This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'ACC’s handling of Permanent Injury Compensation (PIC), ACC18 medical certificates, and repetitive review processes'.

 
 
05 August 2025 
 
 
Spencer Jones 
[FYI request #31103 email] 
 
 
Kia ora Spencer 
 
Your Official Information Act request, reference: GOV-041488 
Thank you for your email of 14 July 2025, asking for the following information under the Official 
Information Act 1982 (the Act): 
 
1.  1. Repetitive ACC18 Issuance – Long-Term Claims 
For each of the last five calendar years (2020–2024), please provide: 
a. The number of active claims that were 2 years or more in duration 
b. Of those, how many had been issued with: 
        •       3 or more ACC18 medical certificates 
        •       5 or more ACC18 medical certificates 
        •       10 or more ACC18 medical certificates 
c. Of those with 5 or more ACC18s issued, how many had: 
        •       A confirmed Whole Person Impairment (WPI) assessment 
        •       A final Permanent Injury Compensation (PIC) decision issued 
2. PIC Application and Decision Delays 
Please provide: 
a. The average time (in months) from injury stabilisation to WPI assessment for al  
claims assessed for PIC in 2022–2024. 
b. The number of cases where a PIC application was declined on the basis that the 
injury had not stabilised, despite being in receipt of 5 or more ACC18s. 
c. Any internal audit, review, or quality assurance documents from the past 5 years 
examining delays or barriers to accessing PIC for long-term claimants. 
3. Support and Escalation Mechanisms 
Please provide a copy of any current: 
        •       Internal guidance or SOPs (standard operating procedures) for case managers 
relating to escalation of long-term claims to PIC or IMA assessment 
        •       Criteria or policy thresholds that guide when a long-term claimant should be 
referred for WPI/PIC evaluation. 
 
 
 

 
 
 
GOV-041488   Page 1 of 3 

Data for Question 1 is enclosed in the appendix 
Please find the requested information attached in Appendix 1. When interpreting the data provided, 
please refer to the notes and caveats included. 
 
We reiterate that we have not refused your previous requests under section 18(f) of the Act.  
 
We are unable to provide data for Question 2a and 2b
 
Information about injury stability as a reason for decline is not readily retrievable. Stability of an injury is 
not relevant in every application and is not recorded electronical y in our claims management system 
(e.g. for a lump sum assessment, stability is only relevant if it has been less than two years from the 
date of injury). 
 
Therefore, we are refusing this part of your request as extracting the data would require us to manual y 
read through all individual claim files, requiring substantial collation and research. This decision has 
been made under section 18(f) of the Act.   
 
In doing so, we considered extending our timeframe to respond and charging (as allowed under the 
Act). However, it was determined that the resources required to extract the data would have a 
significant impact on the everyday functions of the team(s) involved. 
 
Our response to question 2c 
As advised in our response of 25 June 2025 (GOV-040419) and our response of 14 July 2025 (GOV-
041016), ACC does not hold the information requested. 
 
Therefore, we are refusing this part of your request under section 18(e) of the Act. 
 
Repeated requests for the same information 
We note that you have made previous and repeated requests for similar or the same information 
referred to in this request. For the purposes of this response, we have referred you to our previous 
responses. However, if we continue to receive requests for the same information, we will refuse to 
respond under section 18(h) of the Act. 
 
Our response to question 3 
ACC has a Permanent Injury Compensation team who determine if a client is eligible for assessment 
using the information provided on the ACC554, the accident date for determining entitlement type and 
information from any previous impairment assessments (if relevant). 
 
We have attached the following documents about Impairment Assessments: 
•  Assess Eligibility for Lump Sum / Independence Allowance and Election Offer 
•  Arrange Whole Person Impairment Assessment 
•  Impairment Assessment Referral Pack Guidelines 
•  Send a Permanent Injury Compensation application pack 
•  Escalate Permanent Injury Compensation application for a rapidly deteriorating client  
 
 
 
 

 
GOV-041488   Page 2 of 3 


Initial Medical Assessments (IMA) 
Please find in attached appendix ACC policy on Initial Medical Assessments (IMA). These assessments 
follow an Initial Occupational Assessment (IOA) and are used to determine a client’s Vocational 
Rehabilitation (VR) needs when it is unlikely that the client will regain fitness for their pre-injury 
employment. 
 
The following documents regarding these assessments are attached in Appendix 3: 
•  Arrange Initial Occupational Assessment (IOA) 
•  Arrange Initial Medical Assessment (IMA) 
 
As names and contact details of individuals were not requested, they have been deemed out of the 
scope of your request and removed. 
 
If you have any questions about this response, please get in touch 
You can email me at [email address].  
 
If you are not happy with this response, you can also contact the Ombudsman via 
[email address] or by phoning 0800 802 602. Information about how to make a 
complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz. 
 
 
 
Ngā mihi 
 
Christopher Johnston 
Manager Official Information Act Services 
Government Engagement 
 
 
GOV-041488   Page 3 of 3