OIAD-4133 
05 July 2024 
 
Stephen Prendergast 
 
 
[FYI request #27154 email] 
   
 
Tēnā koe Stephen, 
 
Thank you for your request to the Department of Conservation, received on 6 June 2024, in 
which you asked for additional information on the hearing panel appointment process for 
notified concessions. We have considered your request under the Official Information Act 
1982. 
 
Context 
We have previously provided you with information on various aspects of the concession 
hearing process, including the role of the Decision Maker and documents related to the 
hearing process. This response provides further clarity around the hearing appointment 
process. 
 
Your questions and our responses are listed below: 
  1.  DOC procedures and guidelines and associated documentation for the appointment 
of members to concession hearings panels, where applications are notified. 
 
The Department’s procedural document for hearings is the Concession Hearing Guidance 
document, which is followed when undertaking hearings for concession processes. This 
document does not outline how panel members are to be appointed. There are a number of 
avenues through which a hearing panel member can be appointed, including verbal 
correspondence. Each hearing is unique, therefore flexibility is required in the panel 
appointment process due to staff scheduling, geographic availability, technical expertise, and 
complexity of the application.  
  2.  Please also supply the procedures and guidelines for applications which are not 
notified. 
 
This information is publicly available on our website. Please see Permissions application 
process for information on how non-notified applications are processed.  
 
 
National Office, 18-22 Manners Street, PO Box 10420, Wellington 6143                                           Page 1 of 2 

---

 
 
3.  Please supply the panel appointment correspondence for the 2023 Remarkables Ski 
Field application by NZSki. 
 
All correspondence to appoint the hearing panel was conducted verbally. Several options 
were considered for the hearing panel; however the final determination was that no panel 
was required in this instance.  
 
Please note that this letter (with your personal details removed) may be published on the 
Department’s website. 
 
 
Nāku noa, nā 
 
 
Phil ippa Fox 
Director Regulatory Authorisations  
Department of Conservation 
Te Papa Atawhai 
 
 
 
 
National Office, 18-22 Manners Street, PO Box 10420, Wellington 6143                                         Page 2 of 2 

---