13 December 2023 
 
 
James 
By email: [FYI request #25128 email] 
 
 
Dear James 
 
LGOIMA REQUEST FOR INFORMATION RELATED TO AUCKLAND WAR MEMORIAL MUSEUM’S 
MEETING AND COMMUNICATIONS WITH CHLOE SWARBRICK MP 
 
I refer to your request under the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 
(‘LGOIMA’) as fol ows: 
 
In early November, Auckland Central MP Chloe Swarbrick attended a rally at the Auckland 
Domain where she publicly stated she would hold the Museum accountable for lighting the 
building in the colours of Israel in a show of solidarity. As such, under the OIA I kindly request 
the fol owing: 
 
All communications between Swarbrick and Museum staff, board members or representatives 
concerning either Israel/Palestine/Gaza. This should include but not be limited to emails, texts, 
phone calls, social media interactions etc. 
 
All meeting minutes, discussion points, outcomes, and meeting attendees. 
 
Information related to meeting with Chloe Swarbrick MP 
 
On 16 November 2023 the Museum’s Chief Executive David Reeves and I met with Ms Swarbrick. 
I am releasing to you all correspondence between the Museum, Ms Swarbrick, and Ms Swarbrick’s 
office that the Museum holds in relation to this meeting. In addition to the written correspondence 
there were two phone calls from a Museum staff member to Ms Swarbrick to facilitate setting up 
this meeting. These phone cal s were on Wednesday 18 October and Wednesday 8 November. The 
Museum did not take any minutes or discussion points for this meeting. However the meeting is 
summarised in reports to the Museum Trust Board. I am releasing those to you. 
 
Al  information is attached. Redactions have been made to protect the privacy of natural persons in 
accordance with s.7(2)(a) LGOIMA. All redactions are on those grounds with the exception of other 
information that is out of scope of your request (and noted accordingly in the materials). 
 
A staff member from Ms Swarbrick’s Auckland electorate office was also present at the 16 
November meeting. I am declining to release the name of that person in accordance with s.7(2)(a) 
LGOIMA. 
 
Where we have withheld information under s.7(2)(a) we have considered whether the public 
interest outweighs the reasons for withholding and determined that it does not. 
 
 

---

Other correspondence between any Museum representatives and Chloe Swarbrick concerning 
Israel / Palestine / Gaza 
 
There were two phone calls from a Museum staff member to Ms Swarbrick to facilitate setting up a 
meeting. These were on Wednesday 18 October and Wednesday 8 November. We are not aware of 
any communications between Ms Swarbrick and senior Museum representatives other than those 
communications related to the meeting on 16 November and released to you here.  The Museum 
currently does not have the technological capability to search all email accounts at once, nor all 
mobile phone calls or text messages across the organisation. We can however carry out more 
focused searches on smaller numbers of Museum representatives’ accounts. Please let me know if 
you wish to refocus this part of your request, otherwise we wil  likely need to refuse it on the 
grounds of substantial collation and research (s.17(f) LGOIMA). 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of our decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
Yours sincerely, 
 
 
James Liddel  
External Relations Manager 
 
 
 
 

---