09 June 2026 
Chris Johnston 
[FYI request #28619 email] 
Tēnā koe Chris, 
Your request for official information, reference: HNZ00203684
Thank you for your email on 14 May 2026, further to your previous request HNZ00067356 in 
October 2024, asking Health New Zealand | Te Whatu Ora (Health NZ) for the fol owing under the 
Official Information Act 1982 (the OIA):  
I note the increase and volumes and the historic under reporting for various reasons.  Can 
you be specific about which month the data collection processes were operating in a way 
that produces reliable data?  Eg Feb 2022? 
HealthNZ states: 
“ Health NZ is unable to provide a breakdown of Emergency Departments (ED) 
presentations by 
COVID-19 vaccination status, as this information is not linked within our IT systems. As a 
result, fulfilling this part of your request would necessitate the creation of new information 
and is therefore refused under section 18(g) of the OIA as the information is not held.” 
Can you explain this statement and justify with more detail. My understanding is that the 
NHI is collected across all relevant IT systems for this OIA and note the Ombudsnan’s 
ruling that “data aggregation” is included as a perfectly reasonable request under the 
OIA.  Data aggregation in this instance should not be overly onerous given the recent 
upgrade to data warehousing platforms within HealthNZ and a reasonably qualified analyst 
should be able to use the already written query logic for your response to date to combine 
with COVID related information requested 
Response 
Health NZ does not hold information identifying a specific month in which data collection processes 
became fully reliable. Data completeness and consistency improved progressively over time as 
more districts adopted standardised reporting practices.  
Prior to the establishment of Health NZ in 2022, districts coded and collected data sets in different 
ways, and it was not always possible to get a national data picture. Prior to the standardised list of 
complaints presenting to emergency departments (chest pain, etc) each individual department 
would have their own method of recording patient’s complaints. As a result, this information was 
not col ated at a national level and cannot be compared across districts.  
The table below shows the number of districts (or District Health Boards before 2022) that provided 
data used in our initial response HNZ00061156, to which your earlier request HNZ00067356 
refers. It shows that the number of districts recording the data you were seeking rose substantially 
between 2020 and 2021.   

---

Year 
Number of districts providing 
data used in HNZ00061156 
2018 
2 
2019 
4 
2020 
4 
2021 
13 
2022 
17 
2023 
19 
2024 
20 
Please note that our districts did not all begin reporting from the start of the calendar year in which 
they first started using this form of reporting. In addition, the data provided is provisional, and not 
all 20 districts use the same code for recording this data, so the data set is incomplete.  Provisional 
data is data which has not undergone the validation process that we use for published data.  
Regarding data aggregation, as outlined in our previous response (HNZ00079974), while Health 
NZ holds relevant data across multiple systems (including NNPAC, NMDS, and the Aotearoa 
Immunisation Register), linking these datasets requires complex analytical work, including detailed 
knowledge of each data source, data quality considerations, and validation processes to ensure 
accuracy.  
While technical linkage using identifiers such as the National Health Index (NHI) may be possible 
in some contexts, producing the information you have requested would require the creation of a 
new dataset through the integration and analysis of multiple sources. This goes beyond the 
extraction or aggregation of existing information and instead involves the creation of new 
information. Therefore, we stand by our refusal under section 18(g) of the OIA. 
How to get in touch 
If you have any questions, you can contact us at [email address]. 
If you are not happy with this response, you have the right to make a complaint to the 
Ombudsman. Information about how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
by phoning 0800 802 602.  
As this information may be of interest to other members of the public, Health NZ may proactively 
release a copy of this response on our website. All requester data, including your name and 
contact details, will be removed prior to release.  
Nāku iti noa, nā 
Matthew McLay 
Manager Government Services 
Health New Zealand | Te Whatu Ora 

---