1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

   
 
 
 
In addition to these events, our organization marked its fourth anniversary in November 2023 with an event 
attended by more than 110 individuals. Moreover, on the 5th anniversary 2024 the event attended by more than 
140+ people from all backgrounds.  
Our  commitment  extends  beyond  these  major  events,  as  we  continuously  collaborate  with  partners  and 
supporters on various initiatives such as "Meet the Candidates" election events and other community-building 
activities which each have attendees of 100 -400 people.   
Being  a  youth-led  organization,  we  are  at  the  forefront  of  organizing  meaningful  and  impactful  events.  Our 
confidence is rooted in our skills, reputation, and strong connections within the diverse ethnic communities and 
ethnic youth, enabling us to consistently bring exceptional events to achievement.  
1982
We are delighted to present a proposal for the organizing and delivery of four great events – two in Wellington 
and two in Palmerston North – to celebrate the achievements of students from ethnic backgrounds. These events 
Act 
are  designed  to  recognize  the  outstanding  achievements  of  students,  fostering  a  sense  of  pride  and 
accomplishment within our diverse communities.  
Events Overview:  
1)Wellington Evening Academic Awards.  
Expected Attendance: 250  
2)Wellington Emerging Ethnic Leaders Breakfast.  
Expected Attendance: 120   
________________________________________ 
1)Palmerston North Evening Academic Awards. 
Information 
Expected Attendance: 100  
2)Palmerston North Breakfast Academic Awards. 
Expected Attendance: 50  
 
Overall Goals:  
Official 
Our goals include recognizing academic achievements, fostering a sense of community pride, and providing a 
platform for students to feel celebrated and motivated.  
the 
Logistics and Planning:  
Venues suggestions: We can have options of venues such as schools, community venues, Library, City Council. 
Varity of options to work on to host those numbers of attendees once the budget approved will give us time to 
start working on booking the venues.   
under 
Attendees: As we have 33 schools to be invited send nomination for 2 students per school here is a proposed 
numbers of people attending.   
Students: 66 students ( 2 per school)  
School representative: 33 people ( 1 per school ) 
Students’ parents: 132 people - 2 per student.  
Organizing Team: 20 staff, volunteers and special guests.   
Total attendees Academic Night Awards event in Wellington: 250 people  
Total attendees for Breakfast event ( No parents): 120   
Released 
Total number for both events in Wellington: 370 people.   
 
 
 
 
 
  
2  
  

---

   
 
 
As well as in Palmerston North we have 10 schools to be invited send nomination for 2 students per school 
here is a proposed numbers of people attending.   
 
Students: 20 ( 2 per school) 
School Representative: 10 people (1per school)  
Students’ parents: 50 people 
Organizing Team: 20 staff + volunteers and special guests.  
Total attendees Academic Night Awards event in Palmerston North:  100 people  
Total attendees for Breakfast event: 50 people  
Total number for both events in Palmerston North: 150 people.   
  
1982
Please see the below schedule of the cost breakdown budget for both events in Wellington.   
Item  
Cost  
Note   
Venue   
$1,500.00   
For 2 venues / 2 events in Wellington   Act 
Catering   
$5,000.00  
For both events   
Gift Vouchers for Students   
$1,000.00  
For students gift cards.   
Fees for Staff and volunteers expenses    $4,000.00  
Fees to cover Admin, logistics and staff and volunteers.   
TOTAL  
$11,500.00  
  
  
Please see the below schedule of the cost breakdown budget for both events in Palmerston North.   
Item  
Cost  
Note   
Venue   
$1,000.00   
For 2 venues / 2 events in Palmerston North  
Information 
Food  
$4,000.00  
For both events  
Gift Vouchers for Students  
$500.00  
For students gift card.   
Fees for Staff and volunteers expenses    $3,000.00  
Admin, logistics and for staff and volunteers.   
TOTAL  
$8,500.00  
  
  
Official 
TOTAL: $ 20,000.00  
 
the 
Project Timeline:   
January 2025  
February 2025  
March2025  
April2025  
August 2025  
Funding  
Planning & 
Organising and 
Events Days    
Events Days    
Planning    
Confirmation of 
final checks.   
numbers    
under 
  
This is suggested proposal to organize and celebrate 4 important events with our diverse 
communities. There will be room for feedback and change to make sure are best interest of our 
communities.  
  
Released 
  
We look forward for this opportunity of working together again, many thanks.   
Ngā mihi / Kind regards,  
Kodrean Eashae  Founder & CEO  
Email: [email address]  
Ph: 9(2)(a)
www.voiceofaroha.org.nz  
  
3  
  

---