and delivers many benefits (eg, reduction in 
operating costs), however it is unfair to count the benefits as is 
going to happen regardless of BRT. 
ACT
LH noted that despite this there remains an opportunity to 
explain how higher capacity buses are part of the BRT solution.  
CM noted that the team is doing a reconciliation back to the 
THE 
PTSS numbers and will be able to track evolution of 
costs/benefits. 
Options – CM noted that timing and sequencing variants were 
workshopped by the BRT working group. He noted 
segregation/dedication drives costs and conversely that 
intersections drive benefits. CM noted that the team is 
continuing to have discussion around modelling and differences 
across the options from a network perspective. There was 
UNDER 
further discussion about the cost range and achieving 
confidence in costs and range; and the impact or relativity 
between options to impact on their viability and ultimately which 
option/s are taken forward to the next stage.  
INFORMATION 
The SG also discussed practicality and do-ability; and whether 
the issues for each option will be highlighted and go or no-go 
points identified; and whether it was possible to understand the 
impact on the network without micro-simulation modelling. It 
was agreed that Paramics modelling was better suited to the 
next stage.  

Status report discussion 
 
RELEASED 
The SG accepted the status reports.  

General business 
  
OFFICIAL 
LH noted that most would be attending the following day’s N2A 
systems mapping workshop led by JB.  
 
 
 
N2A Steering Group 28 May 2015 
Page 4 of 4 

Document Outline