This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Monthly reports for election period missing from previous OIA'.


•  Te reo Māori & Tikanga Support – VS Brochures 
•  Te Ao Māori Sessions Planning & Implementation – EC-wide 
•  Development & Launch of Echo Space 
•  Te Ahunga mai o te Kōwhiringa Pōti Māori timeline development for Website 
  
Completed 
  
•  MEO te reo Māori Collateral – Procurement of Translators 
•  MEO Brochure Recordings for Website 
•  IAP2 Training Plan & Facilitation Development – Align IAP2 with CE/Ngāmaihiihi/Te Tiriti for delivery to 
CE 
•  Recruitment Support – CE Manager  
•  Strategic Engagement & Partnerships Planning Day 
•  Australia Commission Visit  
•  Te Pae Herenga o Tāmaki hui – Supporting CE 
  
Ongoing 
  
•  MEO Campaign collateral – 7 Dialect te reo Māori translations 
•  Democracy Matters Induction Workshops 
•  Legal Services Translation Support 
•  Kaupapa Māori VPs - April: 
o  Māori Advisory Team Travelled alongside Peter Potaka to Christchurch and Dunedin to meet 
with EC staff and external parties who may be interested in hosting a kaupapa Māori VP 
o  Attended LNI EM meeting in Palmerston North 
o  Supported EMs LNI with 17 priority communities across Marsterton, Taumarunui, Taihape, New 
Plymouth, Taranaki, Whanganui, Marton, Rangitikei district 
 
 
 
Page 2 of 2 







 
9(2)(ba)(ii)
 
 
 
 
 
 
Page 4 of 4 





 
Requestor   
Question   
Date of 
Response   
Hon Paul 
What is the planned budget, if anything, for materials and 
06/04/2023 
Goldsmith 
campaigns to promote the ability of people to switch between the 
 
general and Māori electoral roles? 
Clarification 
11/04/2023 
Simeon Brown 
What funding, if any, has been distributed by any of the 
12/04/2023 
departments or entities that the Minister is responsible for to Tātou 
NZ, listed by date, amount, purpose, and who specifically, signed off 
on the funding? 
Simeon Brown 
What funding, if any, has been distributed by any of the 
12/04/2023 
departments or entities that the Minister is responsible for to 
Dialogue22, listed by date, amount, purpose, and who specifically, 
signed off on the funding? 
Melissa Lee 
What Memorandums of Understanding, if any, have your 
13/04/2023 
responsible Departments or Crown Entities signed with Cloud 
Services Providers; if any, Who have these been signed with, when 
were they signed and for what reason? 
Simeon Brown 
What funding, if any, has been distributed by any of the 
20/04/2023 
departments or entities that the Minister is responsible for to 
Stanley St Ltd, listed by date, amount, purpose, and who specifically, 
signed off on the funding? 
Simeon Brown 
How much, if any, has been spent on Meta Ads (Facebook and 
20/04/2023 
Instagram) by all departments/entities that the Minister is 
responsible for in the period 01 January 2022 to 17 April 2023, listed 
by month and amount? 
Simeon Brown 
How much, if any, has been spent on Google Ads by all 
20/04/2023 
departments/entities that the Minister is responsible for in the 
period 01 January 2022 to 17 April 2023? 
Stuart Smith 
Will the Minister's reporting departments or entities, if they have 
21/04/2023 
any, become carbon neutral by 2025; and does their reporting 
departments or entities measure, verify and report their emissions 
annually, if so, when did they start doing that?  
Stuart Smith 
Has the Minister's reporting departments or entities, if they have 
21/04/2023 
any, set any gross emissions reduction targets in-line with a 1.5 
degree pathway; if so when did this occur; and what are the specific 
gross emissions reduction targets for each of the Minister's 
reporting departments or entities? 
Stuart Smith 
How many battery-electric or hybrid vehicles has the Minister's 
21/04/2023 
reporting departments, agencies, or entities purchased over the last 
24 months, if any; and how many petrol or diesel vehicles has the 
Minister's reporting departments, agencies, or entities purchased 
over the last 24 months, if any; and if petrol or diesel vehicles were 
purchased, what was the specific reason for purchasing the petrol or 
diesel vehicles over the battery-electric or hybrid ones? 
 
Page 3 of 4 

 
Issues under management  
• 
Nothing to report 
 
 
Other news  
• 
Nothing to report 
 
Page 4 of 4 



Development of collateral to support Voting Services and Community Engagement in the delivery of the 
2023 General Election is well underway. We have supported the delivery of emails to schools and councils 
regarding venue use, and alumni regarding working for us this year. The team continue to provide advice 
and guidance across the Commission for sharing information in an election year. 
  
The team are continuing to spotlight the values and Commission purpose in alignment with the SLG and All 
Staff Wānanga and providing opportunities for teams to connect and share information.  
  
The team continues to work to share information across the Commission, including the visit from the 
Australian Electoral Commission. The team has been spending time with Community Engagement teams 
and a range of cross-collaborative activities, sharing how we can provide guidance and support. 
 
 
Preparing for an election  
 
Māori Electoral Option 
 
The Māori Electoral Option campaign started on 31 March, the commencement date of the MEO 
legislation. The first phase of the campaign, to raise awareness of the Option and to let Māori know that 
they should get an information pack in the mail, ran until 15 April. The second phase to let Māori know 
what to do if they didn’t get a pack ran from 16 to 29 April. The campaign is now in its third phase to raise 
general awareness that you have until 13 July to change rolls if you want to.   
 
Information about the Option and digital and printed resources were sent to Stakeholders in April. 
Resources are available on the website for stakeholders to download or order printed copies. The 
communications team is working with the Māori Advisory team to produce the resources in regional 
dialects. 
 
A benchmark survey was completed in March to measure awareness and understanding of the Option 
before the start of the campaign and will be repeated at the end of the campaign period. A report on the 
survey results is due in early April. 
 
As at 1 May, 6,220 Māori electors have changed rolls; 3,362 moving from the General roll to the Māori roll, 
and 2,907 from the Māori roll to the General roll.  192 Māori electors have enrolled onto the General roll 
for the first time, and 313 onto the Māori roll. Approx. 33% of roll changes have been made online and 67% 
via paper forms. 
 
The MEO campaign has also been beneficial for the health of our rolls, with 6512 Māori electors updating 
their details, without changing roll type. 
 
Delivery of the MEO mailout packs to 512,000 Māori electors was completed by NZ Post over the period 1-6 
April. 
 
The community engagement campaign is underway, delivered by temporary staff, contracted community 
organisations, and the Commission’s permanent CE teams across the regional hubs. Recruitment is still an 
issue, particularly in the Wellington and Northland regions.  A small number of temporary staff have left 
since completing training and we currently have 11 vacancies.  
 
Contracted organisations are not confirmed for South Island regions and this remains an issue. 
Eleven temporary enrolment processing staff supplied by PersolKelly have successfully completed training 
and are working alongside our permanent processing and operations staff in Ellerslie and Lower Hutt. 
Planning is underway for an SMS campaign to dormant electors, scheduled for 12 May. 
Page 2 of 5 

 
The Commission’s 0800 information services provider, Telnet, continues to respond to public requests on 
our behalf. There are 3 dedicated Te Reo speakers assisting with MEO. As at 30 April, there were 532 email 
interactions and 1136 phone calls received for the campaign. The top 3 requests were changing details, 
sending packs and new enrolment enquiries. 
 
Further systems development work is being completed on non-MVP scope items, and additional 
requirements that were identified during testing. These relate to the exception period (electors on the 
provisional roll and enrol online confirmation email wording) and updates to the SMS extract for dormant 
electors.  Some changes were implemented as part of the regular scheduled MIKE release in late April, and 
the remainder are expected to be implemented in May. 
 
We have instigated a specific process to support Māori customers who call and have been impacted by the 
Cyclone, providing them the opportunity to receive information about the Māori Electoral Option and how 
they can take part. This will be supported by an outbound call campaign for specific customers whose 
addresses have been red stickered. 
 
Enrolment is working with Legal & Policy to develop the SVD Audit process for GE2023 (this is a required 
pre-GE activity). 
 
Preparing for the future 
 
The current contract with Telnet expires in June 2024 and the Manager Business Enablement has been 
working with Procurement to develop the full procurement plan for the 0800 Information Services, to 
refresh the contract arrangement for the next nine years. The Board has approved the procurement plan 
on 12 April. Given the market complexity and the contract significance, it is planned to hold a ROI 
(Registration of Interest) process from 15 May to 30 June 2023, followed by the RFP (Request for Proposal) 
process from 2 October 2023 to 15 February 2024. An external evaluator will be sought to assist with the 
panel evaluation. 
 
Manager Business Enablement has held the contract performance review meeting with Telnet and Print 
Advisors in April. It is planned to continue the performance review meeting with Bluestar, Candida and City 
Print in May.  
 
Enrolment is currently reviewing and testing new roll cleanse formats with a view to improving the efficacy 
of the roll cleanse integrity process.  
 
Always On advertising  
A media schedule to continue always on activity for the second quarter was approved and is now live. The 
level of activity has had to reduce for this quarter to work within the remaining budget for the financial 
year. 
 
 
Building relationships and understanding 
 
Media section 
Māori media in particular are taking interest in the changes to the Māori Electoral Option which came into 
effect on 31 March, and the number of people changing rolls since then. There have been regular stories 
and interviews on the Option on iwi radio including Radio Waatea and Awa FM, Te Karere, Māori 
Television, and the Kahu section of the New Zealand Herald. 
  
Page 3 of 5 

There has been a lot of attention from journalists on the donation pages of the elections.nz website. The 
main media outlets carried stories on the Hamilton West by-election candidate returns detailing how much 
they received in donations and spent on election advertising. Media have also reported an increase in 
larger donations to political parties as parties fund for their election campaigns. 
  
Election news coverage over the past month has been focussed on candidate selections, how parties are 
polling, early campaigning and election signage going up, policy announcements by parties – and 
speculation on what policies parties might take into the election. 
 
Strategic Engagement & Partnerships 
Director SEP has held hui with Whaikaha, Ministry for Youth Development and Ministry for Ethnic 
Communities during April. All parties have expressed interest in longer term partnership, and we discussed 
opportunities including using networks to share information; establishing advisory panels to support 
collateral refinement; support for accessibility including language and accessible voting places; support for 
recruitment; cultural competence training; and collaboration on events on other activations to share 
information directly with priority communities. 
 
Internally, Enrolment and Business Enablement are providing support for the EC Health and Safety working 
group, the Incident Response team, and the Process and Quality assurance working group. 
 
Election Access Fund communications 
 
Advertising for the Election Access Fund is live including on social media. Engagement with the posts is 
being monitored by the team. People who feature in our advertising for the Fund all have lived experience 
of disability. Media placement includes radio, digital, and community newspapers throughout the country. 
The next wave of stakeholder resources are being compiled to be sent out by both email a physical pack. 
 
Election integrity 
A communications plan for electoral integrity outlining our communications activity to maintain trust and 
confidence in the electoral process will be discussed with the Board at its next meeting. This work is aligned 
with activity led by the Deputy Chief Electoral Officer on integrity, security and trust and confidence in the 
election. The communications team has met with external agencies including Te Tari Taiwhenua 
Department of Internal Affairs and Te Tari O Te Pirimia Me Te Komiti Matua Department of Prime Minister 
and Cabinet on issues around election integrity, messaging and ways we will work together on 
misinformation around the election. 
  
A voting place was set up at a community hall in Wellington to create a series of education videos to 
demystify the voting experience for first time voters. The video covers what to expect when you get to a 
voting place and how to vote. This was filmed with an external crew and managed by members of the 
communications and voting services teams. People from across the Commission appear in the video. A 
collection of still photos were also taken for external and internal use. The videos will be edited and 
published on the Commission’s website and social pages in June. 
 
Websites
 
During April we published donation and candidate returns for the Hamilton West by-election, and archived 
by-election content from vote.nz to elections.nz. Updates were also made to the party register on 
elections.nz to reflect the new financial reporting requirements for registered parties. 
 
Social media 
The social media terms of use have been updated and are being reviewed by legal and policy. These let 
people know what to expect when engaging with us on our social channels.  Once final, these will be 
published to the privacy and security section at vote.nz.  
Page 4 of 5 

  
Onboarding for the new social media management platform, Sprout Social, has been completed and the 
team is now using the tool for managing all our social media accounts. An important feature of the tool is 
enhanced reporting functionality that we will use for reporting statistics about our social media activity and 
engagement. 
  
Social media posts about the Māori Electoral Option continue to attract both positive and negative 
comments, which are being moderated and responded to where appropriate. 
  
New paid activity for the Election Access Fund started in March and is attracting engagement. 
  
Posts about recruitment were published across all our social media platforms. These did not perform as 
well as we would have liked, and we plan to do more in the lead up to applications opening.  
  
Our Facebook reach was up 195% over April, and our Instagram reach was up 205%. (Reach is the number 
of accounts that saw any content from our Page, or about our Page, including posts, stories, ads, social 
information, and more. Reach is different from impressions, which may include multiple views of our posts 
by the same accounts. This metric is estimated.)  
  
In April, we had 69 new Facebook page likes, and 75 new Instagram followers. Overall, we currently have 
46,629 Facebook followers, 2,749 Instagram followers and 1,988 Twitter followers. 
 
Other progress 
 
Issues under management  
n/a 
 
Other news  
Nadia Sal started as our Manager Delivery & Support in Voting Services, fixed term contract until June 2024.    
 
Finalising recruitment on the Manager Community Engagement (Central) with preferred candidate 
expected to be in role by mid-May. 
 
The Request to Appoint form has been approved for a preferred candidate of the six-month fixed-term 
Senior Advisor Learning and Development role, commencing in May. 
 
There have been some positive COVID cases in the Auckland office.  Standard COVID prevention protocols 
are in place. 
 
The “large print” version of the ROE1 Enrolment application form, for the blind and low vision community, 
has been printed and is being distributed through stakeholders and partners in that community. 
 
The Enrolment Support team is currently providing data, nomination check and SVD check services for eight 
local body by-elections across the country.  In addition, in April the team has responded to a further 10 
requests for data pursuant to sections 112, 113 and 114 of the Electoral Act. 
Page 5 of 5 



•  The MEO dashboard has seen widespread use throughout the Commission and feedback is 
positive. 
 
Issues under management  
•  n/a 
 
Other news  
•  DCE Leigh Deuchars’ EA Charmaine 9(2)(a) has joined the team as a permanent Commission 
employee, having started in the role in a temporary capacity. 
 
 
Page 2 of 2