30 July 2024 
 
James Webb 
[FYI request #27352 email] 
 
Ref: PMO OIA 030-2024-25 
 
Dear James Webb 
 
Official Information Act request: OIA policies and records follow up. 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request, received on 22 July 2024. 
You requested: 
 
“I would like further information as to how my request was considered under section 
18B, and the decision to not consult with me to assist in my request. You state that the 
request would require substantial collation for manually checking these details for 102 
requests. I am more than happy to change my request to a number of requests that 
you deem manageable to extract this information for. If you could advise me of this that 
would be appreciated.” 
 
The points we could have consulted you on would have been the timeline for the request 
(i.e., reducing it from seven weeks) or the number of data points to be considered. Changing 
the number of data points would not have an impact on the time needed to process the 
request. We get an average of 14 requests per week so we would have needed to reduce 
the timeframe for the request to less than a week which would not provide any statistically 
meaningful or reliable information. We therefore concluded consulting with you would not 
resolve the difficulty in processing your request. 
 
Our OIA tracking tool cannot be analysed electronically, nor can we generate a random 
sample for analysis. To answer your request, we would need to open each line item and 
analyse it manually for the five different types of information you requested. This would have 
taken a large amount of a staff person’s time and interfered with the smooth running of the 
Prime Minister’s Office, thus the decision was taken to refuse under section 18(f) of the Act. 
 
We estimate we can manually analyse ten OIA requests without it impacting on the Office’s 
ability to function well. However, that is less than 10% of the 102 we received in the 
timeframe you specified and is, in fact, less than an average week during that timeframe. Our 
view is this would be statistically meaningless and could also lead to a false impression. If 
you would like us to proceed with providing you this data for ten requests please advise and 
we will start to collate that information. 
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under 
section 28(3) of the Act.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Cameron Burrows 
Chief of Staff 
 

---