31 March 2025 
 
 
Ricky Blackman  
[FYI request #30431 email]  
Ref: OIA 347-2024-25 
 
 
Dear Ricky  
 
 
Official Information Act request: Use of AI 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request, received on 15 March 2025. 
You requested: 
1. Records of Interactions 
Please provide any records of interactions with generative AI tools — including but not limited 
to OpenAI's ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, or similar large language models — 
by the Prime Minister or staff within the Prime Minister’s Office, in the course of their official 
duties, from 1 October 2023 to the present. 
This includes, but is not limited to: 
 
Prompts entered into such tools; 
* The outputs or responses received; 
* Drafts, summaries, talking points, or written communications generated using such tools; 
* Any records indicating whether AI tools were used to assist with speechwriting, 
correspondence, media statements, or policy discussions. 
 
2. Platform-Based Logs 
If these interactions were conducted using official government accounts (e.g. associated with 
govt.nz email addresses or Microsoft 365 accounts), and if interaction logs are accessible via 
the relevant platform (e.g. OpenAI dashboard or Microsoft Copilot logs), I request that those 
logs be included. 
 
3. Policies or Guidance 
Additionally, I request copies of any internal policies, memos, or guidance documents 
regarding the use of generative AI tools by the Prime Minister or staff in the Prime Minister’s 
Office. 
 
In response to questions one and two I can advise that the office of the Rt Hon Christopher Luxon, 
Prime Minister, do not currently use GenAI (with the exception of standard tools such as spell check, 
Google and a transcribing tool). However, we are open to using GenAI in the future in ways that are 
safe, responsible, and effectively balance the risks with the potential benefits of these systems.   

---

 
The  transcribing  tool  referenced  above  is  called  Otter.AI.  It  is  used  by  this  office  to  produce 
transcripts of media standups involving the Rt Hon Christopher Luxon. Examples of occasions where 
Otter.AI  may  be  used  are  media  announcements  and  media  questions  on  the  way  to  and  from 
caucus or the House. There are hundreds, if not more, of these occasions.  
 
These events are covered by the media and are often livestreamed and or run by media outlets, so 
they are available to the public. I am also advised that the Otter.AI files are large and would need to 
be downloaded individually. Therefore, this part of your request is declined under section 18(f) of the 
Act on the basis that it would require substantial collation and research and/or section 18(d) of the 
Act, that the information is publicly available.  
 
In  response  to  question  three,  I  can  advise  that  The  Department  of  Internal  Affairs  has  recently 
released guidelines for the Public Service regarding the use of AI. The guidance encourages the use 
GenAI in ways that are safe, transparent and responsible. This includes ensuring that there is human 
review of GenAI outputs used to support the development of speeches and other written content. 
The guidance can be accessed here: www.digital.govt.nz/standards-and-guidance/technology-and-
architecture/artificial-intelligence/responsible-ai-guidance-for-the-public-service-genai  
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under section 28(3) 
of the Act.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Cameron Burrows 
Chief of Staff 
2 

---