18 January 2024 
45 Pipitea St 
PO Box 805 
Wel ington 6140 
T Murray 
Phone +64 4 495 7200 
Via FYI.org.nz 
Fax +64 4 495 7222 
[FYI request #25108 email] 
Website dia.govt.nz 
Tēnā koe T Murray 
Your Official Information Act 1982 request, reference OIA 23/24-0419 
I am responding to your email of 9 December 2023 to Te Tari Taiwhenua | the Department 
of Internal Affairs requesting the fol owing information under the Official Information Act 
1982 (the Act): 
In reference to meetings with the new ministers: Racing, Ministerial Services, Internal 
Affairs and Local Government. I would like to request the fol owing information: 
•  The date, time and location of your initial meeting with the new Minister for 
your department; 
•  A list of attendees at this meeting 
•  The cost of any flights and accommodation for staff who reside outside of 
wel ington to attend this meeting 
•  Any documentation provided at the meeting 
•  Al  notes (including handwritten notes) taken at the meeting by department 
staff; 
•  A copy of any emails sent by department attendees or all staff communications 
regarding the meeting with the new Minister. 
In response, please find attached Appendix A which provides the details of each initial 
meeting Te Tari Taiwhenua had with each of the new Ministers. We have also included 
records related to the Minister for the Community and Voluntary Sector, Hon Louise Upston, 
and the Minister for Digitising Government, Hon Judith Col ins, which are part of Te Tari 
Taiwhenua’s portfolios. 
I can advise that, as at 9 December 2023, no meetings had taken place with the Minister 
Responsible for Ministerial Services, Rt Hon Christopher Luxon, or the Minister for Racing, Rt 
Hon Winston Peters. Therefore, this part of your request is refused under section 18(e) of 
the Act, as the information does not exist. 
Please find attached Appendix B, which provides notes taken at the meeting with the 
Minister for the Community and Voluntary Sector on 27 November 2023. In response to your 
remaining questions about documentation provided at the meeting, notes taken by 
departmental staff and emails or communications sent about the initial meetings, I can 
advise that no information exists. Therefore, these parts of your request are refused under 
section 18(e) of the Act. 
 
 

---

Access to the Ombudsman 
If you are dissatisfied with our decision on your request for information, you have the right, 
under section 28 of the Act, to make a complaint to the Office of the Ombudsman. The 
Office of the Ombudsman can be contacted by phone on 0800 802 602, via post at PO Box 
10152 Wellington or via email to [email address]. 
Proactive release of our response 
We intend to publish our response to your request on www.dia.govt.nz. This letter, with 
your personal details removed, will be published in its entirety. Publishing responses 
increases the availability of information to the public and is consistent with the Act’s 
purpose of enabling effective participation in the making and administration of laws and 
policies and promoting the accountability of Ministers and officials. 
Ngā mihi 
Jeremy Cauchi 
Tumuaki | Director Ministerial, Monitoring, and Capability 
 
 
 
Page 3 of 3 

---

Appendix A 
 
Minister 
Date, time and 
List of attendees 
Cost of any 
Documentation  Al  notes by 
Copy of any emails 
location of 
flights and 
provided at the  department 
sent by department 
meeting 
accommodation 
meeting 
staff 
attendees or al  staff 
for staff 
communications 
regarding the 
meeting with the 
new Minister 
Minister for the 
27/11/2023  
•  Paul James, Chief Executive 
None – all 
None 
Attached as 
None 
Community and 
5:00pm to 5:30pm  •  Suzanne Doig, General Manager 
attendees are 
Appendix B 
Voluntary Sector, 
Policy Group 
Wellington based 
Hon Louise 
Upston 
•  Clare Allison, Director Gambling, 
Racing and Media Content 
•  Maria Robertson, Deputy Chief 
Executive 
Minister for 
29/11/2023  
•  Paul James, Chief Executive 
None – all 
None 
None 
None 
Digitising 
10:30am to 
•  Ann-Marie Cavanagh, Deputy Chief 
attendees are 
Government, Hon  11:00am 
Executive 
Wellington based 
Judith Col ins 
Minister of 
28/11/2023  
•  Paul James, Chief Executive 
None – all 
None 
None 
None 
Internal Affairs, 
2:30pm to 3:00pm 
attendees are 
Hon Brooke van 
Wellington based 
Velden 
Minster of Local 
27/11/2023  
•  Paul James, Chief Executive 
None – all 
None 
None 
None 
Government, Hon  4:00pm to 4:30pm  •  Michael Lovett, Deputy Chief 
attendees are 
Simeon Brown 
Executive 
Wellington based 
 
 
Page 3 of 3 

---