This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Monthly reports for election period missing from previous OIA'.





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
 
Highlights 
 
 
 
 
Organisation 
Preparation 
Delivery 
 
New regional 
Local election enrolment 
Tauranga by-election 
structure 
update campaign completed 
successful y concluded 
implemented  
 
Performance measures 
Our delivery against performance measures for the period of 1 July – 30 September 2022 is 
detailed in Appendix A. 
We have met most of our measures for the quarter, except for those under Impact Measure 2 – 
‘People take part in the electoral system’. These measures relate to end-of-year targets to be 
achieved by 30 June 2023. The four measures in this area al  relate to enrolment campaigns that 
are focused on General Election years and are on track to meet the specified targets by 30 June. 
Under Output Measure 4 – ‘Make it easy and simple for people to take part’, the Q1 result of 
36.5% for the percentage of enrolment transactions that are conducted digital y, is below the 
40% end-of-year target. This measure general y fluctuates throughout the reporting year, but we 
are confident the ful  year result wil  meet the SPE target. 
 
 
Key upcoming milestones 
 
31 October 2022   
Election Access Fund launch 
 
9 November 2022   
Annual Report draft considered by Board 
 
10 December 2022 
Hamilton West by-election 
 
 
 
 
 
 
 
Page | 1 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
Strategic priorities 
 
Building our capability 
 
Quarter 1 saw further implementation of the new structure and ways of working resulting from 
the Target Operating Model. 
Following the implementation of the new regional structure on 22 August, an implementation 
plan was developed to set out further work to be completed in the medium term (to December 
2022) and the longer term (from January 2023 onward) to further realise the benefits from the 
Regional Review. A Board paper was prepared to note the plan, target state for each stream and 
the associated risks and mitigations. The closing of offices is complete as of 30 September with 
updating process maps and documentation to be completed in mid-October. 
Invitations to our Have Your Say 2022 staff engagement survey were sent out. Employees have 
until 12 October to complete this.   
An initial cultural analysis for the Target Operating Model (TOM) programme’s culture workstream 
has been recently completed and wil  be updated to include the data from the engagement 
survey. This work will inform how the Commission wil  move to a more consistent culture that wil  
drive operational alignment and support increased engagement. 
The second workshop of Senior Leadership Group members was undertaken on 20 September to 
further develop future operating arrangements and introduce the group to Ngā Maihi hioterā, our 
Māori Strategic Plan. 
 
 
Preparing for an election   
 
As at 30 September our involvement in the local authority election continued to meet milestones, 
and the post-election review was underway. The three centralised enrolment processing centres 
were fully operational and focused on meeting local election demand. Around 340,000 forms 
have been processed, with consist of 59% online forms and 41% paper forms. The processing 
activities wil  be concluded on 13 October. Community engagement teams have been delivering a 
ful  programme of work to support community events, meetings, and council briefings leading to 
the election day on 8 October. There are many activities planned for after the local elections to 
build up the momentum for the upcoming General Election. 
After consultation on the Election Access Fund (EAF) closed on August 12, responses were 
collated, and a summary sent to respondents. The survey responses also informed the candidate 
application guidelines and the EAF policy. A separate document has been drafted to offer 
guidance on becoming a candidate. A campaign is prepared to raise awareness of the EAF once 
it’s open. Creative concepts are being considered and the EC is working with an agency that 
specialises in communications for disabled people to ensure it meets the audience's needs. 
 
 
 
Page | 2 
 






  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
Four community members have been selected for the EAF Applications Panel. All are disabled 
people with extensive community experience, and one has Tikanga Māori expertise. This group 
wil  make recommendations to the Commission on approval of fund applications.  
The Māori Electoral Option project team is continuing to plan for a 31 March 2023 
implementation date. Work within the Enrolment and Community Engagement team continues to 
identify areas where MEO requirements and delivery will overlap with those for the General 
Election, and an initial meeting has been held with NZ Post on mailout requirements for both 
projects. 
 
 
Building relationships and understanding 
 
 
In our MFAT-funded international liaison programme we have continued to support the Tokelau 
Chief Electoral Officer in the review of the Tokelau electoral laws and associated resources for 
electoral officials and voters. An advisor was in Tokelau for two weeks in September to work with 
the senior officials on the rules and manuals. 
The Commonwealth Elections network has confirmed their Pacific conference to be held in 
Wellington, 7-11 November. There wil  be 11 Commonwealth election management bodies (EMB) 
from the Pacific invited and five non-Commonwealth countries. We will be jointly co-facilitating 
this conference, which has the theme of absentee voting. Social media comments and messages 
reduced after the completion of the local elections enrolment update campaign. Our most 
successful post (on Facebook, Instagram and Twitter) celebrated Suffrage Day on 19 
September: 
 
 
 
 
Page | 3 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
Support for the Independent Electoral Review Panel continues, including working on information 
requests and preliminary work on the Commission’s submission to the Panel. 
 
Preparing for the future 
 
 
A refresh of our Health, Safety and Wellbeing Policy is underway, with a draft policy due to go out 
for consultation soon. A small group provided initial feedback on a draft by 30 September. We 
received a great response to this request for initial feedback. 
 
 
Key activities 
 
•  Centralised our Enrolment Processing to three centres based in Auckland, Wel ington and 
Christchurch, and nine Community Engagement hubs based in Whangārei, Auckland, 
Hamilton, Rotorua, Gisborne, Napier, Wel ington, Christchurch and Dunedin. 
•  Welcomed our three new Deputy Chief Executives, Lucy Hickman, Anusha Guler and Leigh 
Deuchars. 
•  Commenced a headquarters simulation to test a number of changes made to the core 
election management system (EMS). The test wil  look to confirm that the instructions, 
systems, and processes provided to Electorate HQ Managers are fit for purpose and integrate 
as expected with other Commission systems. 
•  Readied our new Financial Management Information System (FMIS) for implementation. 
•  Returned the writ for the Tauranga by-election on schedule, 7 July. 
Risks 
While al  of the risks for this quarter sit at medium, we continue to closely watch our risk around 
Insufficient funding and/or lack of certainty about funding’, as highlighted in the risk dashboard 
in Appendix C. Our multi-year appropriation was confirmed in September, which has helped to 
mitigate this risk, however we continue to monitor costs associated with by-elections and the 
potential implementation of the Māori Electoral Option Bil .  
We continue to watch world supply chains as they impact the delivery of key items for the 2023 
General Election, including, in particular, paper and IT equipment. To help mitigate this risk, we 
brought forward the paper procurement process to early 2022 and are planning for the purchase 
of IT equipment earlier this electoral cycle. 
Financial performance 
Expenditure – At the end of September 2022 the Commission had spent $14.9m against 
planned spend of $20.0m, a positive variance of $5.1m. 
 
 
 
 
Page | 4 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
The underspend represents a timing difference as some costs have not been incurred as 
anticipated and other projects have been delayed or deferred to focus on priorities. 
Revenue – Was lower than budget by $0.6m. This is mostly attributable to revenue expected 
from MFAT. The Commission recognised revenue of $0.5m from MFAT to fund expenses relating 
to the International Assistance Programme. This was lower than planned but reflects the actual 
costs of the programme (refer to Appendix B for financial information as at 30 September 2022). 
Financial sustainability 
The Commission’s current financial sustainability status (using the measures established by the 
Ministry of Justice’s Monitoring Unit) is summarised below. 
Measure 
Test 
Forecast  Actual  Notes 
Cash 
Cashflow for the three- Pass 
Pass 
Positive by $7.6m as at 30 
month period is 
September 2022. 
positive 
Working Capital  Current assets exceed  Pass 
Pass 
Positive by $9.3m as at 30 
current liabilities 
September 2022. 
Going concern 
Total assets exceed 
Pass 
Pass 
Positive by $12.4m as at 
total liabilities 
30 September 2022. 
Break even 
The net operating 
Pass 
Pass 
The result for the period is 
result for the period is 
a $7.1m surplus against a 
a surplus 
budgeted deficit of $0.4m. 
This is a favourable 
variance for the period of 
$4.5m (due to timing). 
 
Appendix A – Performance measures as at 30 September 2022 
Results in green font are at or above target levels, results in brown font are below. 
The tables below report on the measures from the Commission’s Statements of Intent and 
Performance Expectations. 
 
Impact Measure 1 – People have trust and confidence in the electoral system 
Measures 
Current Status  Target 
2022/23 
Key general election milestones achieved (refer Output 
On Track 
Achieved 
Measure 2) 
Transition to new operating model phase 1 complete: 
On Track 
Achieved 
•  General Election implementation programme established 
(by 31 
•  Reconfigured Senior Management Team structure 
December 
•  Implementation of new delegations policy 
2022) 
•  Proposal for reconfigured field operations finalised 
Integrity of by-election results: Official by-election Result 
Completed 
Completed 
Certificates for the electorate are signed by both the 
(Tauranga by-
if 
electorate Returning Officer, and the attending Justice of the  election) 
applicable 
Peace 
 
Page | 5 
 

link to page 6



  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
 
Impact Measure 2 – People take part in the electoral system 
Measures 
Current Status  Target 
2022/23 
Number of people enrol ed (average for the period) 
3.43m 
3.64m 
Number of 18–24-year-olds enrolled (average for the 
0.27m 
0.34m 
period) 
Number of people of Māori descent enrolled (average for 
0.51m 
0.525m 
the period) 
Number of people enrolled on the Provisional Roll (17-
0.0047m 
0.0065m 
year-olds) 
 
Output Measure 1 – Maintain and protect the integrity of the electoral system 
Measures 
Current Status 
Target 2022/23 
Adherence to the Commission’s quality     assurance 
100% 
100% 
practices around the integrity of the rol  
Staff receive mandatory integrity and compliance 
100%1 
100% 
training 
The Commission will follow up failures by a party, 
100% 
>95% 
candidate or third party to file any relevant return of 
election expenses, donations or loans within 5 
working days 
Al egations of electoral finance or advertising 
100% 
90% 
breaches of the Electoral Act are acknowledged, and 
follow-up is initiated if required, within 10 working 
days of receipt 
 
Output Measure 2 – Prepare for and conduct wel -run, risk-mitigated electoral events 
Measures 
Current Status 
Target 2022/23 
Key general election preparation milestones 
 
 
achieved: 
 
 
a)  IT procurement complete (Q2) 
All on track 
 
b)  Core elections systems ready (Q2) 
 
Achieved 
c)  Electorate headquarters secured (Q2) 
 
d)  Returning officers trained (Q3&4) 
e)  Electorate headquarters managers 
appointed and trained (Q4) 
 
1 We believe that nearly all staff comply but we cannot guarantee that all staff complete the modules due 
to: the nature of recording logins and completions on staff training portal Tupu; the Commission workforce, 
which is transient and changeable; and organisational reviews that affect the accuracy of roles, structure 
and coding in Tupu. There may be isolated incidents where individuals do not complete training modules, 
and some casual employees do not have access to computers. 
 
Page | 6 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
1 July – 30 September 2022 
 
 
 
 
 
f)  Electorate headquarters operational (Q3) 
 
 
g)  Overseas vote processing operational (Q3) 
 
 
h)  Readiness testing and dress rehearsal 
All on track 
 
programme begins (Q4) 
 
Achieved 
 
 
Enrolment data update for Local Body 
Achieved 
Achieved 
Elections complete (Q1) 
Simulation of key activities to be 
On track 
Achieved 
undertaken by headquarters during the 
general election complete (Q2) 
By-election conduct measures (if 
 
 
applicable): 
Achieved for 
Achieved 
• 
Release of preliminary results from 7.30pm on  Tauranga by-
the day of the by-election 
election 
• 
Declaration of official results to schedule 
 
Output Measure 3 – Help people to understand the electoral system 
Measures 
Current Status 
Target 2022/23 
Strategic Communications Plan developed 
On track 
By December 
2022 
Respondents agree or strongly agree that the 
100% 
>80% 
advisory opinion was timely and adequately answered 
their request 
 
Output Measure 4 – Make it easy and simple for people to take part 
Measures 
Current Status 
Target 2022/23 
Percentage of enrolment transactions that are 
36.5% 
>40% 
conducted digital y 
Participation strategies for priority groups developed 
On track 
By 31 January 
2023 
Election Access Fund established 
On track 
By 31 October 
2022 
Guidance on electoral matters: Percentage of 
100% 
>95% 
advisory opinions issued within 5 working days 
 
 
 
 
Page | 7 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
 
Appendix B – Financial information as at 30 September 2022 
 
Statement of revenue and expenses 
For the three months ending 30 September 2022 
 
YTD
Ful  Year 2022/23
30-Jun-22
Actual
Budget Variance Forecast Budget Variance Actual
$000
$000
$000
$000
$000
$000
$000
REVENUE
Funding from Crown
   21,
  183
20,
     690          494
 
82,
     758    82,
  758           - 
    25,
  618
Interest Received
              5                1 
5
               
2
               
2
               
-
           
              3 
Other Income
         207
 
           43
 
         165
 
         170
 
         170
 
          - 
          458
 
International Assistance Programme
         549
 
         856
 
       ( 307)      3,
  423      3,
  423           - 
      1,
  870
Total Revenue
   21,
  944    21,
  588          356
 
   86,
  353    86,
  353           - 
    27,
  949
EXPENDITURE
Personnel and Board Fees
     6,
  865      9,
  079      2,
  214    36,
  317    36,
  317           - 
    18,
  796
Computer & Telecommunications
         874
 
     1,
  377          503
 
     5,
  508      5,
  508           - 
      2,
  464
Property & Occupancy
         675
 
     1,
  885      1,
  210      7,
  539      7,
  539           - 
      2,
  455
Specialist Services
     3,
  251      4,
  446      1,
  195    17,
  782    17,
  782           - 
    11,
  096
Printing, Stationery & Postage
     2,
  800      3,
  137          337
 
   12,
  546    12,
  546           - 
          760
 
Depreciation and Amortisation Expense
         135
 
         290
 
         155
 
     1,
  158      1,
  158           - 
          643
 
Audit Fees
           20
 
           23
 
              3             91
 
           91
 
          - 
            95
 
Other Costs
         256
 
     1,
  745      1,
  489      6,
  979      6,
  979           - 
          653
 
Total Operating Expenditure
   14,
  876
21,
     980      7,
  104    87,
  920    87,
  920           - 
36,
      962
Surplus / (Deficit)
     7,
  068        ( 392)      7,
  460     ( 1,567)     ( 1,567)           - 
    ( 9,013)  
 
 
 
 
 
Page | 8 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
 
 
 
As at 30 September 2022
2022/23 Forecast
2022
Actual
Budget Variance Forecast Budget Variance Actual
$000
$000
$000
$000
$000
$000
$000
CURRENT ASSETS
Cash and cash equivalents
16,
     103
12,
     927
3,
       176
6,
       112
6,
       112
-
           
8,
        524
Debtors and other receivables
16
            
40
            
(
           24)
1,
       025
1,
       025
-
           
3,
        155
Inventory
41
            
120
          
(
           79)
185
          
185
          
-
           
44
             
Prepayment
327
          
101
          
226
          
180
          
180
          
-
           
107
           
Total current assets
   16,
  487
13,
     188
3,
       299
7,
       502
7,
       502
-
           
11,
      830
NON-CURRENT ASSETS
Property, plant and equipment
687
          
581
          
106
          
576
          
576
          
-
           
712
           
Intangible assets
2,
       454
1,
       911
543
          
2,
       306
2,
       306
-
           
2,
        101
Total non-current assets
3,
       141
2,
       492
649
          
2,
       882
2,
       882
-
           
2,
        813
TOTAL ASSETS
   19,
  628
15,
     680
3,
       948
10,
     384
10,
     384
-
           
14,
      643
CURRENT LIABILITIES
Revenue in Advance
4,
       703
4,
       323
(
        380)
2,
       296
2,
       296
-
           
4,
        743
Creditors and other payables
1,
       111
875
          
(
        236)
2,
       100
2,
       100
-
           
2,
        605
Employee entitlements
1,
       383
1,
       700
317
          
1,
       516
1,
       516
-
           
1,
        932
Total current liabilities
7,
       197
6,
       898
(
        299)
5,
       912
5,
       912
-
           
9,
        280
NON-CURRENT LIABILITIES
Employee entitlements
56
            
56
            
          - 
95
            
95
            
          - 
56
             
Total Non-current Liabilities
56
            
56
            
          - 
95
            
95
            
          - 
56
             
TOTAL LIABILITIES
7,
       253
6,
       954
(
        299)
6,
       007
6,
       007
-
           
9,
        336
NET ASSETS
   12,
  375
8,
       725
3,
       650
4,
       377
4,
       377
-
           
5,
        307
Equity
Opening Equity
5,
       307
5,
       944
(
        637)
5,
       944      5,
  944
-
           
14,
      320
Accumulated Surplus / Deficit
7,
       068
2,
       781
4,
       287
(
     1,567)
(
     1,567)
-
           
(
     9,013)
Total taxpayers' funds
   12,
  375
8,
       725
3,
       650
4,
       377
4,
       377
-
           
5,
        307  
 
 
 
Page | 9 
 





  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
 
 
 
Statement of cash flows 
For the three months ending 30 September 2022 
 
 
YTD
Ful  Year 2022/23
2021/22
Actual
Budget Variance  Forecast Budget Variance  Actual
$ (000)
$ (000)
$ (000)
$ (000)
$ (000)
$ (000)
$ (000)
CASH FLOWS FROM OPERATING ACTIVITIES
Receipts from Crown
27,
     591    25,
  921      1,
  670    84,
  643    84,
  643           - 
24,
      052
Interest received
              5 
0
               
5
               
2
               
2
               
-
           
              3 
Receipts from other revenue
           28
 
         411
 
       ( 383)          170
 
         170
 
-
           
          130
 
Payments to Employees
(
     5,822)     ( 8,358)      2,
  536 ( 36,007) ( 36,007)           - 
(
   17,038)
Payments to Suppliers
( 13,789) ( 11,966)     ( 1,823) ( 48,748) ( 48,748)           - 
(
   21,385)
Net cash flow from operating activities
8,
       013      6,
  009      2,
  004            60
 
           60
 
          - 
(
   14,238)
CASH FLOWS FROM INVESTING ACTIVITIES
Purchase of property, plant and equipment           ( 18)           ( 33)            15         ( 135)        ( 135)           - 
          - 
Purchase of intangible assets
(
        416)        ( 255)        ( 161)     ( 1,019)     ( 1,019)           - 
        ( 503)
Net cash flows from investing activities
(
        434)        ( 288)        ( 146)     ( 1,154)     ( 1,154)           - 
        ( 503)
Net increase/(decrease) in cash and cash 
equivalents
7,
       579      5,
  721      1,
  858     ( 1,094)     ( 1,094)           - 
  ( 14,741)
Cash and cash equivalents at beginning of 
year
8,
       524      7,
  206      1,
  318      7,
  206      7,
  206           - 
    23,
  265
CASH AND CASH EQUIVALENTS HELD AT 
YEAR END
16,
     103    12,
  927      3,
  176      6,
  112      6,
  112           - 
      8,
  524  
 
 
 
 
 
 
Page | 10 
 






  Electoral Commission 
Performance Report 
  1 July – 30 September 2022 
 
Appendix C – Electoral Commission risk dashboard  
 
 
 
 
 
 
Heat Map (by Risk ID) 
ID  Risk 

Loss of trust in the electoral system 

Failing to build and maintain trusting relationships with Māori 

Being unable to respond sufficiently to a major disruptive event, including a pandemic 

Inability to deliver successfully or meet expectations due to insufficient funding 

Commission’s reputation for neutrality is jeopardised by ‘politicisation’ and pressure from 
key stakeholders 

Critical supplier fails to deliver 

Failing to deliver on strategic objectives 

Failing to prevent or respond adequately to a cyber security incident 

Critical system failure at a critical time 
10  Failing to successfully implement critical legislative and/or regulatory change 
11  Failing to meet obligations to implement robust health, safety and wellbeing practices 
12  Over-reliance on core staff results in critical points of failure 
13  Failing to understand and/or connect with the wider environment results in unforeseen 
consequences and/or limits our resilience 
 
14  Inadequate planning and implementation results in poorly embedded organisational 
change 
 
 
 
 
 
 
 
Page | 11