In Case of a Positive Case of Covid-19 
 
1.  In case of a positive case of Covid-19 at the University of Auckland, you will receive an email 
from the HSW Trace Lead, Howard Fox (027 2367797), or the Secondary Lead, Angus Clark 
(027 2092763). Acknowledge the email as soon as you receive it. 
2.  Open  the  ‘Covid-19  Contacts’  file  and  the  ‘Checkin  Template’  in  R:\\  CAM  Strategy 
Group\Covid-19 works\Access Control. 
3.  You  should  receive  the  name  of  the  positive  case  and  the  dates  of  concern  from  the  HSW 
Trace  Lead  or  Secondary  Lead  as  well  as  Checkin  data  for  the  dates  of  concern  from  Jo 
Batchelor. 
4.  Copy the Checkin data and paste it into the ‘Paste In’ sheet of the Checkin Template. 
5.  Copy the data in the ‘General’ sheet of the Checkin Template and paste it into  the ‘Covid-19 
Contacts’ file. 
6.  Close the Checkin data file and the Checkin Template. 
7.  Sort the ‘Covid-19 Contacts’ file by date and building. 
8.  Filter the relevant dates in the date field and search for the name of the positive case in the 
Name field. Apply a filter to the names field. 
9.  Open  the  ‘Positive  Case  Location  Request’  file  in  R:\\  CAM  Strategy  Group\Covid-19 
works\Access Control.  
10.  Copy  the  results  and  paste  them  into  the  ‘Positive  Case  Location  Request’  file.  Save  the 
‘Positive  Case  Location  Request’  file  and  send  it  to  the  Trace  Lead  or  Secondary  Lead  as 
appropriate. Upload the file to Microsoft Teams\Pandemic Contact Tracing Team\General. 
11.  Remove the filter from the Names field in the ‘Covid-19 Contacts’ file but keep the date filter. 
Add  a  filter  to  the  Building  field  to  include  only  those  buildings  that  the  positive  case  has 
entered during the period of concern. 
12.  Open  the  ‘Building  Occupant  Request  Template’  in  R:\\  CAM  Strategy  Group\Covid-19 
works\Access Control. 
13.  Copy  the  data  from  the  ‘Covid-19  Contacts’  file  and  paste  it  into  the  ‘Building  Occupant 
Request  Template’.  Add  a  column  to  the  ‘Building  Occupant  Request  Template’  after  the 
Name column and label it ‘Phone number’.  
14.  Save the ‘Building Occupant Request Template’ and send it to the Trace Lead or Secondary 
Lead  as  appropriate.  Upload  the  file  to  Microsoft  Teams\Pandemic  Contact  Tracing 
Team\General. 
 
 

---