Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'MBIE's role in the RTO of public servants'.

AIDE MEMOIRE 
Oral Item:  Optimisation of government office accommodation  
Date: 
20 August 2024  
Priority: 
Urgent 
Security 
In Confidence 
Tracking 
2425-0769 
classification: 
number: 
 
Information for Minister(s) 
Hon Nicola Wil is  
 
Minister for the Public Service  
 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st contact 
Deputy Secretary, 
s 9(2)(a)
Paul Stocks 
Building, Resources and   
 
Markets, MBIE 
Angela Xygalas  
General Manager, New 
 
 
Zealand Government 
 
Property, MBIE  
 
 
The following departments/agencies have been consulted 
 
 
Minister’s office to complete: 
 Approved 
 Declined 
Released under the
 
 Noted 
 Needs change 
 
 Seen 
 Overtaken by Events 
 
 See Minister’s Notes 
 Withdrawn 
 
Comments 
 
 Official Information Act 1982

AIDE MEMOIRE 
Oral Item:  Optimisation of Office Accommodation  
Date: 
20 August 2024  
Priority: 
High 
Security 
In Confidence 
Tracking 
2425-0769 
classification: 
number: 
 
Purpose 
To provide information fol owing the discussion with officials on government office 
accommodation to inform an oral item at an upcoming Cabinet meeting.   
 
Background  
1.  You met with officials on 14 August to discuss 3 matters related to Government 
Property, namely: 
s 9(2)(f)(iv)
  
s 9(2)(f)(iv)
 
 
c.  An update on the Wel ington Consolidation Project.  
 
2.  Officials highlighted the changing environment facing the Wellington office 
accommodation market due to decreasing agency headcounts, increasing surplus 
space across the portfolio, and a softening market for office accommodation. 
 
3.s 9(2)(f)(iv)
 
Released under the
4. s 9(2)(b)(ii)
 
5.  s 9(2)(f)(iv)
 Official Information Act 1982
 
6.  Out of Scope
 
7. 
Out of Scope
 
s 9(2)(f)(iv)
8.
 
 
 
s 9(2)(a)
Angela Xygalas  
General Manager, New Zealand Government Property, MBIE 
20 / 08 / 2024 
 
 
Released under the
 Official Information Act 1982
Annex 1: Potential Talking Points 
 
At the Officials meeting on Wednesday 14 August 2024, you indicated that you would like to 
raise an oral item on government office accommodation with Cabinet to: 
 
Accommodation Challenges 
 
1.  highlight to Ministers that agencies are reducing headcount and there is now surplus 
office accommodation across the portfolio. 
 
2.  note some agencies make accommodation decisions which are not necessarily in the 
best interests of the wider Crown. 
 
3. s 9(2)(b)(ii)
 
4.  advise that a Wel ington Consolidation Project has commenced to drive improved 
space utilisation in Wel ington and efficiencies in the system. 
 
 
Out of Scope
Released under the
 
 
 Official Information Act 1982

 
 
AIDE MEMOIRE 
Ministry of Foreign Affairs and Trade – New Premises   
Date: 
30 August 2024  
Priority: 
High 
Security 
Tracking 
In Confidence 
2425-0992 
classification: 
number: 
 
Information for Minister(s) 
Hon Nicola Wil is 
Minister for the Public Service  
 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st contact 
General Manager, New Zealand 
s 9(2)(a)
Angela Xygalas  
Government Property, Ministry of 
 
Business, Innovation and Employment  
Chief Advisor Property, New Zealand 
Government Property, Ministry of 
David White  

Business, Innovation and Employment  
 
 
 
The following departments/agencies have been consulted 
Nil 
Released under the
 
Minister’s office to complete: 
 Approved 
 Declined 
 
 Noted 
 Needs change 
 
 Seen 
 Overtaken by Events 
 
 See Minister’s Notes 
 Withdrawn 
 
 Official Information Act 1982
Comments 
 
 
 
 
 
 
AIDE MEMOIRE 
Ministry of Foreign Affairs and Trade – New Premises  
Date: 
30 August 2024  
Priority: 
High 
Security 
Tracking 
In Confidence 
2425-0992 
classification: 
number: 
Purpose 
To provide you with information regarding the Ministry of Foreign Affairs and Trade new premises 
at 61 Molesworth Street, Wellington, following a letter you received from Right Honourable Winston 
Peters. Also attached is a draft letter for your consideration.  
 
s 9(2)(a)
 
 
Angela Xygalas 
General Manager, NZ Government Property 
Building, Resources and Markets, MBIE 
30 / 08 / 2024 
 
Background  Released under the
1. 
You have received a letter from the Right Honourable Winston Peters regarding his 
expectation that the Government Property Group (GPG) remain actively engaged with the 
Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT) to identify prospective government agencies for 
61 Molesworth Street.  Your Office has requested an Aide Memoire responding to Right Hon 
Peters’ concerns.   
The Decision to Lease 61 Molesworth Street  
 Official Information Act 1982
2. 
In November 2022, MFAT sought approval from Cabinet to move its head office 
accommodation to the Precinct Properties New Zealand Limited (‘Precinct Properties’) 
development at 61 Molesworth Street from mid-2025, occupying seven of the 11 floors with 
an initial lease term of 25 years, and the remaining four floors for 15 years.  
3. 
GPG worked with MFAT to identify and assess options. s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
 
2425-0992 
In Confidence 
2 
 
 
 
 
s 9(2)(b)(ii)
4. 
5. 
6. 
7. 
8. 
In November the Cabinet Government Administration and Expenditure Review (GOV) 
Committee agreed that MFAT could enter into a development agreement for 61 Molesworth 
Street. [GOV-22-MIN-0046]. 
Progress on the Sub-leasing of Surplus Floors  
9. 
In June 2023, the Cabinet Committee (GOV) directed MFAT and GPG to provide regular 
reports on progress in sub-leasing surplus floors, to the Minister of Foreign Affairs, Minister 
for the Public Service and Minister of Finance.  These reports provide details on the activities 
and status of the efforts to sub-lease the surplus floors. 
10.  Two reports have been provided to the Minister for Foreign Affairs, in February 2024 and 
July 2024.  While the February 2024 report was referred to your office, MFAT has yet to 
confirm if the July report has been referred to your office.  
Released under the
11.  s 9(2)(b)(ii)
 Official Information Act 1982
12. 
2425-0992 
In Confidence 
3 
 
 
 
 
s 9(2)(b)(ii)
13.
14.
15.
16.
17.
18.  On 6 July 2024, the respective Deputy Secretaries from MFAT and the Ministry of Business, 
Innovation and Employment met to discuss how best to work together s 9(2)(b)(ii)
 
 Both agencies agreed to continue to work 
together to s 9(2)(b)(ii)
 
  
Next Steps with the Remaining Floors. 
19.  61 Molesworth Street is similar to other recently leased government buildings in that it has 
good quality services, large efficient floor plates, seismic resilience, and good energy 
efficiency and sustainability ratings.  s 9(2)(b)(ii)
 
Released under the
 
 
 
 
   
20.  s 9(2)(b)(ii)
 Official Information Act 1982
21. 
2425-0992 
In Confidence 
4 
 
 
 
 
22.  s 9(2)(b)(ii)
 
   
Response to Rt Hon Winston Peters 
Attached is a draft letter to the Right Honourable Peters for your consideration.   
Released under the
 Official Information Act 1982
2425-0992 
In Confidence 
5 
 
 
 
 
Appendix A  
 
Rt Hon Winston Peters  
Minister of Foreign Affairs  
PARLIAMENT BUIDINGS  
 
 
Dear Minister  
 
Thank you for your letter dated 29 August 2024 regarding the new head office accommodation 
building for the Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT).   
 
I agree that we need to drive more value from Government spending and to mitigate any fiscal 
risks with al  government activity, including property.  
 
s 9(2)(b)(ii)
 
I look forward to working with Ministers to delivering savings in public sector spending and wil  
ensure that GPG continues it’s efforts to assist MFAT with this matter as it works to optimise the 
office accommodation footprint.  
Released under the
 
 
Hon Nicola Willis  
Minister for the Public Service  
 
 
 
 Official Information Act 1982
  
2425-0992 
In Confidence 
6 
 

 
 
AIDE MEMOIRE 
Ministry of Foreign Affairs and Trade – New Premises - Additional 
Information  
Date: 
5 September 2024  
Priority: 
High 
Security 
Tracking 
Confidential 
2425-1048 
classification: 
number: 
 
Information for Minister(s) 
Hon Nicola Wil is 
Minister for the Public Service  
 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st contact 
General Manager, New Zealand 
s 9(2)(a)
Angela Xygalas  
Government Property, Ministry of 
 
Business, Innovation and Employment  
Chief Advisor Property, New Zealand 
Government Property, Ministry of 
David White  

Business, Innovation and Employment  
 
 
 
The following departments/agencies have been consulted 
Released under the
Nil 
 
Minister’s office to complete: 
 Approved 
 Declined 
 
 Noted 
 Needs change 
 
 Seen 
 Overtaken by Events 
 
 See Minister’s Notes 
 Withdrawn 
 Official Information Act 1982
 
Comments 
 
 
 

AIDE MEMOIRE 
Ministry  of  Foreign  Affairs  and  Trade  –  New  Premises  –  Additional 
information  
Date: 
5 September 2024  
Priority: 
High 
Security 
Tracking 
In Confidence 
 
classification: 
number: 
Purpose 
To provide you with the additional information you requested regarding the work that the 
Government Property Group (GPG) is doing to minimise the amount of surplus space in the 
Ministry of Foreign Affairs and Trade’s (MFAT) new premises at 61 Molesworth Street.  Also 
attached is a draft letter for your consideration, which incorporates your feedback.   
 
s 9(2)(a)
 
Angela Xygalas 
General Manager, NZ Government Property 
Building, Resources and Markets, MBIE 
5/09/2024 
 
Background  Released under the
1. 
On 29 August 2024, you received a letter from the Right Honourable Winston Peters 
regarding his expectation that the Government Property Group (GPG) remain actively 
engaged with the Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT) to identify prospective 
government agencies for 61 Molesworth Street.  
2. 
We subsequently provided your Office with an Aide Memoire [Ministry of Foreign Affairs and 
Trade – New Premises 2425-0992 refers] responding to Right Hon Peters’ concerns, and a 
draft letter for your consideration.  
3. 
The Aide Memoire detailed the work that GPG was undertaking to sub-lease MFAT’s surplus 
 Official Information Act 1982
floors, s 9(2)(f)(iv)
 
  You have 
subsequently requested additional information on this solution.  You also provided feedback 
on the draft letter.  
 
 
2425-0992 
Confidential 
2 
 

 
s 9(2)(f)(iv)
Draft response to Right Honourable Winston Peters     
11.  Attached for your consideration is a draft response updated to reflect your feedback.  
Released under the
 
MFAT letter.docx
 
 Official Information Act 1982
2425-0992 
Confidential 
3 
 


Right Honourable Winston Peters  
Minister of Foreign Affairs  
PARLIAMENT BUILDINGS   
 
Dear Minister  
 
Thank you for your letter dated 29 August 2024 regarding the new head office accommodation 
building for the Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT).   
 
s 9(2)(f)(iv)
Released under the
 Official Information Act 1982
I hope to hear good progress has been made towards resolution of this liability in the near future. 
 
 
 
Hon Nicola Willis 
Minister for the Public Service   
 

 
 
 
BRIEFING 
 
s 9(2)(f)(iv)
 
Date: 
5 August 2024  
Priority: 
High 
Security 
In Confidence 
Tracking number: 
2425-0594 
classification: 
 
Action sought 
 
Action sought 
Deadline 
Hon Nicola Wil is 
Out of Scope
 
7 August 2024 
Minister for the 
 
Public Service 
Agree / Disagree that agencies are required to optimise 
capacity within government’s existing office accommodation 
footprint. 
Out of Scope
 
 
 
 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st contact 
Deputy Secretary 
s 9(2)(a)
Paul Stocks 
 
Building, Resources and Markets  
General Manager, New Zealand 
Angela Xygalas 
 
Government Property 
 
 
The following departments/agencies have been consulted 
Released under the
 
 
Minister’s office to complete: 
 Approved 
 Declined 
 
 Noted 
 Needs change 
 
 Seen 
 Overtaken by Events 
 
 See Minister’s Notes 
 Withdrawn 
 Official Information Act 1982
 
Comments 
 
 

 
 
 
BRIEFING 
s 9(2)(f)(iv)
 
Date: 
5 August 2024 
Priority: 
High 
Security 
In Confidence 
Tracking 
2425-0594 
classification: 
number: 
 
Purpose  
1. 
Out of Scope
 
2. 
This Briefing provides an update on Out of Scope
 
 and the Bowen House 
project. 
 
 
 
Released under the
 Official Information Act 1982
 
2425-0594 
In Confidence 
 1 
 
 
 
 
Recommended action  
The Ministry of Business, Innovation and Employment recommends that you:  
 
Wel ington consolidation project 
 
a  Out of Scope
 
b 
Agree / Disagree 
 
c  s 9(2)(f)(iv)
 
Agree / Disagree 
 
Bowen House  
 
d  note that lower agency staff numbers in conjunction with flexible working policies is reducing 
demand for office accommodation.  This is impacting the Bowen House Project in confirming 
occupants for the building, s 9(2)(f)(iv)
 
 
Noted 
 
Out of Scope
Released under the
Agree / Disagree 
 
 
 
 
 Official Information Act 1982
Angela Xygalas 
 
Hon Nicola Wil is 
General Manager New Zealand 
Minister for the Public Service 
Government Property 
 
Building, Resources and Markets, 
 
MBIE 
 
 
..... / ...... / ...... 
..... / ...... / ...... 
 
2425-0594 
In Confidence 
 2 
 
 
 
 
Background  
3.  Out of Scope
4. 
 
5. 
The current fiscal environment has agencies reducing their office accommodation 
requirements and providing additional space into the property portfolio.  This is placing 
additional demands on the desire to reduce government’s office accommodation holdings. 
 
6.  Out of Scope
 
Wellington consolidation project 
 
7. 
Government departments and Crown Agents occupy around 70 sites in the Wellington CBD 
ranging from entire buildings to single floors.  In April 2024, a project was initiated to identify 
opportunities to optimise space utilisation within the existing footprint.  s 9(2)(b)(ii)
 
 
 on a 7-desks to 10 FTE ratio enabling the disposal of surplus space in 
the portfolio s 9(2)(b)(ii)
   
 
8. 
s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
Released under the
 
  
 
9. 
A moratorium was implemented that prevents agencies from entering into alternate office 
accommodation solutions without the express permission of the Government Property 
Group, s 9(2)(f)(iv)
 
 
10.  s 9(2)(b)(ii)
 
 Compounding this is the impact of 
 Official Information Act 1982
the system wide reduction in agency head count creating additional capacity in the system in 
conjunction with misaligned lease tails s 9(2)(f)(iv)
 
  
11.  s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
 
 
 
2425-0594 
In Confidence 
 3 
 
 
 
 
12.  Reducing the Crown’s office accommodation footprint and optimising space utilisation is 
paramount to ensuring efficient utilisation of government’s office accommodation portfolio.   
 
Bowen House 
 
13.  Out of Scope
14.  A reduced demand for office accommodation is impacting the Bowen House Project in 
confirming occupants for the building, s 9(2)(g)(i)
 
 A further chal enge is that agencies identified for the building are 
not requiring the capacity originally anticipated.   
 
15.  A system wide reduction in agency head count is creating additional spare capacity in the 
system.  Discussions are occurring with potential occupying agencies, and we have 
recommenced discussions with The Parliamentary Service who are re-evaluating the viability 
of occupying Bowen House. 
 
16.  s 9(2)(f)(iv)
 
Out of Scope
Released under the
 Official Information Act 1982
 
2425-0594 
In Confidence 
 4 
 
 
 
 
Out of Scope
 
 
Next steps 
22.  Subject to your agreement with the recommendations, MBIE wil : 
 
i. 
continue to optimise the government’s office accommodation footprint, engaging 
with agencies. 
s 9(2)(f)(iv)
 
Released under the
 Official Information Act 1982
 
2425-0594 
In Confidence 
 5