23 May 2025 
 
Dan  
[FYI request #30901 email] 
 
Ref: PMO OIA 412-2024-25  
 
Dear Dan  
 
Official Information Act request: [Dan] Use of personal email accounts by Ministers for 
official business 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request, received on 12 May 2025. 
You requested: 
 
[1] The root cause or causes identified by DPMC (or any relevant oversight body) that 
led to the use of a personal email account by Hon. Erica Stanford for ministerial 
matters, including pre-Budget documents. 
 
[2] How and when this issue was first detected, including whether it was identified 
through internal monitoring, an external inquiry, an Official Information Act request, or 
another channel. 
 
[3] What actions have been taken or are planned to address this incident and to 
prevent recurrence across Ministers or other government officials (e.g. updates to the 
Cabinet Manual, training, technical or security controls). 
 
[4] A copy of any internal reports, reviews, briefings, or correspondence (including 
emails and memos) held by DPMC that relate to this incident. 
 
[5] A copy of any emails sent from ministerial or MP accounts to personal email 
addresses, covering the period from 1 January 2024 to 1 May 2025, where those 
emails relate to official government or ministerial business.” 
 
Your request was transferred to the Prime Minister from DPMC.  
 
Response to your request 
I have numbered the different sections of your request to address each in turn.  
 
Parts 1 to 3  
 
Information regarding Hon Stanford’s use of a personal email account was released by her 
office as part of a response under the Official Information Act 1982. The Prime Minister has 
commented that the Cabinet Manual guidance allows for use of personal accounts when 
unavoidable. The Prime Minister stated Hon Stanford experienced technical issues and has 
subsequently put in processes in place to address this.  
 
The Prime Minister has reminded Ministers about the guidance at paragraphs 2.86-87 of the 
Cabinet Manual.  
 
 
 

---

 
Part 4  
 
The Prime Minister holds information relevant to this part of your request. I have decided to 
release  this  material  subject  to  withholding  certain  sections  as  detailed  in  the  table  below. 
Please find this information attached. Item 3 which is withheld in full has not been provided. 
The relevant grounds under which information has been withheld are: 
 
1.  section 9(2)(a), to protect the privacy of individuals 
2.  section  9(2)(f)(iv),  to  maintain the  confidentiality  of  advice  tendered  by  or  to 
Ministers and officials 
3.  section 9(2)(g)(i), to maintain the effective conduct of public affairs through the free 
and frank expression of opinion. 
 
 
Item 
Withholding ground if applicable 
1 
Email 2 April 11:07am 
Partial withheld under section 9(2)(a) 
2 
Email chain ending 2 April 3:00pm 
Partial withheld under section 9(2)(a) 
3 
Attachment to email 2 April 3:00pm  Withheld 
in 
full 
under 
sections 
9(2)(f)(iv)&(g)(i) 
4 
Email chain ending 2 April 9:09pm  
Partially withheld under sections 9(2)(a), 
(f)(iv) & (g)(i) 
5 
Email chain ending 6 May 12:00pm  Partial withheld under section 9(2)(a) 
 
In making my decision, I have considered the public interest considerations in section 9(1) of 
the Act. No public interest has been identified that would be sufficient to outweigh the 
reasons for withholding that information. 
 
 
Part 5  
 
I have interpreted this part of your request as asking for information held by the Prime 
Minister, this being any emails sent from the Prime Minister’s official accounts to his personal 
account covering the period from 1 January 2024 to 1 May 2025, where those emails relate 
to official government or ministerial business. I invite you to make this request to other 
Ministers directly as it related to individual Ministers. I note Members of Parliament who are 
not also Ministers or Parliamentary Under-Secretaries, are not subject to the Act.  
 
No such emails exist for the Prime Minister. I must therefore refuse your request under 
section 18(e) of the Act on the basis the information does not exist.  
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under 
section 28(3) of the Act.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Cameron Burrows 
Chief of Staff 
2 
 

---