Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Health New Zealand Performance and Accountability of OIA Handling'.


 
 
6 May 2025 
 
 
James G 
[FYI request #30758 email] 
 
 
Tēnā koe James 
Your request for official information, reference: HNZ00086144 
Thank you for your email on 17 April 2025, asking Health New Zealand | Te Whatu Ora for the 
following under the Of icial Information Act 1982 (the OIA):  
1. 
The official date Lester Levy commenced his role as Commissioner of Health New 
Zealand. 
From that date until the date this request is received: 
2. 
 The total number of Official Information Act (OIA) requests received. 
3. 
The number and percentage of OIA requests responded to within the statutory 
timeframe. 
4. 
The average (mean, median, mode) response time for all OIA requests. 
5. 
The number of extensions issued under section 15A of the Act. 
6. 
The number of OIA-related complaints made to the Office of the Ombudsman, and 
the outcome of those complaints (e.g. resolved, upheld, declined, ongoing). 
7. 
A copy of Health New Zealand’s current internal policy or guidelines for handling 
OIA requests, including documents outlining staff responsibilities, escalation 
processes, and response procedures. 
8. 
Details of any reviews, audits, internal assessments, or process improvements 
made to Health New Zealand’s OIA handling practices since Lester Levy’s 
appointment - particularly those initiated in response to Ombudsman 
recommendations or public feedback. 
Not for this request, but I wil  ask for this information in the future once the above has been 
addressed. A full copy of all OIA requests received by Health New Zealand from the date 
Lester Levy began his role, along with all associated correspondence and responses. This 
includes: 
- The original request submitted. 
- Any internal or external communications discussing the request. 
- The final response issued to the requester. 
 
This request is made in the public interest, in light of recent commentary regarding 
transparency and accountability in the New Zealand public health sector. 
Response 
For clarity, I wil  respond to each part of your request in turn.  
1.  The official date Lester Levy commenced his role as Commissioner of Health New Zealand. 

 
I can confirm that Lester Levy commenced his role as Commissioner of Health New Zealand on 
22 July 2025. 
From that date until the date this request is received: 
2.  The total number of Official Information Act (OIA) requests received. 
3.  The number and percentage of OIA requests responded to within the statutory timeframe. 
4.  The average (mean, median, mode) response time for all OIA requests. 
5.  The number of extensions issued under section 15A of the Act. 
6.  The number of: (a)OIA-related complaints made to the Office of the Ombudsman, and  (b) 
the outcome of those complaints (e.g. resolved, upheld, declined, ongoing). 
As you may be aware, every six months the Public Service Commission | Te Kawa Mataaho  
(TKM) publishes statistics on agency compliance with the OIA.  These cover points 2 – 6 (a) of 
your request. You can find the statistics for the most recent reporting period, 1 July 2024 – 31 
December 2024, on TKM’s website here:  
https:/ view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.publicservice.govt.nz%
2Fassets%2FOIA-statistics-Jul-Dec-2024-final.xlsx&wdOrigin=BROWSELINK 
The Chief Ombudsman also publishes data on OIA complaints received and completed on a six-
monthly basis.  These include the number of complaints received and completed (including 
outcome as per point 6(b) of your request).  You can find the Chief Ombudsman’s statistics for the 
most recent reporting period on the Office of the Ombudsman’s website here:  
https:/ www.ombudsman.parliament.nz/resources/oia-and-lgoima-complaints-received-between-1-
july-and-31-december-2024ber 2024 | Ombudsman New Zealand 
We acknowledge there is a strong public interest in agencies being open, transparent and 
accountable for their performance under the OIA and we consider that interest to be met by both 
TKM and the Ombudsman’s regular publication of information on agencies’ compliance with the 
OIA.  At empting to collate a bespoke dataset, outside of regular reporting cycles, to meet the 
exact date parameters of your request (22 July 2024 – 17 April 2025) would be a substantial 
administrative task to undertake and would impact our ability to carry out our core functions. We 
are therefore refusing your request under section 18(f) of the OIA due the substantial collation and 
research required to provide a complete response.  
As required under section 18B of the OIA, we have considered whether extending the timeframe or 
fixing a charge for the supply of this information would enable us to respond.  However, we do not 
consider either of these mechanisms sufficiently mitigate the administrative burden of providing this 
information. 
7.  A copy of Health New Zealand’s current internal policy or guidelines for handling OIA 
requests, including documents outlining staff responsibilities, escalation processes, and 
response procedures. 
We have interpreted this part of your request as referring to formal guidance prepared or endorsed 
by Government Services.  
Health New Zealand’s OIA policy is publicly available on our website at the following link:  
https:/ www.tewhatuora.govt.nz/corporate-information/contact-and-engagement/oia-requests 

 
We have also identified the following internal policies or guidelines as falling in scope of this part of 
your request: 
•  Guidance: How we respond to Official Information Act requests 
•  OIA Team Guidance 
•  OIA Commissioning Guide to Business Units 
Please find these documents attached to this response as Appendix One.  
8.  Details of any reviews, audits, internal assessments, or process improvements made to 
Health New Zealand’s OIA handling practices since Lester Levy’s appointment - particularly 
those initiated in response to Ombudsman recommendations or public feedback. 
Health New Zealand is commit ed to openness, transparency and ensuring we manage all OIA 
requests in a timely and efficient manner.  
As you may be aware, in October 2024, the Chief Ombudsman initiated an investigation into seven 
agencies’ compliance with OIA timeliness obligations, one of which was Health New Zealand. You 
can find the Chief Ombudsman’s Final Opinion in relation to Health New Zealand at the link below:  
https:/ www.ombudsman.parliament.nz/resources/oia-timeliness-health-nz-te-whatu-ora 
In addition to this, in February 2025, a review was commissioned of Health New Zealand’s 
Government Services function. The review sought to identify opportunities to improve the 
performance, structure, and processes underpinning Health NZ’s Government Services function. 
This included Health NZ’s handling of OIA requests. The outcome of this review remains under 
active consideration by our Leadership Team.  
Health New Zealand has made a number of improvements to our OIA handling practices, in 
response to the Ombudsman’s recommendations and action points and at our own motion.  These 
include: improving our commissioning of requests along with our audit, tracking and reporting 
documentation, increasing senior oversight of extension/decision processes, and ensuring staff 
complete the Ombudsman's OIA training. Alongside this, we are also actively working with external 
providers to improve our electronic case management system and ensure it is delivering maximum 
efficiencies for our work.  
We acknowledge there is work stil  to be done to ensure our responses are consistently on time 
and in accordance with our obligations under the OIA and wil  continue to make improvements. 
A full copy of all OIA requests received by Health New Zealand from the date Lester Levy began 
his role, along with all associated correspondence and responses. 
While not part of your current request, we note your intention to submit a further request for the 
above information. As you wil  note from the statistics referenced above, Health New Zealand 
received in excess of 3000 requests from 1 July – 31 December 2024, with the number likely being 
closer to 5000 for the particular period you are interested in.  At empting to provide you with all 
information held by us in relation to each request would be a huge administrative task to undertake 
and would almost certainly result in the refusal of any such request under section 18(f) of the Act.  
If you are interested in receiving further information about the nature of the requests we receive 
and their outcomes, we suggest you consider restricting any further request to a summary of 
requests received and their outcomes over a significantly shorter time period.   
How to get in touch 
If you have any questions, you can contact us at [email address]. 



 
If you are not happy with this response, you have the right to make a complaint to the 
Ombudsman. Information about how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
by phoning 0800 802 602.  
As this information may be of interest to other members of the public, Health NZ may proactively 
release a copy of this response on our website. Al  requester data, including your name and 
contact details, wil  be removed prior to release.  
Nāku iti noa, nā 
 
 
 
Sasha Wood  
Head of Government Services 
Health New Zealand | Te Whatu Ora 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TeWhatuOra.govt.nz 
Health NZ, PO Box 793, 
Wel ington 6140, New Zealand