Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'FTE of SMO's for different departments and data on their service provision across the country'.



28 September 2023 
Katy 
[FYI request #24163 email] 
Tēnā koe Katy 
Your Official Information Act request, reference: HNZ00030082 
Thank you for your email on 18 September 2023, asking for the following under the Of icial 
Information Act 1982 (the Act): 
“How much Senior Medical Officer (SMO) FTE is currently employed for each department 
in each of the different (ex) DHB regions? 
How much SMO FTE vacancies are there for each department in each of the different (ex) 
DHB regions? 
How many FSA (first specialist appointments) are provided by each department each year 
in each of the different (ex) DHB regions? 
How many follow up appointments are provided by each department each year in each of 
the different (ex) DHB regions? 
How many procedures are provided by each department in each of the different (ex) DHB 
regions? If this needs to be further classified into different procedural categories per 
department, this is fine. 
How much SMO FTE is allocated to triaging each year for each department in each of the 
different (ex) DHB regions? 
How much SMO FTE is allocated to non patient contact clinical work (e.g clinical 
admin/MDT) for each department in each of the different (ex) DHB regions? 
How much SMO FTE is allocated to non clinical administrative work for each department in 
each of the different (ex) DHB regions?” 
As it is currently worded, your request is very broad and would require a significant amount of 
collation. Te Whatu Ora does not hold this information at a national level. This information is held 
at a local level and due to differences in the way this data is stored across hospital areas, there are 
differences in what we can provide. While we are making good progress on bringing together the 
collection and reporting of data from across Aotearoa, this wil  take time.  
On 19 September 2023, in the interests of providing you with information in a timely manner, we 
asked you to clarify or refine your request to the following: 
“We need to know what timeline the data is requested for, e.g. Annual/Financial year 1 
January 2022 – 31 December 2022. Please note that we do not have DHBs anymore 
however, we can identify and collate information by hospital areas if you can mention what 
specific areas you want the information for.” 
On 25 September 2023 we sent a further email requesting you consider refining or clarifying your 
request.  However, we have not received any response from you.   
In order to provide a response to your request, Te Whatu Ora would need to divert personnel from 
their other core duties and allocate extra time to complete this task. The diversion of these resources 
would impact Te Whatu Ora’s ability to carry out those other core functions. As such, your request 
is refused under section 18(f) of the Act, as it requires substantial collation.  




 
I  have  considered  whether  fixing  a  charge  for  the  supply  of  the  information  or  extending  the 
timeframe for response would enable Te Whatu Ora to respond. I do not consider that either option 
would remove the impact that supplying the information would have on our other operations. 
 
How to get in touch 
 
If you have any questions, you can contact us at [Health New Zealand request email]. 
 
If you are not happy with this response, you have the right to make a complaint to the 
Ombudsman. Information about how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
by phoning 0800 802 602.  
 
Nāku iti noa, nā 
 
Michael Cleary  
Acting OIA Manager 
Government Services 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TeWhatuOra.govt.nz