10 June 2024 
 
 
N.S. Hudson 
[FYI request #27129 email] 
 
Ref: OIA-2023/24-0925 
Dear N.S. Hudson 
 
Official Information Act request related to various keywords  
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request received on 4 June 2024. 
You requested: 
 
“I am writing to request information regarding documents held by the Department of the 
Prime Minister and Cabinet (DPMC), including subgroups such as the National Security 
Group, the National Assessments Bureau, the Risk and Systems Governance Group 
that contain specific keywords” 
 
1. Keywords: 
- "UAP" 
- "Unidentified",  
- "Unknown origin", 
- "Drone" 
- "AARO" 
- "AAV" or "Advanced Aerial Vehicle" 
- "Balloon" or "Balloons" 
-"NORAD" or "North American Aerospace Defense Command" 
 
2. Documents and Timeframe: 
- Please provide a list of documents, including files, emails, memos, or any other 
relevant records, that SEPARATELY contain any of the the specified keywords from 
the year 2019 to the present date. 
 
3. Format of Information: 
- I request that the information be provided in a spreadsheet that includes the title or 
description of each document, along with the date of creation or receipt, and any 
additional metadata available. 
 
4. Further Details: 
- If the list of documents containing the specified keywords is extensive, I am willing to 
submit separate requests for each year or Keyword to facilitate the processing of 
information. 
 
5. Fees and Costs: 
- Please inform me in advance if there are any fees associated with processing this 
request. I am prepared to cover reasonable costs, if applicable.” 
 
We  have  assessed  the  extent  of  work  to  collate  the  information  you  have  requested  and 
have determined the manual work required to collate the information would have a significant 
impact on the day-to-day operations of DPMC. 
 
 
 
4889549 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 
 
 

---

 
 
We  have  considered  whether  extending  or  charging  would  enable  us  to  provide  the 
information you are seeking, however we have determined that neither of these would lift the 
administrative burden. 
 
We also considered consulting with you for a refinement of your request which would enable 
us  to  respond.  However  the  amount  of  information  requested,  and  the  need  to  search 
through  a  large  number  of  documents,  means  a  refinement  would  also  fail  to  alleviate  the 
administrative burden.  
 
Therefore  we  are  refusing  your  request,  in  full,  under  section  18(f)  of  the  Act,  as  the 
information  you  requested  cannot  be  made  available  without  substantial  collation  or 
research: 
 
You  have  the  right  to  ask  the  Ombudsman  to  investigate  and  review  my  decision  under 
section 28(3) of the Act. 
 
We  do  not  intend  to  publish  this  response  on  the  Department  of  the  Prime  Minister  and 
Cabinet’s website.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
Bridget White  
Executive Director 
National Security Group  
 
4889549 
2 
 

---