18 June 2024 
 
C G 
[FYI request #26944 email] 
 
Ref: OIA-2023/24-0885 
Dear C G 
 
Official Information Act request relating to catering spend 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request received on 22 May 2024. 
You requested (numbers added): 
 
“1  Please provide the amount spent on any catering by the Department of the Prime 
Minister and Cabinet since 27 November 2023.  
2  Please break this spend down per event, and where available, the number of 
individuals in attendance (or planned to be in attendance) at each event.  
3  Please also provide any information held about policies, instructions, or 
correspondence about the catering budget (e.g., information about total budget per 
event, per year, or information about the appropriate spend per head for events).”  
 
Information being refused 
In answer to parts one and two,  the Department of the Prime Minister and Cabinet (DPMC) 
does not hold information about spending on catering in a format that means it can be easily 
extracted in the way you have requested. Therefore, I am refusing your request for amounts 
spent on catering in the period since 27 November broken down by event under section 18 
(f)  of  the  Act  as  the  information  requested  cannot  be  made  available  without  substantial 
collation or research.  
 
DPMC  does  not  collect  information  on  numbers  attending  events,  therefore  I  am  also 
refusing this part of your request under section 18 (e) of the Act as the document alleged to 
contain the information requested does not exist. 
 
Information being released 
In  reply  to  part  three  of  your  request  I  have  decided  to  release  the  document  listed  below, 
subject to information being withheld under section 9(2)(a) of the Act, to protect the privacy of 
individuals.  This  document  explains  our  policy  regarding  all  forms  of  entertainment,  gifts, 
koha, and hospitality.  
 
Item  Date 
Document description 
Decision 
1 
1/04/2017 
Hospitality, Gifts, Koha, and 
Some information is withheld under 
 
 
Entertainment Policy 
section 9(2)(a). 
 
We report on catering spending annually through the Parliamentary Annual Review process.  
 
The results from the year 2022/23 are available on the Parliament website at: 
www.parliament.nz/resource/en-NZ/54SCGOA_EVI_fd4648a6-8f33-47f5-4539-
08dbfce8a371_GOA1052/259cbc95fd5596b1a1c274a8d277a2d5119d4d06 (catering costs 
are at question 95). The results for the current financial year will be available later in 2024.  
 
 
 
4888351 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 
 
 

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In making my decision, I have considered the public interest considerations in section 9(1) of 
the  Act.  No  public  interest  has  been  identified  that  would  be  sufficient  to  outweigh  the 
reasons for withholding that information. 
 
You  have  the  right  to  ask  the  Ombudsman  to  investigate  and  review  my  decision  under 
section 28(3) of the Act. 
 
This  response  will  be  published  on  DPMC’s  website  during  our  regular  publication  cycle. 
Typically,  information  is  released  monthly,  or  as  otherwise  determined.  Your  personal 
information including name and contact details will be removed for publication. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Clare Ward  
Executive Director 
Strategy, Governance and Engagement 
4888351 
2 
 

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