Civic Administration Building 
838-842 Fergusson Drive, 
Upper Hutt 
Private Bag 907, Upper Hutt 5140 
Tel:     (04) 527-2169 
Fax:    (04) 528-2652 
Email:  [Upper Hutt City Council request email] 
Website:  www.upperhuttcity.com 
 
 
 
 
 
 
 
Fraser 
File ref:  311/04-001 
via email: 
JM: 
[FYI request #2992 email] 
 
30 July 2015 
 
Dear Fraser 
RE: LOCAL GOVERNMENT OFFICIAL INFORMATION AND MEETINGS ACT 1987 REQUEST 
This letter is to acknowledge receipt of your request for information received on Wednesday 29 July 
2015. Day one is Thursday 30 July 2015, the first working day following the date of receipt. 
Under section 15 of the Local Government Official Information and Meetings Act 1987, Council has 20 
working days to decide whether to release the information or not, although the Council aims to make a 
decision in less than 20 working days. For more information on section 15, please refer to page 2 of this 
letter.  
If the decision is to release the requested information to you, Council’s aim is to supply it by Wednesday 
26 August 2015.  
To keep the Mayor and Councillors informed a brief summary of your request will be published as part of 
the quarterly Audit and Finance Committee agenda. 
Andrea Hilton, City Solicitor, is overseeing your enquiry. 
 
Yours faithfully 
 
 
 
Jacqui McKelvey 
ADMINISTRATION OFFICER 
 

---

 
 
 
 
 
[15 
Decisions on requests   
(1) 
Subject to this Act, the Department or Minister of the Crown or organisation to 
whom  a  request  is  made  in  accordance  with  section  12  or  is  transferred  in 
accordance with section 14 of this Act [[or section 12 of the Local Government 
Official  Information  and  Meetings  Act  1987]]  shall,  as  soon  as  reasonably 
practicable,  and  in  any  case  not  later  than  20  working  days  after  the  day  on 
which  the  request  is  received  by  that  Department  or  Minister  of  the  Crown  or 
organisation,—  
(a)  Decide  whether  the  request  is  to  be  granted  and,  if  it  is  to  be  granted,  in 
what manner and for what charge (if any); and  
(b)  Give or post to the person who made the request notice of the decision on 
the request.  
[[(1A)  Subject to section 24 of this Act, every Department or Minister of the Crown or 
organisation (including an organisation whose activities are funded in whole or 
in  part  by  another  person)  may  charge  for  the  supply  of  official  information 
under this Act.]]  
(2) 
Any charge fixed shall be reasonable and regard may be had to the cost of the 
labour and materials involved in making the information available to and to any 
costs  incurred  pursuant  to  a  request  of  the  applicant  to  make  the  information 
available urgently.  
(3) 
The Department or  Minister of the Crown or organisation may require that the 
whole or part of any charge be paid in advance.  
(4) 
Where  a  request  in  accordance  with  section  12  of  this  Act  is  made  or 
transferred to a Department, the decision on that request shall be made by the 
permanent  head  of  that  Department  or  an  officer  or  employee  of  that 
Department  authorised  by  that  permanent  head  unless  that  request  is 
transferred in accordance with section 14 of this Act to another Department or 
to a Minister of the Crown or to an organisation [[or to a local authority]].  
(5) 
Nothing  in  subsection  (4)  of  this  section  prevents  the  permanent  head  of  a 
Department  or  any  officer  or  employee  of  a  Department  from  consulting  a 
Minister  of  the  Crown  or  any  other  person  in  relation  to  the  decision  that  the 
permanent head or officer or employee proposes to make on any request made 
to the Department in accordance with section 12 of this Act or transferred to the 
Department  in  accordance  with  section  14  of  this  Act  [[or  section  12  of  the 
Local Government Official Information and Meetings Act 1987]].]  
 
 

---