Thursday, 3 October 2024 
 
 
Email: [FYI request #28313 email] 
 
 
Dear Rob, 
 
I refer to your request for official information dated 6 September 2024 for: 
 
1.  business case for implementing a project management system including any 
cost benefit analysis.  If no business case exists the rationale for not 
developing a business case. 
 
2.  list of all parties who responded to the RFP 
 
3.  RFP submissions (excluding pricing information) for the 3 parties assessed to 
best meet the needs of the District Council 
 
In response to Part 1 of your request: 
 
In  May  2024  the  TCDC  Leadership  team  approved  a  new  Project  Management 
methodology where it was noted that in order to support the updated methodology 
a  new  or  updated  PM  tool  was  required.  A  formal  decision  was  then  made  to 
investigate other PM tool options, the decison paper is attached for your reference. 
Also  attached  is  the  procurement  plan,  which  clearly  sets  out  the  process  for  this 
open tender. 
 
Please  note  that  some  information  has  been  redacted,  this  includes  personal  and 
commercially  sensitive  information.  Council  relies  on  the  following  Local 
Government Official Information and Meetings Act (LGOIMA) withholding grounds; 
•  Sections 7(2)(a), to protect the privacy of people, and 
•  7(2)(i), not to prejudice or disadvantage commercial negotiations.  
 
In response to Part 2 and 3 of your request: 
 
Once negotiations are concluded and during the 30 days after the contract has been 
signed,  clasues  6.11  a  &  b  of  the  RFP  terms  come  into  effect.  This  states  that  the 
name of the successful tenderer will be made available as well as the names of the 
unsuccessful respondents.  
 
Until  that  time  a  decision  to  withhold  the  information  has  been  made,  relying  on 
Section  7(2)(i)  of  the  LGOIMA,  not  to  prejudice  or  disadvantage  commercial 
negotiations.  
 

---

In making the decision to withhold the information under section 7 I do not consider 
there to be a countervailing interest warranting its release. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this 
decision. Information about how to make a complaint is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
Your Sincerely, 
 
Anouska Greene 
Legal Technical Specialist 
 
 
 
District Office: 515 Mackay Street, Private Bag, Thames 3540, New Zealand P 
+64 7 868 0200, F +64 7 868 0234 E [Thames-Coromandel District Council request email] 
OFFICES AT: COROM ANDEL  •  WHITIANGA  •  WHANGA M ATA 
WWW.TCDC.GOV T.NZ 
 

---