This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Contract requirements and quality assurance for PATHA update of guidelines'.

 
 
Request for Proposals 
Response Form 1: Questions relating to 
evaluation criteria 

In response to the Request for Proposals 
By: Te Whatu Ora - Health New Zealand  
For: Gender-Affirming Primary Care – Update to Guidelines for 
Act
Gender-Affirming Care 
Reference: 30535 
Respondent Name: [Insert Respondent name]  
 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 1 of 7 


 
 
1: About you 
This section gives the Buyer basic information about your organisation and identifies your 
Point of Contact for the RFP process. 
 
1.1  Your organisation 
Item 
Please complete 
Full legal name: 
 
Physical address: 
 
Act
Please confirm if your 
 
organisation is a Māori or 
Pacific Business or 
organisation: 

 
1.2  Your Point of Contact 
Item 
Please complete: 
Contact person: 
 
Information 
Position: 
 
Mobile number: 
 
Email address: 
 
Official 
 
 
 
the 
under 
Released 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 2 of 7 


 
 
2: Your Response to the Requirements 
2.1  Overview of your solution 
Please provide an overview of your proposed initiative/solution (maximum of 150 words) 
[insert answer here] 
2.2  The Evaluation Criteria 
Please provide a summary of how your proposed solution meets the evaluation criteria by 
Act
answering the questions below. Please note the weightings applied to each question. 
1.  Capacity of your organisation 
Weighting 15%  
1a. Provide a brief overview of your organisation. Include a brief description of the number of 
  
years your organisation has been operating, its organisational structure, a description of 
services the organisation currently delivers and a summary of any current contracts it holds 
with Government Agencies (5% overall). 
[insert answer here] 
 
Information 
1b. Describe details of what resource will be provided to the update of gender-affirming care 
guidelines including the team of people/person delivering an update of the guidelines, cultural 
support and stakeholder consultation. Outline any significant risks associated with resourcing 
capability and mitigation of these risks (10% overall). 
[insert answer here] 
Official 
 
 
 
the 
 
2.  Solution fit for purpose: Clinical safety and international best 
Weighting 30%  
practice approach 
2a. Provide an overview of your proposed solution to update gender-affirming care guidelines, 
and a brief outline of the changes to be made, including updating the guidelines to bring them in 
under 
line with the World Professional Association for Transgender Health Standards of Care (15% 
overall). 
[insert answer here] 
 
2b. Provide a description of how you will ensure that the updated guidelines will be applicable to 
primary and community care providers, with clear guidance on commencing hormone therapy in 
primary care (10% overall). 
Released 
[insert answer here] 
 
 
2c. Provide a brief description of your organisation’s experience in developing clinical or other 
guidelines for professionals (5% overall). 
[insert answer here] 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 3 of 7 


 
 
 
 
 
3.  Addressing Equity and Māori health and wellbeing  
Weighting 35%  
We are seeking respondents that have demonstrated a commitment to 
improving Māori Health outcomes and addressing inequities in access 
to gender-affirming healthcare in Aotearoa New Zealand. 
3a. Describe the following (15% overall): 
i. 
how your organisation wil  incorporate Te Ao Māori principles and perspectives into updated 
Guidelines, 
Act
ii. 
how your organisation wil  ensure Māori representation in decision making at all levels of the 
Guidelines development, 
iii. 
how your organisation will ensure that your Guidelines are appropriate for and address the 
differing needs of Māori from and living in different regions, 
iv. 
how your organisation will ensure your stakeholder engagement processes are appropriate 
for and address the needs of Māori stakeholders and whānau. 
[insert answer here] 
Information 
 
 
 
 
3b. Describe how your organisation will ensure that the updated Guidelines are appropriate for and 
address the needs of Pacific peoples, youth and tāngata whaikaha (15% overall). 
Official 
[insert answer here] 
 
the 
 
3c.  Describe  how  your  organisation  and  the  proposed  solution  will  embed  Te  Tiriti  o  Waitangi 
principles into the design and delivery of Guidelines (5% overall) 
[insert answer here] 
under 
 
 
 
4.  Capability of the Organisation to carry out consultation with 
Weighting 20%  
the relevant stakeholders on gender-affirming health care 
4a. Provide a brief overview of your proposed plan for developing guidelines in partnership with 
and for transgender and non-binary patients, including the multiplicity of trans, non-binary, 
Released 
Takatāpui, and MVPFAFF+ perspectives - encompassing those with a variety of clinical, cultural 
and regional needs. 
Please include a summary of your experience working this way (10% overall). 
[insert answer here] 
 
 
 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 4 of 7 


 
 
 
4b. Describe your organisation’s plan for how guidelines wil  be developed in partnership with 
clinical and medical perspectives, ensuring that guidelines will be applicable for health 
professionals across the health system and meet requirements to deliver clinical and medical 
services safely (5% overall). 
[insert answer here] 
 
 
4c.  Please  provide  a  brief  description  of  your  organisation’s  previous  work  with  health  and/or 
education organisation(s). Provide a brief description illustrating how your organisation has worked 
Act
together  with  health  and/or  education  organisations  to  successfully  deliver  a  project  or  service 
within the last three years (5% overall). 
[insert answer here] 
 
 
 
 
5. Proposed Contract 
Information 
Choose one and delete the other: 
Having  read  and  understood  the  Proposed  Contract,  referred  to  in  the  RFP  Section  4  and 
provided  to  me  as  an  accompanying  document  to  the  RFP,  I  confirm  that  these  terms  and 
conditions  are  acceptable.  If  successful,  I  agree  to  sign  a  Contract  based  on  the  Proposed 
Contract,  or  such  amended  terms  and  conditions  of  Contract  as  are  agreed  with  the  Buyer 
following negotiations. 
Official 
OR 
Having  read  and  understood  the  Proposed  Contract,  referred  to  in  the  RFP  Section  5  and 
provided to me as an accompanying document to the RFP, I have made suggestions below.  If 
the 
successful, I agree to sign a Contract based on the Proposed Contract subject to negotiating 
the clauses described below. 
[insert answer here] 
 
under 
 
 
6. Your declaration 
Here you are asked to make a formal declaration. Select ‘agree’ or ‘disagree’ at the end of 
each row. If you don’t, you will be deemed to have agreed. Have the declaration signed by 
someone who is authorised to sign and able to verify the declaration (eg, chief executive or a 
senior manager). 
Released 
Respondent’s declaration   
 
 
 
 
     
Topic 
Declaration 
Respondent’s 
declaration 

RFP Process, 
I/we have read and fully understand this RFP, 
 [agree/disagree] 
Terms and 
including the RPF Process, Terms and 
Conditions: 
Conditions. I/we confirm that the Respondent 
agrees to be bound by them. 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 5 of 7 


 
 
Collection of 
I/we authorise the Buyer to: 
 [agree/disagree] 
further 
a.  collect any information about the Respondent, 
information: 
except commercially sensitive pricing 
information, from any relevant third party, 
including a referee, or previous or existing 
client, 
b.  use such information in the evaluation of  
this Registration. 
I/we agree that all such information will be 
confidential to the Buyer. 
Act
Requirements:  I/we have read and fully understand the nature 
 [agree/disagree] 
and extent of the Buyer’s Requirements as 
 
 
described in Section 2. I/we confirm that the 
Respondent/s has the necessary capacity and 
capability to fully meet or exceed the 
Requirements and will be available to deliver 
throughout the relevant Contract period. 
Ethics: 
By submitting this Response, the Respondent/s 
 [agree/disagree] 
warrants that it:  
 
Information 
a.  has not entered into any improper, illegal, 
collusive or anti-competitive arrangements 
with any Competitor, 
b.  has not directly or indirectly approached any 
representative of the Buyer (other than the 
Point of Contact) to lobby or solicit information 
Official 
in relation to the RFP, 
c.  has not attempted to influence, or provide any 
the 
form of personal inducement, reward or 
benefit to any representative of the Buyer. 
Conflict of 
The Respondent warrants that it has no actual, 
 [agree/disagree] 
Interest 
potential or perceived Conflict of Interest in 
declaration: 
submitting this Registration or entering into a 
under 
Contract to deliver the Requirements. Where a 
Conflict of Interest arises during the procurement 
process the Respondent/s will report it immediately 
to the Buyer’s Point of Contact. 
Details of 
 [if you think you may have a conflict of interest briefly describe the conflict 
conflict of 
and how you propose to manage it or write ‘not applicable’] 
interest: 
Conflict of 
I understand that proposals have been sought from both Gender Minorities 
Released 
Interest 
Aotearoa and PATHA and that individuals who are part of Gender Minorities 
Management  
Aotearoa are also members of PATHA. I can confirm that if I am submitting 
from either of these organisations, there will be no collusion or discussion 
regarding the proposals, and I agree not to talk to any other organisation 
about any aspect of this procurement process. 
 
 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 6 of 7 


 
 
DECLARATION 
I/we declare that in submitting the Response and this declaration: 
a.  the  information  provided  is  true,  accurate  and  complete  and  not  misleading  in  any  material 
respect. 
b.  the Response does not contain intellectual property that wil  breach a third party’s rights. 
c.  I/we  have  secured  all  appropriate  authorisations  to  submit  this  Response,  to  make  the 
statements and to provide the information in the Response and I/we am/are not aware of any 
impediments to enter into a Contract to deliver the Requirements. 
I/we understand that the falsification of information, supplying misleading information or the 
suppression of material information in this declaration and the Response may result in the 

Act
Response  being  eliminated  from  further  participation  in  the  RFP  process  and  may  be 
grounds for termination of any Contract awarded as a result of the RFP. 

By signing this declaration, the signatory below represents, warrants and agrees that he/she 
has been authorised by the Respondent/s to make this declaration on its/their behalf. 

 
Signature: 
Full Name: 
Information 
Title/position: 
Name of organisation: 
Date: 
 
Official 
the 
under 
Released 
Te Whatu Ora - Health New Zealand, RFP Response Form (March 2023) 
Page 7 of 7