18 December 2024 
 
Ref: DOIA REQ-0006579 
 
 
Miss W Forest 
Email: [FYI request #29255 email]  
 
 
Tēnā koe Miss W Forest 
 
Thank you for your email of 20 November 2024 to the Ministry of Business, Innovation and Employment (MBIE) 
requesting information under the Official Information Act 1982 (the Act). Please note for clarity we have responded 
to each question in turn.  
 
I note on 4 December 2024 you were notified that questions 4 and 5 of this request were identical to another 
request you made on the same day as this one, and thus we have not included these questions in this response. 
Please refer to your separate request with us for information on these two questions. 
1.  The total number of bond refund forms received in current FY 
2. The total number of signature mismatches or invalid in current FY in forms received 
 
Jul-24 
Aug-24  Sep-24 
Oct-24 
Nov-24 
Dec-24  Total 
Average 
% 
Refund 
Forms 
14,310 
12,768 
12,441 
13,481 
13,538 
8,591  75,129 
12,522   
Different 
Signature on 
Refund 
Form 
175 
166 
126 
148 
219 
92 
926 
154  1.23% 
  
Based on this data and the definitions outlined below, approximately 1.23% of standard “refund forms” have a 
signature differing from the original signature provided on the bond lodgement form, which delayed the release of 
the bond. 
 
‘Refund Forms’ is based on the number of standard MBIE refund forms that have been scanned into the Bond 
System. This does not include any other document or non-standard documents that may result in a refund 
transaction. 
 
‘Different Signature on Refund Form’ is a count of bond refund forms received in the section 22 workstream where 
our team have added this tag to identify the provided signature differs from that on the bond record. The section 22 
workstream manages the bond refund forms received with the signature of only one party.  
 
The section 22 workstream is one of several workstreams used by Tenancy Bond Services to manage bond refunds. 
It is the only workstream which al ows the Tenancy Bond Services team to mark signature as an issue, and therefore, 
it is the only one we are able to provide numbers from. This is not an exhaustive count of signature related issues 
with bond refunds. 
 
Tenancy Services has a focus on continual improvement in quality checks associated with bond refunds and verifying 
multiple data points when considering refund requests. In cases of serious or widespread breaches of tenancy 

---

 
legislation, Tenancy Services may investigate and consider the use of enforcement powers to hold people to account 
for those breaches. 
3. The total number of emails currently sitting in the shared Inbox of bonds AT tenancy.govt.nz which some 
or al  may or may not contain govt identification documents when signature validation failed and where 
people may have copied ID documents in cleartext over email 
We have interpreted your question as the number of emails in the shared inbox [email address]. The 
number of emails in this inbox is 581 total, read and unread inclusive, as of 18 December 2024. 
The second portion of your question regarding which emails may or may not contain government identification 
documents etc, without further clarification we must refuse this portion of your request under section 18(f) of the 
Act, that the information requested cannot be made available without substantial collation or research.  
 
 
6. List of information sharing arrangements active relating to outstanding and historical bond  
 
 
information. 
Please find below a list of information sharing arrangements relevant to this question. These are exclusively for 
Tenancy Bond information as of the date of your request. 
 
Report Name 
Recipient 
AucklandCityCouncil_XLXS 
Auckland City Council 
ChristchurchCityCouncil_XLXS 
Christchurch City Council 
MSD XLXS IMR2005 
Ministry of Social Development 
RBNZ XLXS 
Reserve Bank of New Zealand 
REINZ XLXS 
Real Estate Institute of New Zealand 
REINZ XLXS El 
Real Estate Institute of New Zealand 
Roommate Cabins XLXS 
Andrew King Property Management Services 
IDI Extract Monthly - CPI 
Stats NZ 
IDI Extract Quarterly 
Stats NZ 
 
If you wish to discuss any aspect of your request or this response, or if you require any further assistance, please 
contact [email address]. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information about how 
to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
Kat Watson 
Head of Tenancy 
Building and Tenancy 

---