National Headquarters 
Fire and Emergency New Zealand 
National Headquarters 
Spark Central, Level 7 
42-52 Wil is Street 
Wel ington Central 
Wel ington 6011  
Phone +64 4 496 3600 
 
 
14 February 2025 
 
 
 
 
 
 
 
             Ref: 16903 
 
 
Maggie East 
[FYI request #29862 email] 
 
 
Tēnā koe Maggie 
 
Thank you for your request of 24 January 2025, to Fire and Emergency New Zealand requesting 
information under the Official Information Act 1982 (OIA), relating to the payment of Parental 
Leave Payments, as outlined in section 1.4.2.3 of the current New Zealand Professional Firefighters 
Union Col ective Employment Agreement (NZPFU CEA) (and its predecessor in earlier agreements). 
We copy and respond to each aspect of your request below. 
 
1.  Could you please provide a breakdown of the fol owing: 
-The total number of applications received by FENZ under this clause. 
 
Fire and Emergency does not have a central system, database, or filing method in which 
applications for this payment are stored, recorded, or referenced. The current process to enact 
this clause requires the employee’s line manager to complete and, if deemed eligible, forward to 
payroll an employee status amendment form. However, there is no process to record when these 
applications are made. 
 
In order to identify the information requested, we would therefore need to contact every past and 
present manager of roles covered by the NZPFU CEA, dating back to the introduction of the clause, 
to ask how many applications they recall receiving. For those managers that are no longer with 
Fire and Emergency, we would have to manually search their individual records for this 
information. This would be a significant undertaking to complete, and we consider that it would 
have an unreasonable impact on our normal operations. 
 
For this reason, we are refusing this aspect of your request under section 18(f) of the OIA, as the 
information requested cannot be made available without substantial collation or research. We 
have considered whether seeking refinement of the request, extending the time to respond, or 
fixing a charge would remove the reason for refusal, and enable us to provide the information, but 
do not consider it would. Even if the timeframe was narrowed significantly, considerable research 
would still have to go into identifying this information. 
 
2.  The number of applications approved. 
 
 

---

 
The below table presents the number of approved applications for the parental leave grant by 
month and year since Fire and Emergency was established on 1 July 2017. Please note the 
following: 
 
•  The figures are based on data extracted on 3 February 2025. 
•  The year and month are based on the date eligibility was determined. 
•  The year 2017 has been excluded from the table as no employees earned the payment 
between July and December 2017 
•  No employees have earned the payment in 2025, year-to-date. 
 
Year 
Month 
Total 
Jan  Feb  Mar  Apr  May  Jun  Jul  Aug  Sep  Oct  Nov  Dec 
2018 
 
1 
1 
 
 
 
1 
 
 
 
1 
 
4 
2019 
 
 
1 
 
 
 
 
1 
 
1 
 
 
3 
2020 
 
 
 
 
 
1 
 
1 
 
 
 
1 
3 
2021 
 
 
 
 
 
1 
1 
 
 
1 
1 
1 
5 
2022 
 
 
2 
 
 
 
2 
1 
2 
 
1 
1 
9 
2023 
1 
 
 
 
1 
2 
1 
1 
 
 
1 
1 
8 
2024 
 
 
 
 
1 
 
 
 
 
 
 
 
1 
Total 
33 
 
3.  The number of applications approved where the worker did not apply for 12 months of 
Special Leave without Pay. 
 
4.  If you could also please provide a total number of applications which were initially 
declined and then successfully appealed, either partially or whol y, by the worker or 
their representative. 
 
As with our response to the first part of your request, due to the fact that there is no central 
system, database, or filing method in which applications for this payment are stored, recorded, or 
referenced, the only way of answering these parts of your request would be to contact every past 
and present manager of roles covered by the NZPFU CEA, or search their individual records, dating 
back to the introduction of the clause, to receive these details about any applications they have 
received. 
 
For this reason, we are refusing these aspects of your request under section 18(f) of the OIA, as 
the information requested cannot be made available without substantial collation or research. We 
have considered whether seeking refinement of the request, extending the time to respond, or 
fixing a charge, would enable us to provide the information but do not consider it would. 
 
We trust that the information being provided is of assistance. If you require further information, 
please email [FENZ request email] 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
Aidan Saunders 
Manager, Information Requests 
 
 

---