Christchurch Water Supplies 
Water Safety Plan 
Volume A: Components Common 
to All Water Supplies 
 
 
 
Christchurch City Council 
 
 
 
 
Revision 2 
May 2022 
 
 

---

 
 
 
 
Water safety plan  requirements  are provided in two  parts. 
 
This  volume  (Volume  A)  covers  components  that  are 
common to all of the Council’s water supplies. Information 
 
that is specific to individual water supplies in noted in the 
 
relevant  sections  with  links  to  the  supply  specific  water 
safety plans provided in section 2. 
 
Version Control 
Revision 
Year 
Revision 
Prepared By 
Number 
Revision 1 
2020 
Developed to address 
Daniela Murugesh (CCC) 
components of the water safety  Sarah Hemmingsen (CCC) 
plans that apply to all supplies 
Revision 1.1 
2021 
Review to incorporate 2021 
Sarah Hemmingsen (CCC) 
Core Assessment Team 
feedback 
Revision 2 
2022 
Update to submit to Taumata 
Judy Williamson  
Arowai 
 
Internal Document Review and Approval 
Revision 
Year  Reviewed by 
Approved By 
Signature 
Date 
Number 
Revision 1 
2020  Veronica Zefferino  Helen Beaumont 
 
20/12/2020 
(CCC Team Leader  (CCC Head of Three 
 
Quality & 
Waters & Waste) 
 
Compliance) 
 
 
 
 
 
 
 
Bridget O’Brien 
David Adamson 
 
 
(CCC Team Leader  (CCC General 
21/12/2020 
Asset Planning 
Manager City 
 
Water Supply & 
Services)  
 
Wastewater) 
 
 
 
 
 
 
Dawn Baxendale 
22/12/2020 
(CCC Chief 
Executive) 
 
Revision 2 
2022  Veronica Zefferino  Helen Beaumont 
 
 
(CCC Team Leader  (CCC Head of Three 
27/05/2022 
Quality & 
Waters & Waste) 
 
Compliance) 
 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 2 

---

link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 16 link to page 16 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 31 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 35 link to page 35 link to page 39 link to page 39 link to page 47 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 51 link to page 51  
 
 
Table of Contents 
List of Tables ........................................................................................................................................ 6 
List of Figures ...................................................................................................................................... 7 
1 
Commitment to Drinking Water Quality Management ................................................................ 8 
1.1 
Relationship of the Water Safety Plan to organisational policy and strategy ................................... 8 
1.1.1  Te Wai Ora o Tāne Integrated Water Strategy 2019 ...................................................................................... 8 
1.1.2  Water Supply Implementation Plan .............................................................................................................. 9 
1.1.3  Legislative Requirements ............................................................................................................................ 10 
1.1.4  Climate Smart Strategy 2010 ...................................................................................................................... 11 
1.1.5  Long Term Plan and Annual Plan ................................................................................................................. 11 
1.1.6  Documentation .......................................................................................................................................... 12 
1.2 
Engaging stakeholders .................................................................................................................... 16 
1.2.1  External stakeholders ................................................................................................................................. 16 
1.2.2  Operations and maintenance contractor .................................................................................................... 18 
1.2.3  Laboratory ................................................................................................................................................. 18 
1.2.4  Water Safety Plan engagement................................................................................................................... 18 
1.3 
Engaging community....................................................................................................................... 21 
1.3.1  Public consultation ..................................................................................................................................... 21 
1.3.2  Incidents and emergencies ......................................................................................................................... 21 
1.3.3  Customer complaints.................................................................................................................................. 22 
1.4 
Quality management system .......................................................................................................... 24 
2 
Description of the Drinking Water Supply .................................................................................. 25 
2.1 
Overview ........................................................................................................................................ 25 
2.2 
SCADA control measures and alarms .............................................................................................. 25 
2.3 
Distribution system ......................................................................................................................... 26 
2.3.1  Infrastructure design standards .................................................................................................................. 26 
2.3.2  System water loss and leakage ................................................................................................................... 27 
2.4 
Asset Assessment and Intervention Framework ............................................................................. 31 
2.4.1  Methodology.............................................................................................................................................. 31 
2.4.2  Asset renewals ........................................................................................................................................... 32 
2.4.3  Water supply budget .................................................................................................................................. 32 
2.5 
Water quality characteristics .......................................................................................................... 35 
2.5.1  Water quality incidents and responses ....................................................................................................... 35 
3 
Hazards and Hazardous Event Identification and Risk Assessment ............................................ 39 
3.1 
Council risk assessment methodology ............................................................................................ 39 
3.2 
Risk assessment, uncertainty and acceptability .............................................................................. 46 
3.3 
Risk assessment table ..................................................................................................................... 49 
3.4 
Plausible combinations of hazards .................................................................................................. 49 
3.5 
Unacceptable risks .......................................................................................................................... 49 
4 
Existing Preventive Measures and Barriers to Contamination ................................................... 50 
4.1 
Introduction .................................................................................................................................... 50 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 3 

---

link to page 51 link to page 52 link to page 53 link to page 54 link to page 55 link to page 55 link to page 55 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 59 link to page 65 link to page 68 link to page 68 link to page 69 link to page 69 link to page 71 link to page 72 link to page 72 link to page 72 link to page 76 link to page 77 link to page 77 link to page 77 link to page 78 link to page 79 link to page 79 link to page 79 link to page 80 link to page 80 link to page 80 link to page 80 link to page 80 link to page 81 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 86  
 
 
4.2 
Preventative measures – approaches, definitions and application ................................................. 50 
4.3 
Additional mitigation measures ...................................................................................................... 51 
4.4 
Corrective Actions ........................................................................................................................... 52 
4.5 
Summary of existing preventive measures ..................................................................................... 53 
5 
Identification of Additional Preventive Measures and Improvement Plan ................................. 54 
5.1 
Improvements to address unacceptable risks ................................................................................. 54 
5.2 
Potential additional improvements ................................................................................................ 54 
6 
Operational Procedures.............................................................................................................. 55 
6.1 
Christchurch and Lyttelton .............................................................................................................. 55 
6.1.1  System operations ...................................................................................................................................... 55 
6.1.2  Operations manuals ................................................................................................................................... 58 
6.1.3  System maintenance .................................................................................................................................. 64 
6.2 
Banks Peninsula .............................................................................................................................. 67 
6.2.1  System management .................................................................................................................................. 67 
6.3 
Operational and maintenance staff training ................................................................................... 68 
6.4 
Operations and maintenance manual and contractor’s plan .......................................................... 68 
6.5 
Standard operating procedures ...................................................................................................... 70 
Name .......................................................................................................................................................... 71 
Issue Date ................................................................................................................................................... 71 
Document Owner ....................................................................................................................................... 71 
6.6 
Operational monitoring and inspection .......................................................................................... 75 
6.7 
Operational reporting ..................................................................................................................... 76 
6.8 
Maintenance reporting ................................................................................................................... 76 
6.9 
Critical control points ...................................................................................................................... 76 
6.10  Corrective actions ........................................................................................................................... 77 
7 
Verification Monitoring Programme .......................................................................................... 78 
7.1 
Drinking water quality monitoring .................................................................................................. 78 
7.2 
Drinking Water Compliance Monitoring ......................................................................................... 78 
7.3 
Performance monitoring ................................................................................................................. 79 
7.4 
Consumer satisfaction .................................................................................................................... 79 
7.4.1  Customer satisfaction ................................................................................................................................. 79 
7.4.2  Customer Service Requests......................................................................................................................... 79 
7.4.3  Complaints ................................................................................................................................................. 79 
7.5 
Short-term evaluation of results ..................................................................................................... 80 
8 
Management of Incidents and Emergencies .............................................................................. 82 
8.1 
Previous incidents and emergencies ............................................................................................... 82 
8.2 
Incident and emergency response plan .......................................................................................... 82 
8.3 
Index of procedural documents ...................................................................................................... 85 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 4 

---

link to page 87 link to page 88 link to page 88 link to page 89 link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 92 link to page 92 link to page 92 link to page 94 link to page 95 link to page 97 link to page 98  
 
 
8.4 
Levels of emergency ....................................................................................................................... 86 
9 
Documenting and Reporting ...................................................................................................... 87 
9.1 
Management of documentation and records ................................................................................. 87 
9.2 
Reporting ........................................................................................................................................ 88 
10 
Investigations ......................................................................................................................... 90 
10.1  Investigative studies ....................................................................................................................... 90 
10.2  Validation of equipment, processes and practice ........................................................................... 90 
11 
Oversight, Review and Continual Improvement ..................................................................... 91 
11.1  Long-term evaluation of results ...................................................................................................... 91 
11.2  Audit of drinking water quality management ................................................................................. 91 
11.3  External audit of drinking water quality management ................................................................... 93 
11.4  Review by senior leadership ........................................................................................................... 94 
Appendix A 
Internal Water Safety Plan Review Checklist ............................................................ 96 
Appendix B 
SCADA System Screenshots ....................................................................................... 97 
 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 5 

---

link to page 13 link to page 16 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 25 link to page 32 link to page 34 link to page 41 link to page 43 link to page 46 link to page 47 link to page 47 link to page 48 link to page 51 link to page 72 link to page 76 link to page 86 link to page 87 link to page 90  
 
 
List of Tables 
Table 1.1: Policy documents and resources related to water supply.................................................... 13 
Table 1.2: Key external stakeholders .................................................................................................. 16 
Table 1.3: Council staff with responsibilities in the development and implementation of the water 
safety plan .......................................................................................................................... 20 
Table 1.4: Citycare and external staff with responsibilities in the development and implementation of 
the water safety plan .......................................................................................................... 20 
Table 2.1: Water supply specific water safety plans and TRIM references ........................................... 25 
Table 2.2: Importance ratings for property types ................................................................................ 32 
Table 2.3: Assumed Inflation Rates ..................................................................................................... 34 
Table 3.1: Likelihood Rating Scale Applied to Hazardous Events ......................................................... 40 
Table 3.2: Consequence Rating Scale Applied to Hazardous Events .................................................... 42 
Table 3.3: Semi-Quantitative Risk Prioritisation Approach for Risk Rating .......................................... 45 
Table 3.4: Relationship between Risk Score and Overall Risk Rating ................................................... 46 
Table 3.5: Risk uncertainty descriptors ............................................................................................... 46 
Table 3.6: Acceptability of risks .......................................................................................................... 47 
Table 4.1: Preventive Measures Definition .......................................................................................... 50 
Table 6.1: Citycare Water Standard Operating Procedures ................................................................. 71 
Table 6.2: Water sampling and monitoring responsibilities ................................................................ 75 
Table 8.1: Procedural Documents and Reference Links ....................................................................... 85 
Table 8.2: Three Waters and Waste business continuity procedures related to water supply .............. 86 
Table 9.1: Internal and external reporting requirements .................................................................... 89 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 6 

---

link to page 8 link to page 12 link to page 23 link to page 24 link to page 28 link to page 30 link to page 33 link to page 34 link to page 36 link to page 37 link to page 38 link to page 56 link to page 57 link to page 58 link to page 59 link to page 59 link to page 60 link to page 61 link to page 61 link to page 62 link to page 62 link to page 63 link to page 63 link to page 64 link to page 64 link to page 65 link to page 65 link to page 67 link to page 78 link to page 85 link to page 88 link to page 88  
 
 
List of Figures 
Figure 1.1: Hierarchy of Council’s strategic documents for water supply............................................... 8 
Figure 1.2: Long Term Plan development framework .......................................................................... 12 
Figure 1.3: Water Safety Process Relationship .................................................................................... 23 
Figure 1.4: Quality Management System Plan-Do-Check-Act Cycle ..................................................... 24 
Figure 2.1: Example of Water Loss Zone Isolation for Testing ............................................................. 28 
Figure 2.2: International Leakage Performance Classification System................................................. 30 
Figure 2.3: Water Supply – Percentage Capital Expenditure by Prioritisation Category ....................... 33 
Figure 2.4: Water Supply – Long Term Projected Capital Expenditure by Prioritisation Category ........ 34 
Figure 2.5: Raise an Alert regarding a Test Showing Water Contamination flow diagram................... 36 
Figure 2.6: Contamination event laboratory initial notification template ............................................ 37 
Figure 2.7:  Respond to Drinking Water Contamination ...................................................................... 38 
Figure 6.1: Network operations control room ..................................................................................... 55 
Figure 6.2: Three Waters & Waste Unit Management Structure/ Quality and Compliance Team ........ 56 
Figure 6.3: Three Waters Planning and Delivery Teams ...................................................................... 57 
Figure 6.4: Network operations homepage......................................................................................... 58 
Figure 6.5: Process webpage with shortcuts to the operations manuals ............................................. 58 
Figure 6.6: Plant webpage with water supply schematics and key manuals ........................................ 59 
Figure 6.7: Water Supply Primary Zones ............................................................................................. 60 
Figure 6.8: Example of individual water supply zone breakdown ........................................................ 60 
Figure 6.9: Example of individual pump station reference information ............................................... 61 
Figure 6.10: Water supply secondary zones schematic ....................................................................... 61 
Figure 6.11: Example of individual water supply secondary zone schematic ....................................... 62 
Figure 6.12: Example of specifc reservoir information in the water supply secondary zones ............... 62 
Figure 6.13: Performance webpage with shortcuts to the daily shift log information .......................... 63 
Figure 6.14: Sharepoint daily shift log page ........................................................................................ 63 
Figure 6.15: Daily shift log information attached to individual pump stations (only available to 
network controllers) ........................................................................................................... 64 
Figure 6.16: Citycare Water Supply Operations Structure n ................................................................ 66 
Figure 6.18: Decision tree for identifying critical control points .......................................................... 77 
Figure 8.1: Decision-making process for invoking Business Continuity Plan(s) ..................................... 84 
Figure 9.1: TRIM Three level structure ................................................................................................ 87 
Figure 9.2: TRIM classifications for water supply ................................................................................ 87 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 7 

---

link to page 8
 
 
 
1 Commitment to Drinking Water Quality 
Management 
1.1  Relationship of the Water Safety Plan to organisational policy and strategy 
The protection of our drinking water and public safety is a key priority for the Christchurch City Council (the 
Council). High quality drinking water is one of the 18 community outcomes listed in the Council’s Strategic 
Framework adopted in December 2019, and  ensuring a high quality drinking water supply that is safe and 
sustainable is one of the Council’s five strategic priorities. Figure 1.1 illustrates the hierarchy from Council’s 
vision for the city through to the strategic documents for water supply and corporate documents for service 
delivery, showing how they fit together. 
 
Figure 1.1: Hierarchy of Council’s strategic documents for water supply 
1.1.1  Te Wai Ora o Tāne Integrated Water Strategy 2019 
The Council has a responsibility to ensure that its water services, network infrastructure and water resources 
are managed in a manner that supports the environmental, social, cultural and economic wel being of current 
and future generations. Te Wai Ora o Tāne – Integrated Water Strategy (the Strategy) was approved by the 
Council on 26 September 2019. The vision of that strategy is: 
Te wai ora o Tāne - Water for Life 
Water is a valued taonga, in all that we do 
The  Strategy  was  developed  to  establish  the  strategic  direction  for  the  Council's  sustainable  long-term 
management  of  water  resources,  water  services  delivery  and  related  infrastructure.  It  focuses  on  water 
supply,  wastewater  and  surface  water  including  stormwater  and  flood  management.  The  Strategy  also 
recognises and incorporates the Urban Water Principles – Ngā Wai Manga recommended by the Urban Water 
Working Group. 
The Strategy has four overarching goals: 
Goal 1: The multiple uses of water are valued by all for the benefit of all 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 8 

---

 
 
 
Goal 2: Water quality and ecosystems are protected and enhanced 
Goal 3: The effects of flooding, climate change and sea level rise are understood, and the community 
is assisted to adapt to them 
Goal 4: Water is managed in a sustainable and integrated way in line with the principle of kaitiakitanga 
The Strategy identifies eleven objectives to guide actions to meet the goals and vision.  Five of the eleven 
objectives relate specifically to drinking water supplies: 
Objective 1 – Awareness and engagement: Increase awareness and engage with the community and 
mana whenua regarding the multiple uses and values of water. 
Objective 2 – Efficient and resilient infrastructure: Ensure efficient use of three waters infrastructure 
through a completely integrated management structure and ensure the resilience of entire networks 
(including natural waterbodies) to future environmental, social and/or cultural changes and natural 
hazard risks over the long term through timely asset renewal and/or better alternative solutions. 
Objective 9 – Groundwater protection: Advance source protection of groundwater recharge areas and 
surface water supply sources for all drinking water supplies. 
Objective 10 – Improvement in understanding of aquifer system: Understand the vulnerability, transit 
times and extent of confining layers of the Christchurch aquifers as well as the link to surface water 
quantity and quality. 
Objective  11  -  Safe  and  sustainable  water  supply:  Manage  the  water  sources  for  drinking  water 
supplies to meet the forecast reasonable demands over the long term and ensure efficiency of water 
use;  and  ensure demonstrably  safe  drinking  water without the  need  for  residual  disinfection  (e.g. 
chlorination). 
Goal 2, objectives 9, 10 and 11, and strategic issue 11 are all focussed on delivering the Council’s commitment 
to  provide  drinking  water  that  is  safe  and  community  health  remains  our  top  priority.  This  focus  also 
underlines  the  Councils  approach  to  manage  and  mitigate  risk  of  contamination of  Christchurch’s  urban 
public water supplies, to protect public health and avoid the need for residual disinfection (e.g. chlorination).  
The Strategy will be implemented through of suite of action plans. For potable water supply, the relevant 
document is the Water Supply Implementation Plan. 
1.1.2  Water Supply Implementation Plan 
The Water Supply Implementation Plan (approved by the Executive Leadership Team on 28 October 2020) is 
the  implementation  plan  for  Te  Wai  Ora  o  Tāne  –  Integrated  Water  Strategy.  It  contains  the  Council’s 
responsibilities as a community water supplier and the Council’s requirement to protect water supply sources 
for public health. 
The  Water  Supply  Implementation  Plan  also  outlines  the  Council’s  statutory  responsibilities  relating  to 
drinking  water.  This  includes  requirements  under  the  Local  Government  Act  2002  to  ensure  prudent 
stewardship and the efficient and effective use of its resources in the interests of its district or region, including 
by planning effectively for the future management of its assets. Providing a sustainable water supply that is 
safe  to  drink  is  a  fundamental  requirement  for  healthy  communities.  It  is  also  required  to  comply  with 
Environment Canterbury’s Land and Water Regional Plan and was prepared in accordance with Schedule 25 
of that plan. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 9 

---

 
 
 
The  Water  Supply  Implementation  Plan  endorses  the  six  fundamental  principles  in  the  Guidelines  for 
Drinking-water Quality Management for New Zealand, and as recommended in the  Report of the Havelock 
North Drinking Water Inquiry: Stage 2’1. 
Principle 1: A high standard of care must be embraced 
Principle 2: Protection of source water is of paramount importance 
Principle 3: Maintain multiple barriers against contamination 
Principle 4: Change precedes contamination 
Principle 5: Suppliers must own the safety of drinking water 
Principle 6: Apply a preventive risk management approach 
1.1.3  Legislative Requirements 
The responsibility of providing drinking water is also undertaken in accordance with: 
  Drinking-water Standards for New Zealand 
  Health Act 1956 
  Resource Management Act 1991 
  Health and Safety at Work Act 2015  
  National Policy Statement on Urban Development 2020 
  Water Supply, Wastewater and Stormwater Bylaw 2014. 
The Council must deliver the water supply service to comply with: 
Water Services Act 2021: This legislation outlines the duties of a water supplier including: Registering 
their  supply;  complying  with  drinking  water  standards  (including  aesthetic  standards),providing 
sufficient  quantities  of  water,  having  a  drinking  water  safety  plan,  notifying  the  new  authority 
(Taumata Arowai) and local authorities of any risk  or hazard to the water, maintaining records of 
supply, compliance and monitoring, providing specified information and a complaints process for 
those consuming the water and paying fees and levies as Taumata Arowai requires. 
Safe drinking water standards: The Health Act 1956, supported by the Drinking-Water Standards for 
New Zealand (DWSNZ), specifies standards for drinking water quality and securing a safe supply. 
Water  safety  plan:  Under  the  Health  Act,  a  water  safety  plan  must  be  prepared  for  each  of  the 
Council’s water supplies. The Council must manage and operate each water supply in accordance 
with the relevant water safety plan. 
Abstraction of raw water: The Council is consented in terms of the Resource Management Act 1991 
on the volume of water which it may take from a given water resource.   
                                                                            
1 Department of Internal Affairs, 2017: Report of the Havelock North Drinking Water Inquiry: Stage 2: 
https://www.dia.govt.nz/Report-of-the-Havelock-North-Drinking-Water-Inquiry---Stage-2 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 10 

---

 
 
 
Water services assessments: The Local Government Act 2002 requires a territorial authority to asses, 
from a public health perspective, the adequacy of its water supply in light of health risks, quality of 
service, current and future demand and regulatory compliance with drinking water standards. 
Fire flow: Although the New Zealand Fire Service Firefighting Water Supplies Code of Practice is not 
mandatory,  the  Council  provides  fire  hydrants  as  part  of  its  urban  water  reticulation system.  The 
Council endeavours to provide water for fire-fighting but does not guarantee a constant flow of water 
or any maximum or minimum pressure. The Christchurch District Plan requires all new developments 
to meet the Code of Practice. 
Development  capacity  to  meet  demand:  The  National  Policy  Statement  on Urban  Development 
2020  directs  local  authorities  to  enable  greater  supply  and  ensure  that  planning  is  responsive  to 
changes in demand, while seeking to ensure that new development capacity enabled by councils is of 
a form and in locations that meet the diverse needs of communities and encourages well-functioning, 
liveable urban environments. 
Emergency preparedness and response: Under the Civil Defence and Emergency Management Act 
2002, the Council as a local authority is required to plan and provide for civil defence emergency 
management in its district. It must be part of a Civil Defence Emergency Management Group and must 
provide suitably trained and competent personnel for effective civil defence emergency management 
in its area. As a lifeline utility, the Council as a water supplier must ensure that it is able to function to 
the fullest possible extent, even though this may be at a reduced level, during and after an emergency. 
It must also participate in the development of the national civil defence emergency management 
strategy and civil defence emergency management plans. 
1.1.4  Climate Smart Strategy 2010 
The Council has a responsibility to provide certainty around future water supply by understanding potential 
impact of climate change on infrastructure and supply. 
The key strategic goal influencing water supply is Goal 1: understanding the local impacts of climate change 
– monitoring, investigations and model ing seeking to understand the potential impacts of climate change on 
coastal and low lying areas, stormwater management and water supplies. 
The Council’s Climate Smart Strategy is being reviewed to ensure it continues to be fit for purpose. 
1.1.5  Long Term Plan and Annual Plan 
Budgets for the water supply programme are determined through the Council’s Long Term Plan (LTP) process. 
The Long Term Plan provides a 10 year plan for the Council. It includes the 30 year Infrastructure Strategy, 
Activity Plans, Asset Management Plans and a Financial Strategy. The purpose of the Long Term Plan is to: 
  Describe outcomes the Council aims to achieve 
  Specify the services, projects and budgets that will enable those outcomes 
  Provide integrated decision-making and coordination of resources 
  Provide a long-term focus 
  Demonstrate transparency and accountability 
  Provide an opportunity for participation by the public in Council decision-making processes. 
The  development  of  the  Long  Term  Plan  is  supported  by  the  preparation  of  Asset  Management  Plans, 
including one for water supply, and Activity Plans setting out the levels of service that the Council intends to 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 11 

---

link to page 12 link to page 32 link to page 13 link to page 25
 
 
 
deliver. The Financial Strategy describes the revenue sources, and capital and operational expenditure for the 
next 10 years. The Infrastructure Strategy identifies the significant issues for the Council over the next 30 
years, the options and planned approach for dealing with those issues, and forecast capital and operational 
expenditure for the next 30 years. 
The draft Long Term Plan is released for public consultation, providing the Council’s stakeholders (including 
the public) an opportunity to provide direct feedback on the Council’s proposed priorities and associated 
budgeting. The Council takes the feedback into account and then finalises the Long Term Plan before the start 
of the financial year on 1 July. This process is outlined in Figure 1.2. 
The LTP is reviewed every three years to ensure it continues to reflect the Council’s strategic priorities, reflects 
legislative requirements and incorporates any changes in budgeting requirements that may have occurred. 
In the intervening two years, the Council undertakes an Annual Plan process. The plan for the coming year as 
set out in the Long Term Plan is reviewed, released for public consultation as a draft Annual Plan, and then 
finalised before the start of the financial year on 1 July. 
 
Figure 1.2: Long Term Plan development framework 
For issues that may arise and require urgent action within a financial year, there is an internal change request 
process  to  reallocate  funding  within  existing  budgets  to  prioritise  work  programmes.  Projects  for  water 
supply are prioritised by risk and public health outcomes. Water supply budget information is provided in 
section 2.4.3. 
1.1.6  Documentation 
A summary of water supply documents is provided in Table 1.1. Documents that are specific to a particular 
water supply are recorded in the relevant supply-specific water safety plan (see Table 2.1). 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 12 

---

 
Table 1.1: Policy documents and resources related to water supply 
Name 
Description 
Document Location 
Plans, Strategies and Bylaw 
Te Wai Ora o Tāne – Integrated 
The strategy establishes the strategic direction for Council's sustainable long-term 
https://ccc.govt.nz/the-council/plans-strategies-
management of water resources and related infrastructure. It focuses on water supply, 
policies-and-bylaws/strategies/te-wai-ora-o-
Water Strategy (2019) 
wastewater and surface water including stormwater and flood management. 
tane-integrated-water-strategy/ 
TRIM://20/1133601 
Water Supply Implementation 
Serves as the implementation plan for the Integrated Water Strategy and the ‘Water 
 
Supply Strategy’ in accordance with the requirements of the Land and Water Regional 
Plan 2020 
 
Plan and its Schedule 25. 
 
Council’s Long Term Plan and 
These documents outline the Council's priorities, activities, services, capital programme 
https://ccc.govt.nz/the-council/plans-strategies-
and operational expenditure and how the Council proposes to pay for it. 
policies-and-bylaws/plans/long-term-plan-and-
Annual Plans 
annual-plans/ 
Infrastructure Strategy 2018 - 
Describes how the Council plans to manage its infrastructure (including water supply) 
https://ccc.govt.nz/the-council/plans-strategies-
over the next 30 years, taking into account the significant issues facing Christchurch. 
policies-and-bylaws/strategies/infrastructure-
2048 
Capital and operating expenditure forecasts are included. 
strategy/ 
https://www.ccc.govt.nz/assets/Documents/The-
Water Supply Service Plan 
Council/Plans-Strategies-Policies-
Describes the levels of service for water supply for the Long Term Plan 
Bylaws/Plans/LTP-2018-2028-Service-
2018-28 
plans/Long-Term-Plan-2018-28-Service-Plan-
Water-Supply.pdf 
Water Supply Asset 
Describes management requirements for the Council’s water supply assets to meet 
agreed levels of service and optimise whole of life costs, such that Council can meet the 
TRIM://18/803609 
Management Plan 2018 
requirements of present and future customers and ratepayers. 
Water Supply Asset 
Describes management requirements for the Council’s water supply assets to meet 
Management Plan LTP 2021-
agreed levels of service and optimise whole of life costs, such that Council can meet the 
TRIM21/974350 
requirements of present and future customers and ratepayers to align with 2021-2031 
2031 
Long Term Plan. 
The bylaw’s purpose is to manage, regulate and protect from misuse or damage the 
https://ccc.govt.nz/the-council/plans-strategies-
Water Supply, Wastewater and 
Council's water supply, wastewater and stormwater systems and to protect the public 
policies-and-bylaws/bylaws/water-supply-
Stormwater Bylaw 2014 
from nuisance and maintain public health and safety. It also contains Council 
wastewater-and-stormwater-bylaw-2014 
requirements with respect to backflow prevention. This bylaw is being reviewed. 
Standards and Specifications 
Infrastructure Design Standard 
The IDS sets out Council’s design guidelines for the construction of infrastructure assets, 
https://www.ccc.govt.nz/consents-and-
including those for water supply. 
licences/construction-
(IDS) 
requirements/infrastructure-design-standards 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 13 

---

 
Name 
Description 
Document Location 
Christchurch City Council 
The CSS set out Council's technical requirements for the construction of land and asset 
https://www.ccc.govt.nz/consents-and-
developments, including those for water supply. 
licences/construction-
Construction Standard 
requirements/construction-standard-
Specifications (CSS) 
specifications 
Water Supply, Treatment, 
https://ccc.govt.nz/consents-and-
Pumping Station and Reservoir 
Design standard requirements for Water Supply, Treatment, Pumping Stations and 
licences/construction-
Reservoirs 
requirements/infrastructure-design-
Design Specification 
standards/pumping-station-design-specification/ 
Emergency Response 
Canterbury Civil Defence 
The Canterbury CDEM Group Plan provides information for organisations involved in 
http://cdemcanterbury.govt.nz/document-
Emergency Management 
emergency management and for the general public on how the Canterbury CDEM Group 
library/cdem-plans 
(CDEM) Group Plan 
will plan for and coordinate an emergency. 
Council’s Capital Programme 
CPMS directly supports both the Council’s Long Term Plan and annual planning 
https://cpms.sentientppm.co.nz 
Management System (CPMS) 
processes. This is achieved by having a single place for managing capital works projects. 
Emergency Management and 
The Business Continuity Plan covers the roles and responsibilities and procedures 
TRIM://FOLDER15/2268 – Business Continuity 
developed to enable the restoration of essential three waters and waste services after a 
Plans – Operations Group 
Business Continuity Plan 
disaster or major incident. 
Operations and Maintenance 
Water Supply Processes and 
ProMapp: https://go.promapp.com/ccc 
Council has mapped out al  important water supply related processes and procedures. 
Procedures 
Network Operations Manual 
Documents the system for operating the Christchurch City Council’s 3 Waters 
infrastructure, including Potable Water, Wastewater, Storm Water, Landfill Gas, and 
TRIM://19/1048910 
(draft 2020) 
Tsunami Warning Systems. 
Potable Water Zone Manual 
General information for the operation of al  potable water zones 
TRIM://19/1054164 - Potable Water Zone Manual 
(draft 2019) 
Water Supply Maintenance 
Existing contract is with Citycare Water for ‘Maintenance of City Water & Wastewater 
TRIM://CN4600000778 
Contract 
Network’ 
Authorised Water Supply 
The scheme ensures that work on the water supply reticulation is carried out in a 
https://www.ccc.govt.nz/consents-and-
licences/construction-requirements/approved-
Installer Scheme 
hygienic manner and in compliance with Council standards and procedures. 
contractors/authorised-water-supply-instal ers 
 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 14 

---

 
 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 15 

---

link to page 16 link to page 83  
1.2  Engaging stakeholders 
1.2.1  External stakeholders 
The Council works with other agencies in the management of its drinking water supply. Key stakeholders with 
responsibilities  for  managing  activities  in  the  catchment  that  may  impact  on source  water  quality,  or  be 
affected by decisions or activities of the drinking-water supply are listed in Table 1.2. Supply-specific external 
stakeholders will be provided in the supply-specific water safety plans. 
Table 1.2: Key external stakeholders 
Stakeholder 
Position 
Name 
Taumata Arowai 
Regulatory Team Leader (ChCh) 
Principal Advisor Drinking Water 
Medical Officer of Health 
Medical Officer of Health on duty 
Canterbury District 
Health Protection Officer 
Health Protection Officer on duty 
Health Board 
Public Health – renal dialysis 
 provides contact information for 
home renal dialysis patients to Council 
Maintenance Manager 
Citycare 
Branch Manager 
General Manager, Central Region 
Director Operations 
Consent Planning Manager 
Resource Management Officer – 
Incident Response 
Environment 
Canterbury 
Resource Management Officer – 
Monitoring and Compliance 
Groundwater Science Manager 
Local Commander (Banks 
Fire and Emergency  Peninsula) 
New Zealand 
Christchurch metro area 
commander 
These lists are maintained and updated through the Council’s Three Waters and Waste Business Continuity 
Plan. The Business Continuity Plan is used as part of Civil Defence exercises and a training programme in place 
to  regularly  test  elements  of  the  units  Business  Continuity  Plan  with  all  key  stakeholders.  A  record  of  all 
exercises is taken with lessons learned and areas for improvement (see section 8).  
The Council has a comprehensive programme of engagement with Environment Canterbury on water issues. 
At  a  governance  level,  there  is  the  Water  Forum  attended  by  all  Councillors  from  both  Environment 
Canterbury and Christchurch City Council, with a standing invitation to the Chairs of Ngāi Tahu Rūnanga. The 
Water Forum is held at least twice a year. The purpose of the Forum is to develop a common understanding 
of issues and actions relating to the water resources of Christchurch and Banks Peninsula. A standing item on 
the  agenda  is  an  update  on  the  joint  Christchurch  City  and  Environment  Canterbury  work  programme. 
Minutes  of  the  meetings  held  in  2019  can  be  found  in  TRIM:FOLDER19/31  The  2020  minutes  are  in 
FOLDER19/1039 and 2021 minutes in FOLDER20/1964 
The Council and Environment Canterbury work with the community and Ngāi Tahu through the Canterbury 
Water  Management  Zone  Committees  established  under  the  Canterbury  Water  Management  Strategy 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 16 

---

 
(endorsed by Environment Canterbury and al  the district/city councils in Canterbury in 2008/2009). The Banks 
Peninsula,  Christchurch  West  Melton and  Selwyn  Waihora water  management  zone  committees  are  joint 
committees  of  the  City  Council  and  Environment  Canterbury.  Each  zone  committee  comprises  one 
Environment Canterbury councillor, one City Councillor (and in the case of the Christchurch West Melton and 
Selwyn Waihora zone committees also one Selwyn District councillor), one representative for each rūnanga 
within the respective zones, and four to six community members. The zone committees each prepare zone 
implementation programmes which include recommendations for water management within their zones2.  
There  are  four  Rūnanga  whose  takiwā  or  territories  lie  within  the  Christchurch  City  Council’s  area  of 
jurisdiction.  Two,  Te  Taumutu  Rūnanga  and  Te  Ngāi  Tūāhuriri  Rūnanga,  have  boundaries  that  include 
Christchurch  City  but  also  extend  beyond  the  City  Council’s  jurisdiction.  The  Christchurch  City  Council 
established Te Hononga Council - Papatipu Rūnanga Committee, which includes representatives from the 
Council and the six Rūnanga, to further enhance the relationship between the Council and Ngāi Tahu.  Te 
Hononga Council - Papatipu Rūnanga Committee meets quarterly and is responsible for: 
  Leading the development of an enduring collaborative relationship between the Council and 
Ngā Papatipu Rūnanga 
  Building  shared  understanding  and  strong  coordinated  leadership  on  matters  of  mutual 
interest within the respective areas of jurisdiction 
  Having  oversight  of,  and  providing  advice  and  assistance  to  the  Council  on,  matters  of 
significance or priority to Māori, and to inform Council decision making 
  Receiving regular updates from staff on Council programmes and projects of significance or 
priority to Māori 
  Operating in accordance with the Relationship Agreement between Christchurch City Council 
and Ngā Papatipu Rūnanga signed on 15 December 2016. 
Water supply is a matter of significance and priority for Ngāi Tahu and Te Hononga Council. 
At a governance level there are also meetings between City Councillors and the Canterbury District Health 
Board. The purpose of these meetings it to consider opportunities to work in partnership on the determinants 
of  health,  including  mental  health,  housing  and  community  wellbeing.  Water  is  an  agenda  item  at  these 
meetings and meeting minutes can be found in TRIM: FOLDER18/987 and FOLDER19/1038 
The Council is also a member of the Canterbury Drinking Water Reference Group. The Canterbury Drinking 
Water Reference Group was proactively formed by the Canterbury Chief Executives Forum in 2016 following 
the contamination of drinking water and outbreak of disease in Havelock North. It involves representatives 
from Environment Canterbury, all ten Canterbury territorial authorities and the Canterbury District Health 
Board. The group meets regularly to discuss Canterbury’s public drinking water supplies, share information, 
identify  high-risk  supplies,  and  review  contingency  planning  in  the  region.  Agendas,  minutes  and 
presentations at these meetings are saved in TRIMFOLDER20/635. 
In addition to the strategic engagement opportunities, there is also engagement across the technical work 
programmes.  The  Water  Issues  Management  group  is  a  bimonthly  meeting  of  senior  managers  from 
Environment Canterbury and the Council to identify and resolve any issues that arise with respect to the 
                                                                            
2  Banks  Peninsula  water  management  zone:  https://ecan.govt.nz/your-region/your-environment/water/whats-
happening-in-my-water-zone/banks-peninsula-water-zone/ 
Christchurch West Melton water management zone:https://ecan.govt.nz/your-region/your-environment/water/whats-
happening-in-my-water-zone/christchurch-west-melton-water-zone/ 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 17 

---

 
management of three waters services and their impact on the environment. For water supply this group has 
identified the following issues to consider as part of the joint work programme: 
  potential for increasing nitrate levels in the aquifers 
  global water take consent and compliance with conditions for individual wells 
  change of use applications for water takes. 
There is a quarterly meeting with Environment Canterbury compliance monitoring staff and the Council’s 
Three Waters & Waste unit to discuss issues related to the Council’s resource consent compliance. 
1.2.2  Operations and maintenance contractor 
Citycare Ltd, a Council-controlled trading organisation, is the dedicated maintenance contractor for water 
supply  reticulation  on Banks  Peninsula  and  for  Christchurch/Lyttelton  Harbour  Basin  water  supplies.  The 
Council’s contracts with Citycare outline the expectations around maintenance of the water supply network.  
Council  is  responsible  for  undertaking  the  daily,  weekly  and  monthly  maintenance  inspections  and 
instrument calibration at water treatment plants.  
If  any  issues  or  faults  are  identified  within  the  Christchurch/Lyttelton  Harbour  basin,  Citycare’s  Water 
Maintenance  Manager  or  Pump  and  Storage  Manager  immediately  informs  Council’s  Work  Maintenance 
Supervisor/Auditor for Christchurch/Lyttelton.  For the Banks Peninsula Water Treatment Plants, Council’s 
Team  Leader  Water  and  Wastewater  Treatment  immediately  informs  the  Council’s  Reticulation  & 
Maintenance Operational Delivery Leader for Banks Peninsula supplies so appropriate remedial action can be 
determined, depending on the scale of the issue. 
Citycare provides scheduled maintenance activities (as agreed with Council) as part of the monthly lump sum 
for a station. Any renewal or refurbishment of assets where a replacement components cost in excess of $500 
is anticipated requires a Works Order and approval from Council before proceeding. Council may also tender 
or engage third parties to complete any refurbishment and renewals as there is no obligation for this work to 
be provided to Citycare. 
1.2.3  Laboratory 
The Council uses its own IANZ accredited laboratory to undertake water sampling and analysis. The current 
IANZ  accreditation  certificates  are  found  in  TRIM21/1729598.  Staff  in  the  Three  Waters  &  Waste  unit  are 
immediately notified if there is any contamination (in accordance with process Raise Alert re: Test Showing 
Water  Contamination)  and  a  joint  decision  between  Council  and  Citycare  is  made  on  how  to  proceed  (in 
accordance with Respond to Drinking Water Contamination), including a review of the incident afterwards. The 
sampling programme and procedures have been developed in collaboration with Citycare and the Council to 
ensure it meets or exceeds the DWSNZ requirements. 
Any testing required that is out of the ordinary, may be undertaken by an external IANZ accredited laboratory. 
When the Council engages these labs to undertake testing on its behalf, a project is raised with an approved 
Council vendor who would instruct the Council accredited laboratory to take the necessary samples and send 
them to a specialist accredited laboratory for analyses and reporting. Our laboratory has a working agreement 
with  a  number  of  specialist  IANZ  Accredited  Laboratories  who  can  be  relied  upon to  carry  out  specialist 
testing. 
1.2.4  Water Safety Plan engagement 
Water safety plans have been prepared by Council staff, drawing on information provided in previous versions 
and other sources. Each plan has been developed in accordance with the New Zealand Drinking-water Safety 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 18 

---

link to page 81 link to page 92 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20  
Plan Framework3 (Ministry of Health, 2018), taking into account the guidance provided in the Handbook for 
Preparing a Water Safety Plan4 (Ministry of Health, 2019). Plans takes into account feedback received from the 
Drinking Water Assessor on the draft water safety plans that had been previously submitted for approval. 
Where additional information has been required, staff have sought information from the relevant operational 
area of Council or contacted the appropriate staff at Citycare for area specific information. Citycare contract 
managers  have  provided  commentary  for  the  risk  register,  attended  the  risk  assessment  workshops  and, 
along  with  their  staff,  have  contributed  information  on  relevant  operational  processes  and  procedures. 
Citycare have provided information on the drinking water supply system and their staff qualifications and 
training. There have been twice weekly meetings between the Citycare Operations Manager and Council staff 
developing the water safety plan to clarify queries, request and provide additional information and review 
commentary. Follow up actions were recorded and a single point of contact was established to keep track of 
the information requested and responses between both organisations. 
The  implementation  of  the  water  safety  plan  will  include  a  joint  Council  and  Citycare  workshop  training 
session to ensure staff from both organisations are aware of the risks, compliance requirements and quality 
assurance provisions. The intent of the workshop is to ensure staff are aware of the water supply requirements 
as they are contained within the Water Safety Plan, including the six fundamental principles in the guidelines 
for  Drinking-water  Quality  Management  in  New  Zealand.  Developing  an  induction  process  and  ongoing 
training programme for water supply staff on the importance of water supply and the risks that can arise is an 
improvement item in the relevant supply-specific water safety plans. 
The Council considers the Water Safety Plan to be a living document. As such internal auditing of performance 
and  contract  reviews  are  undertaken  to  ensure  the  water  safety  plans  are  fit  for  purpose  and  being 
implemented appropriately, as described in sections 7.5 and 11.2. Water safety plan actions and associated 
issues and non-conformance are discussed at the fortnightly Water Supply Network Operations, Planning and 
Improvement  Coordination  meetings  which  are  attended  by  staff  from  Three  Waters  &  Waste  Network 
Operations, Asset Planning, Asset Management, Quality & Compliance and Water & Wastewater Operations 
teams. The Three Waters Improvement and Compliance Programme Control group has a role across water 
supply,  wastewater  and  stormwater  with  a  purpose  to  assess,  track  and  monitor  the  improvement  and 
compliance actions and works for the water, wastewater and stormwater systems. The group meets monthly 
and minutes are found in FOLDER21/1043. 
 
The Council and Citycare staff with responsibilities in the development and implementation of the water 
safety plan are listed in 
 
 
Table 1.3 and Table 1.4. The RASCI role assigned to a person reflects the highest responsibility a person has 
as  some  people  are  involved  in  more  than  one  aspect.  For  example  if  someone  was  consulted  in  the 
development of the water safety plan and is responsible for implementing it, they have been identified as 
responsible (R). 
 
 
 
                                                                            
3 Ministry of Health, 2018: New Zealand Drinking-water Safety Plan Framework: 
https://www.health.govt.nz/publication/new-zealand-drinking-water-safety-plan-framework 
4 Ministry of Health, 2019: Handbook for Preparing a Water Safety Plan: 
https://www.health.govt.nz/publication/handbook-preparing-water-safety-plan 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 19 

---

 
Table 1.3: Council staff with responsibilities in the development and implementation of the water 
safety plan 
Position 
Name 
RASCI* 
Chief Executive Officer 
Dawn Baxendale 
A 
General  Manager  Infrastructure,  Planning  and  Regulatory  Jane Davis 
A 
Services 
Head of Three Waters & Waste 
Helen Beaumont 
A 
Manager Service Excellence 
Tim Drennan 
R 
Manager Operations   
Adam Twose 
R 
Manager Planning and Delivery Three Waters 
Gavin Hutchison 
R 
Team Leader Instrumentation & Electrical Control 
Ben Beaumont 
R 
Team Leader Water Services 
Will Rowson 
R 
Manager Laboratory 
Belinda Wilson 
R 
Team Leader Microbiology Laboratory 
Nicholas Ohs 
R 
Team Leader Asset Planning (Water and Wastewater) 
Michele McDonald 
S 
Team Leader Water and Wastewater Treatment 
Colin Hefferman 
R 
Team Leader Network Operations (Network Controllers) 
Gijs Hovens 
R 
Team Leader /PM Water Supply 
Grant Deeney 
R 
Commercial Specialist (Contract Management) 
Jason Lemmon 
I 
Operational Delivery Leader Reticulation & Maintenance 
Steve Pink 
R 
Senior Advisor Reticulation & Maintenance 
Chris Mance 
S 
Senior Planning Engineer - Growth 
Daniela Murugesh 
C 
Senior Project Manager 
Patrick Cantillon 
R 
Programme Manager Water Reform 
Teresa Wooding 
I 
Resource Consent Compliance Coordinator 
Currently vacant 
C 
Process Engineer 
Ian Baker 
R 
Process Engineer Water and Wastewater Treatment 
Fredy Moreno 
R 
Process Engineer Water and Wastewater Treatment 
Matt McLellan 
R 
Team Leader Quality & Compliance 
Veronica Zefferino 
R 
Team Leader Water & Wastewater Operations 
Jeanette Gower 
R 
Water Security Specialist 
Judy Williamson 
R 
Other staff in Three Waters & Waste Unit 
 
I 
* R = Responsible (works on) 
 A = Approver 
 S = Support 
 C = Consulted 
 I = Informed 
Table 1.4: Citycare and external staff with responsibilities in the development and implementation of 
the water safety plan 
Position 
Name 
RASCI 
Branch Manager 
I 
Water Maintenance Manager 
R 
Water Reticulation Manager 
R 
Water Supervisor 
R 
Pump and Storage Manager 
R 
Pump and Storage Engineer 
R 
Pump and Storage Supervisor (Unplanned) 
R 
 Pump and Storage supervisor (Planned) 
R 
Technical and Operational Support (External Provider BP) 
S 
Technical and Operational Support (External Provider BP) 
S 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 20 

---

link to page 11 link to page 83 link to page 23 link to page 23  
1.3  Engaging community 
1.3.1  Public consultation 
As described in section 1.1.5, the public is consulted every three years on the draft Long Term Plan and every 
year on the Annual Plan. They can provide feedback on how we plan to deliver water supply, including levels 
of service, and the proposed expenditure. 
Ensuring a high quality water supply that is safe and sustainable is one of the Council’s Strategic Priorities. 
These strategic priorities were developed by elected members and were publicly consulted on as part of the 
2020/21 Annual Plan process. 
Community consultation and stakeholder engagement was part of the development process for Te Wai Ora o 
Tāne Integrated Water Strategy. A series of workshops included Councillors and Community Board members, 
Ngāi Tahu Rūnanga representatives, members of the Banks Peninsula, Christchurch-West Melton and Selwyn 
Waihora Zone Committees, Environment Canterbury councillors and staff, and community stakeholders from 
a  range  of  environmental  Non-Governmental  Organisations.  There  was  public  consultation  on  the  draft 
strategy  and  feedback  from  this  was  taken  into  account  in  the  final  strategy.  The  Water  Supply 
Implementation Plan has been developed with input from Environment Canterbury staff, Mahaanui Kurataiao 
and Ngāi Tahu Rūnanga representatives. 
1.3.2  Incidents and emergencies 
Communication  plans  and  contact  lists  for  incidents  and  emergencies  are  included  in  each  procedure 
document. These processes are outlined in section 8. Three Waters & Waste Business Continuity Procedures 
related to water supply schemes also contain contact lists for Council staff and external stakeholders. There 
is a specific procedure for informing the public about water contamination should it be required. 
Through the Promapp incident and emergencies procedure documents, operational alerts are in place to 
remind staff when to contact the Communications team and the information that should be considered when 
notifying them. This includes information on: 
  What the event is 
  Who's affected by the event 
  How long it's likely to last including a possible time/date on when it will be resolved 
  What actions the public may need to take 
  Social media notifications 
  CCC website notifications 
  Civil Defence and Emergency Management text alerts. 
The Council is continually reviewing the incident and emergency procedure documents to ensure they are up 
to date and, where appropriate, are consistent in their approach to communication plans and procedures. 
The  review  period  for  each  process  is  set  by  the  process  owner,  for  example,  Respond  to  Significant 
(Unplanned)  Event  (City  Services)  is  reviewed  annually.  Review  dates  are  included  in  the  procedural 
information. 
Figure 1.3 shows the linkages between the Promapp water supply procedure documents and other processes. 
Staff positions identified in Figure 1.3 are process owners not staff contacts. Information relating to key staff 
to  contact  in  event  of  an  incident  or  emergency  are  contained  in  each  Promapp  process  and  include 
alternative  contacts  to  address  issues  such  as  staff  absence/availability.  Further  information  about  the 
processes is contained in the individual procedure documents. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 21 

---

link to page 80  
1.3.3  Customer complaints 
There is a specific Promapp process for responding to consumer complaints; this is linked to the Council’s 
customer service requests Action Three Waters Customer Service Requests. Where customer complaints are 
received, consumer engagement is described through that process. This process is outlined in section 7.3. 
When  there  is  a  cluster  of  complaints  in  one  area  relating  to  a  specific  issue,  such  as  water  taste,  these 
complaints are dealt with collectively. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 22 

---

 
 
Figure 1.3: Water Safety Process Relationship 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 23 

---

link to page 24
 
1.4  Quality management system 
Council’s Three Waters & Waste Unit intends to develop and implement a quality management system for its 
water supply activities. The adoption of a quality management system will help improve overall performance 
and achieve benefits such as: 
  The ability to consistently provide services that meet customer and applicable statutory and 
regulatory requirements including key elements of the water safety plan framework. 
  Facilitating opportunities to enhance customer satisfaction. 
  Addressing risks and improvements. 
Using the recognised standard AS/NZS 9001:2016 (TRIM 19/775880) as a guideline, a process approach will be 
used which incorporates the Plan-Do-Check-Act (PDCA) cycle and risk-based thinking, as shown in Figure 1.4.  
 
Figure 1.4: Quality Management System Plan-Do-Check-Act Cycle5 
The work will be led by the Three Waters & Waste Quality & Compliance Team in close cooperation with the 
other l Three Waters & Waste teams. Documentation is currently being developed to initiate discussions and 
relevant  information  is  stored  in  TRIM  FOLDER18/745  (AMCV  –  3W  –  Quality  Management  System 
Development).  The  development  of  the  Quality  Management  System  is  included  as  a  Procedural 
Improvement in the supply-specific water safety plans. 
                                                                            
5 Source: https://www.risk-technologies.com/PagePreview.aspx?pag=3067 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 24 

---

link to page 25  
2 Description of the Drinking Water Supply 
2.1  Overview 
Description  of  individual  drinking  water  supplies  is  provided  in  the  supply-specific  water  safety  plans. 
Information includes, where relevant: 
  Catchment characteristics and source water risk management 
  Resource consents within close proximity 
  Well characteristics and secure bore status 
  Water treatment 
  Distribution system – asset characteristics 
  Water quality characteristics. 
The supply-specific water safety plans and TRIM references are provided in Table 2.1. 
Table 2.1: Water supply specific water safety plans and TRIM references 
Water Safety Plan 
Revision 
Date 
Status 
TRIM 
No. 
reference 
Akaroa/Takamātua 
5.3 
November 2020 
Approved 
22/438313 
Birdlings Flat 
3.0 
N/A 
Draft, not yet submitted 
19/608839 
2.0 
September 2017 
Approved, old requirements  17/1178739 
Christchurch/Lyttelton   Revision 
Volume A 
Submitted  to  DWA  –  Not  22/438283 
1 - 2020 
Volume B 
approved 
22/438287 
December 2020 
 
 
Volume  C  (source  Draft 
22/438290 
RMP)  
Duvauchelle 
5.1 
May 2019 
Revised 2019, not approved  20/891820 
Little River 
4.1 
February 2021 
Submitted, not assessed 
 22/438473 
Pigeon Bay 
5.1 
August 2019 
Revised 2019, not approved  20/891831 
Wainui 
5.1 
November 2020 
Submitted  to  DWA,  not   22/438501 
approved 
 
2.2  SCADA control measures and alarms 
General SCADA Information 
Supervisory control and data acquisition (SCADA) is a system of software and hardware to control processes, 
gather information, and record events. Our SCADA system is used to monitor and operate the pump stations 
and  storage  reservoirs  as  well  as  monitor  unauthorized  site  entry  and  vandalism.  A  team  of  network 
controllers manages the SCADA system 24 hours a day, 7 days a week and is responsible for ensuring that any 
problems are escalated. The network controllers access the network SCADA for potable water, wastewater 
and stormwater operations via two computers in the Control Room. The network SCADA and the treatment 
plant  SCADA  are  run  on  dedicated  servers  in  the  Network  Operations  building.  These  can  be  accessed 
remotely from computers within or outside of the Christchurch City Council’s computer network. There is one 
network controller on duty for each shift. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 25 

---

link to page 98  
For  potable  water,  the  network  controllers  are  responsible  for  monitoring  over  150  pump  stations  and 
reservoirs. The monitoring includes which pumps are operating or not, what the flow rates are from each 
pump,  the  pressure  at  the  outlet  of  each  pump  station,  and  the  water  level  in  the  reservoirs.  From  this 
information, they determine whether pumps need to be turned on or off to meet demand, and whether more 
water is needed to top up the reservoirs. The pump stations are able to be operated remotely. Screenshots 
from the SCADA system to illustrate the data that the network controllers see in the control room are provided 
in Appendix B.  
There are 5769 SCADA alarm tags for the water supply (see TRIM 19/984689). Alarm types include process 
(pressure, flow, pump, sand filter), communications (communications failures), backup systems (fuel levels, 
fire protection), power monitoring (ripple active) and security (hatch/door triggers). The system has a ‘Current 
Alarms’ screen. This screen is continuously monitored by the network controller and displays a table of the 
fault or event conditions that are currently live on the SCADA.  
When alarms are raised, they are acknowledged by the network controller who assesses the alarm and the 
response required. For critical alarms, the network controller immediately contacts the Citycare electrician, 
fitter or treatment plant operator who the network controller identifies is required to resolve the fault. For 
non-critical alarms, there is a meeting at 7am each morning, Monday to Friday, where the network controller 
provides the Citycare contractors with a list of faults that have occurred since the previous meeting that need 
to be addressed. 
A non-critical fault does not have the potential to affect the provision of water to the network. A critical fault 
has the potential to affect the provision of water to the water supply network. For example, at a pump station 
with two pumps, a fault with one pump may not be  critical, as there is still the ability to meet the water 
demand. If a fault occurred at the second pump as well, the situation could be reclassified as critical and result 
in an immediate call to the appropriate duty contractor, as the situation now has the potential to impact on 
network capacity. 
Currently  the  response  relies  on  the  expertise  and  experience  of  the  network  controller.  There  are  no 
documented standards for the alarm types and there are no standardised documented triggers or response 
plans  for  the  alarm  tags.  This  is  an  improvement  item  in  the  supply-specific  water  safety  plans  and draft 
documents are being prepared. 
Where there are variations from the described process, supply specific SCADA information is provided in the 
supply-specific water safety plans. 
2.3  Distribution system 
2.3.1  Infrastructure design standards 
The Council’s design standard for reservoirs and pumps is the ‘Water Supply, Treatment, Pumping Station 
and Reservoir Design Specification’ and is found in TRIM 15/1248260. 
The document outlines the Council’s design philosophy for water storage, which includes objectives relevant 
to water safety including minimising the chance of contamination, promoting mixing and minimising thermal 
stratification of contents. The design standard gives specific requirements, criteria and features for storage 
sizing and partitioning and the design of appurtenances to provide the above functions and a number of water 
safety features. Seismic risks are carefully considered in the design process, including liquefaction, ground 
settlement, water surface wave effects and loosening of construction and pipe joints. Wall to floor joints, 
water stops, seals and sealant design details have specific requirements.   
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 26 

---

link to page 28  
Where pipes, valves and vents are open to atmosphere, these are fitted with a corrosion proof fine mesh 
barrier to prevent ingress of particles and entry of vermin. Overflow and drainage discharge points to outfalls 
and drains have a defined air gap to prevent backflow. The roof is required to be watertight and adequately 
sloped for rainfall run-off and, where practical, designed to be windswept for self-cleaning of deposited dry 
material. Roof access is designed with security features to prevent unauthorised access to the roof. Design for 
security of the whole site may be required to prevent unsafe public activities.  
2.3.2  System water loss and leakage 
Council has been carrying out water loss and leakage reduction work since the late 1990’s. 
Leakage is calculated by measuring the ‘minimum nightflow’ in a water loss zone. This ‘minimum nightflow’ 
is  measured  at  a  time  of  low demand  (i.e.  at  night,  during  winter)  when  we  assume the  flows  are  purely 
generated  by  unavoidable  leakage  (very  small  leaks  that  are  unable  to  be  detected  with  equipment; 
dependent on pipe age, material, network pressure and network layout) and actual leakage (leaks that can 
be identified and repaired). 
The Council has a contract in place with Detection Services South Island Ltd for the provision of water loss 
and leak detection services. Contract CN4600003636 was created in 2021 and is for an initial term of two years 
with right of renewal for 3 years on a 1+1+1 basis. The contract includes water loss nightflow testing and leak 
detection surveys in all Council supplies. Each water supply area is surveyed approximately every 5 years. 
The nightflow test methodology is as follows: 
  The contractor isolates a water loss zone and performs a flow test to measure the water usage 
at a time when water consumption is considered to be lowest (i.e. at night, preferably winter) – 
known commercial high water consumers are monitored 
  If the nightflow test result is high compared to previous tests then the contractor carries out a 
leak  detection  survey  –  deploying  acoustic  loggers  on  valves  and  hydrants  to  indicate  the 
general area of a leak, followed up with a walk over ground microphone survey to pinpoint the 
actual leak location 
  Leaks on Council pipes are repaired by Citycare and significant leaks on private property are 
reported to the property owner 
  After all leaks on Council pipes have been repaired the contractor carries out a second nightflow 
test to confirm the nightflow has reduced 
  The nightflow result and the number of water connections in each water loss zone are then used 
for calculating the overal  leakage. 
 
Figure 2.1 is an example of how a water loss zone is isolated on the test night. Once al  the valves are closed, 
nightflow testing is carried out at the ‘supply / control / inlet’ location, using a portable setup consisting of 
two hydrant standpipes, a flow meter and data logger (logs water flow and pressure). 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 27 

---

 
 
Figure 2.1: Example of Water Loss Zone Isolation for Testing 
 
The nightflow results are used to calculate the Infrastructure Leakage Index (ILI) for each water loss zone. The 
ILI is the ratio of the Current Annual Real Losses (CARL) – established by minimum nightflow testing – to the 
system-specific Unavoidable Annual Real Losses (UARL), which take into account system pressure, the length 
of water mains and submains and the number of water connections. Detailed guidance can be found in the 
Water New Zealand Water Loss Guidelines6. 
ILI = Current Annual Real Losses (CARL) / Unavoidable Annual Real Losses (UARL) 
CARL (litres/service connection/day) = established by minimum nightflow testing 
UARL (litres/service connection/day) = (18 x Lm + 0.8 x Nc) x P 
 
 
 
 
 
 
Lm = length of mains and submains (km) 
 
 
 
 
 
 
Nc = number of service connections 
 
 
 
 
 
 
P = average operating pressure (m) 
The ILI is a non-dimensional performance indicator, which is used worldwide for operational management 
and benchmarking of water losses. Calculations for Council water supply zones are saved in TRIM 19/1067614. 
The calculated ILI for each water supply is provided in the supply specific water safety plans. 
                                                                            
6 Lambert & Taylor, 2010: Water Loss Guidelines. Water New Zealand: 
www.waternz.org.nz/Folder?Action=View%20File&Folder_id=101&File=100503_waterloss_guidelines.pdf 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 28 

---

link to page 30  
The  LeaksSuiteLibrary.com  website7  collates  global  information  on  ILIs  and  provides  a  performance 
classification system and that allows for benchmarking. The website also provides recommended strategies 
for improvement. Information on how to interpret ILIs is summarised in Figure 2.2.  
While minimum nightflow testing is considered to be an accurate means to establish CARL there are the some 
limitations to the Council’s methodology, which may have an impact on the data: 
  Currently no allowance is made for residents utilising water at night (e.g. flushing the toilet, 
using washing machines or dishwashers) 
  No seasonal adjustment has been made for residential irrigation systems 
  Some nightflow testing in 2017 and 2018 was carried out later than usual (spring rather than 
winter)  which  meant  that  increased  consumption  for  irrigation  was  likely  and  minimum 
nightflow numbers were higher. 
This  means  that  the  reported  leakage  rates  are  higher  than  actual.  The  Council  is  planning  to  develop 
allowances for customer night use and irrigation to refine the data so that the ILIs more accurately reflect 
network performance. 
                                                                            
7 The LeaksSuiteLibrary website, accessed 14/9/2019: https://www.leakssuitelibrary.com/uarl-and-ili/ 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 29 

---

 
 
 
Figure 2.2: International Leakage Performance Classification System 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 30 

---

link to page 32  
2.4  Asset Assessment and Intervention Framework 
The Asset Assessment and Intervention Framework (AAIF) project has improved the lifecycle management 
and renewals planning at Christchurch City Council. This has been implemented for three waters pipe assets 
and will ultimately be extended to cover all three waters assets.  The AAIF project aims to: 
  Provide a consistent approach for lifecycle management 
  Increase confidence in Council's asset management outcomes 
  Provide transparency to stakeholders 
  Speed up the renewals planning process by automating processes 
  Reduce the risk of errors from use of large spreadsheets 
  Reduce  the  human  resource  risk  of  losing  significant  amounts  of  institutional  knowledge 
through the loss of a single staff member. 
2.4.1  Methodology 
Renewal planning under AAIF uses multi-criteria analysis across a number of categories or schema.  Schema 
completed for water supply pipes include: 
  Condition 
  Repairs, maintenance and operation 
  Vulnerability 
  Consequence of failure. 
A score of 1 (very good) to 5 (very poor) is assigned to each pipe for each schema. 
Condition scores are derived from laboratory testing and analysis of pipe samples where these are available 
and the remaining useful life is defined based on these results. Laboratory testing results are limited by cost 
and practicality. Where laboratory test results are unavailable a condition grade is estimated based on pipe 
material and age, and this is used to assess how far an asset is through its theoretical useful life. Theoretical 
useful life figures are reviewed every three years based on laboratory test results and experience of failures 
throughout the network. 
Repairs,  maintenance  and  operations  scores  are  defined  based  on  the  number  of  failures  that  have 
occurred on each pipe, taken from repairs and maintenance data records.   
Vulnerability grades are based on the exposure of each pipe to environmental conditions that can cause 
failure in the specific pipe material. Vulnerability scores are based on proximity to pump stations (transient 
pressures  can  reduce  pipe  life),  whether  the  pipe  is  above  or  below  the  groundwater  table  (exposed  to 
groundwater corrosion), and proximity to trees. 
Consequences  of  failure  on  service  delivery  are  the  maximum  of  two  grades,  one  for  the  number  of 
properties/people  who  would  lose  water  in  a  pipe  failure  and  another  for  the  importance  of  individual 
properties to the community. This information identifies and maps vulnerable customer groups, including 
hospitals,  schools  and  rest  homes.  In  addition,  the location of  home  renal dialysis  patients  is  mapped in 
SmartMap and this information is updated weekly. 
Importance ratings are listed Table 2.2. 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 31 

---

link to page 11 link to page 33 link to page 34 link to page 33  
Table 2.2: Importance ratings for property types 
Importance 
Facility or Property Type 
Rating 
1 
All properties in residential or rural land use zones as defined in the Christchurch District 
Plan except where a higher importance rating is required as per following rows. 
2 
All properties in commercial or industrial land use zones as defined in the Christchurch 
District Plan except where a higher importance rating is required as per following rows. 
3 
  School and childcare facilities 
  Properties registered with Council as high water users 
4 
  General Practitioners offices 
  Rest homes 
  Emergency Services (FENZ, NZ Police, Ambulance) 
  Corrections Department residential facilities 
  Justice Department facilities 
5 
  Lifelines Utility facilities essential for a lifeline service to be provided 
  All facilities used for Civil Defence purposes 
  Hospitals 
Other consequence of failure schema are scored based on a number of  parameters that can increase the 
consequences of failure in terms of interruption to supply. To estimate the relative likelihood of failure of each 
and every pipe, the scores for condition, repairs and maintenance and vulnerability were added together. The 
scores ranges from 3 (very good) to 13 (very poor). 
This information is available on a GIS dashboard: 
(https://gis.ccc.govt.nz/portal/apps/opsdashboard/index.html#/120e360f35934ddf9d65eb32c1127a2b ).  
Dashboards for each water supply scheme, which includes asset information along with likelihood of failure 
and infrastructure leakage index data, are provided in the supply specific water safety plans. Dashboards for 
Christchurch can be generated in the GIS portal as required. 
2.4.2  Asset renewals 
The AAIF tool gives us a prioritised draft renewals list for  the Long Term Plan. Asset engineers then apply 
engineering judgement to optimise renewals projects and to co-ordinate with other infrastructure portfolios 
(e.g. roads) to produce a final pipe renewals list. 
While water main and submain replacement has the majority of the budget due to the size of the network, the 
Council also has condition assessment and asset replacement programmes in place for other water supply 
assets such as wel s, pumps, reservoirs and buildings. Replacing assets in poor condition and built to older 
standards with new assets built to current standards in the Council’s Infrastructure Design Standards and 
Construction Standard Specifications improves water safety. 
2.4.3  Water supply budget 
The 10 year budget in the 2021-2031 Long Term Plan for water supply is $837 million, and the 30 year forecast 
in  the  Infrastructure  Strategy  is  $2,093  million  (including  inflation).  The  majority  of  this  is  planned  for 
renewing  water  supply  assets,  particularly  pipes,  with  $344  mil ion  planned  for  renewing  mains  and  $43 
million for renewing submains over the next 10 years. These may change (increase or decrease) through future 
annual plans and long term plans. Information relating to budget process, including stakeholder input, is 
outlined in section 1.1.5. 
Figure  2.3  and Figure  2.4  show the projected capital  expenditure over  the  next  30  years  for  water  supply 
infrastructure by prioritisation category. Figure 2.3  shows the split of the total 30 year spend. Inflation in 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 32 

---

link to page 34
 
included in both graphs. Table 2.3 shows the inflation figures that were assumed for capital and operating 
expenditure for the Infrastructure Strategy. 
 
Figure 2.3: Water Supply – Percentage Capital Expenditure by Prioritisation Category  
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 33 

---

 
 
 
Figure 2.4: Water Supply – Long Term Projected Capital Expenditure by Prioritisation Category 
 
 
Table 2.3: Assumed Inflation Rates 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 34 

---

link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36  
2.5  Water quality characteristics 
2.5.1  Water quality incidents and responses 
The Council has a water sampling programme in place, with water testing carried out by its own laboratory. 
The  sampling  programme  and  procedures  have  been  developed  in  collaboration  with  Citycare  and  the 
Council to ensure it meets or exceeds the DWSNZ requirements. Staff in the Three Waters & Waste Unit are 
immediately notified if there is any contamination, in accordance with Raise an Alert regarding a Test Showing 
Water Contamination (see overview in Figure 2.5; more detail is provided behind each item in Promapp). To 
ensure  the  appropriate  people  are  contacted,  and  to  reduce  the  response time  to  an  incident,  there  is  a 
template that is completed by the Laboratory team ( 
DRINKING WATER CONTAMINATION EVENT – LABORATORY – INITIAL NOTIFICATION 
DATE & TIME OF 
  
SAMPLING 
SITE SAMPLED 
  
TEST RESULTS 
E. COLI/100 mL 
  
TOTAL COLIFORMS/100 mL 
  
KEY STAKEHOLDERS 
PHONE 
NAME 
ROLE 
CONFIRMATION 
INFORMED 
Jeanette 
Team Leader – Water and Wastewater 
(Enter Y when 
IMMEDIATELY 
Gower 
Operations (CCC) 
done) 
(BY PHONE CALL) 
  
(Add name if 
Water and Wastewater Operations On 
  
  
contacted) 
Call Supervisor (CCC) 
  
Veronica 
Team Leader Quality & Compliance 
  
Zefferino 
(CCC) 
Transgression Response Contract Lead 
  
(Citycare Water) 
Reservoir Security, Well Heads, Pump 
 
Station & Chlorination Lead (Citycare 
  
Water) 
ADDITIONAL 
(Details or N/A) 
SAMPLING SITES 
RESULTS AVAILABLE 
DATE 
  
TIME 
  
ADDITIONAL INFO 
  
REPORT ATTACHED 
(Enter Y)  
(check) 
 
Figure 2.6 and TRIM 19/625032). This also ensures there is consistency in how incidents are recorded.   
A situation report is initiated by the CCC Response Lead to summarise the event, keep track of actions taken 
(TRIM 19/625076) and then review the effectiveness of the response and undertake a Root Cause Analysis. The 
Quarterly  Compliance  Meetings  include  reviewing  any  events  that  have  occurred  in  the  last  quarter.    In 
additional  quarterly  meetings  between  the  Quality  and  Compliance  and  the  Water  and  Wastewater 
Operations  teams  review  responses  to  events  including  incorporating  any  ‘lessons  learnt’  into  current 
operations or future responses.  The Incident reviews are conducted using a standardised template (see TRIM 
19/625081). Meeting minutes, any findings and recommendations are recorded in the template and saved in 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 35 

---

link to page 91 link to page 97
 
TRIM: FOLDER10/688. Annual reviews of the Water Safety Plan include the incident review and lessons learned 
documents  that  are  produced  following  events  (as  discussed  in  section  10)  and  are  incorporated  in  the 
internal water safety plan review checklist (Appendix A). 
 
Figure 2.5: Raise an Alert regarding a Test Showing Water Contamination flow diagram 
 
 
 
 
DRINKING WATER CONTAMINATION EVENT – LABORATORY – INITIAL NOTIFICATION 
DATE & TIME OF 
  
SAMPLING 
SITE SAMPLED 
  
TEST RESULTS 
E. COLI/100 mL 
  
TOTAL COLIFORMS/100 mL 
  
KEY STAKEHOLDERS 
PHONE 
NAME 
ROLE 
CONFIRMATION 
INFORMED 
Jeanette 
Team Leader – Water and Wastewater 
(Enter Y when 
IMMEDIATELY 
Gower 
Operations (CCC) 
done) 
(BY PHONE CALL) 
  
(Add name if 
Water and Wastewater Operations On 
  
  
contacted) 
Call Supervisor (CCC) 
  
Veronica 
Team Leader Quality & Compliance 
  
Zefferino 
(CCC) 
Transgression Response Contract Lead 
  
(Citycare Water) 
Reservoir Security, Well Heads, Pump 
 
Station & Chlorination Lead (Citycare 
  
Water) 
ADDITIONAL 
(Details or N/A) 
SAMPLING SITES 
RESULTS AVAILABLE 
DATE 
  
TIME 
  
ADDITIONAL INFO 
  
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 36 

---

 
REPORT ATTACHED 
(Enter Y)  
(check) 
 
Figure 2.6: Contamination event laboratory initial notification template 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 37 

---

 
 
 
Figure 2.7:  Respond to Drinking Water Contamination 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 38 

---

link to page 41 link to page 42  
3 Hazards and Hazardous Event Identification and 
Risk Assessment 
3.1  Council risk assessment methodology 
Each supply element of the water supply is exposed to risk events of varying likelihood and consequence. In 
establishing a management plan, the level of risk to public health and operations within each Council water 
supply needs to be understood, quantified and managed. 
The  risk  assessment  includes  identifying  hazardous  events  and  their  likely  causes.  Hazardous  events  are 
defined  as  events  that  introduce  hazards  to,  or  fail  to  remove  them  from,  the  water  supply.  To  ensure 
consistency in the risk assessment approach, two risk methodology development workshops were held in 
February 2019. During these workshops, three existing risk methodologies (2018 WSP / MoH / Global CCC risk) 
were compared and the proposed methodology for the 2019 risk assessment workshops was developed and 
agreed  on  by  all  attendees,  which  included  most  of  the  staff  who  were  involved  in  the  following  risk 
workshops. A Drinking Water Assessor attended the first of these workshops. 
The events and causes listed in the risk register were determined in risk assessment workshops held between 
March  and  May  2019.  Workshops  were  attended  by  planning,  technical  services,  customer  services, 
operations  and  maintenance  staff  as  well  as  the  Drinking  Water  Assessor  and  Citycare.  Likelihood  and 
consequence scoring was done by means of expert judgement by the workshop attendees. In June and July 
2020 a review of the final 2019-risk assessment methodology was undertaken following feedback from the 
2019  Christchurch/Lyttelton WSP  assessment.  The  risk  registers  were  also  reviewed  to  ensure  alignment. 
Attendees at risk assessment workshops are listed in appendices in the supply-specific water safety plans. 
A risk rating for each possible hazardous event was agreed based on the likelihood of the event occurring 
(Table 3.1) and the consequences if it occurred ( 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 39 

---

link to page 42 link to page 46  
Table 3.2). The matrix is based on five categories of likelihood and five categories of consequence (Table 3.3) 
established in internal staff workshops attended by the Drinking Water Assessor and Ministry of Health staff. 
The New Zealand Drinking-water Safety Plan Framework8 (Ministry of Health, 2018) allows a water supplier to 
establish its own approach to hazard identification and risk assessment methodology. The Handbook for 
Preparing a Water Safety Plan9 (Ministry of Health, 2019) provides examples of likelihood and consequence 
ratings. The Council developed its own risk assessment methodology taking into account the examples given 
in the Handbook and the World Health Organisation Water Safety Plan Manual 2009, which says that the aim 
of the risk assessment should be to distinguish between significant and less significant risks. 
The  likelihood  rating  scale  descriptions  adopted  by  the  Council  are  stricter  than  the  descriptions  in  the 
Handbook. For example, the Handbook defines the likelihood description of ‘Unlikely’ as ‘Occurs more often 
than once every five years and up to once per year’. The Council likelihood rating scale rates such an event as 
‘Possible’ instead of ‘Unlikely’ which, for a risk that has a ‘Minor’ consequence,  would change the risk rating 
from Low (using the Handbook likelihood scale) to ‘Medium’ (using the Council likelihood scale). 
 
 
                                                                            
8 Ministry of Health, 2018: New Zealand Drinking-water Safety Plan Framework: 
https://www.health.govt.nz/publication/new-zealand-drinking-water-safety-plan-framework 
9 Ministry of Health, 2019: Handbook for Preparing a Water Safety Plan: 
https://www.health.govt.nz/publication/handbook-preparing-water-safety-plan 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 40 

---

link to page 46  
Table 3.1: Likelihood Rating Scale Applied to Hazardous Events 
Likelihood Frequency  Score 
Likelihood Description 
Almost Certain 
5 
Occurs several times per month 
Likely 
4 
Occurs several times per year but no more than once per month 
Possible 
3 
Occurs several times in a 5-year period but no more than once per year 
Unlikely 
2 
Occurs once every 5 to 50 years 
Rare 
1 
Occurs only in exceptional circumstances or less than every 50 years. 
The consequence ratings in Table 3.3 take into account impacts on public health and impacts on water supply 
operations, with the higher rating of the two being used in the risk assessment table. 
The  Council  makes  two  distinctions  around  microbial  contamination  of  the  water  supply  and  the 
consequential impacts on public health: 
  Between  minor  and  major  microbial  contamination,  which  reflects  the  potential  amount  of 
pathogens that could enter in the water supply. For example, minor microbial contamination 
includes contamination from shallow groundwater or minor seepage through a reservoir roof, 
whereas major microbial contamination includes sewage overflow into source water or a dead 
animal  in  a  reservoir.  This  distinction  is  made  on  the  basis  that  there  is  a  dose  response 
relationship  between  the  concentration  of  pathogens  in  the  water  and  the  probability  of 
infection. It is informed by the causes of major water outbreaks around the world10. 
  Based on the number of people being supplied with water, the more people being supplied with 
water,  the  greater  the  consequential  impact  –  using  5,000  people  as  the  threshold. 
This was discussed in depth at the March 2019 workshop with Drinking Water Assessor Kirsty 
McLeod, who agreed and advised that it was standard practice in public health to prioritise 
efforts on areas which would have the biggest impact. 
This means that there is a range of consequences from moderate (minor microbial contamination affecting 
less than 5,000 people) to major (minor microbial contamination affecting more than 5,000 people, or major 
microbial contamination affecting less than 5,000 people) to catastrophic (major microbial contamination 
affecting  more  than  5,000  people).  This  compares  with  the  Handbook  examples  which  suggests  major 
consequence  for  an  outbreak  of  widespread  illness  affecting  a  sub-population  and  a  catastrophic 
consequence for an outbreak of widespread illness affecting most of the population. 
Pathogenic risks are also considered based on the level of potential contaminant entering the water supply 
(i.e.  minor  vs  major  contamination).For  example,  minor  microbial  contamination includes  contamination 
from  shallow  groundwater  or  minor  seepage  through  a  reservoir  roof,  whereas  major  microbial 
contamination includes sewage overflow into source water or a dead animal in a reservoir. This distinction is 
made on the basis that there is a dose response relationship between the concentration of pathogens in the 
water and the probability of infection. Error! Reference source not found. provides descriptors for levels of 
response in light of their effect on public health risks and shows how these are linked in to the emergency 
response levels. A moderate event aligns with emergency level 3 (less than 10 E. coli /100mL detected) and a 
major event aligns with emergency level 4 or 5 (more than 10 E. coli /100mL detected). 
Chemical and radiological risks have been ranked based on their potential to cause acute, chronic or possible 
harm to people. According to DWSNZ Guidelines chapter 9, in the radiological context, the MAV is intended to 
indicate  a  level  above  which  the  radioactive  content  of  the  water  should  be  investigated  further  and  an 
assessment of all relevant radiological issues undertaken. The MAV is thus more of a guideline than necessarily 
                                                                            
10 Hrudey & Hrudey, 2014: Ensuring Safe Drinking Water: Learning from Frontline Experience With Contamination 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 41 

---

 
an absolute maximum. It is also intended to be clear however, that at levels below the MAV, there is no need 
for further assessment and therefore the consequence ranking is minor. 
For risks that are associated with both public health and operational/water continuity hazards, public health 
consequences take priority over operational consequences. 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 42 

---

 
Table 3.2: Consequence Rating Scale Applied to Hazardous Events 
Incident/Emergency level 
Description of level 
(Note: Sitrep required for Level two and 
Incident 
higher) 
Impact on Public Health 
Impact on Operations 
Major microbial contamination, 
Level 5 
Widespread occurrence of waterborne 
possibly deaths expected, that 
High level of monitoring and 
contamination (microbiological or 
incident management required 
(
affects >5,000 people 
Catastrophic 
chemical) 
OR 
consequence) 
Significant event, which involves 
Acute harm to people: via gross 
multiple agencies working 
OR 
persistent exceedance of one or 
together to respond and resolve 
Presence of cyanotoxins in distribution 
more chemical MAVs (e.g. more than 
the situation. 
network 
5x MAV) 
• 
For lead (plumbosolvent 
Lead  by  Civil  Defence  or  other 
source), this is over a 24hr sample 
relevant external agency 
period 
3 Waters  Lead - Manager Service 
• 
Presence of cyanotoxins in 
Excel ence 
distribution network 
Potential for use of alternative unsafe 
Water supply unable to be maintained/ 
 
supplies 
Major disruption of service (over 
expected to be unable to be maintained 
24 hours and >500,000 customer 
Notification:  Taumata  Arowai  –
hours) 
As soon as practicable 
Impact could cause widespread 
Declared civil defence natural disaster 
disease/illness 
Complete failure of systems 
Level 4 
More than 10 E.coli per 100 ml detected 
Major contamination,  widespread 
Systems significantly 
Major event, which could involve  at the treatment plant with 
illness, possibly deaths expected that  compromised and abnormal 
(Major 
multiple agencies working 
contamination also within the 
affects <5,000 people 
operation 
consequence) 
together to respond and resolve 
distribution system. 
OR 
the situation. 
Lead by 3 Waters  - Manager 
OR 
Minor contamination (1  - <10 E Coli) 
Service Excel ence 
causing widespread illness that 
High level of monitoring and 
Alert from District Health Board that 
affects >5,000 people 
incident management required 
 
surveil ance information suggests 
widespread cases of illness in the 
OR 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 43 

---

 
community are drinking-water related 
Notification: Taumata Arowai -  
(more than 10 cases) 
Occurrence of waterborne 
As soon as practicable (In case of 
contamination affecting a sub 
any  unplanned shut down 
population (eg school) 
exceeding 8hrs Taumata Arowai 
should be notified within 24hrs) 
Long term exceedances of a chemical 
Potential acute harm to people from 
Major disruption of service (8 to 
MAV 
exceedance of a short term MAV 
24 hours and 20,000 to 500,000 
customer hours) 
 
OR  
Chronic harm to people from long-
term exceedance of MAV. 
Level 3 
Detection of E.coli (<10) or significant 
increase in background concentrations of 
(Moderate 
other indicators (eg Total Coliforms)  OR 
consequence) 
Moderate event. Other agencies 
not involved with response. 
Specific pathogens at the treatment 
Taumata Arowai consulted with.  plant or in distribution system   OR 
Minor microbial contamination that 
3 Waters and Waste respond and 
affects <5,000 people 
Preventive measure failure in 
resolve the situation. 
OR 
combination with corrective action 
Lead by 3 Waters – Water and 
failure associated with Critical Control 
Possible harm to people (exceedance 
Wastewater Operations 
Point (CCP)    OR 
of Chemical MAV, including 
 
radiological) 
Significant modification to 
Repeated exceedances of one or more 
normal operation but 
 
chemical MAVs (ie, above but close to the  OR 
manageable 
MAV)     OR 
 
Widespread exceedance of aesthetic 
Alert from District Health Board that 
GV with possible harm to people 
 
surveil ance information suggests cluster  OR 
 
of illness in the community is drinking-
water related (1 - 9 cases) OR 
Cyanobacteria found in source water 
Notification:  Taumata  Arowai  - 
As soon as practicable 
Widespread exceedance of aesthetic GV 
OR 
Cyanobacteria found in source water 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 44 

---

 
Unplanned failure of infrastructure 
Increased monitoring 
(including treatment facilities) resulting 
in failures in treatment or unplanned 
Disruption to service (4 to 8 
water outages for consumers lasting 
hours and 500 to 20,000 
more than 8hrs and less than 24 hours 
customer hours) 
Level 2 
Reoccurrence of previous event with 
Local area with exceedance of 
Manageable disruption in the 
increase in background indicators. 
aesthetic GV (several complaints) 
ability to supply water (e.g. 
(Minor 
Moderate event. Other agencies 
pressure) for more than 4hs and 
consequence) 
not involved with response. 
Unplanned failure of infrastructure, 
OR 
< 8hs 
which results in transmission line break. 
Taumata Arowai may be 
Loss of network pressure  OR 
Isolated exceedance of MAV 
Short disruption of service (1 to 4 
consulted with. 
hours and 20 to 500 customer 
Exceedance of  50% of DWSNZ MAV 
OR 
3 Waters and Waste respond and 
hours) 
Possible harm to people in the future 
resolve the situation. 
OR 
(exceedance of half the chemical or 
Lead by 3 Waters – Water and 
Area with exceedances of aesthetic GV 
radiological MAV) 
Wastewater Operations 
One or more chemicals at greater 
than 50% of MAV 
Level 1 
Exceedance of a DWSNZ guideline (GV) or  Isolated, single exceedance of 
Acceptable range of Aesthetic 
aesthetic Guideline Value, some 
Little if any disruption to normal 
(insignificant 
determinand 
complaints 
operations, usually covered as a 
consequence) 
Minor event. Other agencies not 

public complaint/notification 
involved with response. 
 
colour 
  smell 
 
Taumata Arowai may be 
  taste 
consulted with. 
Unplanned failure of infrastructure or 
 
Very short disruption of service 
3 Waters and Waste respond and  source supply, where water quality or 
(up to 1 hour and <20 customer 
resolve the situation. 
supply is unlikely to be compromised or 
hours) 
Lead by 3 Waters – Water and 
an alternative process is available to 
Wastewater Operations  
provide drinking water. 
Water restrictions required to enable 
 
Increased monitoring to confirm 
supply continuity 
trends 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 45 

---

link to page 46 link to page 47  
Guidance  for  the overall  assessment of  the  hazardous  events  based  on their  likelihood  and  consequence 
rating was taken from the 2009 World Health Organization Water Safety Plan Manual11. 
A semi-quantitative risk prioritisation approach was used whereby each likelihood and consequence 
category received a score between 1 and 5 (1 being best, 5 being worst). The scoring system is outlined in 
Table 3.3. The risk score – the product of the likelihood and consequence scores – determines the overal  
risk rating, as per Table 3.4. 
Where  the  risks  have  been  grouped,  the  Council’s  evaluation  of  the  risk  has  been  determined  using  the 
greatest risk case. For example, the reservoir with the greatest risk profile was used to consider the likelihood 
and consequence of an event occurring for all reservoirs. 
As noted above, the likelihood ratings are one step more conservative than the Handbook example ratings 
and the consequence ratings are in some cases one step less conservative than the  Handbook (e.g. major 
microbial  contamination  affecting  less  than  5,000  people  is  rated  by  the  Council  as  major,  whereas  the 
Handbook  example  rating  is  catastrophic).  The  net  effect  is  that  the  risk  score  is  the  same  or  more 
conservative. By way of example, introduction of contamination in and around a water storage tank in Wainui 
due to access by animals/birds: 
  Using the Council  risk  methodology, the residual likelihood is unlikely  (occurs once  every 5 to  50 
years) and the consequence is major, which results in a medium risk rating. 
  Using the Handbook risk methodology instead, the residual likelihood would be rare (occurs less than 
or equal to once every five years) and the consequence would be catastrophic, which would also result 
in a medium risk rating. 
An example of where the Council risk methodology has resulted in a more conservative risk score than the 
Handbook  risk  methodology  is:  introduction  of  contamination  in  the  distribution  system  due  to 
no/inadequate/faulty/incorrectly installed backflow prevention device in Akaroa/Takamātua: 
  Using the Council methodology, the residual likelihood is unlikely and the consequence is moderate, 
which results in a medium risk rating 
  Using  the  Handbook  risk  methodology  instead,  the  residual  likelihood  would  be  rare  and  the 
consequence would be major, which would result in a low risk rating. 
Table 3.3: Semi-Quantitative Risk Prioritisation Approach for Risk Rating 
 
 
Consequence 
 
 
Insignificant 
Minor 
Moderate 
Major 
Catastrophic  Score 
 
 
Rare 
1 
2 
3 
4 
5 
1 
Unlikely 
2 
4 
6 
8 
10 
2 
Possible 
3 
6 
9 
12 
15 
3 
Likely 
4 
8 
12 
16 
20 
4 
Likelihood
Almost 
5 
10 
15 
20 
25 
5 
Certain 
 
Score 
1 
2 
3 
4 
5 
 
 
 
 
                                                                            
11 World Health Organization, 2009: Water Safety Plan Manual: 
https://www.who.int/water_sanitation_health/publications/publication_9789241562638/en/ 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 46 

---

link to page 47  
Table 3.4: Relationship between Risk Score and Overall Risk Rating 
Risk Score 
1 - 51 
52 - 9 
 10 - 15 
16 - 25 
Risk Rating 
Low 
Medium 
High 
Extreme 
1 risk score combination 'almost certain/insignificant' 
2 risk score combination 'rare/catastrophic' 
3.2  Risk assessment, uncertainty and acceptability 
While it is recognised that a range of factors contribute to the consequence of an event including economic, 
environmental,  public  health  and  operational  impacts,  this  document  only  considers  impacts  on  public 
health and operations. This is in line with the Water Safety Plan’s focus on public health. The impacts to public 
health and operations are considered separately. Where an event has an impact on both public health and 
operations, the highest-ranking consequence is used. Overall, emphasis is placed on public health risks. 
Maximum levels of risk and mitigated risk 
The Risk Table gives details of the maximum risk and the residual risk. The maximum risk rating is the level of 
risk that a hazardous event poses on the water supply if there were no preventive measures in place and all 
barriers failed. The residual risk rating takes into account current preventive measures. 
Risk uncertainty and acceptability of risks 
Hazard  identification  and  risk  assessment  are  activities  of  (informed)  judgement  and  inevitably  contain 
uncertainty  and  limitations.  Uncertainty  arises  from  factors  such  as  lack  of  complete  knowledge  or 
variability/inconsistency  of  data  and/or  information.  These  uncertainties  and  limitations  need  to  be 
understood and taken into account when determining the acceptability of risks. Risk uncertainty descriptors 
are provided in Table 3.5 and are referenced in the risk assessment table. 
Table 3.5: Risk uncertainty descriptors 
Level of 
Description 
Uncertainty 
  There are at least five years of drinking water quality monitoring data from the Treatment Plant 
and Distribution Zone available that is compliant with the requirements of the Drinking Water 
Standards for New Zealand in terms of number of samples, days of the week used and days 
between samples. The data has been collated and analysed, and variability is predictable. 
Certain 
  The hazardous event and preventive measures/processes involved are thoroughly understood. 
  There are operational measures/control points in place that deal  with the hazard (e.g. high 
turbidity  divert  settings,  automatic  shut-down  of  WTP  on  certain  conditions),  and  the 
robustness of these measures/controls is confirmed by at least five years of associated data or 
results. 
  There are at least two years of drinking water quality monitoring data from the Treatment Plant 
and Distribution Zone available that is compliant with the requirements of the Drinking Water 
Standards for New Zealand in terms of number of samples, days of the week used and days 
between samples. The data has been collated and analysed, and variability is predictable. 
  There is a good understanding of the hazardous event and preventive measures/processes 
Confident 
involved. 
  There are operational measures / control points in place that deal with the hazard (e.g. high 
turbidity  divert  settings,  automatic  shut-down  of  WTP  on  certain  conditions)  ,  and  the 
robustness of these measures/controls is confirmed by at least two years of associated data or 
results.  
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 47 

---

 
Level of 
Description 
Uncertainty 
  There is at least one year of drinking water quality monitoring data from the Treatment Plant 
and Distribution Zone available that is compliant with the requirements of the Drinking Water 
Standards for New Zealand in terms of number of samples, days of the week used and days 
between samples. The data has been collated and analysed, and variability is predictable. 
  There is a good understanding of the hazardous event and preventive measures/processes 
involved. 
Reliable 
  There are operational measures/control points in place that deal with the hazard (e.g. high 
turbidity  divert  settings,  automatic  shut-down  of  WTP  on  certain  conditions)  ,  and  the 
robustness of these measures/controls is confirmed by at least one year of associated data or 
results.  
  In some cases, depending on the hazardous event, other monitoring data such as age dating 
results, groundwater model ing results, asset database records and more may be considered 
in the uncertainty assessment, with rationale provided why it is considered ‘reliable’. 
  There are limited monitoring data available. 
  There is a reasonable understanding of the hazardous event and preventive measures/process 
Estimate 
involved. 
  There are manual operational measures/control points in place that deal with the hazard with 
limited data or results. 
  There is limited or no monitoring data available. 
Uncertain 
  The hazardous events or preventive measures/processes are not well understood. 
  There are no operational measures/control points in place that deal with the hazard. 
 
 
Table 3.6 outlines the levels of risk the Council considers: 
a)  Acceptable, for which it will take no additional actions to further reduce the risk 
b)  Unacceptable, for which additional actions / improvements will be taken. 
 
Table 3.6: Acceptability of risks 
Residual Risk 
Level of Uncertainty 
Acceptability 
Management Actions 
Certain, Confident, Reliable 
Acceptable 
Manage within existing processes, 
Low Risk 
adopting continuous improvement. 
Estimate, Uncertain 
Acceptable 
Risk Score 6-7: Manage within existing 
processes, adopting continuous 
improvement. 
Certain, Confident, Reliable 
Acceptable 
 
Medium Risk 
Risk Score 8-9: Consider implementing 
medium-term risk reduction measures 
Implement short-term measures, and 
Estimate, Uncertain 
Unacceptable 
investigations to reduce level of 
uncertainty as soon as possible. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 48 

---

 
Residual Risk 
Level of Uncertainty 
Acceptability 
Management Actions 
Implement short-term measures 
Certain, Confident, Reliable 
Unacceptable 
immediately, longer-term risk reduction 
measures need to be a priority. 
High Risk 
Implement short-term measures 
Uncertain 
Unacceptable 
immediately, and investigations to reduce 
level of uncertainty as soon as possible. 
Implement short-term measures 
immediately, emergency plans on stand-
Certain, Confident, Reliable 
Unacceptable 
by, longer-term risk reduction measures 
given top priority. 
Extreme Risk 
Implement short-term measures 
immediately, emergency plans on stand-
Estimate, Uncertain 
Unacceptable 
by. Implement investigations immediately 
to reduce level of uncertainty. 
The  Council  has  determined  that  a  medium  risk  where  the  level  of  Uncertainty  is  classified  as  ‘Certain’, 
‘Confident’, or ‘Reliable’ is an acceptable risk, as illustrated in Table 3.6. As the Council has adopted stricter 
likelihood rating scale descriptions than the descriptions provided in the Handbook (refer to 3.1), a medium 
risk  as  assessed  by  Council  would  stil   be  likely  to be  assessed  as  a  low  risk  under  the  Ministry  of  Health 
guidance. 
Unacceptable risks requiring improvements have been identified in the respective capital, operational and 
procedural improvement tables. The responsibility for ensuring progress on the improvement, the timeframe 
for  the  improvement,  and  possible  practical  steps  to  carry  out  the  improvement  are  also  included  in  the 
tables. 
To ensure that the work is undertaken, responsibilities have been assigned to the relevant Council staff. Roles 
and responsibilities are likely to change and therefore are required to be checked as part of the annual internal 
WSP review process. 
The  live  Risk  Table  and  associated  Improvement  Tables  as  well  as  plausible  combinations  of  hazards  or 
hazardous events that result in an increased level of risk to the water quality are located in the supply specific 
water safety plans. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 49 

---

 
3.3  Risk assessment table 
Please refer to the supply-specific water safety plans. 
3.4  Plausible combinations of hazards 
Please refer to the supply-specific water safety plans. 
3.5  Unacceptable risks 
Please refer to the supply-specific water safety plans. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 50 

---

link to page 51  
4 Existing Preventive Measures and Barriers to 
Contamination 
4.1  Introduction 
Multi-barrier  risk  management  is  considered  the  best  practice  approach  to  supply  drinking  water  as  it 
identifies barriers that prevent contamination from entering the water at every step from source to tap. The 
quality of water supplied by Christchurch City Council to consumers is secured through the use of multiple 
barriers  to  the  entry  of  contaminants.  Barriers  to  contamination  considered  in  this  plan  extend  from 
catchment to the end supply to consumers. 
The four types of barriers are: 
  Preventing hazards entering the raw water 
  Removing particles and hazardous chemicals from the water 
  Killing or inactivating pathogens in the water 
  Maintaining the quality of the water in the distribution system. 
In addition to considering barriers at each step in the physical supply chain (source, treatment, distribution, 
reticulation) barriers have also been considered for each step in supply management process. 
4.2  Preventative measures – approaches, definitions and application  
The use of the terms ‘full’ and ‘partial’ preventative measures has been adopted to help in identifying the 
robustness and efficacy of the preventative measure(s). The definitions adopted by council are described in 
Table 4.1. 
Table 4.1: Preventive Measures Definition 
Term 
Definition 
Full preventative measure 
A preventative measure that reduces the likelihood and/or consequence 
of a risk. 
Partial preventative measure 
A  preventative  measure  that  reduces  the  risk  but  not  necessarily  the 
likelihood and/or consequence. These include measures that may be in 
force periodically, policies and guidelines or measures that may not be 
in place across the entire network. 
Event detection 
Not  a  preventative  measure  but  is  a  process  or procedure  in place to 
identify  potential  issues  with  the  water  supply.  An  issue  detected 
through these measures are likely to trigger investigations 
Council  considers  that  a  combination  of  multiple  partial  measures  can,  in  some  instances,  reduce  the 
likelihood and/or consequence of a hazard. 
The primary preventive measures and barriers to contamination, and their effectiveness are discussed in the 
supply-specific water safety plans. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 51 

---

 
4.3  Additional mitigation measures 
In addition to the measures discussed in the supply-specific water safety plans, the following measures also 
assist in providing barriers in the distribution network. 
Dedicated maintenance contractor 
Council’s  principal  maintenance  contractor  is  Citycare  Water.  The  Maintenance  Contract  has  specific 
requirements on the contractor to ensure that the integrity of the water supply system so that the water 
quality is not compromised. 
Contract clause 12 ‘Cleanliness, Hygiene and Contamination Certificate’ outlines the contractor’s obligations, 
and has the following objectives: 
  comply with regulatory requirements 
  afford a high level of security against mains contamination. 
All  distribution  system  maintenance  is  undertaken  in  a  sanitary  manner  by  our  Maintenance  Contractor 
Citycare Water and their Authorised Water Supply Installers. Operators are trained and experienced and thus 
they implement hygienic practices during pipe repairs. 
Authorised Water Supply Installer Register 
Council  requires  all  new  pipework  installations  or  the  renewal  of  existing  assets  to  be  undertaken  by 
Authorised Water Supply Installers12.  
Each water supply reticulation work site is required to have an Authorised Instal er on site who controls the 
work. Authorised Installers are experienced individual workers who have been assessed by Council staff and 
who have committed to ongoing training towards a water industry qualification.  
Authorised  Installers  are  required  to  comply  with  ‘Schedule  D:  Techniques  &  procedures  for  preventing 
contamination of Christchurch’s Potable Water Supply System’ of the ‘Conditions for Approval as a Water 
Supply Authorised Installer’. This outlines the necessary actions and precautions that all contractors are to 
take in order to afford a high degree of confidence that, when there is work carried out on the system, the 
water supply network is not put at unnecessary risk of contamination. 
‘Strike’ system to encourage high quality work 
Authorised water supply installers who carry out work that is not in accordance with Council requirements 
are issued with breach notices. A contractor who has received 3 notices within a 12-month period is removed 
from the register and is no longer able to work on the Council’s water supply network. This system has proven 
beneficial in terms of raising contractors’ awareness of work standards and hygiene requirements. 
Approved chlorination contractors 
Council  requires  all  new  water  supply  mains  and  sub  mains  to  be  pressure  tested,  chlorinated  and 
bacteriologically tested in order to minimise the risk of contamination of the water supply network. 
Experienced, Council approved personnel must carry out chlorination13. 
                                                                            
12 https://ccc.govt.nz/consents-and-licences/construction-requirements/approved-contractors/authorised-water-
supply-instal ers 
13https://ccc.govt.nz/consents-and-licences/construction-requirements/approved-contractors/chlorination-
contractors  
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 52 

---

link to page 26 link to page 52  
The  use  of  approved  chlorination  contractors  ensures  that  all  pipework  is  adequately  chlorinated  and 
appropriate water testing takes place. 
Permit to Work system 
The Council introduced the Permit to Work system14 for works on the water supply and wastewater networks. 
Every contractor working on the Council’s water supply infrastructure must obtain a Permit to Work from the 
Council before starting work. Permits to Work are held by the Council and are distributed to  its principal 
maintenance contractor. The purpose of the Permit to Work system is to ensure that Council: 
  Has visibility of what is happening in its networks 
  Can notify its principal maintenance contractor of work carried out by others, in case an after-
hours response is required 
  Can notify the applicant of any special conditions and precautions they should take in doing the 
work, and any contingencies and remedial actions required. 
Water loss and leak detection contract 
Christchurch  City  Council  has  a  contract  in  place  with  Detection Services  South  Island  Ltd  as  outlined in 
section 2.3.1. 
4.4  Corrective Actions 
In addition to preventative measures discussed in section 4.3 and in the supply-specific water safety plans, 
the following corrective actions also assist to eliminate the cause of a nonconformity in water quality in the 
distribution network and to prevent recurrence in the distribution network. 
Supply agreement with ProTranz Earthmoving Ltd for water tanker services 
The  option  of  providing  water  via  tanker  to  key  areas  is  a  fall  back  preventative  measure  to  ensure  the 
community continues to receive safe drinking water in the event of supply source, treatment or distribution 
issues. The Council has a contract in place for delivery of potable water to Banks Peninsula in general and 
specifically Duvauchelle with Protranz (TrimCN4600002743) a registered water carrier, to ensure that services 
are available 24 hours per day, with the ability to provide the services continuously for up to 5 days as well as 
required response times. These services must always comply with the Ministry of Health “Guidelines for the 
Safe Carriage and Delivery of Drinking-water” and Drinking Water Standards for New Zealand (current at the 
time the contract was signed). Emergency situations requiring water tankering include: a major water mains 
break requiring the local reservoir to be replenished when the repair has been completed, or when a water 
mains repair takes more than eight hours to complete and a tanker is required to supply potable water to 
affected properties using a number of water taps fixed to the rear of the tanker. 
Flush points 
There are flush points located throughout the network. These are used as and when required, when we either 
are notified of issues around water quality, through customer complaints or water sampling results. They are 
also  used  to  flush  the  network  after  any  replacement  or  repair  work  to  any  fittings  and  fixtures  in  the 
distribution network. 
                                                                            
14 https://ccc.govt.nz/consents-and-licences/construction-requirements/permit-to-work 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 53 

---

 
4.5  Summary of existing preventive measures 
A summary table of the existing preventive measures for hazards and hazardous events and the barriers that 
are in place is provided in the supply-specific water safety plans. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 54 

---

link to page 55  
5 Identification of Additional Preventive Measures 
and Improvement Plan 
5.1  Improvements to address unacceptable risks 
The supply-specific risk assessment tables include an assessment of each risk’s acceptability in light of the 
likelihood,  consequence  and  uncertainty.  The  Council  has  developed  an  improvement  plan  that  includes 
several procedural improvements as well as capital improvements, which will address the unacceptable risks 
and help deliver a safer and more robust water supply. 
All  improvement  items  related  to  unacceptable  risks  have  been  assigned  the  highest  priority.  The 
responsibility for ensuring progress on the improvement, the timeframe for the improvement, and possible 
practical  steps  to  carry  out  the  improvement  are  also  included  in  the  tables.  To  ensure  that  the  work  is 
undertaken, responsibilities have been assigned to the relevant Council staff. Roles and responsibilities are 
likely to change and therefore are required to be checked as part of the annual internal  water safety plan 
review process. Senior management has endorsed these improvements by approving the full water safety 
plan, reflected in the signatures provided on page 2. 
Detailed information on water supply improvements is provided in the supply-specific water safety plans. 
5.2  Potential additional improvements 
The Council continuously works on improving water supply delivery services and has identified additional 
areas where procedural improvements could be implemented. These items have a lower priority than those 
in section 5.1 and will be addressed when and if staff resources and funding is available. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 55 

---

link to page 25 link to page 57
 
6 Operational Procedures 
6.1  Christchurch and Lyttelton 
6.1.1  System operations 
The daily operation of the Christchurch City and Lyttelton water supplies is the responsibility of the Council. 
The  Three  Waters  &  Waste  Network  Operations  Team  is  a  team  of  instrument,  telemetry,  electrical  and 
network  control  experts  that  have  oversight of  the water  supply  network SCADA  system (including  pump 
stations, reservoirs) from a dedicated control room located on the grounds of the Christchurch Wastewater 
Treatment Plant.  
The  SCADA  system  is  used  for  monitoring  and  controlling  the  Council’s  drinking  water,  wastewater  and 
stormwater  infrastructure.  This  includes  treatment plants on Banks  Peninsula.  This SCADA  also hosts the 
Tsunami  Warning  System.  Remote  terminal  units  (RTUs)  general y  operate  each  station  automatically, 
however  the  central y  located  operators  can  manually  control  stations  connected  to  the  SCADA  system. 
Information relating to the SCADA system is provided in Section 2.2. 
 
 
Figure 6.1: Network operations control room 
The Council, together with the nominated maintenance contractor, is also responsible for monitoring the 
water supply and for ensuring that there is a rapid response to alarms and any contamination identified within 
the  network.  Figure  6.2  and  6.3  provide  an  overview  of  the  Council  management  structure  in  place  for 
managing the water supply and identifies team roles and responsibilities. The live organisational chart can be 
viewed in Council’s PDP (Plan Develop Perform) system. 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 56 

---

 
 
Figure 6.2: Three Waters & Waste Unit Management Structure/ Quality and Compliance Team 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 57 

---

 
 
Figure 6.3: Three Waters Planning and Delivery Teams 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 58 

---

link to page 59 link to page 59

 
6.1.2  Operations manuals 
Network  controllers  have  oversight  of  the  water  supply  network  SCADA  system.  A  sharepoint  site  on the 
Council’s intranet15 (Figure 6.4) has been developed as a document information system to provide quick and 
easy access to the information required by the network controllers to safely operate the water supply 
 
Figure 6.4: Network operations homepage 
The ‘People’ sharepoint page provides shortcuts to the on call register, team members and leave planners. 
The ‘Process’ sharepoint page (Figure 6.5) contains shortcuts to operations manuals relevant to the water 
supply network. 
 
Figure 6.5: Process webpage with shortcuts to the operations manuals 
The draft Network Operations Manual (TRIM://19/1048910) has been developed by the network controllers. It 
documents the system for operating the Council’s 3 Waters & Waste infrastructure, including potable water, 
wastewater, stormwater, landfill gas, and tsunami warning systems. The purpose of this manual is to ensure 
                                                                            
15 http://intranet.ccc.govt.nz/Teams/CityServices/3WatersWaste/NetOps/default.aspx 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 59 

---

link to page 60 link to page 61 link to page 61 link to page 62
 
that the network control team operates this infrastructure in a standardised manner to consistently meet all 
customer and stakeholder requirements. 
The draft Potable Water Zone Manual (TRIM://19/1054164) forms part of the Network Operations Manual. This 
manual contains general information for the operation of any potable water zone as wel  as information for 
the operation of specific zones (zone manuals), including: 
  Operating objectives 
  Operating strategy 
  Zone descriptions 
  SCADA operation information 
  Standard  operating  procedures  (SOPs)  relevant  to  the  operation  and  maintenance  of  all 
potable water sites 
  Possible changes to make potable water operation and network monitoring easier. 
The draft Potable Water Zone Manual also contains links to the ten individual potable water zone manuals. 
The draft Network Environment Manual (TRIM://20/355601) also covers the Council’s 3 Waters infrastructure. 
The  purpose  of  this  manual  is  to  ensure  that  the  network  control  team  operates  this  infrastructure  in 
accordance  with  all  environmental  consent  compliance  requirements,  and  in  a  manner  that  reduces 
environmental impacts and maximises operating efficiency. 
The ‘Plant’ sharepoint page (Figure 6.6) provides shortcuts to key operational manuals and schematics of the 
primary and secondary water supply zones. The primary water supply zones are those that are served directly 
by pump stations with wells. The secondary water supply zones are those that are serviced from reservoirs on 
the hills (these are fed from the primary water supply zones). 
The water supply primary zones schematic (Figure 6.7) provides information on the 142 wells at 50 primary 
pump station sites, major pipelines and the valves between supply zones. The schematic is interactive and 
allows individual zones to be displayed, as shown in Figure 6.8. At the individual zone level, it is also possible 
to  select  individual  pump  stations  and  the  relevant  reference  information,  including  design,  operation, 
maintenance and site specific risk assessment information (Figure 6.9). 
 
Figure 6.6: Plant webpage with water supply schematics and key manuals 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 60 

---

 
 
Figure 6.7: Water Supply Primary Zones 
 
Figure 6.8: Example of individual water supply zone breakdown 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 61 

---

link to page 62 link to page 63 link to page 63

 
 
Figure 6.9: Example of individual pump station reference information 
Information is also available on a separate schematic for water supply secondary zones (Figure 6.10). Water 
supply secondary zones include booster pumps and reservoirs. As with the water supply primary zones, the 
water supply secondary zones allow individual zones to be displayed (Figure 6.11). At the individual zone level, 
individual reservoirs can be selected and the relevant reference information, including the reservoir manual, 
maintenance and security assessment information (Figure 6.12). The reservoir manuals form part of the zone 
manuals and contain site-specific information on equipment, resource consents, operating notes and SCADA 
operation information. 
 
Figure 6.10: Water supply secondary zones schematic 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 62 

---

link to page 64 link to page 64 link to page 64

 
 
Figure 6.11: Example of individual water supply secondary zone schematic 
 
 
Figure 6.12: Example of specifc reservoir information in the water supply secondary zones 
The ‘Performance’ webpage (Figure 6.13) contains the shortcuts to the Network Controllers shift logs (Figure 
6.14). This version on Sharepoint removes the need for spreadsheet-based records. A procedures manual has 
been developed to support this change (TRIM://20/719794). The shift logs are a record of events that have 
occurred during a network controller’s shift and a record of the actions taken. These logs are visible to the 
Network Operations and Instrumentation, Electrical and Control teams. The shift logs can be displayed day 
by  day,  for  the  last  seven  days,  or  filtered  by  person,  date,  or  specific  system  (for  example,  “potable” 
designation will provide all logs for the potable water system). Shift logs of the previous 24 hours are emailed 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 63 

---

link to page 65

 
out to all members of the Network Operations and Instrumentation, Electrical and Control teams. In addition, 
shift logs attach directly to the relevant pump station (Figure 6.15). 
 
Figure 6.13: Performance webpage with shortcuts to the daily shift log information 
 
 
Figure 6.14: Sharepoint daily shift log page 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 64 

---

 
 
Figure 6.15: Daily shift log information attached to individual pump stations (only available to 
network controllers) 
6.1.3  System maintenance 
The  maintenance  of  the  Christchurch  water  supply  is  outsourced  under  contract  to  Citycare  Water.  The 
responsibilities of both Council and the Contractor are detailed in the management contract and they are also 
outlined  in  the  Water  Supply  Asset  Management  Plan.  The  Council’s  service  contract  lists  the  day  to  day 
requirements for safe maintenance of the water supply. All relevant  documents are stored in TRIM folder: 
TRIM://CN4600000778.  
A separate Contract Management Plan (CMP) has been prepared by Citycare Water to describe processes that 
have been specifically developed for the Christchurch City Council Maintenance of City Water and Wastewater 
Network  Contract,  as  well  as  signposting  Citycare  Water’s  normal  business  processes  under  which  the 
contract wil  be delivered. The document is stored in TRIM: 19/458749. This plan covers the Christchurch City 
Council Maintenance of City Water and Wastewater Network Contract which includes the urban Christchurch 
and Lyttelton Harbour water supplies. 
This plan has been prepared to address all contract requirement of the Council and to meet the management 
needs of Citycare Water. The plan is reviewed annually to ensure it is kept up to date. 
Key service requirements are: 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 65 

---

link to page 67  
  Be  an  outstanding  service  provider  of quality  Water  and  Wastewater Services  and  meet  the 
client’s expectations of quality, cost and service 
  Reduce the costs of the service to the Christchurch City Council 
  Achieve a quality and level of service higher than that which existed prior to the commencement 
of this contract 
  Be (and be seen to be) innovative 
  Obtain measurable outcomes 
  Support Christchurch City Council’s operations and enable future growth. 
Citycare, together with the Council, is also responsible for monitoring the water supply and for ensuring that 
there is a rapid response to contamination identified within the network. The organisation chart for Citycare 
Water operations team is shown in Figure 6.16. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 66 

---

 
 
Figure 6.16: Citycare Water Supply Operations Structure n 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 67 

---

 
6.2  Banks Peninsula 
6.2.1  System management 
The operation of the Banks Peninsula Water Treatment Plants (including source management) is managed by 
Council  through  a  dedicated  Water  and  Wastewater  Banks  Peninsula  team  under  the  leadership  of  the 
Manager  Operations.  The  operation  and  maintenance  of  the  water  distribution  system  and  downstream 
reservoirs is outsourced under contract to Citycare Water. The responsibilities of both the Council and the 
Contractor  are  detailed  in  the  maintenance  contract  and  they  are  outlined  in  the  Water  Supply  Asset 
Management Plan. The Council’s service contract lists the day to day requirements for safe operation and 
maintenance of the water supply. All relevant documents are stored in TRIM folder: TRIM://CN4600000778.  
A separate Contract Management Plan (CMP) has been prepared by Citycare to describe processes that have 
been  specifically  developed  for  the  Christchurch  City  Council  Maintenance  of  City  Water  and  Wastewater 
Network Contract, as well as signposting Citycare’s normal business processes under which the contract will 
be delivered. The document is stored in TRIM: 19/458749. 
This plan was prepared to address all contract requirements of the Council and to meet the management 
needs of Citycare. The plan is reviewed annually to ensure it is kept up to date. 
Key service requirements to be met are: 
  Be  an  outstanding  service  provider  of quality  Water  and  Wastewater Services  and  meet  the 
client’s expectations of quality, cost and service 
  Reduce the costs of the service to the Christchurch City Council 
  Achieve a quality and level of service higher than that which existed prior to the commencement 
of this contract 
  Be (and be seen to be) innovative 
  Obtain measurable outcomes 
  Support Christchurch City Council’s operations and enable future growth. 
. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 68 

---

 
6.3  Operational and maintenance staff training 
Key Council staff and Citycare Water staff hold various qualifications that include but not limited to: 
  National Diploma in Drinking Water Level 5 – Water Treatment 
  National Certificate in Water Reticulation (Service Person) – Level 4 
  National Diploma in Water Treatment (Drinking Water Assessor) 
  National  Certificate  in  Water  Treatment  or  National  Certificate  in  Reticulation  (Planned  and 
Preventative Maintenance – Level 3 for Technicians) 
  Bachelor  of  Engineering  degrees  in  Mechanical,  Civil,  Natural  Resources  and  Environmental 
Engineering 
  Chartered Professional Engineer accreditation. 
In addition to the above specific qualifications, operational staff receive formal (via a training provider such 
as WSP) and informal training (via product suppliers) on matters such as: 
  Maintenance of filters 
  UV system monitoring and maintenance 
  Calibration of equipment 
  Operational commissioning 
  Drinking water sampling 
  Use of SCADA 
  Laboratory systems and processes 
  Use of Drinking Water Online. 
Training records for each employee are stored in Council and Citycare Water’s respective human resources 
record system. Qualification certificates for the key Citycare staff are stored in TRIM 20/1128593. The training 
records for the Council’s Three Waters Operations teams are stored in TRIM 12/282284. 
Citycare Water’s normal process is  for a competent person or trainer to provide formal training and then 
undertake a competency check and sign off the person. This is repeated at a set time to ensure the person 
remains competent. If deemed appropriate, a job shadowing process is used. 
Council staff are also encouraged to develop a training plan, which outlines the wants and needs in respect 
to training relevant to individual job responsibilities. For network controllers, their induction consists of 3 to 
6  months  training  with  an  experienced  network  controller.  The  trainer  then  decides  when  the  network 
controller is ready to operate. 
6.4  Operations and maintenance manual and contractor’s plan 
Operations and maintenance manuals for each of the water supplies are included in the supply-specific water 
safety plans. 
For the Christchurch/Lyttelton water supply, the manuals help to: 
  Understand the operation and maintenance of the pump station as a whole and the various 
components that make up the system 
  Specify how equipment should function as designed 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 69 

---

 
  Specify how equipment should be operated and maintained 
  Provide guidance on the functional and process control software. 
These plans include: 
  Scope of service 
  Notifiable events 
  Location of sites and quick reference guides 
  Standard operating procedures 
  Key contacts 
  Sample check sheets with notes for accurate completion of the check sheet. 
In  addition,  some  pump  stations  have  site  specific  Contractor’s  Plans.  Rounds  check  sheets  are  used  by 
Citycare to ensure there is consistency in inspections across the water supply network. Copies of Citycare’s 
check sheets are stored in TRIM 19/1039731.  
For Banks Peninsula supplies, the Contractor’s Plans outlines the methodologies and resources that Citycare 
Water use to operate and maintain the water treatment plants. The plan covers: 
  Resource consent information 
  Treatment process flow chart 
  Monitoring and reporting 
  Site management 
  Associated operational procedures. 
Procedures aim to protect human health, assets, and the environment while minimising disruption of the 
water supply to the community. Rounds checksheets are used by Citycare to ensure there is consistency in 
inspections across the water supply network. 
The  Operations  and  Maintenance  Manuals  and  the  Contractor’s  Plan  interact  with  each  other  yet  have  a 
slightly different focus. The Operations and Maintenance Manual is a comprehensive document that provides 
all  the  details  necessary  about  the  pump  station  as  well  as  individual  pieces  of  equipment  to  help  the 
maintenance staff keep everything running smoothly. The Contractor’s Plan has been traditionally written by 
Council’s nominated maintenance contractor Citycare Water and builds on the Maintenance Manuals, adding 
much  more  detail  on  maintenance  schedules  and  procedures  that  are  unique  to  the  supply  and  the 
maintenance contract deliverables.   
A new contract is planned to roll out from 1st July, this has been written jointly with Citycare Water and 
Council staff both heavily involved.  The new contract will have much greater clarity of the work required 
along with greater visibility of work completed against Council assets through exception reporting (Power Bi 
dashboards) and systemised scoring that is shared “live” with the Contractor. This will ensure an open and 
transparent recording of performance against performance criteria. 
The contractor’s plan is reviewed annual y. These reviews are focused on ensuring there is alignment with the 
water safety plans and their implementation as wel  as ensuring an assets maintenance lifecycle is optimised. 
The  Council  holds  a  water  supply  network  operations,  planning  and  improvement  coordination  meeting 
fortnightly. Water safety plans are a standing agenda item. Meeting minutes are in TRIM: FOLDER09/2180. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 70 

---

link to page 72  
6.5  Standard operating procedures 
Citycare Water has developed and maintains comprehensive standard operating procedures which apply to 
all aspects of water supply operations and maintenance. These procedures are listed in Table 6.1 Where 
there is a specific water supply stated this is due to instrumentation/processes specific to that water supply 
rather than general application. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 71 

---

 
Table 6.1: Citycare Water Standard Operating Procedures 
Name  
Issue Date 
Document Owner 
Access System Maintenance.docx 
12/09/2019 
Accessing Rounds in Mem-Tab.docx 
20/07/2020 
AC-ROV 100 Internal Tank Inspections.docx 
4/10/2019 
AC-ROV 100 Maintenance and On-site Checks.docx 
4/10/2019 
AC-ROV  100  Reviewing  –  Silt  Levels  and  Internal 
8/10/2019 
Condition Inspection.docx 
Air Valve Cleaning and Flushing.docx 
12/09/2019 
Alarm and Controls Testing.docx 
12/09/2019 
Anchor Point Certification.docx 
12/09/2019 
Application of Herbicides.docx 
26/03/2021 
As Built Survey Responsibilities.docx 
1/08/2015 
Asbestos Cement Pipe Handling.docx 
15/10/2018 
Asbestos in Soil.docx 
30/04/2021 
Asset Condition Grading.docx 
12/09/2019 
Asset Data Validation and New Asset Pickup.docx 
12/09/2019 
Backflow 
Prevention 
Device 
and 
RPZ 
24/02/2020 
Maintenance.docx 
Backwash Tank Maintenance.docx 
31/07/2019 
Bolted Joints.docx 
24/01/2018 
Bore  and  Wellhead  Inspection  and  Maintenance 
12/09/2019 
(Minor).docx 
Bore and Wel head Maintenance (Major).docx 
12/09/2019 
Bulk Loading Assets to Rounds.docx 
22/06/2020 
Bullding Clean.docx 
12/09/2019 
CCTV As Built Survey.docx 
5/07/2018 
CCTV Auditing RN Interrrogation.docx 
5/07/2018 
CCTV Field Reviewing.docx 
5/07/2018 
CCTV  Health,  Safety  and  Environmental  Monthly 
5/07/2018 
Reporting.docx 
CCTV Incident Reporting.docx 
5/07/2018 
CCTV KPI Status Definations.docx 
5/07/2018 
CCTV Lateral Inspections.docx 
5/07/2018 
CCTV Loading Assets.docx 
5/07/2018 
CCTV Loading Job Request RNs.docx 
5/07/2018 
CCTV Loading Jobs in CEM_CAM.docx 
5/07/2018 
CCTV Loading Manhole Uncovers_Locates.docx 
5/07/2018 
CCTV Management of ACM Packages.docx 
5/07/2018 
CCTV Managing Media.docx 
5/07/2018 
CCTV Managing Noise.docx 
5/07/2018 
CCTV Managing Reports and Deliverables.docx 
5/07/2018 
CCTV Pole Camera Review.docx 
27/07/2020 
CCTV Resident Consultation.docx 
5/07/2018 
CCTV Resurvey_Reburn Process.docx 
5/07/2018 
CCTV Review Scoping.docx 
5/07/2018 
CCTV Reviewing.docx 
5/07/2018 
CCTV Root Investigations.docx 
5/07/2018 
CCTV Scoping of Works.docx 
5/07/2018 
CCTV Survey In-House Reviewing.docx 
5/07/2018 
CCTV Survey Inspection.docx 
5/07/2018 
CCTV Work in Rail Corridors.docx 
5/07/2018 
CCTV Works - Incident Reporting.docx 
1/08/2015 
CCTV Works - Managing Residents at Night.docx 
25/01/2018 
CCTV Works - Plant Audits.docx 
25/01/2018 
CEM – Completing a Round.docx 
25/01/2018 
Check and Maintain Diesel Tank Levels.docx 
5/02/2021 
Chemwatch.docx 
25/01/2018 
Chlorinating Water Pipelines.docx 
25/01/2018 
Chlorinating Water Pipes.docx 
4/07/2018 
Chlorine Dosing Pump Maintenance.docx 
31/07/2019 
Chlorine Machine Maintenance.docx 
12/09/2019 
Clear Blocked Pump.docx 
12/09/2019 
Construct Inspection Chambers-Sumps.docx 
29/01/2018 
Contaminated Land Management.docx 
30/04/2021 
Contract Work Reactive.docx 
29/01/2018 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 72 

---

 
Coronavirus – Residential Site Visits.docx 
3/04/2020 
COVID Omicron Phase 3 Case Management.docx 
24/04/2018 
COVID-19 Level 2 Field Staff SOP - Water.docx 
8/09/2021 
COVID-19 Level 3 Field Staff SOP - Water.docx 
31/08/2021 
COVID-19 Level 4 Field Staff SOP - Water.docx 
24/08/2021 
Crane Certification.docx 
12/09/2019 
Crane Maintenance.docx 
12/09/2019 
Creating and Loading Rounds.docx 
27/07/2020 
Creating DCAR Reports.docx 
27/07/2020 
Creating Water BCTI Invoices.docx 
18/05/2020 
Critical  Risk  -  Energy  Sources  (Electricity  and 
31/10/2018 
Overhead Lines).docx 
Critical 
Risk 
- 
Hazardous 
Substances 
28/10/2020 
Management.docx 
Critical Risk - Lifting Operations.docx 
2/09/2019 
Critical Risk - Live Traffic.docx 
21/12/2017 
Critical Risk - Mobile Plant.docx 
2/09/2019 
Critical Risk - Powered Plant and Equipment.docx 
2/09/2019 
Critical Risk - Working at Height.docx 
13/10/2020 
Critical  Risk  Standard  -  Powered  Cutting 
8/03/2022 
Equipment - Angle Grinders.docx 
Critical Risks - Confined Spaces.docx 
24/08/2020 
Critical Risks - Excavations and Trenches.docx 
26/11/2018 
Cutting Pipes.docx 
1/08/2015 
Dewatering Management.docx
1/08/2015 
 
Dewatering.docx
1/08/2015 
 
Disinfection  of  Water  Repairs  -  Type  A  (Less  than  26/08/2019 
3m).docx 
Disinfection of Water Repairs - Type B (Up to 24m).docx
26/08/2019 
 
Door and Window Maintenance.docx
12/09/2019 
 
Dosing of Chlorine in Reservoir and Suction Tanks.docx
4/07/2018 
 
Download Software Settings.docx
12/09/2019 
 
Drawing Water from City Council Fire Hydrant.docx
1/08/2015 
 
Dunedin  City  Council  Drinking  Water  Reservoir  20/07/2020 
Cleaning.docx 
Dust Management.docx
1/08/2015 
 
Electrical Check (Minor).docx
12/09/2019 
 
Electrical Check.docx
12/09/2019 
 
Electro Fusion.docx
29/01/2018 
 
EMS for Emergency Spil s.docx
30/08/2018 
 
Environmental  Management  Practices  -  Daily  Work  9/11/2017 
Activities.docx 
Fences, Walls and Retaining Walls Maintenance.docx
12/09/2019 
 
Field Testing Backflow Devices.docx
20/05/2020 
 
Fire Extinguisher Maintenance.docx
12/09/2019 
 
Fire Hydrant and Sluice Valve Maintenance.docx
4/07/2018 
 
Flow Meter Calibration for Compliance.docx
12/09/2019 
 
Generator Maintenance (Minor).docx
12/09/2019 
 
Gethomesafe  Alert  Response  Protocol  -  Citycare  6/07/2020 
Water.docx 
Graffiti Removal.docx
12/09/2019 
 
Ground, Mowing and Gardening.docx
12/09/2019 
 
Hand-Held Concrete Saw Operation.docx
15/01/2020 
 
Hazardous  Substances  Management  -  Managing  18/09/2017 
Spil s.docx 
Hazardous Substances Management.docx
1/08/2015 
 
Health and Safety Risk Management Flowchart.docx
18/08/2020 
 
Hydrants Attendance - Flow and Pressure Testing.docx
1/08/2015 
 
Hydrants Attendance - Painting and Checking.docx
1/08/2015 
 
Hydrants  Attendance  -  Pressure  Testing  After  Pipe  1/08/2015 
Burst.docx 
Hydrants Attendance - Water Quality Flush.docx
1/08/2015 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 73 

---

 
Inspection and Testing - QA Record Sheets.docx
1/08/2015 
 
Inspection of Services.docx
1/08/2015 
 
Inspections,  Maintenance  and  Monitoring  of  Backwash  21/08/2019 
Irrigation Systems - Birdlings Flat.docx 
Instal ing A Dead End.docx
1/08/2015 
 
Instal ing Backflow Devices.docx
20/05/2020 
 
Instal ing Fire Hydrants.docx
1/08/2015 
 
Instal ing Water Fittings on Existing Pipelines.docx
1/08/2015 
 
Instrument Calibration.docx
12/09/2019 
 
Iron Bacteria Management - Birdlings Flat.docx
21/08/2019 
 
Isolation and Lockout.docm
2/09/2019 
 
Jetting  and  Combo  (Jetting  and  Sucker  Truck)  17/02/2021 
Operations.docx 
Job Safety and Environmental Analysis (JSEA).docx
5/12/2017 
 
Joint and Pipe Laying.docx
1/08/2015 
 
Lifting Heavy Backflow Lids.docx
3/10/2019 
 
Loading CCTV Jobs into CAM and CEM.docx
19/04/2018 
 
Loading Manhole Uncovers, Locates.docx
19/04/2018 
 
Location Services.docx
19/04/2018 
 
Lock Maintenance.docx
12/09/2019 
 
Logged Contract Events.docx
21/05/2020 
 
M8 Testing.docx
4/07/2018 
 
Maintaining Emergency Sawhorse.docx
12/09/2019 
 
Management of ACM Packages.docx
19/04/2018 
 
Management of Chlorine Solution.docx
4/07/2018 
 
Manhole Fal  Arrester Inspection and Maintenance.docx
19/04/2018 
 
Manhole Locate, Expose, Raise.docx
19/04/2018 
 
Manholes.docx
19/04/2018 
 
Manifold Repair - Replace - Installation.docx
19/04/2018 
 
Manual Col ection of Run Hours.docx
5/02/2021 
 
Maritime Responsibilities.docx
30/08/2018 
 
Mechanical Bolt Type Couplings for HDPE.docx
19/04/2018 
 
Mobile Generator Operation.docx
25/09/2019 
 
Noise Management.docx
21/04/2018 
 
On Site Health and Safety Interactions.docx
9/07/2018 
 
Operating a Hand Sickle.docx
14/05/2015 
 
Operating a Weed Torch.docx
21/04/2018 
 
Operating Mobile Plant Near Waters Edge.docx
14/07/2021 
 
Operating Plant On or In Water.docx
26/04/2018 
 
Operation of a High Pressure Cleaner.docx
26/04/2018 
 
Operation of a Petrol Powered Line Trimmer.docx
26/04/2018 
 
Operation of a Spider Remote Control ed Mower .pdf
16/08/2021 
 
Operation of a Stihl MM 55 Edger.docx
26/04/2018 
 
Operation of All-Terrain Vehicles (ATVs).docx
1/10/2022 
 
Operation of an Outfront Mower.docx
27/04/2018 
 
Operation of Trailers.docx
27/04/2018 
 
Operation of Truck Mounted Cranes.docx
27/04/2018 
 
Overflow Valve Clearing.docx
12/09/2019 
 
Overhead Services - Working Near.docx
26/11/2018 
 
Paint External.docx
12/09/2019 
 
Paint Internal.docx
12/09/2019 
 
Paving Operation.docx
27/04/2018 
 
Permit To Work System.docx
6/09/2018 
 
Pinhole Repairs (Service Lines).docx
27/04/2018 
 
Pipe Bursting.docx
27/04/2018 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 74 

---

 
Pipe Capping.docx
27/04/2018 
 
Pipe Laying - Water.docx
27/04/2018 
 
Pipe Wrapping.docx
27/04/2018 
 
Prepare Project Site Three Waters.docx
29/04/2018 
 
Prevention of Contamination to Water Supply.docx
18/08/2020 
 
Process  of  SWKCMP  Through  to  Fbil  on  Contract  11/06/2020 
Events.docx 
Project Environmental Management.docx
29/04/2018 
 
Pump Faults.docx
30/04/2018 
 
Pump Performance Testing (Water Supply).docx
12/09/2019 
 
Pump Performance Testing.docx
12/09/2019 
 
Pump Station Inspection  - 6 Monthly.docx
30/04/2018 
 
Pump  Station  Inspection    -  Inspection  leading  to  pump  30/04/2018 
removal.docx 
Pump Station Inspection  - Monthly.docx
30/04/2018 
 
Pump Station Inspection  - Weekly.docx
30/04/2018 
 
Quoted Work - Property.docx
13/02/2019 
 
Raw Water Tank – Cleaning.docx
31/07/2019 
 
Reactive Maintenance of Blocked Main.docx
30/04/2018 
 
Removal and Replacement of a Valve or Hydrant.docx
30/04/2018 
 
Repair - Replace Tapping Bands.docx
30/04/2018 
 
Repair Hydrant or Valve.docx
30/04/2018 
 
Repair Service Connection.docx
30/04/2018 
 
Request for Bacteriological Testing.docx
4/07/2018 
 
Reservoir  Condition  Assessment  (Internal)  and  12/09/2019 
Clean.docx 
Reservoir Sand Inspection.docx
12/09/2019 
 
Reservoir Water Security Inspection.docx
12/09/2019 
 
Safe  Handling  of  Chemicals  at  CDC  Water  Treatment  20/07/2020 
Plants.docx 
Safe Handling of Chemicals at Treatment Plants.docx
4/07/2018 
 
Sediment Control Management.docx
30/04/2018 
 
Setting Up Levels for Pipework.docx
30/04/2018 
 
Shoring - Timbering.docx
1/05/2018 
 
Shutting off and Reinstating the Water Supply.docx
1/05/2018 
 
Sign Maintenance.docx
12/09/2019 
 
Smal  Plant Workshop.docx
1/05/2018 
 
Standard  Methodology  for  Reactive  and  Drainage  1/05/2018 
Maintenance.docx 
Steam Cleaning - Water Blaster.docx
1/05/2018 
 
Submersible Bore Pump Removal.docx
12/09/2019 
 
Submersible 
Pump 
Inspection 
and 
Servicing  12/09/2019 
(minor).docx 
Surface Box Maintenance.docx
5/02/2021 
 
Surface Pump Inspection.docx
12/09/2019 
 
Temporary  Chlorination  Operations  Manual  -  Pigeon  15/10/2019 
Bay.docx 
Testing Pipelines.docx
29/01/2018 
 
Thermal Imaging.docx
12/09/2019 
 
Toby Repairs.docx
1/05/2018 
 
Toby Replacement.docx
1/05/2018 
 
Treated Water Reservoir Inspection.docx
31/07/2019 
 
Treated Water Reservoir Maintenance – Pigeon Bay.docx
21/08/2019 
 
Trench Excavation.docx
2/05/2018 
 
Trench Reinstatement.docx
2/05/2018 
 
Tributary Maintenance.docx
30/08/2018 
 
Under Pressure Tapping on Water Mains.docx
4/07/2018 
 
Unplanned Emergency Water Shutoffs.docx
4/07/2018 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 75 

---

link to page 69 link to page 76  
Utility Clashes and Tomo Detection.docx
2/05/2018 
 
Valve or Hydrant Installation.docx
2/05/2018 
 
Valve or Hydrant Replacement.docx
2/05/2018 
 
Valve Shut Tagging and Recording.docx
21/03/2018 
 
Water - Duplicate Events.docx
18/05/2020 
 
Water Enhancements.docx 
2/05/2018 
Water Maintenance Workflow Management.docx 
4/07/2018 
Water Reservoir Lid Sealing.docx 
4/07/2018 
Water  Sampling  with  24  hours  3700  Portable 
22/03/2021 
Sampler (Lead).docx 
Water Stops.docx 
2/05/2018 
Work  Flow  Management  -  Below  Ground 
9/12/2020 
Wellheads.docx 
Work Flow Management - Water Reservoir.docx 
9/12/2020 
Working  in  Hydro  Excavated  Trenches,  Shafts, 
2/05/2018 
Pits.docx 
Workplace Fatigue.docx 
1/11/2018 
 
6.6  Operational monitoring and inspection 
The Citycare Contractor’s Plan (refer to section 6.4) outlines the operational monitoring and inspections for 
the Council’s water supplies. 
Citycare uses electronic check sheets to perform routine monitoring and inspections. The data is uploaded 
into  Citycare’s  Event  Manager  and  available to  Council  staff  who  have  access  to  the  system.  Examples of 
completed checksheets are available in the site specific water safety plans. 
Event Manager is Citycare’s own management tool. Everyone in Citycare has access to Event Manager, it is 
used  to  assign,  manage  all  events  and  jobs.  More  information  about  Event  Manager  is  available  at 
https://www.citycare.co.nz/capabilities/citycares-proprietary-technology-solution/. The Council has access 
to certain parts of Citycare’s Event Manager. Standard operating procedures (SOPs) relating to Event Manager 
are in TRIM: 19/1074497. 
DWSNZ and consent related sampling and monitoring data is stored in the WaterOutlook platform. All Water 
Outlook data is accessible to Council staff, Citycare staff and contractors with responsibilities for drinking 
water via password protected user accounts. User accounts can be limited to only the areas relevant to them. 
Details of the sampling, monitoring and reporting required of Citycare are outlined in Contractors Plan. Water 
take data, required by the Resource Management (Measurement and Reporting of Water Takes) Regulations 
2010, is transferred automatically to Environment Canterbury and they receive an annual report. 
Table  6.2  outlines  the  responsibilities  of  the  respective  organisations  for  water  sampling  and  monitoring 
sampling. 
Table 6.2: Water sampling and monitoring responsibilities 
Drinking  Water  DWSNZ    CCC  Laboratory  staff  sample  plants  per  DWSNZ  and  resource 
and Resource Consents 
consents 
  Laboratory test and forward results to CCC and Citycare 
  Citycare prepare consent reports and notifications for CCC 
  CCC liaise with Environment Canterbury and Taumata Arowai 
Process Monitoring 
  Citycare Water conduct additional sampling and monitoring  as 
required 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 76 

---

link to page 35  
Maintenance Schedules 
The  Council  has  agreed  levels  of  service  with  Citycare.  To  achieve  these  levels  of  service,  Citycare  have 
developed rounds that address planned activities. The  rounds are reviewed as required and performance 
against  the  levels  of  service  reviewed  monthly  as  part  of  the  performance  appraisal  for  Citycare.  Round 
information is available in Citycare’s Event Manager. Schedules are generated in advance to enable them to 
be reviewed if required. An example of rounds forward planning TRIM: 19/1060232. 
Operational set points 
Information on operational set points is contained in the supply-specific water safety plans. 
6.7  Operational reporting 
Operational  issues  detected  by  network  controllers  through  the  network  SCADA  are  addressed  by 
acknowledging the alarm fault and making changes to the network operations via SCADA or calling out the 
maintenance contractor to investigate the fault, depending on the fault type. 
Water quality reporting occurs between laboratory staff and staff in the Three Waters & Waste Unit. Reporting 
of and response to contamination incidents is described in section 2.5.1. 
Water take consent related sampling, monitoring, and reporting is reported via the WaterOutlook platform 
and transferred automatical y to Environment Canterbury.  
6.8  Maintenance reporting 
Reporting from Citycare Water to the Council occurs via multiple pathways. Formal reporting includes: 
  Monthly contract report 
  Monthly consent reporting 
  Sampling and testing reports from the Council laboratory 
  Incident reporting (health and safety and any transgression type issues) 
  Investigation reports (if required) 
  Monthly treatment operations meeting 
  Site specific alarms via SCADA 
  Joint audits by the Council Operational Delivery Leader Reticulation & Maintenance and the 
Council, Team Leader Water and Wastewater Treatment 
In addition, informal reporting is done via emails, phone conversations and joint site visits. 
Maintenance activities are logged in Citycare Water’s Event Manager and the Council has access to certain 
parts of this. Day to day activities are general y logged on the Treatment Plant Round electronic check sheets 
(Banks Peninsula) or on the water supply rounds check sheets (Christchurch/Lyttelton). Operational issues 
are generally reported by phone as soon as possible, followed by emails. If an incident occurs Citycare Water’s 
Incident Reporting System is used, followed by investigations if required. 
6.9  Critical control points 
Control points whose functioning is essential for protecting the consumers from hazards are critical control 
points (CCPs). Critical control points formalise control over water supply elements that provide important 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 77 

---

link to page 78
 
controls over hazards (contaminants). For a water supply element to be classifiable as a CCP, it needs to have 
the following attributes: 
a)  at least one operational parameter that can be monitored to provide a check on the performance of the 
supply element 
b)  at least one operational parameter that can be sampled, or read, frequently enough that suppliers can 
make  a  timely  response  to  prevent  harm  to  consumers  in  the  event  of  loss  of  control  at  that  CCP 
(monitoring should be continuous)  
c)  performance limits can be set to show when optimum control is lost and corrective action needed 
d)  corrective actions defined so that in the event of performance limits not being met the operator knows 
how to respond to the situation  
e)  critical limits on the operational parameter(s) that if exceeded, because corrective actions have failed to 
regain  control  and  maintain  safe  water,  signal  the  need  to  shut  down  the  supply  (and/or  initiate 
‘contingency plans’). 
Figure 6.17 outlines a decision tree to help determine whether or not a water supply element can be classified 
as a CCP. 
Section 6.7 of the supply-specific water safety plans contain the critical control points for each supply. 
 
Figure 6.17: Decision tree for identifying critical control points 
6.10  Corrective actions 
Corrective actions for parameters outside the normal operating ranges are outlined in the  Critical Control 
Point sections of the supply-specific water safety plans.  
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 78 

---

 
7 Verification Monitoring Programme 
The  effectiveness  of  the  water  safety  plan  is  determined  by  verification  monitoring,  which  assesses  the 
drinking water quality at the point at which it is supplied to the consumer’s property. The assessment makes 
use of water quality testing and consumer complaints. The latter provides an important source of information 
about the aesthetic properties of the water. 
Verification monitoring provides another check on the effectiveness of the preventive measures, although the 
information it provides is retrospective. 
7.1  Drinking water quality monitoring 
The  basis  for  assessing  drinking-water  quality  in  New  Zealand  is  compliance  with  the  Drinking-water 
Standards for New Zealand (DWSNZ). The DWSNZ specify monitoring requirements which are dependent on 
a water supply’s size and treatment characteristics. 
The  responsibility  for  drinking  water  compliance  sits  with  the  Council’s  3  Waters  &  Waste  Quality  & 
Compliance Team. There is a Service Level Agreement in place between the Quality & Compliance Team and 
the 3 Waters & Waste Laboratory Team which outlines roles and responsibilities with respect to drinking water 
compliance sampling. The agreement details staff responsibilities for: 
  maintenance of the monitoring plan and the sampling schedule 
  sample collection 
  sample analysis 
  collation, recording, assessment and reporting of results 
  notification procedures for transgression events. 
The agreement is updated at the beginning of each financial year. The FY 2020-21 version is stored in TRIM: 
20/1046545. 
Drinking  water  compliance  sampling  schedules  are  currently  prepared  using  the  Water  Information  New 
Zealand system (WINZ). While it is acknowledged that WINZ has been replaced by Drinking Water Online for 
the annual compliance survey process, Council staff felt that Drinking Water Online was not a reliable tool for 
preparing  comprehensive  drinking  water  compliance  sampling  schedules.  WINZ  continues to  be  used. All 
quarterly drinking water compliance sampling schedules are stored in TRIM folder: FOLDER09/2233. 
The 3 Waters & Waste Laboratory uses the QLims software for sample reporting. Data is exported from QLims 
and uploaded into Drinking Water Online for the annual drinking water compliance survey. With the change 
in water supply regulator from the Ministry of Health to Taumata Arowai on 15th November 2021 Drinking-
Water On Line is no longer nationally used to assess drinking water compliance but will continue to be used 
by CCC if on a month by month contract. 
7.2  Drinking Water Compliance Monitoring 
WaterOutlook is a cloud-based system for data management and reporting. WaterOutlook is operating within 
approximately 60% of New Zealand local government and provides a high level of audit integrity. Council is 
using WaterOutlook as a reporting tool aggregating together electronic (typical y SCADA) and manual data 
streams for compliance reporting purposes. Detailed information on compliance monitoring is provided in 
section 7 of the supply-specific water safety plans. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 79 

---

link to page 81  
7.3  Performance monitoring 
Council  sets  levels  of  service  to  measure  its  performance  through  its  annual  and  long-term  plans. 
Performance against these levels of service is reported in Council’s Annual Reports. These levels of service are 
a component of Council’s short term evaluation of results, outlined in section 7.5. 
7.4  Consumer satisfaction 
The  Council  has  two  methods  of  assessing  consumer  satisfaction:  through  the  annual  Residents  General 
Service Satisfaction survey and through customer service requests. 
7.4.1  Customer satisfaction 
The Residents General Service Satisfaction survey’s main focus is measurement of satisfaction with Council 
services  and  facilities.  This  includes  general  services  that  most  or  all  residents  in  the  city  use  (e.g.  water 
supply, waste collection and roads). A representative sample of all residents aged 18 and over has been used 
to obtain resident satisfaction levels and compare them with the corresponding Level of Service performance 
measures and targets set out in the Long Term Plan. Residents are asked to rate their satisfaction with the 
reliability, responsiveness and quality of Council’s water supply. 
7.4.2  Customer Service Requests 
Customer service requests deal with the more immediate and urgent consumer complaints relating to the 
water supply. Consumers are able to notify the Council of water problems at any time via:  
  Council’s call centre. This is the Council’s main number and it is available in the White Pages or 
on  the  Council’s  website  under  ‘Contact  Us’.  There is  also  a  free  call  number  for  the  Banks 
Peninsula area provided with the White Pages listing. 
  Online via the  ‘report an issue’ form available on both the Council’s  website  homepage and 
water supply webpage. On the homepage, customers can click the link report and are taken to 
a  page  where  they  are  asked  what  they  want  to  report.  ‘Water  problem’  is  the  first  option 
available. This same page is also accessible from the ‘Water and Drainage’ menu webpage as 
well as the ‘Water supply’ webpage as the first item available to customers. 
  Visiting one of the Council’s service centres during their open hours 
  The Snap Send Solve smartphone app can be used by members of the public to report issues. 
The app works by identifying the location the photo is taken using the phone's GPS data and 
then sends an email to the Council from the user’s email address, including the incident type, 
notes, address of incident, photo, and contact details. The reports are loaded into SAP Hybris 
(Council’s customer service request platform) once received by the call centre and allocated to 
the relevant Council department. This app is primarily used to report water leaks by consumers. 
7.4.3  Complaints 
The  Council  has  established  procedures  for  handling  consumer  complaints.  Customer  Services 
representatives  load  the  consumer  enquiries  and  complaints  into  the  Council’s  SAP  Hybris  system.  This 
information is then received by the Team Leader Water Services to triage and action. As the Water Services 
Team receives requests for service that are often time critical, the procedure for actioning and responding to  
these requests has been outlined in the process document Action Three Waters Customer Service Requests to 
ensure consistency in the way complaints are dealt with. 
In completing the form to send complaints or issues through to the Water Services Team, Customer Services 
representatives are prompted to input information as comprehensive as the consumer can provide, including: 
  Name of caller 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 80 

---

link to page 11  
  Contact information (address and phone number) 
  Problem that is occurring and description 
  Priority - reviewed by staff in the 3 Waters and Waste unit once the job has come through Hybris 
  Follow-up action requested by customer making the complaint. 
Customer complaints are recorded against the Council’s key performance indicators (KPIs) for water supply. 
These are: 
  Pressure/low flow 
  Clarity 
  Odour 
  Taste. 
7.5  Short-term evaluation of results 
SAP Hybris reports have been developed make short-term evaluation of results available to a wider range of 
3 Waters & Waste staff. While this information is currently only available to be viewed by staff with a Hybris 
login, reports are available in TRIM FOLDER09/2233 and accessible to all 3 Waters staff and updated monthly 
for reporting. The information for the 2020-2021 financial year is in TRIM 20/1130306.  
As described in section 1.1.5, the Council sets levels of service through its Long Term Plan and Annual Plan 
process. For water supply this includes the mandatory non-financial performance measures required by the 
Department of Internal Affairs for DWSNZ bacterial and protozoal compliance, leakage, fault response times 
and customer complaints. In addition, there are levels of service for customer satisfaction, the volume of 
water abstracted, compliance with resource consents and electricity consumption. 
The Council’s levels of service for fault response time are reflective of the KPIs in the maintenance contract 
with  Citycare.  For  some  jobs,  this  requires  Citycare  to  respond  to  jobs  within  specified  timeframes.  For 
example, water leaks in zone 1 have a 1 hour response time and a 2 hour response time in zone 2. Zone 1 
covers Christchurch City and the Lyttelton Harbour Basin, zone 2 covers the Banks Peninsula area beyond the 
Lyttelton Harbour Basin. Achievement against these KPIs is recorded in the job information and response 
through the Hybris system. 
Performance against the Council’s agreed levels of service in the Annual Plan are reported monthly via reports 
provided through the Council’s PDP (Plan Develop Perform) system.  This includes an explanation about any 
levels  of  service  that  are  at  risk  of  not  being  met.  This  report  is  provided  to  the  Council’s  Finance  and 
Performance  Committee.  The  agendas  and  minutes  of  these  meetings  are  available  on  the  Council’s 
website16. 
The  Council’s  Annual  Report17  reports  on  performance  against  its  levels  of  service,  financial  expenditure 
against its budget, what work it has completed in the past year and what work it plans to undertake in the 
next year. 
This  review  of  performance  against  levels  of  service  is  used  to  review  those  levels  of  service  through the 
Annual Plan and Long Term Plan process,  including whether the budget required to meet those levels of 
service is sufficient. 
Water safety plan actions and associated issues and non-conformance are discussed at the bi-monthly Water 
Supply Network Operations, Planning and Improvement Coordination meetings which are attended by staff 
                                                                            
16 https://ccc.govt.nz/the-council/meetings-agendas-and-minutes 
17 https://ccc.govt.nz/the-council/plans-strategies-policies-and-bylaws/plans/annualreport 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 81 

---

 
from Three Waters Network Operations, Asset Planning, Asset Management, Quality & Compliance and Water 
& Wastewater Operations teams. These meetings scope is to: 
  identify issues with respect to potable water supply services – that needs to be resolved 
through the planning and improvement processes, 
  obtain feedback on key planning and asset management activities which may impact the 
delivery of a reliable and safe drinking water  
  provide  a  platform  for  joint  decisions  and  recommendations  in  pursuit  of  faster  and 
improved resolutions 
They also provide an opportunity to consider any incidents, operational procedures or risks that may need to 
be addressed and updated in the water safety plans. 
Bimonthly  Three  Waters  &  Waste  reports  provided  to  the  Council’s  Three  Waters,  Infrastructure  and 
Environment  Committee  include  information  on  drinking  water  quality  monitoring,  DWSNZ  compliance, 
water safety plan compliance, information about ongoing capital works, and other operational matters. The 
reports  are  prepared  by  Council  staff  and  provide  elected  members  the  opportunity  to  evaluate  and  ask 
questions regarding the performance of the water supply programme.  The agendas and minutes of these 
meetings are available on the Council’s website18. 
                                                                            
18 https://ccc.govt.nz/the-council/meetings-agendas-and-minutes 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 82 

---

link to page 86 link to page 35 link to page 38 link to page 85 link to page 86  
8 Management of Incidents and Emergencies 
8.1  Previous incidents and emergencies 
The  review  of  previous  incidents  and  emergencies  assists  with  identifying  the  types  of  incidents  and 
emergencies that may occur, and the impact that they are likely to have on the water supply. Information on 
previous incidents and emergencies is provided in section 8 of the supply-specific water safety plans. 
8.2  Incident and emergency response plan 
The  Council  has  developed  contingency  plans  to  manage  incidents  and  emergencies  in  relation to  water 
supply. 
The Council’s standard procedures and contingency plans for water supply are in Promapp and are listed in 
Table 8.1. They are stored in TRIM: 20/1130688 and 19/456790 (index). These procedures are common across 
all Council water supplies. 
All procedures are currently being updated and transferred into Council’s process mapping system Promapp 
(https://go.promapp.com/ccc). These processes and procedures are developed alongside and supplied to 
contractors with responsibilities associated with the Council’s water supply network. The level of emergency 
is determined for each event. Points are identified throughout the procedure mapping where escalation of 
the  event  is  considered  taking  into  account  the  type  of  event,  the  magnitude,  population  affected  and 
estimated response time to remedy water supply issue. Relevant staff are automatically notified of updates 
to procedures in Promapp. 
Responses  to  incidents  and  emergencies  are  immediately  triggered  by  notification of  an  event  or  service 
disruption.  Incident  responses  are  primarily  managed  through  the  procedures  contained  in  Promapp. 
However, if the scale of the incident escalates, there are opportunities identified for increasing the level of 
management and coordination required to respond. 
Section 2.5.1 outlines the Promapp process for responding to a water quality incident (Respond to Drinking 
Water  Contamination,  Figure  2.7).  This  process  includes  a  trigger  process  for  assessment  of  an  event  to 
determine whether it is ‘significant’ and needs to escalate to process Respond to Significant (Unplanned) Event 
(City Services).  also includes an incident review with all parties involved in the response and a review of the 
response process. Significant events are investigated as part of. A Request a Boil Water Emergency Mobile Alert 
is incorporated into  and  Inform Public about Water Contamination Event, outlining the requirements for using 
the emergency mobile alert system. 
For incidents and emergencies where there is significant impacts on water supply, treatment and distribution, 
Business Continuity Plans have been developed to cover the staff roles and responsibilities to enable the 
business to keep operating should key risks to the city’s water supply eventuate. The Business Continuity 
Plans are designed to enable services to recover quickly post a disaster or major incident and enable the 
restoration of essential services as quickly as possible. The decision making process for invoking Business 
Continuity Plans is shown in Figure 8.1 and the business continuity procedures relevant to water supply are 
listed in Table 8.1. 
The  Council’s  Three  Waters  &  Waste  Unit  uses  these  Business  Continuity  Plans  as  part  of  Civil  Defence 
exercises and have a training programme in place to regularly test elements of the units Business Continuity 
Plan. A record of all exercises is taken with lessons learned and areas for improvement. These exercise reports 
are  stored  in  TRIM  document  management  system (TRIM:  FOLDER09/2593  and  FOLDER13/205).  Separate 
folders are also created in TRIM for events. Recent examples of events the Council have been involved in 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 83 

---

link to page 87 link to page 50  
include  Flooding  July  2017  (FOLDER16/2069),  Tropical  Cyclone  Gita  (FOLDER17/5341),  Port  Hills  Fire 
(FOLDER16/120) and Coronavirus COVID-19 (FOLDER20/89). 
The Council participates in regular Civil Defence exercises. Exercising procedures in the Three Waters & Waste 
Business Continuity Plan are not be seen as replacing the need for Civil Defence and Emergency Management 
exercises, rather they are complementary to such exercises. Some incidents covered in the Three Waters & 
Waste Business Continuity Plan will not trigger a Civil Defence and Emergency Management response but 
could have significant impact on the business. The emergency procedures relevant to this Water Safety Plan 
are listed in Table 8.2 and the Business Continuity Plan is stored in TRIM: 18/9624 and 18/67443 (index). 
The Council has a training programme in place to test staff responses to incidents. The most recent training 
on 9 and 16 July 2020 was focused on transgression training – responding to drinking water contamination. 
Records relating to incident training are found in TRIM: FOLDER20/894. 
The  communication  of,  and  training  in  Business  Continuity  Procedures  is  an  essential  part  of  improving 
business resilience and improving the recovery of an organisation post disaster or major incident. To this end 
all  key  stakeholders  in  these  procedures  are  regularly  drilled  in  their  operation  and  the  procedures  are 
reviewed annually and tuned to recognise changes in: 
  Levels of service 
  Changes in assets and procedures in 3 Waters or other Council Units interrelated with 3 Waters 
  Personnel 
  Legislation 
  Lessons learned from exercises, actual incidents and disasters. 
Potential incidents and emergencies and the existing preventative measures to address them are identified 
in section 3.4 (plausible combinations of hazards) of the supply-specific water safety plans. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 84 

---

 
Receive notification of an 
event / service disruption
Are 
employees or 
visitors in 
YES
Follow emergency 
procedures
immediate 
danger?
Management Response Team
Assess:
·
Duration of disruption
·
Scale of impact
NO
·
Impact on Community, Staff, 
Facilities, Infrastructure, ICT 
Assets, & Suppliers
·
Safety, Wellbeing, & 
Could 
Practical implications for 
 event impact
Invoke 
Staff (can work continue?) 
 on LoS 
Coordinated 
·
Extent of disruption to 
delivery 
YES
Management 
essential LoS
And / Or 
Response Plan
·
Regulatory Responsibilities
community?
·
Potential financial loss 
·
Potential reputational 
damage
Determine
·
Appropriate level of 
response and recovery 
coordination
Invoke 
YES
NO
Corporate BCP 
Corporate Recovery Team:
·
Monitor and support 
recovery strategies
·
Initiate Communications 
strategy
AND
·
Ensure corporate support 
/
enablers (HR, IT, 
Transactions, Facilities, etc) 
OR
to support essential service 
delivery.
·
Manage stakeholders
Monitor & 
Monitor 
Confirm:
 
 
 
Manage 
 
Situation
·
Leadership
·
Appropriate level of 
Situation
recovery coordination
·
Timeframe for transition to 
business resumption / 
business as usual.
YES
Local / Site Disruption:
·
Notify key stakeholders
Invoke
Ensure 
Does 
Response 
Business Unit 
·
staff safety, wellbeing and 
event 
Required?
BCPs
availability 
Escalate?
·
essential service delivery
·
security of location & 
information
·
Asset protection
Identify and manage 
·
response and recovery 
NO
priorities
Assess impact:
NO
·
people, facilities, systems, 
information, suppliers
Compile Situation Report
Team Leader / Unit Manager
·
Recommend higher level of 
coordination if event 
escalates
Stand Down
Debrief
 
Figure 8.1: Decision-making process for invoking Business Continuity Plan(s) 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 85 

---

 
8.3  Index of procedural documents 
Table 8.1: Procedural Documents and Reference Links 
Procedure  
Respond to Significant (unplanned) Event (City Services) 
Review, Update and Notify Changes to Renal Dialysis List 
Undertake Flow Test 
Manage Major Loss of Water Supply 
Emergency Response to Burst Pipes 
Undertake Planned Backflow Assessments 
Inform Public about Water Contamination 
Implement Water Supply Restrictions for Christchurch City 
Implement Water Supply Restrictions for Banks Peninsula 
Manage Burst Water Main or Leak on Private Property 
Create Repair Requests for Residential Water Meters 
Create Vegetation/Foliage Letter for Residential Water Meters 
Manage Planned Water Shut Off 
Respond to Drinking Water Contamination 
Process New Water Connection Application (Service Centre) 
Manage Hydrant Standpipe Compliance, Restrictor & Water Meter Tampering 
Undertake Unplanned Emergency Water Supply Shut Off 
Process Significant Damage Claim 
Generate Significant Damage Summary Report 
Ensure Compliance of Drinking Water Sampling 
Action a new standard water connection (non-consent) 
Create Water Meter Equipment Number 
Replace Water Meter in SAP 
Decommission Water Meter in SAP 
Process Ended Parcel of Land for Water Meters 
Bring Below Ground Well Head Back Online - unplanned 
Process Network Operations Permit To Work Request 
Respond to Security Alarm at Potable Water Supply Site 
Respond to Alarm indicating Potential Flooding of Station 
Monitor Access to Council Water, Stormwater & Wastewater Stations 
Raise Alert re: Test Showing Drinking Water Contamination  
Assess Risk of Drinking water Contamination 
Replacement of a Suspected Seized Water Meter 
Manage water leaks on private property 
Manage water supply leaks on multiple private properties 
Alignment of water meters to properties 
Requesting Invoice for Monthly Claim of Hydrant Standpipe Contract 
Pump Station Power Outage 
Fuel spill 
Determine Enforcement Action Required 
Plan acceptance prior to construction for 3 Waters 
Request a Boil Water Emergency Mobile Alert# 
Note:  Not  al   processes  have  been  reviewed  and  finalised;  ongoing  reviews  and  updates  will  take  place  at 
scheduled 2 yearly intervals or after a major incident. 
# 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 86 

---

 
Table 8.2: Three Waters and Waste business continuity procedures related to water supply 
Section 
 
Procedure 
Storm 
 
SCADA and/or Telemetry Failure (3 Waters) 
Water and   
Major Power Failure (3 Waters and >4 hours) 
Land 
 
Loss of Manpower (3 Waters Pandemic, Lack of Market Resource 
Drainage 
etc.) 
 
Aquifer Contamination 
 
Medium to Long Term Degradation of Aquifers 
Water 
 
Physical Terrorist Attack on Assets (3 Waters) 
Supply and   
Cyber Attack on 3 Waters PLC, SCADA and IT Systems 
Treatment   
Earthquake (3 Waters) 
Activity 
 
Water Demand exceeds Consent Water Take 
 
Water Supply Treatment Plant Process Failure 
Note: Not al  processes have been finalised as part of the Council’s ongoing reviews and updates. 
8.4  Levels of emergency 
To ensure there is a consistent understanding of the hazard threat level, emergency level descriptors have 
been developed to define and assign a level of emergency to each type of possible incident/emergency (see 
Table 8.3: Consequence Rating Scale Applied to Hazardous Events, which integrates the levels of emergency 
in  with  the  risk  level  responses).  The  emergency  level  descriptors  are  incorporated  into  the  Promapp 
procedural documents to assist staff to determine the range of emergency levels that may apply, which will 
depend on the specific event. 
Internal training is being undertaken to ensure that all staff are immediately aware of the seriousness of an 
incident /emergency situation and the response required. 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 87 

---

link to page 88 link to page 88

 
9 Documenting and Reporting 
9.1  Management of documentation and records 
As a local government organisation the Council is subject to the requirements of the Public Records Act 2005, 
so adherence to this policy by all Council staff and functions is mandatory. The Council must maintain full and 
accurate  records  of  its  affairs,  and  these  records  must  be  accessible  for  subsequent  reference  until  their 
disposal  is  authorised.  External  contractors,  consultants  and  service  providers  creating  and  processing 
information on behalf of the Council must adhere to the Council's records management policy and associated 
procedures also. The Council’s Records Management Policy is found in TRIM 17/991692. 
The Council uses the TRIM (Content Manager) system as its primary document management system. Each 
water supply asset and facility has its own functional location where relevant documents and information is 
stored in accordance with the Council’s records and document management policy. TRIM uses a three level 
structure to manage and store documents (Figure 9.1). Documents in TRIM are stored in classifications based 
on Council  functions  rather than  Council  units,  teams  or  locations  (Figure  9.2).  Version  control  boxes are 
included at the start of key documents, such as water safety plans. 
 
Figure 9.1: TRIM Three level structure 
 
Figure 9.2: TRIM classifications for water supply 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 88 

---

link to page 86 link to page 87 link to page 24 link to page 90  
Physical  asset  information  is  kept  in  the  asset  register,  which  is  stored  in  SAP.  Asset  management  is 
undertaken  to  ensure  alignment  with  ISO55000:2014  Asset  Management  –  Overview,  Principles  and 
Terminology. 
A register of key documents relating to Three Waters & Waste assets is found in TRIM 19/1306436. The register 
also includes information on responsibilities around the update of the documents. 
Water supply related processes and procedures are stored in Promapp (refer to Table 8.1 and Table 8.2). Each 
water  supply  process  is  documented  in  Promapp  with  a  process  owner/author  and  a  review  date  which 
ensures that the processes are reviewed regularly and by a knowledgeable member of staff. Reviews of the 
water supply related processes and procedures in Promapp can also be triggered by an incident requiring the 
use of a Promapp procedure, changes in information or legislation, or a change of process owner/author. 
Drinking water quality is stored in the 3 Waters & Waste Laboratory data management software QLims. The 
laboratory is IANZ accredited and meets all requirements with respect to maintaining the chain of custody for 
all drinking water samples. 
Operational data is stored in SCADA and WaterOutlook. Various reports and dashboards have been created in 
WaterOutlook and are shared across the organisation. 
Citycare  has  its  own  document  management  system  and  information  about  this  is  available  in  TRIM 
20/1128679. 
Section 1.4 describes the Quality Management System that Council intends to develop and implement for its 
drinking  water  supply  processes.  This  system  will  ensure  that  documentation  pertinent  to  all  aspects  of 
drinking-water  management  is  developed,  maintained  and  made  available  to  all  employees,  and  that 
mechanisms are in place to ensure employees read, understand and adhere to documentation procedures. 
9.2  Reporting 
Reporting  takes place  at  various  frequencies  and levels  of  detail  both  internally  and  externally.  Table  9.1 
summarises  both  internal  and  external  reporting  requirements  in  relation to  water  safety  and  supply.  In 
addition  to  the  reports  outlined  in  the  table,  various  dashboards  and  reports  have  been  set  up  in 
WaterOutlook that allow quick access to summarised and trend data.  WaterOutlook provides functionality 
that allows any entered data to be extracted into an ad-hoc report, presented in Excel format. 
In  addition  to  formal  reporting,  there  is  regular  reporting  between  Citycare  and  the  Council.  For  Banks 
Peninsula,  there  are  daily  conversations  between  the  Council’s  Reticulation  &  Maintenance  Operational 
Delivery Leader and either Council’s Team Leader, Water and Wastewater Treatment or Pump and Storage 
Supervisor to discuss the weather forecast and ensure that the appropriate preparations and preventative 
measures  are  in  place  where  heavy  rain  is  forecast.  There  are  also  monthly  meetings  with  Council’s 
Reticulation & Maintenance Operational Delivery Leader and Council’s Team Leader, Water and Wastewater 
Treatment and Pump and Storage Supervisor to discuss plant conditions/issues or any outstanding repairs, 
and senior management meetings on the overarching aspects of the maintenance contract. 
For Christchurch/Lyttelton, there is regular reporting between Citycare, and the Council with twice weekly 
meetings  with  the  Council’s  Team  Leader  Water  and  Wastewater  Operations  and  Citycare’s  Maintenance 
Manager to discuss plant conditions/alarms or any outstanding repairs. There are also monthly meetings the 
Council’s Team Leader Water and Wastewater Operations and Citycare’s Maintenance Manager to discuss key 
performance indicators and contract management. 
Reports and associated documents are stored in TRIM and shared with relevant stakeholders and staff by the 
report authors, team leaders, or management. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 89 

---

 
Table 9.1: Internal and external reporting requirements 
Internal reports 
Report name  Recipient 
Purpose 
Frequency 
Responsibility 
Three Waters &  Three Waters 
Provides information on drinking 
Bimonthly 
3 Waters staff, 
Waste reports 
Infrastructure 
water quality monitoring and 
presented by 
and Environment  compliance, ongoing capital works 
Head of 3 Waters 
Committee 
and other operational matters. 
& Waste 
Levels of 
Council 
Monitors achievement against within 
Monthly 
3 Waters staff 
Service and 
Council’s PDP (Plan Develop Perform) 
KPI’s 
system 
Water supply 
Audit and Risk 
Monitors performance and 
Quarterly 
Head of 3 Waters 
programme 
Management 
compliance 
& Waste 
report 
Committee 
Council 
Executive 
Prepared by staff when issues arise 
As required or 
Various 3 Waters 
Briefings/ 
Leadership Team  that require council ors and/or ELT to  requested 
& Waste staff 
Decision/ 
(ELT) and/or 
be briefed or make a decision. Report 
(issue 
Information 
Council ors 
templates ensure Council are briefed 
dependent) 
Reports   
on issues such as risk, legal 
obligations, financial considerations, 
other options. 
External reports 
Report name  Recipient 
Purpose 
Frequency 
Responsibility 
Annual Drinking  Ministry of Health  Council contributes information 
Annual / 
Water Supply 
Water Survey 
/ Taumata Arowai  annual y for these reports on 
monthly (draft 
Security 
(in Drinking 
focussed on bacteriological, 
ruel) 
Specialist 
Water Online)1 
protozoal and chemical compliance 
with DWSNZ, the status of water 
safety plans, and meeting legislative 
requirements. 
Resource 
Environment 
Compliance with resource consents 
Annual 
Resource 
consent 
Canterbury 
and to comply with the National 
Consent 
compliance 
Environmental Standard - Resource 
Compliance 
reports 
Management (Measurement and 
Coordinator 
Reporting of Water Takes) Regulation 
2010 
National 
Water NZ 
Performance comparison of drinking 
Annual 
Resource 
Performance 
water, wastewater and stormwater 
Consent 
Review 
service provision in New Zealand. 
Compliance 
Council provides information on 
Coordinator 
drinking water, wastewater and 
stormwater services. 
Annual Plan, 
Consumers 
Plans and reports on strategic 
As produced 
Council 
Long Term 
planning and budgets to assist public 
Secretaries 
Plan, Council 
understanding of where ratepayer 
meeting 
money is being spent and what the 
reports and 
critical projects are for the district.   
minutes   
Transgression  
Taumata Arowai 
Provides record of investigation into 
Fol owing water  3 Waters & Waste 
Incident / 
transgression cause, corrective action  quality failure 
staff involved in 
reports   
and recommendations to prevent 
the response 
reoccurrence.   
This will be updated once reporting requirements to Taumata Arowai are clarified 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 90 

---

 
10 Investigations 
10.1  Investigative studies 
Through  the  Promapp  incident  and  emergency  procedures,  situations  that  may  result  in  the  need  for  an 
investigation  are  identified.  The  procedures  for  activating,  planning  and  carrying  out  investigations  of 
instances  of  unsatisfactory  performance  of  the  drinking-water  supply  are  also  recorded  in  these  incident 
response processes. 
Bimonthly  reports  to  the  Council’s  Three  Waters,  Infrastructure  and  Environment  Committee  inform  the 
Committee of the results of any investigations that may have occurred. 
In  addition  to  problem-targeted  investigations,  the  Councils  is  constantly  investigating  opportunities  to 
improve drinking water supply and distribution. The purpose of these strategic investigations is primarily to 
improve safety and reliability of supply and to provide reliable information to assist with long-term planning, 
such as new technologies or modelling of water availability and demand. 
Planned investigations for each water supply are identified in the supply-specific water safety plans. 
Investigations  can  also  be  initiated  by  customer  complaints.  Customer  complaints  are  loaded  into  the 
Council’s Hybris system by Customer Services representatives to be triaged and actioned by the Team Leader 
Water Services. All complaints are investigated with the outcome and actions taken recorded once a job is 
resolved. As these complaints have address identifiers, if there is a geographical cluster of complaints, a wider 
investigation is undertaken. The outcomes of these investigations are reported on in the bimonthly 3 Waters 
& Waste report to the Council’s Three Waters, Infrastructure and Environment Committee. 
10.2  Validation of equipment, processes and practice 
Validation collects evidence to establish that preventive measures are capable of performing at the expected 
level. The regular re-validation of procedures, treatment processes and associated controls (e.g. shutdown 
mechanisms or return to service after cleaning etc) ensures their effective operation and adequate control, 
especially  if  a  process  or  component  has  been  physically  changed  or  an  operational  setting  changed. 
Validation processes are summarised in the supply specific water safety plans. 
Validation  of  equipment  is  being  undertaken  by  Citycare  Water  under  the  maintenance  contract.  The 
contractor’s plan includes standard operating procedures (SOPs) where required.  For the Banks Peninsula 
Water treatment plants validation of equipment is undertaken by Council. 
The  Council  has  a  general  methodology  agreement  with  Environment  Canterbury  for  the  Council’s  water 
takes  (TRIM  14/664240).  This  agreement  covers  compliance  with  Water  Takes  Regulations  and  includes 
guidance on meters to be used, where they are to be fitted and verification methodology requirements. While 
there is a five  yearly re-verification process, there is an expectation that the Council will use its real-time 
continuous monitoring to identify conditions that will affect flow meter measurement accuracies and address 
them at the time. An annual water take summary report is also required to be produced with supporting 
compliance data for each bore owned and operated for public water supply. These reports are found in TRIM 
FOLDER10/38. 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 91 

---

 
11 Oversight, Review and Continual Improvement 
11.1  Long-term evaluation of results 
The Council’s long-term evaluation of results is focused on water quality monitoring and system performance. 
The long-term evaluation of results is the responsibility of the Three Waters & Waste Quality & Compliance 
team and is undertaken annually through a number of different reports. 
The conditions of the Council’s water take consents for drinking water supplies requires the Council to report 
annually on water usage. 
The  Council  monitors  and  reviews  its performance against  its  levels  of  service.  The  levels  of  service  have 
remained reasonably consistent for water supply and reports are available for the 2006/2007 financial year 
onwards as the Banks Peninsula District Council and Christchurch City Council amalgamated in March 2006. 
Annual reports identify areas needing immediate attention with a full review every three years as part of the 
Long Term Plan process contributes to the funding and development of the water supply network over a ten 
year period. 
The  Council  records  information  relating  to  DWSNZ  compliance  and  transgression  information  and  has 
provided it annually for the Ministry of Health’s annual report on drinking water quality. Information on the 
Christchurch water supply network can be evaluated from the Annual Review of Drinking water Quality in New 
Zealand 2006/2007 onwards. 
The  Council  uses  the  Water  New  Zealand  National  Performance  Review  as  a  benchmark  to  evaluate  its 
performance against other similarly sized councils in New Zealand. The Council has been involved in this 
annual national performance review since the 2007/2008 report. 
The  Council  also  has  long-term  monitoring  of  leakage  rates  across  the  distribution  network.  As  wel   as 
providing an ongoing indication of the condition of the distribution network. Monitoring leakage is also used 
to identify if there is water that cannot be accounted for, indicating an illegal take or connection that can be 
investigated. 
The  long-term evaluation  of  results  may  necessitate  changes  to  the  water  safety  plan  if  emerging  issues 
constitute previously unidentified risks. This is undertaken as part of the annual internal water safety plan 
review process. The water safety plan is resubmitted to Taumata Arowai when any significant changes have 
occurred.  Where  any  uncertainty  exists  regarding  the  significance  of  changes,  Taumata  Arowai  wil   be 
consulted to determine whether the water safety plan needs to be re-submitted. 
Section 17A of the Local Government Act 2002 requires the Council carry out service delivery reviews. These 
reviews are a method of determining whether the existing means for delivering a service remain the most 
efficient, effective and appropriate means for delivering that service. The first review for three waters was 
carried out in 2017 and another was completed in 2020. Reviews are required to be carried out no later than 
six years following the last review. 
11.2  Audit of drinking water quality management 
The water safety plan is reviewed annually to make certain that it is effectively encouraging improvements to 
the  water  supply  operations  and  management.  Responsibility  for  driving  the  review process  lies  with  the 
Three Waters & Waste Quality & Compliance Team. 
The Water Safety Plan programme control group will meet monthly to discuss or follow up any water safety 
plan actions or resolve issues of non-conformance. This group is also responsible for undertaking the annual 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 92 

---

link to page 97  
and five year reviews and updates of the water safety plan. Both the annual and five yearly review process 
involve: 
1)  Checking that reporting lines, roles and responsibilities are still up to date and in place. 
2)  Reviewing the day to day operation of the water supply by: 
a)  reviewing the incident record or log book for each water supply and learning lessons from the incident 
b)  checking  whether  any  problems  have  been  found  during  the  regular  checks  and  maintenance 
schedules. 
3)  Determining if satisfactory progress has been made against the improvement plan. 
4)  Addressing any new or reduced risks arising from modification, additions or changes made to the supply 
since the last water safety plan was completed. 
5)  Compliance with DWSNZ. 
In order to facilitate an efficient internal audit process a checklist has been developed (see Appendix A). 
As part of the Council’s operational and risk management process, there are regular reviews of our processes, 
performance and priorities throughout the year, which form an element of continual management auditing 
over our key risks. These reviews include: 
  A six-monthly review of the processes and procedures (captured in ProMapp).  The Reticulation & 
Maintenance Operational Delivery Leader (Banks Peninsula),the Team Leader Water and Wastewater 
treatment and Reticulation & Maintenance contract supervisors (Christchurch/Lyttelton) review the 
processes and procedures related to water contamination response procedure, testing water supply 
catchments and wells and ensuring reporting systems are in place to report any results over set limits 
for response to confirm the water safety plans are being used and kept up to date covering specific 
risks to the water supply zones. The Water & Wastewater Operations team reviews the processes and 
procedures relating to monitoring of chlorine levels and chlorine dosing procedures, the response by 
contractors  to  alarms,  lab  water  sampling  and  reporting  and  evidence  of  contractor  competency 
training. 
  Assessment of the data from SCADA is undertaken on a daily basis and  WaterOutlook is reviewed 
regularly  by  the  BP  Operations  Team  members    If  issues  are  identified,  further  assessment  is 
undertaken to determine the options to resolve the issue. 
  The Manager Service Excellence 3 Waters & Waste and the Banks Peninsulaa Water and Waste water 
Ops Team Leader, Team leader Water and Wastewater Treatment  and Reticulation & Maintenance 
contract supervisors (Christchurch/Lyttelton) undertake monthly reviews to ensure Contractors and 
staff in the field are actively managing and monitoring operations of the network assets with required 
response  plans  in  place  for  potential  events.  The  review  audits  the  monthly  report  provided  in 
WaterOutlook  against  designated  work  schedules  and  against  monitoring  and  maintenance 
checklists. Work undertaken, such as recalibration of equipment is recorded in the reports with dates 
and feedback on the work done by individual staff. 
  The Team Leader Water & Wastewater Operations proactively monitors any failure in core services so 
that  the  Council  can  identify  at  risk  assets  and  notify  the  Asset  Management  team  for  potential 
inclusion  in  the  reactive  or  proactive  renewal  programme.  Citycare  provides  pipe  samples  and 
failure/condition  codes  from  failures  to  assist  with  this.  Pipe  samples  are  analysed  by  the  WSP 
Material Testing and Analysis laboratory and the results are used to inform the renewals programme. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 93 

---

 
  There are six monthly reviews to confirm that the Council rules regarding the "chain of cleanliness" in 
Construction Standard Specification and Approved Water Supply installer specifications are being 
adhered to by all contractors and authorised water supply installers. The report also includes auditing 
of chain of cleanliness by the contracts engineers in the Technical Services & Design team and Water 
& Wastewater Operations team are up to date and that only approved water supply installers are 
working on the Council’s water supply. 
  Manager Operations undertakes a six monthly review of water treatment plants to ensure they are 
operating in accordance with DWSNZ requirements. The report also covers maintaining and auditing 
existing Water Safety Plans and undertaking drinking water quality monitoring in line with DWSNZ. 
  Asset Management Plans are reviewed every three years to ensure they are up to date and renewal 
programmes are based on the best available data and information so that work is prioritised to the 
most critical assets. 
  The Business Continuity Plan for Three Waters & Waste is reviewed annually. 
The outcome of these reviews are provided to the Head of Three Waters & Waste, the General Manager – City 
Services and/or the Chief Executive as appropriate. Information is also provided in the bimonthly report to 
the Three Waters, Infrastructure and Environment Committee. 
11.3  External audit of drinking water quality management 
Water safety plans 
The Drinking Water Assessor, until late 2021, had carried out three yearly implementation audits to ensure 
that  water  suppliers  operate  their  water  supplies  in  accordance  with  the  water  safety  plans.  Where  non-
conformances were identified by the Drinking Water Assessor, the water supplier was required to put in place 
an action plan to mitigate the non-conformances. The findings of the most recent audit undertaken on 10 
December  2018  is  stored  in  TRIM  19/63869.  All  non-conformances  have  been  addressed.  Details  of 
implementation audits, non-conformances and recommendations are captured in TRIM 14/629039. 
The Council has a register in place for non-conformances and their associated corrective actions and actively 
works through the issues. Staff work through the action plan to address each of the non-conformances in 
accordance with the timeframes agreed with the Drinking Water Assessor. Staff also report on the water safety 
plans to the Audit and Risk Management Committee annually, and on the status and detailed progress against 
the action plans, to address any non-conformances, to the Three Waters, Infrastructure and Environment 
Committee as part of the bimonthly report on the Three Waters & Waste services. 
Water testing accreditation 
Water testing to ensure compliance with the DWSNZ is undertaken by the Council’s laboratory staff. The staff 
training, processes and equipment for water sampling and analysis undertaken by the Council’s Laboratory 
undertakes regular external audits as it is IANZ accredited. To maintain its accreditation, there are ongoing 
scheduled reassessment visits. These visits ensure that the technical and quality systems continue to meet 
the criteria for accreditation and continue to work effectively. 
Full technical (routine) reassessments are usual y carried out at three yearly intervals. These reassessments 
are similar to initial assessments for accreditation and ensure organisations are properly equipped and able 
to demonstrate their competence on an ongoing basis. Surveillance visits, to confirm that the management 
systems  are  continuing  to  operate  effectively  and meeting  accreditation criteria,  are  carried  out  annually 
between the full technical reassessments. 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 94 

---

 
Contractor audit 
For  Banks  Peninsula,  the  Reticulation &  Maintenance  Operational  Delivery  Leader  undertakes  an  audit of 
Citycare’s maintenance of network reservoirs, pump stations and reticulation work approximately every six 
months. These audits are undertaken with Citycare’s Pump and Storage Manager. 
For  Christchurch/Lyttelton,  an  audit  of  Citycare’s  maintenance  of  reservoirs,  pump  stations  and  water 
treatment plants is undertaken by the Work Maintenance Supervisor/Auditor approximately every six months. 
This audits are undertaken with the Maintenance Manager from Citycare. 
As part of these audits, the treatment plants are inspected and an audit check sheet is completed. The audits 
include checking both Council’s and Citycare's Rounds records, Health and Safety and HSNO records and 
grounds maintenance. Water Outlook reports for Water Treatment Plants can be downloaded to check for 
compliance. As part of the audit process the site condition and accuracy of records is assessed. Follow up 
audits are undertaken if there are issues identified in the initial assessment 
Quarterly drinking-water compliance meetings 
Until  late  2021  quarterly  compliance  meetings  took  place  between  the  Council  and  the  Drinking  Water 
Assessor. The purpose of these meetings was to assess progress against the DWSNZ compliance requirements 
for  all  plants  and  zones  and  compliance  with  the  Health  Act.  Feedback  from  the  meetings  was  used  to 
implement improvements, which, depending on the nature of the improvements, may also be documented 
in the water safety plan. 
Internal quarterly compliance meetings have continued to be ran by the Quality and Compliance team.  These 
involve  a  review  of  the  monitoring  data,  Wateroutlook  reports,  compliance  supporting  activities  and  any 
events that have occurred during the quarter.  Internal compliance reports are prepared and submitted to 
senior Three Waters management and a memo prepared to inform senior leadership at CCC. These document 
are stored in TRIM Folder09/2282.  
11.4  Review by senior leadership 
The water supply system performance is continually reviewed. 
The Water Supply Security Programme Steering Group meets fortnightly. Representation on this programme 
steering group includes the Head of Three Waters & Waste, Programme Manager – Water Reform, Manager 
Planning and Delivery, as well as staff from Three Waters & Waste, Legal Services, Office of Chief Executive, 
Communications and Finance. 
The purpose of these meetings is to review progress on water safety improvements and water safety plans. 
Agendas are prepared for these meetings and actions noted. Minutes of these meetings are recorded and filed 
in TRIM FOLDER19/1022 (Water Supply Security – Programme Management). 
In addition to the programme steering group, reports on the water safety plan status are provided to the Audit 
and Risk Management Committee and there are bimonthly Three Waters  & Waste reports provided to the 
Three Waters, Infrastructure and Environment Committee. These reports are prepared by Council staff and 
provide  elected  members  on  committees  the  opportunity  to  evaluate  and  ask  questions  regarding  the 
performance of the water supply programme. 
Amendments to the Water Safety Plan 
Full reviews of the Water Safety Plan are reviewed and signed off by the Head of Three Waters, the General 
Manager – Infrastructure Planning and Regulatory Services and the Chief Executive. Where there are minor 
amendments  made to  the  Water Safety  Plan,  these amendments  wil   be  signed  off  by  the  Head  of  Three 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 95 

---

 
Waters. All revisions and sign offs are recorded in the Version Control and Approvals section of the Water 
Safety Plan. 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 96 

---

 
Appendix A 
Internal Water Safety Plan Review 
Checklist 
 
Area 
Check 
Action required 
Action By 
Date 
• Have roles or responsibilities changed in 
the last 12 months? 
Management 
 
 
 
• Have personnel changed in the last 12 
months? 
• Are al  new staff aware of the water safety 
plan? 
Training 
• Are al  new staff adequately trained for 
 
 
 
their job role and aware of public health 
risks? 
• Have key water supply documents been 
WSP Document 
updated in the last 12 months? 
 
 
 
Maintenance 
• Do all staff and operators have the latest 
version of the water safety plan? 
• Have there been any incidents affecting the 
water supply in the last 12 months? 
• What actions were taken to remedy the 
Tracking Incidents and 
incident? 
 
 
 
Improvements 
• Was the action taken effective? 
• Have the improvements/ preventive 
measures identified in the water safety plan 
been actioned? 
• Have the ‘what to check’ and ‘corrective 
Tracking Operational 
actions’ (Operational Procedures) identified 
 
 
 
Procedures 
in the water safety plan been added to the 
appropriate manual or operational contract? 
• Has the risk register been updated in line 
Assessing 
with completed improvements (upgraded 
 
 
 
and new assets) and operational changes? 
• Has the water supply been assessed for 
new risks? 
Risks 
 
 
 
• Have these risks been recorded in the 
water safety plan risk register? 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 97 

---

 
Appendix B 
SCADA System Screenshots 
 
SCADA Network Control – Potable Water Supply (Primary) Stations 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 98 

---

 
 
SCADA Network Control – Potable Water operations primary window zones 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 99 

---

 
 
SCADA Network Control – Potable Water Supply Secondary (Lift) Stations and Reservoirs 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 100 

---

 
 
SCADA Network Control – Potable Water Supply Secondary (Lift) Stations and Reservoirs 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 101 

---

 
 
SCADA Network Control – Banks Peninsula operations window includes pumps supplying to the Lyttelton Harbour Basin 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 102 

---

 
 
Example of SCADA Network Control Data Visibility – Secondary supply zone reservoirs 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 103 

---

 
 
Example of SCADA Network Control Data Visibility – Gardiners Primary Pump Station with 2 Wells and suction tank (Northwest Zone) 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 104 

---

 
 
Example of SCADA Network Control Data Visibility – Tara Primary Pump Station with 1 Well (Riccarton Zone) 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 105 

---

 
 
Example of SCADA Network Control Data Visibility – Huntsbury 3 Reservoir and Lift Station 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 106 

---

 
 
 
SCADA Network Control – Potable Water Supply Banks Peninsula Stations 
 
 
TRIM: 22/438283 
All Supplies Water Safety Plan 
Page 107 

---