Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Requests for staff members' teams records'.

MANATU 
HAUORA 
MINISTRY Of HCALTH 
133 Molesworth Street 
PO Box 5013 
Wellington 6140 
New Zealand 
T +64 4 496 2000 
29 September 2023 
Ashley 
By email:  fyi-request-24008-af [email address] 
Ref:  H2023031347 
Tena  koe Ashley 
Response to your request for official information 
Thank you for your request under the Official  Information Act 1982 (the Act) to Manato Hauora 
(the Ministry of Health) on 31 August 2023  for information regarding staff members'  Microsoft 
teams records. Each part of your request is responded to in turn: 
Copies of the  Ministry's policies,  procedures,  and processes regarding the use of teams 
by staff members,  including requests to access teams chats by managers. 
Manato  Hauora has information available to all  our kaimahi on its internal website  in scope of 
this part of your request. A copy of the document is enclosed and  has been released  to you in 
full. 
How many requests for access to staff members' teams chats have been made by 
managers and/or people leaders in  the past  12  months? 
Manato  Hauora does not hold the information in its requested form as we do not keep a 
centralised record for such requests. While the Act allows New Zealanders to ask for 
information from Ministers and government agencies and there is no requirement for agencies 
to create new information. As such, your request is ref used under section 18(g)(i) of the Act as 
the information requested is not held by Manat0 Hauora. 
What justifications or reasons are required when lodging a request to access staff 
members' teams records? 
Manat0  Hauora reviews any such requests to access teams chats on a case-by-case basis and 
considers the Privacy Act 2020, the Ministry's Code of Conduct, and our IT policies in relation to 
all  such  requests. 
Are the staff members advised when these requests are lodged as part of the  process? 
Is privacy a factor considered when deciding whether to grant access? 
Depending on the circumstances regarding the request and after considering the relevant 
policies and legislation,  Manato Hauora would determine whether to advise the  employee of the 
request and the decision that has been made as to whether it should  be granted. 
If you wish to discuss any aspect of your request with us,  including this decision,  please feel 
free to contact the OIA Services Team on: [email address].