Election Access Fund  
Te Tomokanga — Pūtea Whakatapoko Pōtitanga 
Applications Panel Meeting 
Date:    
 
16 January 2023 
Time:    
 
1.00pm-2.30pm 
Location:  
 
Online via Zoom  
Chair:    
 
Dianne Glenn 
Members: 
 
Huhana Hickey 
Robbie Watene 
Other attendees:  
Kath Lys, Electoral Commission (Project Manager) 
 
 
 
Tash Macey, Electoral Commission (Secretariat) 
Apologies:  
 
Jade Farrar  
Leigh Deuchars, Electoral Commission 
 
Minutes 
Minutes of the last meeting  
The minutes were adopted with no corrections (Dianne/Robbie). 
Action points completed: 
•  Kath to send the Fund information for newsletters to panel members. 
•  Kath to ask the Communications Team whether promoting the fund through local 
authorities would be helpful.  
o  The Communications Team have advised they won’t be doing this as it would 
give the perception that the fund is available for local body elections and create 
confusion. 
•  Kath to investigate the possibility of selling equipment and technology purchased 
through the fund back to fund recipients at a reduced rate.  
o  This is possible. Kath is investigating how this is done and will add the details to 
the policy. 
Matters arising: 
•  Jade will now be the main point of contact for Whaikaha as Huhana has resigned from 
the groups. 
•  Panel members have been promoting the fund through their own avenues. 
•  Huhana advised she will be doing a podcast relating to disabled candidates that will be 
politically neutral.  Kath will let Leigh know, who may contact Huhana to clarify plans. 

---

Conflict of Interests 
Nil 
Applicant 001 $2593.17 
Recommendation: To approve full amount of $2593.71 
Discussion points: 
•  Queried whether requested funding is doubled up with other funding sources. This is 
clarified in the applicant's declaration form which is signed and returned before submission.  
•  Travel has been confirmed as included in the note taker’s quoted rate as they are in the 
same region as the client. It was also discussed and agreed that meals, travel, and 
accommodation were valid costs for a support person but not for the candidate. 
•  It was noted to the panel that the applicant was not born with a disability but has a 
disability later in life.  This was important to know to understand the need for a note taker, 
as they may not be familiar with other methods of assistance. 
•  Meals – Discussed whether meal costs were too expensive and whether dinner was also 
needed on the Saturday evening.  Agreed in the context it is appropriate for a note taker to 
be present during mealtimes for networking, and that the cost of meals is reasonable for 
this setting and event.  Noted that the suggested figures in the Assessment Form appendix 
are guidelines only and actual costs will depend on individual circumstances and 
clarification of costs provided. 
•  A personal assistant may be more beneficial in the long term if the applicant is successful.   
Action: 
•  Tash to send the decision document to Leigh for approval before informing the 
applicant of the outcome. 
Process improvements 
The following process improvements were identified during discussion of Applicant 001:  
•  It is important to understand the applicant's disability and relevant circumstances (eg 
from birth or acquired).  More detail is needed. 
•  Future assessment forms to be formatted with radio boxes to make it easier for panel 
members. 
•  In future when a service is listed the quoted figure will be inclusive of any contributions 
and holiday pay.  It is confusing to have these separate.  Travel should be clarified (ie be 
clear if inclusive) 
•  The sentence about costs covered/not covered by the fund is confusing. 

---

•  Agreed that Assessment forms must be sent to Tash by 10am on the meeting day. These 
will then be collated and sent to all meeting participants to read before the meeting. 
 
 
Actions: 
•  Tash to format Assessment Form template with radio boxes 
•  Tash to ensure detail of applicant’s circumstances is provided to assist decision making  
•  Tash to ensure quotes are inclusive of holiday pay/contributions and travel needs are 
explicit. 
•  Tash to implement agreed process of submitting and circulating completed assessment 
forms. 
•  Kath to reword sentence on costs covered by the fund. 
Update from Electoral Commission staff 
No other enquiries or applications received since the last meeting (19 December). There is one 
other applicant who is gathering their information and will submit when ready. 
Any other business 
Nil 
Next meeting  
Monday 30th January 2023, 1pm.   
Note this is Auckland Anniversary Day - Robbie will confirm her attendance closer to the time. 
 
 

---