Election Access Fund   
Te Tomokanga — Pūtea Whakatapoko Pōtitanga  
Applications Panel Meeting  
Date:    
 
8 May 2023 
Time:    
 
1.00pm-2.00pm  
Location:  
 
Online via Zoom   
Chair:    
 
Dianne Glenn  
Members: 
 
Huhana Hickey  
Robbie Watene  
Jade Farrar   
Leigh Deuchars, Electoral Commission  
Other attendees:  
Charmaine James (Secretariat) 
Apologies:  
 
None 
  
Minutes  
Minutes of the last meeting   
The minutes were adopted with no corrections (Dianne/Huhana).  
Action points completed:  
•  Charmaine investigated converting the panel assessment form to a 
SharePoint/web based form, a test link was share with the panel. 
•  EAF team sourced hiring alternatives for acquiring equipment. 
Matters arising:    
•  No clear policy on the hiring or purchasing of equipment for applicants. 
Conflict of Interests  
Nil  
Applicant 001 $15,011.27 
Recommendation: Applicant has already been approved for Support assistant and travel 
expense to the amount of $ 11,597.50. To grant funding of approximately $1,000 to cover 
cost of hiring or purchasing the laptop required. EAF team to contact the applicant with the 
option of either hiring the laptop at a cost of $1,050 or buying the laptop through the 
Electoral Commission’s purchasing account at a cost of approximately $1,500 with an option 
for the candidate to buy the laptop at the end of the candidacy for $500.  
 
Action:  
•  EAF team to contact Applicant001 regarding the options that are available for 
the laptop and to provide a clear indication of the reasoning behind the offer for 
equipment. 
 
Process improvements  
The following process improvements were identified during discussion of Applicant 001:   
•  Assessment form to evolve and adapt to members of the panel as the 
dynamics of the members change.  
•  To look into a SharePoint site where all application documentation relevant 
to panel meetings and applications may be reviewed online, to avoid sending 
documents via email. 
 
 

---

Actions:  
•  Charmaine to investigate the use of a Sharepoint site for panel members to 
access and review application documents instead of the files/documents being 
emailed to them.   
•  Policy to be discussed and refined on the purchase or hiring of hardware, and 
the cost v duration of use of the acquired hardware. Leigh to contact relevant 
parties to discuss at the next available meeting. 
 
 
Update from Electoral Commission staff  
No updates noted for this meeting.  
 
Any other business  
Option of using the next panel meeting or a time available for all parties to discuss with the 
Audit team (KPMG) and Ben (Legal and Policy) and to include Election Access Fund Steering 
Group members, Mojo Mathers and Vaughan Dodd. 
To ask the Audit team to present a deep dive into the concept of auditing a fund like this. 
 
 
Next meeting   
Monday 22nd May 2023, 1pm.  
 

---