12 June 2024 
 
Scott 
[FYI request #26838 email] 
 
Ref: OIA-2023/24-0866 
Dear Scott 
 
Official Information Act request relating to the declassification of documents 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request received on 16 May 2024. 
You requested: 
 
“The  2022  update  to  the  NZ  Classification  System  Policy  introduced  new 
advisories  and  requirements  for  PSR-mandated  agencies  who  hold  classified 
information such as the DPMC. 
 
Relating to this, I would like to request copies of: 
ONE: The DPMC Declassification Policy 
TWO: The DPMC Declassification Governance Framework 
THREE: Any DPMC documents that set out critria for declassifying documents 
FOUR: Any plan or roadmap DPMC has for proactive declassification 
FIVE:  For  the  PSR  Self-Assessment  Reports  submitted  2023  and  2024,  all 
answers supplied by DPMC to the questions relating to the implementation of the 
2022  Classification  System  Policy  update  (including  any  written  answers  and 
attachments included as part of DPMC's answers) 
 
In terms of Section 16(2) of the OIA my preference is to receive copies of these 
documents, rather than an excerpt or summary.” 
 
Please find attached the following documents, as set out in the table below. The documents 
relate  to  both  the  Department  of  the  Prime  Minister  and  Cabinet  (DPMC)  and  the  National 
Emergency  Management  Agency  (NEMA)  which  is  a  departmental  agency  hosted  within 
DPMC.  As  you  have  asked  to  receive  copies  of  the  documents  rather  than  excerpts  or 
summaries, we have released the documents to you, with parts not relevant to your request 
redacted and marked as not in scope. 
 
Doc 
Date 
Document Title or Description 
Decision 
Doc 01 
04/03/2024 
DPMC and NEMA Information and 
Release relevant section. 
records management policy 
Information not in scope has 
been redacted. 
Doc 02 
24/04/2024 
Protective Security Requirements (PSR) 
Release relevant section. 
Self-assessment report: Department of 
Information not in scope has 
the Prime Minister and Cabinet (DPMC) 
been redacted. 
2023-2024 
Doc 03 
January 
DPMC and NEMA 
Release overview showing 
2024 
Classification/Declassification training 
declassification training – link to 
(eTipu) 
PSR 2022 guidance. 
 
Doc 04 
Last update  PSR Annual Workplan 2023 – 2024 
Release relevant section. 
April 2024  
Information not in scope has 
been redacted. 
 
 
 
4889946 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 
 
 

---

 
 
Document 3 which outlines the online training provided for DPMC and NEMA staff includes a 
link to the Protective Security Requirements (PSR) guidance on declassification of 
documents, which is available on the PSR website at: 
protectivesecurity.govt.nz/classification-system/how-to-declassify. To the extent your request 
is for this guidance, it is refused under section 18(d) of the Act, on the basis that it is already 
publicly available. 
 
You  will  note  from  Document 4  that  our  PSR  work  programme  includes  an  implementation 
goal of 2026 for a classification and declassification policy for DPMC and NEMA. 
 
You  have  the  right  to  ask  the  Ombudsman  to  investigate  and  review  my  decision  under 
section 28(3) of the Act. 
 
This  response  wil   be  published  on  the  Department  of  the  Prime  Minister  and  Cabinet’s 
website during our regular publication cycle. Typically, information is released monthly, or as 
otherwise determined.  Your personal information including name and contact details will be 
removed for publication. 
 
 
Yours sincerely 
 
  
                             
Clare Ward 
Executive Director 
Strategy, Governance and Engagement Group 
 
4889946 
2 
 

---