26 October 2023 
 
 
T Smith 
By email:  [FYI request #24271 email] 
 
Tēnā koe T Smith 
Re: 
Information request 
Our ref: 
E23HDC01624 
Thank you for your email of 29 September 2023 requesting: “1. a copy of the written 
process for a closed file review [and] 2 - how long the previous 10 closed file reviews 
took.” 
We have considered your request under the Official Information Act 1982. 
When we receive concerns about decisions made about complaints, HDC reassesses 
the complaint. A determination is then made as to whether more information might 
be  needed  or  whether  the  new  information  raises  concerns  about  the  decision 
reached. HDC also reconsiders the decision to see whether it was appropriately made. 
We call this process a “closed file review” (CFR). Please see CFR memo attached. 
The data below provides the duration of the last ten closed file reviews as of 10 
October 2023: 
Number  1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
Days 
70 
134 
22 
33 
199 
59 
115 
122 
133 
8 
 
You may seek a review of this decision from the Office of the Ombudsman. 
Nāku iti noa, nā 
 
 
 
 
Dr Craig Goodwillie 
Senior OIA Advisor 
 
Enc 
CFR Memo 
 
Auckland Office: P O Box 1791 Auckland 1140; Wel ington Office: PO Box 11934, Wel ington 6142 
Freephone: 0800 11 22 33; Email: [Health and Disability Commissioner request email]; Website: www.hdc.org.nz 

---