1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 4  Programme Director Update 
Received an update from Tony Lloyd, key points to note include: 
•  The four major focuses since the last meeting were progressing the redesign of the Inpatient Building, closing 
out steel, finalising the reviews of façade offers, and continuation of piling at the Outpatient Building site. 
•  Discussions are on-going for façade procurement, with the tech review for the alternative company’s submission 
expected by 12th August. 
•  There was a delay in the arrival of the repaired 14T hammer. The 12T has driven the piles to a certain depth, 
with the 14T hammer expected to arrive 10th August to be used to drive the piles the rest of the way in. 
 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read, key points from discussion: 
o 
NOTED that to reduce programme impact some design activities are occurring in paral el by utilising 
existing resources, rather than standing them down. 
o 
DISCUSSED recent changes in the market have enabled the ability to mitigate time impacts by 
1982
designing and building in paral el. This is due to fees being more known and the increased likelihood of 
receiving fixed price lump sums. Noting, however, that there are stil  some unknowns. 
o 
NOTED modulisation is being investigated, which could increase cost savings and reduce clinical 
Act 
impacts. 
o 
NOTED RLB recently attended a CPB meeting where they talked with the contractors individual y, 
al owing them to discuss their processes and understand where current confusion in issued 
instructions was occurring. 
9(2)
(i)
o 
NOTED changes in sub-trade pricing. Plumbing and Data has reduced, while Mechanical is
over, 
and changes to Electrical are currently unknown due to lack of information. 
o 
NOTED Evan Davies and Tony Lloyd met with the consultant companies leads in Auckland last week. 
 
Information 
Outpatient Building Update: 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read. 
 
Health & Safety & Environment: 
Official 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o 
NOTED there were no Health, Safety, and Environment issues to report in current reporting period, 
possibly due to decrease in activity waiting for 14T hammer. 
the 
o 
NOTED the sample report from the Christchurch project was provided in the paper pack as an example 
of possible alternative Health and Safety reporting for the project. 
o 
NOTED comments from Robert Rust, via Evan Davies, that he prefers the Christchurch project 
example and would like to see a version customised to the New Dunedin Hospital project. 
under 
o 
DISCUSSED the need for reporting to be consistent across the Infrastructure and Investment Group’s 
107 projects, while also providing more detail about trends. 
o 
Tony Lloyd advised moving forward that both reports wil  be provided for ESG meetings. 
o 
DISCUSSED that even though Health and Safety legislation does not include mental wel being as a 
reporting requirement, there is interest in seeing reporting on the mental wel being of workers. 
 
Released 
Marcus Read, Darryl Haines, Trevor Boustead, and Ron Hicks joined the meeting at 11:30 
Value Management: 
Received a presentation from Marcus Read, Darryl Haines, Trevor Boustead, and Ron Hicks which outlined in 
terms of the Value Management: 
• 
The focus areas and work occurring since the July ESG meeting. 
• 
An overview and comparison of the current value management options and the reduced structural design 
options. 
o 
Option 1: Current Design 
o 
Option 3: Additional Clinical Optimisation 
o 
Option 4: Building Services Optimisation 
Page 3 of 6 
 

---

 
• 
The current site plan vs the site plan for option 3 and option 4. 
• 
Plans of each floor for option 4. 
• 
A site cross section for options 3 and 4. 
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
• 
NOTED to reduce space the heat pumps have been moved to the roof, and to reduce noise most are located 
on the Bow Lane side. 
• 
DISCUSSED that there is a limited number of places for the generators to be located. The proposed location 
for the generators, in the northern corner, would be inexpensive as the cabling can be run under the road. 
• 
NOTED that option 4 provides a possible cost saving of $90-$100m. The exact number is not yet known as 
there have been minor changes to the option 4 design since the last cost review, which requires the numbers 
to be run again, as wel  as some design decisions stil  needing agreement from the Southern District. 
• 
DISCUSSED that even with a reduced pathology in option 4, a ful  pathology unit would stil  need to be 
located elsewhere, off site, and would likely not be funded by Te Whatu Ora. 
1982
• 
NOTED that discussions are on-going around whether a smal  area for mental health/dementia wil  be part of 
the design or if these services will solely be based out in the community. 
• 
NOTED the concerns around potential risks relating to reduced services, beds, and workspace when 
Act 
compared to the previous accepted design. 
• 
NOTED that if there is a definable reduction in services it should be clearly reported so that those who must 
make the final decision are ful y informed. If the final option is not consistent with the design outlined in the 
Detailed Business Case, then the ESG cannot approve it and the decision wil  then need to be pushed up to 
Cabinet. 
• 
NOTED to reduce the impact on the construction programme the review of the current value management 
options needed to happen quickly, with a detailed report presented to the ESG near the end of the process. 
• 
NOTED Dr Nick Baker and Dr Margaret Wilsher should be involved in the review of the value management 
options to provide an external clinical view. 
Information 
• 
DISCUSSED the need to work in paral el with mana whenua around the Māori models of care. Marcus Read 
advised he wil  discuss the value management options with Justine Camp. 
• 
DISCUSSED who should lead the communication phase to liaise with the Southern District teams about the 
decisions and what the messaging should be. Helen Telford advised she would step into the role and facilitate 
meetings local y. 
Official 
Next Steps: 
•  Facilitate review meetings with the Southern District teams as wel  as Dr Nick Baker and Dr Margaret Wilsher. 
the 
•  Provide a detailed report back to ESG. 
The Executive Steering Group members: 
• 
 NOTED the updates on progress. 
under 
Marcus Read, Darryl Haines, Trevor Boustead, and Ron Hicks left the meeting at 12:35 
 5  Financial Report 
The report was taken as read, key points from discussion: 
• 
Key focus for current reporting period was on scheduling, measuring, and pricing for subcontractor tenders, 
with the first trades for the Outpatient Building now out to market.  
Released 
• 
S9(2)(b)(ii)
 
 
 
 
• 
RLB continue to monitor forecasts, with no significant change being seen this period. Concerns about the 
changes in exchange rates and difference in risk profile between current pricing and pricing next year remain. 
 
The Executive Steering Group members: 
• 
NOTED the financial report update. 
 
Page 4 of 6 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
Closed Action Points 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY DATE 
CLOSED
Robert Rust to provide a different HSE report 
ESG 080722 - 01
Health, Safety and Enviroment 
8/07/2022
In progress template for the project team to complete and 
ESG
Robert Rust
9/08/2022
Normal
Feedback and examples were provided by 
9/08/2022
Report
present alongside the current HSE report at the next 
Robert Rust to project team.
meeting.
 
 
1982
Open Action Points 
Act 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
09/08/22
Revised arrangements for DoA are currently being 
 - Currently on hold pending the outcome/s of 
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and will be 
MOH
Monique F
8/07/2022
Normal
the operational model working group.
Monique F
reported back on to ESG.
TBC
 - There is work being undertaken for 
governance of MHIP and RHRP that could 
influence NDH.
Schedule a sustainability session to ensure the 
Tony LL / Marcus  11/06/2021
Workshop deferred until design reset 
Tony LL / 
ESG-060421-09
ESD Workshop
6/04/2021
In progress building is appropriate as possible and meeting 
MOH
Read (RCP)
09/11/2021 
Normal
complete.
Marcus 
government standards. 
TBC
Read (RCP)
Information 
Requested to receive a project team resource 
11/06/2021
A revised project team structure continues to 
ESG-110521-06
Resourcing
11/05/2021
In progress structure for the next meeting.
MOH
Tony LL
10/09/2021 
Normal
be worked through with Helen Telford and 
Tony LL
TBC
Monique Fouwler 
09/08/22
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
- Monique advised Rob Campbell suggested he 
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
MOH
Monique F
TBC
Normal
and members of the subcommittee could 
Monique F
Official 
discuss future governance arrangements.    
come to Dunedin to meet the team.
- Logistics to be investigated to align visit with 
an ESG meeting.
NDH Design Team to provide advice on how mana 
the 
ESG-160222-05
Site Wide Mana Whenua Design
16/02/2022
In progress whenua requirements are being integrated into the 
MOH
Tony LL
20/04/2022 
Normal
Deferred until design reset complete. 
Tony LL
design of the hospital (in conjunction with the ESD 
TBC
workshop to be scheduled with ESG).
09/08/22
The Chair of the ESG would like a report from RLB 
- Still being worked through by Neil O’Donnell 
comparing the cost difference between the current 
and Tony Lloyd
Tony LL / 
ESG-130622-02
Digital Budget Comparison
13/06/2022
In progress budget for digital in the NDH project and proposed 
RLB
Neil O’Donnell 
TBC
Normal
- Discussed that there would be benefit if the 
Neil 
under 
Digital Programme budget of the Detailed Digital 
workstreams were connected as what is 
O’Donnell
Business Case.
currently proposed for digital is not clear to 
Neil or the infrastructure workstream team.
 
 
 
 
 
Released 
Page 6 of 6 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
• 
The Chair thanked Monique Fouwler for the update and noted that once construction of the Outpatient 
Building is in train there needs to be robust systems in place to al ow for quick decision making and approvals. 
Monique Fouwler acknowledged these comments. 
 
The Executive Steering Group members: 
• 
 NOTED the updates on progress. 
 3  SRO Update 
• 
Helen Telford advised strategies for internal and external project communication are being reviewed and 
feedback wil  be provided at the next meeting. 
• 
The Chair noted that the Executive Steering Group can express a view but do not have a public role nor wil  
make public comments. There needs to be a local spokesperson for the project. 
• 
Pete Hodgson noted that the communication strategy is reviewed every two years but never acted on and that 
the project has lost the relationship with the media. 
• 
Peter Bramley advised the project needs to be proactive with communications to provide assurance and 
clarity for the community. 
1982
 
The Executive Steering Group members: 
Act 
• 
NOTED the discussion. 
 4  Programme Director Update 
Outpatient Building Update: 
•  Construction Contract: 
o  9(2)(i)
 
Information 
o  Critical path has been hit with the current proposed programme shifting 6-months to November 2025. 
•  Façade procurement: 
o  NOTED a paper was circulated to the Executive Steering Group prior to the meeting requesting 
endorsement for Southbase Construction to engage SRG Global as their Outpatient Building façade 
contractor. 
Official 
o  DISCUSSED the timeline of façade procurement leading to current discussions and endorsement. 
o  DISCUSSED potential issues that could arise from unsuccessful tenderers once façade contract award 
is made public. 
the 
o  NOTED Health Legal and the Infrastructure and the Investment Group Commercial, Construction and 
Procurement team have reviewed and advised the façade RFP process was undertaken correctly. 
o  The Executive Steering Group endorsed Southbase Construction to engage SRG Global as their 
façade contractor for the Outpatient Building. 
under 
•  NOTED piling is currently behind programme but is not near critical path. The issue with the hammer has been 
resolved which has al owed piling work to increase over the previous weeks. 
 
•  NOTED the residual design issues have been resolved for Outpatient Detailed Design and the report wil  be 
ready to present to Executive Steering Group by the next meeting. 
 
•  NOTED the latest fast-track consents have been approved without objections. 
 
Released 
•  DISCUSSED how the project is currently tracking against the programme. The Chair commented that we are 
now at a point where stakes can be put in the ground for programme and expectations can be made. There is 
an expectation the Outpatient Building needs to be operating before December 25th, 2025. 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o  NOTED there were three Health and Safety events in current reporting period. Two related to piling 
and one related to procedure. 
o  DISCUSSED whether the Executive Steering Group should be concerned that there are unsafe 
practices occurring on site. Matt Allen advised that RCP and Andrew Holmes do not have concerns 
that this is happening. The Chair requested the piling incidents to be investigated ful y and a report 
provided at the next Executive Steering Group. 
Page 3 of 7 
 

---

 
o  NOTED work is on-going to improve the Health and Safety reporting and to ensure the two reports do 
not conflict with each other. Benchmarking data is stil  being worked on. 
 
Marcus Read, Kris Thomas, Darryl Haines, Trevor Boustead, Bil  Gregory, Paul Tonkin, Richard Wager, Jenny Fisher, 
Joe Mihaljevic, and Karen Curtis joined the meeting at 11:35am 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read.  
•  The ‘Value Management Report and Recommendation’ paper was taken as read, key points from discussion: 
o  Tony Lloyd thanked the Southern District team, Nick Baker, and Margaret Wilsher for their involvement 
in the value management process/review. 
o  Tony Lloyd provided an overview of the changes in option 4.3, noting the removal of the Mental Health 
Services of Older People IPU has been removed and the redistribution of col aborative space due to 
the removal of the Pavilion. 
1982
o  NOTED the Executive Steering Group cannot approve a redesign, it can only make recommendations. 
o  NOTED comments from the Te Whatu Ora Southern team: 
Act 
▪ 
Hamish Brown noted this is a difficult decision to make due to papers being provided 36 hours 
prior to the meeting and it appears the $90m savings have been achieved by moving items to 
other budget lines. Due to the amount of risk to programme he is not in a position where he 
can recommend this option to the Capital and Infrastructure Committee. 
▪ 
Shelia Barnett acknowledged the design team have done the best job they can with the least 
amount of impact, but the clinical risks are too large and unacceptable. 
▪ 
Bridget Dickson added that the non-quantifiable risk is the stakeholders.  
▪ 
Pete Hodgson noted the bed reduction is unacceptable and that the option is silent on 
operational expenditure savings. 
Information 
o  DISUCUSSED that reductions for the Mental Health Services of Older People IPU were offered up by 
Te Whatu Ora Southern but not the ful  deletion of the IPU from the building. 
9(2)(i)
o  DISUCSSED the potential costs for Dairy Building to be fitted out. Current estimate from CPB is
for fit out as an office space. Further discussion occurred around moving the kitchen to the Dairy 
Building to free up space for a reduced Mental Health Services of Older People IPU. 
Official 
o  DISCUSSED releasing contingency to retain some clinical services and beds. 
o  DISCUSSED the risks involved with going back to concept design. Robert Rust commented that similar 
the 
conversations are being had in Australia on multiple projects; it can be done but there is risk.  
o  The Chair noted that given the task set by Joint Ministers a good outcome has been reached, it is not 
an acceptable outcome, but it meets the requirements of the task. 
o  Monique Fouwler commented that the capital and operational expenditure risks need to be clearly 
under 
outlined in the options put forward to Joint Ministers. 
•  A late paper by Pete Hodgson, outlining an alternative value management option, was circulated at the 
beginning of the meeting. Pete Hodgson spoke to this paper and provided an overview, key points to note: 
o  There is a potential $78m saving by: 
▪ 
Removing, cold shel ing or staging components of the original design which would save $35m 
▪ 
Outsourcing the Bow Lane building which would save $43m in capital expenditure. 
Released 
o  The gross and net savings would be the same resulting in no wastage due to redesign. 
o  Clinical services could be appropriately staged but fundamental y preserved, resulting in the noted ‘red’ 
and most of the ‘amber’ clinical risks no longer arising.  
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
o  Hamish Brown, Bridget Dickson, and Shelia Barnett support this alternative option and would like it 
presented to Joint Ministers for consideration. 
o  DISCUSSED the alternative option is more palatable with more savings on elements known. However, 
further exploration needs to occur for third party funding viability. 
o  DICUSSED the need to review and consider both capital and operational expenditure costs and that 
the outcome from the design optimisation process wil  result in better value for money. 
Page 4 of 7 
 

---

 
o  NOTED the Executive Steering Group recommended option will be presented to the Te Whatu Ora 
Board for consideration before seeking approval of the Joint Ministers. 
o  NOTED the Executive Steering Group wil  recommend option 4.3, subject to the removed beds being 
added back in and a space for a reduced Mental Health Services of Older People IPU included in the 
design. A revised option 4.3, with these inclusions, is to be circulated to the Executive Steering Group 
members for formal endorsement. 
o  NOTED the final recommendation was required by 7 October for the Capital and Infrastructure 
Committee meeting on 13 October. 
o  Hamish Brown requested more information regarding the redundancy and resilience under option 4.3. 
Richard Wager provided an overview, key points to note include: 
▪ 
Reduction in heat pumps, but number of boilers remains the same. 
▪ 
Reduction in logistic lifts. 
▪ 
Water tank storage reduced from 48 hours to 24 hours. 
o  Hamish Brown noted these changes wil  raise the overal  risk profile. 
1982
o  Neil O’Donnel  noted the changes to services generated a $4-5m saving. 
o  DISCUSSED the proposed water storage changes stil  meet the New South Wales standards, but 
these standards have not been tested in a colder climate like Dunedin. 
Act 
 
Next Steps: 
•  Provide a report back to Executive Steering Group regarding Piling H&S incident. 
•  A revised option 4.3 wil  be circulated to the Executive Steering Group. 
The Executive Steering Group: 
•  NOTED the updates on progress. 
Information 
•  ENDORSED Southbase Construction to engage SRG Global as the façade contractor for the Outpatient 
Building. 
•  ENDORSED the ‘Recommended Scheme’ (Option 4.3), subject to the inpatient bed number being increased 
from 354 to 386 and the reinsertion of a space with beds for the Mental Health Services of Older People IPU (24 
removed). 
Official 
•  RECOMMEND the release of contingency to fund the 32 inpatient medical surgical beds and for the re-insertion 
of a space and beds for the Mental Health Services of Older People IPU. 
the 
•  NOTED the paper from Pete Hodgson outlining alternative cost saving options. 
The Executive Steering Group Supporting Direction: 
•  The design team to investigate the appropriate space and number of beds to be re-inserted for the Mental 
Health Services of Older People IPU and report back. 
under 
Paul Tonkin left the meeting at 12:45pm 
Marcus Read, Kris Thomas, Darryl Haines, Trevor Boustead, Bil  Gregory, Richard Wager, Jenny Fisher, Joe 
Mihaljevic, and Karen Curtis left the meeting at 1:30pm 
 5  Financial Report 
The report was taken as read, key points from discussion: 
Released 
• 
There has been a 12% increase in general market, non-residential, costs since last year. Concerns about the 
changes in exchange rates, market pricing, and inflationary wage pressures remain. 
 
• 
The September reports wil  be split into Outpatient Building and Inpatient Building, with any site wide costs 
being included in the Inpatient Building report. 
 
• 
Robert Rust commented he would like to see a breakdown of the Outpatient Building trades/tenders, which 
Neil O’Donnel  advised is currently being worked on. 
 
• 
Work is ongoing with trades to reduce the amount of risk being priced into costs, as some can be passed onto 
the client. Matt Al en noted that RCP are needing to review tender costs submissions thoroughly to ensure risk 
is not being double-dipped. 
 
• 
Due to historic variations and al ocation of fees for the redesign there was an increase in contingency spend 
for the month. 
Page 5 of 7 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
Closed Action Points 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY DATE 
CLOSED
09/09/22
- The revised project team resource structure 
has been identified and presented to the 
project team and main consultants on 31st 
August.
1982
- The project structure has been split with Jim 
11/06/2021
Coard as Project Director of Inpatient Building, 
Act 
ESG-110521-06
Resourcing
11/05/2021
In progress Requested to receive a project team resource 
MOH
Tony LL
10/09/2021 
Normal
Andrew Holmes as Project Director of 
Tony LL
9/09/2022
structure for the next meeting.
TBC
Outpatient Building, and Kieran Reilly as 
Project Manager of the Dairy Building/Other.
- The roles of Design Director and Construction 
Director have been removed. 
- Monique Fouwler noted that she is working 
with Tony Lloyd to make sure employees get 
pastural care. 
NDH Design Team to provide advice on how mana 
09/09/22
ESG-160222-05
Site Wide Mana Whenua Design
16/02/2022
In progress whenua requirements are being integrated into the 
MOH
Tony LL
20/04/2022 
Normal
- Agreed to close action point and it wil  be 
Tony LL
9/09/2022
design of the hospital (in conjunction with the ESD 
TBC
Information  addressed and presented as part of re-design.
workshop to be scheduled with ESG).
 
 
Open Action Points 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
Official 
09/09/22
- Currently on hold pending decision by the Te 
Whatu Ora Board regarding asking the 
Revised arrangements for DoA are currently being 
Minister of Health for delegated authority for 
the 
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
MOH
Monique F
8/07/2022
Normal
contractors.
Monique F
reported back on to ESG.
TBC
- Transitional issues around decision making 
and approval processes continue to be worked 
through with the various project teams.
Schedule a sustainability session to ensure the 
Tony LL / Marcus  11/06/2021
09/09/22
Tony LL / 
under 
ESG-060421-09
ESD Workshop
6/04/2021
In progress building is appropriate as possible and meeting 
MOH
Read (RCP)
09/11/2021 
Normal
Workshop remains deferred until design reset 
Marcus 
government standards. 
TBC
complete.
Read (RCP)
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
09/09/22
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
MOH
Monique F
TBC
Normal
- The Capital and Infrastructure Committee are  Monique F
discuss future governance arrangements.    
awaiting the outcome of the Operating Model 
workstream.
09/09/22
- Continues to be a work in progress. 
The Chair of the ESG would like a report from RLB 
comparing the cost difference between the current 
- Tony Lloyd wil  connect with Bridget Dickson 
Tony LL / 
Released 
ESG-130622-02
Digital Budget Comparison
13/06/2022
In progress budget for digital in the NDH project and proposed 
RLB
Neil O’Donnell 
TBC
Normal
and the Digital team.
Neil 
Digital Programme budget of the Detailed Digital 
O’Donnell
Business Case.
- Discussed the potential for a governance 
issue for the future if the two projects are not 
aligned and the need for digital representation 
at the meetings.
 
Page 7 of 7 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
John Hazeldine, Acting DDG 
On Hold 
Infrastructure, to invite the new 
•  The Capital and Infrastructure Committee 
ESG-160222-03  iHNZ/HNZ 
HNZ leadership to a future ESG 
Transition 
Monique F 
are awaiting the outcome of the 
meeting to discuss future 
governance 
Operating Model workstream. 
arrangements. 
The Chair of the ESG would like a 
Open 
report from RLB comparing the 
•  Continues to be a work in progress. 
cost difference between the 
Tony Lloyd 
ESG-130622-02  Digital Budget 
Comparison 
current budget for digital in the 
/Neil 
NDH project and proposed Digital 
O’Donnel  
Programme budget of the 
Detailed Digital Business Case. 
       
  2   HNZ Transition - Update 
• 
NOTED report backs on governance for Te Whatu Ora and New Dunedin Hospital remain in progress. Advice 
has been provided to the Minister of Health, as wel  as continued conversations occurring between the 
Minister, the Te Whatu Ora Board Chair, and the Ministry of Health. It is unknown what has been discusse
1982d to 
date or if further advice is required. 
• 
NOTED work on the Operating Model remains in progress, key points include:  
Act 
o  The report back on the Operating Model has been deferred to the December cabinet meeting 
o  Future governance arrangements are currently unknown for projects like the New Dunedin Hospital 
project and Hospital Redevelopment Partnership Group. 
o  Jeremy Holman has been announced as the Te Whatu Ora Chief Infrastructure and Investment 
Officer, starting on the 5/12/2022. Graham Smith, current interim Chief, will be returning to his 
position at TAS. 
• 
The Chair asked that once governance arrangements are identified there be a joint meeting between the 
Executive Steering Group and Te Whatu Ora Executive Leadership Team. 
Information 
• 
The Chair noted the models developed over the recent periods are unlikely to be adopted by Te Whatu Ora 
due to high levels of reliance on external governance being disliked. However, believes there wil  be a view by 
decision makers not to disrupt NDH as much as possible. 
The Executive Steering Group members: 
• 
 NOTED the updates on progress. 
Official 
 
 
the 
3 
SRO Update 
Received an update from Helen Telford, Senior Responsible Owner, key points to note include: 
• 
There has been a lul  in activity pending the outcomes of current decisions with the Capital and Infrastructure 
Committee and Te Whatu Ora Board. 
under 
• 
Concerns around the delay in the Inpatient Building value management paper not going to Joint Ministers until 
November, meaning there wil  be delays in re-engaging with stakeholders until late November/early 
December. 
• 
The Interprofessional Learning Centre is being progressed as an independent project; however, it is currently 
paused awaiting discussions with Te Whatu Ora. 
• 
There is an upcoming MOU meeting with representatives from Te Whatu Ora and Te Aka Whai Ora attending. 
• 
The project communications approach continues to be developed, with good case studies being observed 
Released 
recently of information that has or has not been pre-emptively released. 
The floor was opened for wider discussion. Key points to note include: 
• 
There was discission regarding the Ministry of Health attending the ESG meetings going forward as an 
observer and advisor to the Minister of Health. The Chair commented that the Capital Investment Committee 
also has an observer role, outlined in the Terms of Reference, which is fulfil ed by himself and Dr Margaret 
Wilsher. 
The Executive Steering Group members: 
• 
NOTED the update from Helen Telford. 
 
Page 2 of 5 
 

---

 
 4  Programme Director Update 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o  NOTED the Incident Report and Investigation paper for the September piling-casing incident.  
o  DISCUSSED concerns raised by ESG members regarding the damage to the fences that occurred, the 
dangers involved with lifting, and the significant damage that could have occurred if a person had been 
hit. 
o  NOTED the ESG want assurance that the circumstances leading to the incident wil  not occur again.  
o  DISCUSSED the response plan fol owing the incident. Matt Al en advising there was immediate action 
by taken by CERES/March to inform the project team as wel  as sending out a notice and holding 
verbal discussions with staff who work on-site. 
o  NOTED the written plan was adequate but onsite execution was lacking, with the piling case involved 
previously used for testing, had been cut with a new hole cut. 
1982
o  DISCUSSED the two additional Health & Safety non-conformities mentioned in the report. 
o  DISCUSSED Worksafe have a matrix available that outlines when incidents need to be reported to 
them and that this incident did not meet those conditions and was not reported. Act 
•  The Executive Steering Group requested a detailed report back at the next meeting regarding the piling-case 
incident and any other Health & Safety concerns. 
 
Robyn Shearer joined the meeting at 11:00am 
•  Robyn Shearer provided an overview of changes at the Ministry of Health since the transition of functions to the 
new crown entities, key points to note include: 
o  The new key focus areas and functions in particular strategy, policy, legislature, and system 
Information 
performance.  
o  The Ministry of Health remains an advisor to the Minister of Health and wil  continue to work with 
agencies and the new crown entities to ensure they are supported. 
o  The Ministry is keen to remain in a supportive role with the New Dunedin Hospital project and sees the 
role of observer assisting with that.  Official 
•  Discussion occurred regarding concerns around communication and unclear relationships between Te Whatu 
Ora, Te Aka Whai Ora, Ministry of Health, and Mana Whenua and how these can be fostered. 
the 
Robyn Shearer left the meeting at 11:38am 
Outpatient Building Update: 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.  
under 
•  DISCUSSED the Outpatient Building Construction Contract: 
o  45% of pricing has been confirmed. 
o  The current Pre-Construction Services Contract has been extended until 31 October. 
o  A paper requesting permission for the contract to be signed by Te Whatu Ora is going to the Capital 
and Infrastructure Committee on 13 October, then wil  be presented to Te Whatu Ora Board on 28 
October for approval. 
Released 
•  DISCUSSED the current decision-making structure is not fit for purpose for the project and needs to be 
streamlined if possible. Monique Fouwler advised that the Te Whatu Ora Board have sought approval for 
contractors to have delegations which could al eviate some of the current issues.  
•  NOTED there are on-going discussions around what needs approval by the Te Whatu Ora Board and what 
could be delegated down.  
•  NOTED tendering is underway and that there have been smal  cost increases above RLB’s forecast. 
•  NOTED piles are going deeper than expected, with some being driven down 22 metres. 
•  DISCUSSED difference between Practical Completion and Go Live, with the current Practical Completion date 
being 23/12/2025. 
Page 3 of 5 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
Closed Action Points: 
 
 
 
 
 
1982
 
 
 
Act 
Open Action Points: 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
11/10/22
- Remains on hold. The Te Whatu Ora Board 
Revised arrangements for DoA are currently being 
have requested delegated authority for 
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
MOH
Monique F
8/07/2022
Normal
contractors from the Minister of Health
Monique F
reported back on to ESG.
TBC
Information 
- Transitional issues around decision making 
and approval processes continue to be worked 
through with the various project teams.
Schedule a sustainability session to ensure the 
Tony LL / Marcus  11/06/2021
11/10/22
Tony LL / 
ESG-060421-09
ESD Workshop
6/04/2021
In progress building is appropriate as possible and meeting 
MOH
Read (RCP)
09/11/2021 
Normal
Workshop remains deferred until design reset 
Marcus 
government standards. 
TBC
complete.
Read (RCP)
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
11/10/22
Official 
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
MOH
Monique F
TBC
Normal
- The Capital and Infrastructure Committee are  Monique F
discuss future governance arrangements.    
awaiting the outcome of the Operating Model 
workstream.
The Chair of the ESG would like a report from RLB 
the 
comparing the cost difference between the current 
11/10/22
Tony LL / 
ESG-130622-02
Digital Budget Comparison
13/06/2022
In progress budget for digital in the NDH project and proposed 
RLB
Neil O’Donnell 
TBC
Normal
- Continues to be a work in progress. 
Neil 
Digital Programme budget of the Detailed Digital 
O’Donnell
Business Case.
 
under 
Released 
Page 5 of 5 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
implement exceeded the potential savings due to the current stage of the project. 
•  NOTED the design team have been asked to investigate the prefabrication of materials as a potential cost 
saving. 
•  NOTED Kris Thomas, RCP Inpatient Building lead for RCP, will be leaving the project in December. 
Darryl Haines, Ron Hicks, and Karen Curtis joined the meeting at 11:05am 
•  Received a presentation from Darryl Haines, Ron Hicks, and Karen Curtis which outlined in terms of the Value 
Management: 
o  Summary responses to key items of the Southern clinical impact statement. 
o  A comparison between the Detailed Business Case and Option 4.5a 
o  The site floor plans and site cross section of Option 4.5a 
o  The matters to be resolved in the preliminary design phase. 
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
1982
•  DISCUSSED possible alternative uses for the shel ed PET-CT space. 
•  DISCUSSED the potential to include a large decontamination shower in the cold ambulance bay in case of 
Act 
industrial accident. The design team have noted and wil  take away for review. 
•  DISCUSSED the impact on cultural narrative due to the removal of the pavilion building and the façade 
changes. Dean Fraser requested to be involved in discussions with Aukaha regarding the cultural narrative and 
design. The Chair requested, when appropriate, the ESG be briefed on the cultural narrative changes. 
•  DISCUSSED deferring the planned clinical user engagement workshops until a decision from Joint Ministers is 
known. Noting February 2023 would be the earliest the user engagement workshops could be rescheduled. 
Darryl Haines, Ron Hicks, and Karen Curtis left the meeting at 12:10pm 
Information 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o  Tony Lloyd provided an overview of a health and safety incident that occurred 31 October involving a 
Stil son wrench and resulted in a worker requiring medical treatment. 
Official 
o  NOTED the 31 October incident was reported to WorkSafe who advised it was not notifiable. 
o  DISCUSSED how do non-notifiable incidents currently get shared within the sector, what were the 
the 
contractual obligations for reporting Health & Safety matters, and the benefits if there was a repository 
where these reports could be stored and shared. The Chair asked Tony Lloyd and Monique Fouwler to 
take this back to Te Whatu Ora for discussion. 
o  NOTED Tim Barry has left the Infrastructure and Investment Group and a replacement Health and 
Safety Lead is being recruited. 
under 
o  NOTED Te Whatu Ora have developed a Lessons Learned framework. 
o  DISCUSSED the need for informal Health & Safety audits and reports. Tony Lloyd advised Andrew 
Holmes does currently performs informal audits of the Outpatient Building site. 
o  NOTED comments from Matt Allen advising he wil  investigate importing similar methodology used on 
other RCP projects, where other contractors report observations, into this project. 
o  DISCUSSED implementing site inspection/walk-throughs an hour prior to each PCG meeting similar to 
Released 
those held on the Waipapa project. 
Outpatient Building Update: 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.  
•  DISCUSSED Outpatient Building piling: 
o  The 14T hammer is pushing piles deeper than anticipated 
o  Pile driving is expected to be completed by 18 November. 
o  Al  piles are expected to be inspected and approved by 30 November. 
•  DISCUSSED the submissions received from recent sub-trade tenders and the increase in pricing compared to 
the forecast, key notes to include: 
o  Submissions for electrical, mechanical, and plumbing produced the highest increases ranging from 
Page 3 of 5 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
 
Closed Action Points: 
 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY DATE 
CLOSED
The Chair of the ESG would like a report from RLB 
11/11/22
1982
comparing the cost difference between the current 
- Agreed to close action point noting the action  Tony LL / 
ESG-130622-02
Digital Budget Comparison
13/06/2022
In progress budget for digital in the NDH project and proposed 
RLB
Neil O Donnell 
TBC
Normal
could be reopened in the future.
Neil 
11/11/2022
Digital Programme budget of the Detailed Digital 
- Continues to be a work in progress between 
O Donnell
Business Case.
the project team and the Digital team.
 
Act 
 
 
 
 
 
Open Action Points: 
Information 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
11/11/22
Revised arrangements for DoA are currently being 
- Remains on hold. The outcome from the 
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
Te Whatu Ora
Monique F
8/07/2022
Normal
request to the Te Whatu Ora Board regarding  Monique F
reported back on to ESG.
TBC
delegations to contractors is unknown. 
Awaiting feedback from the meeting and/or 
Official 
the meeting minutes.
Schedule a sustainability session to ensure the 
Tony LL / Marcus  11/06/2021
11/11/22
Tony LL / 
ESG-060421-09
ESD Workshop
6/04/2021
In progress building is appropriate as possible and meeting 
Te Whatu Ora
the 
Read (RCP)
09/11/2021 
Normal
Workshop remains deferred until design reset 
Marcus 
government standards. 
TBC
complete.
Read (RCP)
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
11/11/22
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
Te Whatu Ora
Monique F
TBC
Normal
- Remains on hold. The Capital and 
Monique F
discuss future governance arrangements.    
Infrastructure Committee are awaiting the 
outcome of the Operating Model workstream.
 
under 
Released 
Page 5 of 5 
 

---

 
 
 EXECUTIVE STEERING GROUP 
Minutes 
 
Date 
Tuesday, 13 December 2022 
Time 
10:30am to 1:30pm 
Location  NDH PMO Boardroom - Dunedin 
9(2)(g)(ii)
Invitees   
 
Members 
Attendees 
Evan Davies (Chair) 
Monique Fouwler (Acting Director Delivery - HIU, Health NZ) 
Dr Margaret Wilsher 
Tony Lloyd (NDH Programme Director, Health NZ) 
Dr Nick Baker 
Bridget Dickson (Programme Director, Southern District, 
Robert Rust 
Health NZ) 
1982
Dean Fraser  
Neil O’Donnel  (Director, RLB 
 
Jim Coard (IB Project Director, Health NZ) 
Ex officio 
Andrew Holmes (OB Project Director, Health NZ) 
Act 
Helen Telford (SRO, Health NZ) 
Matt Al en (Director, RCP) 
 
Observers  
 
Secretariat
John Hazeldine (Chief Advisor and Group 
 
Caleb Barone (Project Coordinator, Health NZ) 
Manager - Health Infrastructure, Ministry of 
 
Health) 
Apologies 
Pete Hodgson (Chair, Local Advisory Group) 
Dr Tony Lanigan 
Warner Peel (Analyst – Health, The Treasury) 
Hamish Brown (Interim Southern District Director, Heath NZ) 
Blake Lepper (Te Waihanga, Infrastructure Commission) 
Information 
Sheila Barnett (Chair Clinical Leadership Group, Southern 
District, Health NZ) 
  1  Welcome & Apologies 
Tony Lanigan, Hamish Brown, Blake Lepper, and Sheila Barnett were noted as apologies. Warner Peel joined the 
meeting late. 
Official 
Register of Interests 
the 
The Register of Interests was noted, and no new declarations were required. 9(2)(a)
 
 
 
November 2022 Minutes  under 
The Executive Steering Group: 
ACCEPTED the 11 November 2022 minutes as a true and accurate record. 
NOTED overview of the Open Action Points from Tony Lloyd, Programme Director and Monique Fouwler, Acting 
Director Delivery: 
•  ESG-100321-06 (Delegation of Authority): 
o  The Minister has approved the request to delegate authority to contractors within Te Whatu Ora and 
Released 
the decision now sits with the Te Whatu Ora Board. 
o  The Board has asked the Te Whatu Ora Executive Leadership to discuss and present why/who 
delegations should be provided for. 
o  The new Chief Infrastructure and Investment Officer has been briefed on the delegations required for 
the Infrastructure and Investment Group and is attending the 13 December ELT meeting to discuss. 
•  ESG-060421-09 (ESD Workshop): 
o  Agreed to close action point noting the action wil  be incorporated and presented as part of BAU for 
the design reset. 
•  ESG-160222-03 (iHNZ/HNZ Transition): 
o   Discussed as part of agenda item 2. 
 
 
Page 1 of 6 
 

---

 
  2   HNZ Transition - Update 
•  DISCUSSED the proposed changes to project governance, under Te Whatu Ora, key points to note include: 
o  A paper on broader governance within Te Whatu Ora is progressing through The Minister of Health. 
o  The Chair noted that he has received a briefing on the proposed new structure and Terms of 
Reference for the Executive Steering Group and has been invited to remain as the Chair. The Chair 
is currently reviewing the proposal. 
o  Pete Hodgson commented it would be beneficial for the project for the Chair to remain, as another 
major change to the project wil  be disruptive. 
•  NOTED the report advising the outcome of the value management review and the current value management 
options was finalised and sent to Joint Ministers in early December. Joint Ministers have a meeting planned 
for Thursday 15 December to discuss the paper and expect to provide their decision by the end of the year. 
•  DISCUSSED the content of the report and the options presented, key points to note include: 
o  NOTED three options were put forward to Joint Ministers for consideration, these were: 
1982
▪ 
Option A – Continue with current design 
▪ 
Option B – Design reset (Option 4.5A) 
Act 
▪ 
Option C – Current design with more shel ed space with staged development 
o  DISCUSSED if the ESG could be provided a copy of the report so that they can understand what 
was presented and the final options. Monique Fouwler noted she did not see the final paper, with the 
Ministry of Health and Treasury recommendations, before it went to Joint Ministers. 
o  NOTED comments from Tony Lloyd that regardless of decision from Joint Ministers, the design and 
project team has been working on plans for al  three options so once a decision is known, work can 
progress with minimal delay. 
•  NOTED Jeremy Holman, Chief Infrastructure and Investment Officer, started on the 5/12/2022, coming to Te 
Whatu Ora from Crown Infrastructure Partners. Jeremy’s key focus, at the moment, is implementing the 
Information 
operating model changes. 
•  The Chair asked for Jeremy Holman to be invited to attend an ESG meeting early next year. 
The Executive Steering Group members: 
•   NOTED the updates on progress. 
Official 
 3  SRO Update 
the 
Received an update from Helen Telford, Senior Responsible Owner, key points to note include: 
•  NOTED the Southern value management user group meetings have been moved to the last week of January 
2023, noting it is not expected these meetings wil  need to be moved again as the decision from Joint 
Ministers is expected by the end of the year. 
under 
•  NOTED the NDH MOU has been reviewed and the updated MOU should be signed by the end of the year. 
•  NOTED the NDH Disputes Advisory Board (DAB) visited the office and Outpatient Building site for their 
November quarterly meeting. Nothing to note from the quarterly meeting. 
•  NOTED an options workshop with Mana Whenua is being organised, with a time and date stil  to be decided. 
•  NOTED the ILC remains ongoing as an independent project and that there has been a recent increase in 
communications and interest around the ILC Business Case. 
Released 
•  NOTED the Local Advisory Group (LAG) are reviewing their structure. 
   The Executive Steering Group members: 
• 
NOTED the update from Helen Telford. 
 4  Programme Director Update 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read.  
•  NOTED Ceres wil  be putting up hoardings in early January then wil  start demo work for the Inpatient Building. 
This work can proceed as planned regardless of decision by Joint Ministers as the resource consent for 
demolition wil  not be affected. 
Page 2 of 6 
 

---

 
•  NOTED programme delay for the Inpatient Building is now 10 months due to delays in the report being provided 
to Joint Ministers. 
•  NOTED the review of the delivery model is stil  underway. A proposal has been received from CPB but has not 
yet been reviewed. Wil  be reviewed and presented back in the new year. 
•  NOTED a detailed design coordination programme for consultants has been produced and is currently being 
reviewed before being supplied to Woods Harris. 
•  9(2)(i)
•  NOTED budget remains an ongoing and serious concern due to the pricing increases seen recently for 
Outpatient Building trades. 
•  DISCUSSED whether Joint Ministers wil  be provided an update on the ongoing chal enges arising from the 
pricing for Outpatient Building trades. John Hazeldine noted that Joint Ministers have been advised in the report 
about current pricing chal enges, but it was not quantified by numbers. 
•  DISCUSSED whether the risks noted in the RCP Inpatient Building status report were static, noting that they are 
1982
not and were the top 5 identified at a recent risk workshop. 
•  DISCUSSED ongoing chal enges with the Government procurement processes and restrictions of the 
procurement rules. 
Act 
•  NOTED it is difficult to obtain tender submissions from three suppliers and it would be useful to be able to 
discuss with suppliers directly. Monique Fouwler noted that procurement rule exceptions can be utilised but 
require supporting evidence. The Chair asked that any issues with procurements or the procurement rules 
should be brought to the ESG for discussion and support. 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
Information 
o  NOTED Ceres/March teams have incorporated feedback from ESG and there have been no incidents 
on site since the last meeting. 
o  NOTED Piling for the Outpatient Building has been completed and al  bearing tests have been passed. 
Ceres wil  finalise move onto the Inpatient Building site after the holiday period. 
o  NOTED Southbase Construction are ready to take over the Outpatient Building site which will occur 
after the holiday break. 
Official 
Outpatient Building Update: 
the 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.   
•  NOTED there has been a tough start to next phase due to façade changes and the gravity and seismic restraint 
detail causing agitation while working through the shop drawing process. 
•  DISCUSSED if there is 2 months further delay because the report notes Southbase was meant to be occupying 
under 
the Outpatient Building site by end of November. Tony Lloyd advised there is no delay to programme as the site 
handover is underway and whether ful y occupying in December or early January the programme remains the 
same for Southbase. 
•  NOTED the Detailed Design report is almost finalised, current draft is being reviewed by project team. 
•  DISCUSSED how best to engage people in Health, Safety, and Wel being given a lot of people wil  eventual y 
be mobilised across both building sites. Dean Fraser comments he was a part of workshops recently, on a 
different job, which utilised VR headsets to engage and encourage Health and Safety practices. Tony Lloyd 
expressed interest in this and asked to speak with Dean post meeting to discuss further. 
Released 
9(2)(i)
• 
Financial Update: 
•  The financial report was taken as read.  
•  9(2)(i)
•  NOTED cross building meetings for certain trades/services like lifts and nurse cal  have been occurring between 
Page 3 of 6 
 

---

 
Southbase, CPB, and consultants. 
The Executive Steering Group: 
•  NOTED the updates on progress. 
 5  Outpatient Main Contractor Construction – SP2 
9(2)(i)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1982
 
 
 
Act 
 
•  NOTED tendering occurred at the worst time, where the NZD was at its lowest in 10 years. Neil O’Donnel  noted 
that the pricing being presented is what was received and the best that could be obtained during this period. 
•  DISCUSSED the alternative to not endorsing would be to retender and re-engage the market. However, it was 
agreed by ESG members doing this would be unproductive as it is unlikely to produce a major difference in 
pricing but would extend the programme. 
•  DISCUSSED the possibility to question the poor exchange rate at time of tendering during negotiations with 
sub-trades if they are planning on procuring overseas. Neil O’Donnel  advised this discussion is already 
occurring. 
Information 
•  NOTED the project team have done the best they can to battle cost escalation and are continuing to review 
where cost savings can be made. 
The Executive Steering Group members:   
•  ENDORSED the award of Separable Portion 2 to the construction contract with Southbase Construction Ltd, 
Official 
noting that the market conditions were such that the costs, while extraordinary, were wel  tested and that the 
Project Team had undertaken al  endeavours to ensure they provided as much value for money as possible. 
the 
• 
•  NOTED al  SP2 trade recommendations wil  be resolved by the end of March 2023. 
•  9(2)(i)
under 
•  NOTED a reassessment of al  contingencies wil  be conducted once the Inpatients Design Reset / Optimisation 
process is confirmed and completed. 
9(2)(i)
• 
 6  Southern District Change Programme – Bimonthly Updates 
Received an oral update on the Te Whatu Ora - Southern Change Programme from Bridget Dickson, Programme 
Released 
Director. Key points to note from discussion: 
•  NOTED the team have reflected on the feedback received from the ESG, internal teams, and wider Te Whatu 
Ora teams regarding the reporting being produced and have decided to pause the use of the reporting system, 
Cascade, to perform a review and refresh.  
•  NOTED the next report produced wil  be in February. 
•  NOTED who can enter and moderate information via the Cascade system will be reviewed as part of the 
reporting refresh. 
•  DISCUSSED the PMO’s concerns around the change reporting, which is linked to the benefits noted in the 
Detailed Business Case, and the Outpatient transition plan. Noting reporting responsibilities are currently 
unclear on what sits with Southern and what sits with the regional and national Te Whatu Ora teams. 
•  NOTED the PMO wil  seek guidance from the ESG on what information they want to see reported and what 
could possibly be missing, noting they are working to ensure the reporting produced aligns with the other 
Page 4 of 6 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
 EXECUTIVE STEERING GROUP 
Minutes 
 
Date 
Tuesday, 24 January 2023 
Time 
10:30am to 1:30pm 
Location  NDH PMO Boardroom - Dunedin 
9(2)(g)(ii)
Invitees   
 
Members 
Attendees 
Evan Davies (Chair) 
Monique Fouwler (Acting Director Delivery - IIG, Health NZ) 
Dr Margaret Wilsher 
Tony Lloyd (NDH Programme Director, Health NZ) 
Dr Nick Baker 
Bridget Dickson (Programme Director, Southern District, 
Robert Rust 
Health NZ) 
1982
Dean Fraser  
Neil O’Donnel  (Director, RLB) 
 
Matt Al en (Director, RCP) 
Ex officio 
 
Act 
Helen Telford (SRO, Health NZ) 
Secretariat 
 
Caleb Barone (Project Coordinator, Health NZ) 
Observers  
 
Blake Lepper (Te Waihanga, Infrastructure 
Apologies 
Commission) 
Dr Tony Lanigan 
John Hazeldine (Chief Advisor and Group 
Hamish Brown (Interim Lead Hospital & Specialist, Southern 
Manager - Health Infrastructure, Ministry of 
District, Health NZ) 
Health) 
Warner Peel (Analyst – Health, The Treasury) 
Pete Hodgson (Chair, Local Advisory Group) 
Sheila Barnett (Chair Clinical Leadership Group, Southern 
Information 
District, Health NZ) 
  1  Welcome & Apologies 
The Chair welcomed al  in attendance to a new year. 
Tony Lanigan, Hamish Brown, Warner Peel, and Sheila Barnett were noted as apologies. Blake Lepper and Monique 
Official 
Fouwler joined the meeting late. 
Register of Interests 
the 
The Register of Interests was noted, and no new declarations were required. 
November 2022 Minutes 
The Executive Steering Group: 
under 
ACCEPTED the 13 December 2022 minutes as a true and accurate record. 
NOTED overview of the Open Action Points from Tony Lloyd, Programme Director and Monique Fouwler, Acting 
Director Delivery: 
•  ESG-100321-06 (Delegation of Authority): 
o  There is no update for this action point. Monique Fouwler noted the new Chief Infrastructure and 
Investment Officer will make it a focus area to resolve. 
Released 
•  ESG-160222-03 (iHNZ/HNZ Transition): 
o  John Hazeldine noted a paper is being drafted regarding governance changes and is expected to go 
to the Ministers office for review by end of January then to Cabinet in February. 
o  DISCUSSED when the governance changes could come into effect, noting comments from the Chair 
and John Hazeldine that it will likely be by the March Executive Steering Group meeting. 
o  The Chair noted that everything continues as is, regarding the Executive Steering Group, until the 
group is advised otherwise. 
o  DISCUSSED the draft terms of reference documents seen by the Chair and Helen Telford. 
o  NOTED comments from Pete Hodgson regarding the experiences of the previous Southern 
Partnership Group incorporating the three workstreams. 
o  DISCUSSED concerns about incorporating the service transformation workstream, noting comments 
Page 1 of 5 
 

---

 
that only a smal  amount can be achieved at the local level, with the majority of service 
transformation occurring at the regional and national levels. 
o  NOTED comments from Bridget Dickson that Southern are looking at splitting transformation into 
transition and transformation, with the focus being on transition. 
 
2a  HNZ Transition Update 
•  The Chair moved agenda item 2 to later in the meeting due to Monique Fouwler not yet being present. 
 3  SRO Update 
Received an update from Helen Telford, Senior Responsible Owner, key points to note include: 
•  NOTED the mayors within the Otago region have taken on an advocacy role with respect to the proposed 
$90m savings. Hamish Brown and Bridget Dickson have responded to the Dunedin Mayor, while Helen 
Telford and Pete Hodgson noted they have spoken with the mayors in the surrounding areas. 
•  NOTED Hamish Brown’s role has been reduced under the Te Whatu Ora operating model, which has 
impacted decision making for the Southern district. Hamish’s title is now interim lead hospital and specialist. 
1982
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
•  DISCUSSED the different groups within the Te Whatu Ora decision making workflow and the potential risk 
Act 
this causes with delays in decisions being approved. Noting decisions may need to progress through the Te 
Whatu Ora Executive Leadership Team, Capital and Infrastructure Committee, the Te Whatu Ora Board, as 
well as being consulted with Te Aka Whai Ora. 
•  The Chair reiterated his understanding that the Executive Steering Group would continue to have the authority 
to implement and achieve the Business Case but will not have any further delegated authority. 
•  NOTED the Executive Steering Group members are happy for draft papers to be altered and different options 
to be proposed to decision makers if the statements and endorsements made by the Executive Steering 
Group remain intact and accurate. 
  The Executive Steering Group members: 
Information 
• 
NOTED the update from Helen Telford. 
 
4a  Programme Director Update 
Official 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read.  
the 
•  NOTED on December 22, 2022, Joint Ministers approved Option 4.5a, accepting the $90m savings and adding 
$110m to the project budget. Project budget is now $1.58b. 
•  NOTED a discussion and reorientation meeting with consultants is booked for the afternoon, 24 January 2023, 
in preparation for accelerating the structure to reduce time lost. 
under 
•  DISCUSSED whether the reset project budget is now sufficient, with concerns raised about costs of getting 
trades and services to Dunedin as wel  as the current trades available in the area. 
•  NOTED modulised services are stil  being investigated for HVAC, electrical, and gases. However, modulisation 
cannot be considered for bathrooms as this would require going back to the building structure. 
•  Pete Hodgson noted he has told the mayors in the region that in his view the decision would not be changed. 
•  NOTED Ceres are setting up on site on the Cadbury block and are expected to mobilise and begin breakdown 
of the slab by end of January 2023. 
Released 
Blake Lepper joined the meeting at 11:26 
Monique Fouwler joined the meeting at 11:38 
 
2b  HNZ Transition Update – 11:40 
•  The Chair provided an overview to Monique Fouwler of what was discussed prior to her joining the meeting. 
•  NOTED an updated delegated authority policy wil  be implemented July 1st, 2023. 
•  NOTED comments from Monique Fouwler that the changes to governance wil  be communicated to the 
Executive Steering Group members in the next week or two then a timeframe wil  be established to implement 
the change. The project tolerances set by the SRO wil  be incorporated into the new Terms of Reference for 
the ‘Project Steering Group’. 
•  The Chair noted that currently the decision-making process is opaque with decisions cascading upwards 
Page 2 of 5 
 

---

 
without visibility on final decisions being fed back to the Executive Steering Group. The Chair and Monique 
Fouwler agreed to discuss this further offline. 
•  DISCUSSED the need for a solid communication strategy going forward to ensure positive and proactive 
communications are being released. Monique Fouwler noted the communications team has been nationalised 
and an Infrastructure and Investment Group communication strategy is being developed which wil  include a 
New Dunedin Hospital communications plan. 
•  The Chair reiterated that the role of the Executive Steering Group is not to have a public face or to provide 
commentary. 
•  NOTED there is stil  confusion for some external stakeholders and staff, not involved in the user groups, which 
has led to an increase in ‘one-liners’ in the media and people stil  referring to outdated information. 
•  NOTED the Infrastructure and Investment Group is working with the Ministers office to proactively release 
briefings. 
•  DISCUSSED that the increase in budget should have been seen as a positive story, but due to the current 
negative media there is a risk that stakeholders and staff wil  not want to be involved in the project. 
The Executive Steering Group members: 
1982
 NOTED the discussion and updates on progress. 
Act 
 
4b  Programme Director Update Continued 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o  DISCUSSED the Worksafe inspection completed on December 13, 2022. Noting in the morning the 
site was compliant but when the inspector arrived in the afternoon one of the fences had been 
removed leaving a trench open. A sustained compliance let er was issued by Worksafe, and Ceres 
have removed the individual responsible from the site. 
Information 
o  NOTED Ceres wil  have a replacement project manager in place by the end of January 2023. 
o  NOTED daily HS&E checks by RCP will be increased to ensure standards are increased and 
maintained.  
o  The Chair noted, due to the previous issues that have been reported, that an increased focus on 
Health, Safety, and Environment is required and the Executive Steering Group need to continue to be 
Official 
kept informed going forward. 
Outpatient Building Update: 
the 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.   
•  NOTED Southbase Construction are now established on the Outpatient Building site. 
•  NOTED Separable Portion 2 (SP2) was approved and issued to Southbase on time, noting SP2 was over 
budget but work to reduce costs continues. 
under 
•  NOTED Separable Portion 3 (SP3) needs to go to the Te Whatu Ora Board for approval. 
•  9(2)(i)
•  DISCUSSED SRG’s performance, noting they have incorporated the programme and are interacting with 
management and the design teams wel . 
9(2)(i)
•  NOTED comments from Pete Hodgson that he negotiated a
agreement with Quinn Henderson, 
Released 
Southbase Construction CE, last year to work with Work Force Central (WFC) who wil  provide workers, toolbox 
talks, and increase the team diversity. 
•  DISCUSSED possible delays or issues in approval for SP3, noting savings are stil  being investigated. 
•  NOTED comments from Monique Fouwler that Board approval could possibly be granted in advance of the final 
number being known, which should reduce any potential delays. 
•  The Chair asked Tony Lloyd to provide an overview of how both sites wil  look in the next 6-9 months. Key 
points to note include: 
o  For the Inpatient Building, demolition work wil  be the main area of progress.  
o  For the Outpatient Building, the ground beams wil  be instal ed and by the end of the year some frames 
and double columns wil  be in place. 
•  DISCUSSED the potential cost issue related to the passive fire certification and the additional tests required to 
Page 3 of 5 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
 
Closed Action Points: 
 
 
 
 
1982
 
 
Act 
 
Open Action Points: 
 REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
Information 
Revised arrangements for DoA are currently being 
24/01/23
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
Te Whatu Ora
Monique F
8/07/2022
Normal
- Remains on hold, with no update provide in the January meeting
Monique F
reported back on to ESG.
TBC
Official 
24/01/23
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
- Remains on hold.
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
Te Whatu Ora
Monique F
TBC
Normal
- John Hazeldine noted a paper is being drafted regarding 
Monique F
the 
discuss future governance arrangements.    
governance changes and is expected to go to the Ministers office for 
review by end of January then to Cabinet in February.
- Changes to goverance expected to be in place by March meeting
 
under 
Released 
Page 5 of 5 
 

---

 
 
 EXECUTIVE STEERING GROUP 
Minutes 
 
Date 
Tuesday, 21 February 2023 
Time 
10:30am to 1:30pm 
Location  NDH PMO Boardroom - Dunedin 
9(2)(g)(ii)
 
 
Invitees   
 
Members 
Attendees 
Dr Margaret Wilsher (Chair) 
Monique Fouwler (Acting Director Delivery - IIG, Health NZ) 
Dr Nick Baker 
Tony Lloyd (NDH Programme Director, Health NZ) 
Robert Rust 
Bridget Dickson (Programme Director, Southern District, 
Dean Fraser  
Health NZ) 
1982
 
Sheila Barnett (Chair Clinical Transformation Group, 
Ex officio 
Southern District, Health NZ) 
Helen Telford (SRO, Health NZ) 
Matt Al en (Director, RCP) 
Act 
Hamish Brown (Interim Southern District Director,   
Heath NZ) 
Secretariat 
 
Caleb Barone (Project Coordinator, Health NZ) 
Observers  
 
John Hazeldine (Chief Advisor and Group 
Apologies 
Manager - Health Infrastructure, Ministry of 
Evan Davies 
Health) 
Dr Tony Lanigan 
Pete Hodgson (Chair, Local Advisory Group) 
Neil O’Donnel  (Director, RLB) 
Warner Peel (Analyst – Health, The Treasury) 
Blake Lepper (GM Infrastructure Delivery, Te Waihanga - 
Information 
Infrastructure Commission) 
 
  1  Welcome & Apologies 
Margaret Wilsher is acting as Chair for the meeting. Official 
The Chair opened the meeting with karakia. 
Evan Davies, Tony Lanigan, Neil O’Donnel , and Blake Lepper were noted as apologies. Warner Peel joined the 
the 
meeting late. 
Register of Interests 
The Register of Interests was noted, and no new declarations were required. 
under 
November 2022 Minutes 
The Executive Steering Group: 
DISCUSSED two minor wording changes to the 24 January 2023 minutes requested by Pete Hodgson. 
ACCEPTED these changes and the 24 January 2023 minutes as a true and accurate record. 
NOTED overview of the Open Action Points from Tony Lloyd, Programme Director and Monique Fouwler, Acting 
Director Delivery: 
Released 
•  ESG-100321-06 (Delegation of Authority): 
o  There is no update for this action point. Monique Fouwler noted a workshop is being organised in 
late February/early March to discuss and present options to Te Whatu Ora regarding financial 
delegations. 
•  ESG-160222-03 (iHNZ/HNZ Transition): 
o  Monique Fouwler noted a contract has been sent to Evan Davies, inviting him to be the Independent 
Chair of the New Dunedin Hospital Project Steering Group (NDH PSG). Once the contract is agreed 
a review will be completed to expand and update the PSG members in accordance with the PSG 
Terms of Reference (ToR) and ensuring membership covers the other workstreams which will be 
incorporated into the PSG. 
o  DISCUSSED how mana whenua representation wil  be structured under the new PSG. Noting 
comments from Monique Fouwler that Te Aka Whai Ora is being consulted, and there is a 
Page 1 of 5 
 

---

 
placeholder in the PSG ToR for mana whenua representation as each PSG wil  have differing mana 
whenua requirements and interests.  
o  NOTED progressing the paper regarding governance changes has been delayed due to the change 
in Minister of Health. The paper is now expected to go to the Ministers office by end of February. 
  2   HNZ Transition – Update 
•  This agenda item was covered under the Action Point ESG-160222-03 discussion. However, additional points 
to note include: 
o  NOTED Jeremy Holman, Chief Infrastructure and Investment Officer, is currently working on 
developing and implementing the Infrastructure and Investment Group Operating Model, with an 
expected consultation period of 6 to 12 weeks. 
o  NOTED Jeremy Holman wil  be attending the March ESG meeting, via Zoom. 
•  ACTION POINT: ESG secretariat to send out the Te Whatu Ora Operating Model to ESG members. 
The Executive Steering Group members: 
1982
•   NOTED the update from Monique Fouwler. 
 3  SRO Update 
Act 
Received an update from Helen Telford, Senior Responsible Owner, key points to note include: 
•  NOTED the cabinet shuffle has resulted in a new Minister of Health, Minister Verral , who has a clinical 
background and high level of interest in the NDH project. 
•  NOTED the SRO working group is committed to moving forward with the option chosen by Joint Ministers but 
would like commitment from the project there wil  be no further value management in the future. 
•  NOTED issues regarding delegations and external communications for the project are ongoing, 
acknowledging that Monique Fouwler is working on resolutions. 
Information 
•  NOTED the signing of the updated NDH MOU has been postponed to an undecided date, due to the Te 
Whatu Ora CE being unavailable. 
•  NOTED the ILC continues to move ahead with the team having their first gateway planning meeting. The 
gateway review is currently planned for May 2023. 
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
Official 
•  Monique Fouwler noted the cabinet paper regarding governance is not a noting paper only. There is a 
template for the new PSGs going forward and NDH wil  be a good test on how projects wil  be structured in 
future. 
the 
•  DISCUSSED the benefits of having a Minister with clear clinical connections. The Chair asked if this 
connection is via Sheila Barnett as the Clinical Transformation Group Chair. Sheila Barnett noted that she was 
able to speak with Minister Verral  during her Dunedin visit and the Minister has also spoken with 5 senior 
clinicians.  
under 
•  NOTED comments from Pete Hodgson: 
o  Minister Verral  has asked him to lead communication and engagement for the project, noting the 
Minister has also contacted the Te Whatu Ora Board Chair to advise of this request. He wil  be 
looking at hiring a part-time resource to assist with this request. 
o  There was good engagement at the recent Local Advisory Group (LAG) meeting. He has also set-up 
two public engagements later this month, one at the Otago Museum in Dunedin and another in 
Wanaka.  
Released 
•  The Chair asked Monique Fouwler and Pete Hodgson to discuss offline how to align the project 
communication teams/plans. 
•  DISCUSSED the benefits of setting time aside each meeting to discuss recent communications and 
engagement, as wel  as key messages that can be shared. 
  The Executive Steering Group members: 
• 
NOTED the update from Helen Telford. 
 4  Programme Director Update 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read.  
Page 2 of 5 
 

---

 
•  Received an update from Tony Lloyd, key points to note include: 
o  Design continues. However, there are concerns about the programme and how it is currently split, 
which wil  be discussed at a meeting with the design team set for Wednesday 22 February. 
o  The user group process has recommenced and appears to be going wel . Bridget Dickson agreed and 
noted some users were concerned and anxious due to comments seen in the public and media but 
were pleased the changes were not as bad as publicised. However, user groups have identified some 
areas that need focus which wil  be addressed with the design team. 
o  A meeting is being set-up with CPB to discuss their current and future contracting for the NDH project. 
•  DISCUSSED how mana whenua is currently being incorporated into the design, as the original renders 
contained a lot of mana whenua design. 
•  Tony Lloyd noted Aukaha are engaged to incorporate mana whenua into design, and he would like to discuss 
offline with Dean Fraser how he sees mana whenua engagement should be working. 
•  The Chair noted she has been given contact details for Joseph Tyro, Te Aka Whai Ora Infrastructure Lead – Te 
Wai Pounamu, to pass onto Tony Lloyd. 
1982
•  ACTION POINT: The Chair requested a standing agenda item to review/discuss mana whenua engagement be 
added for future meetings. 
•  NOTED work is underway reviewing piling design for the Inpatient Building and whether piling material can be 
Act 
procured local y or elsewhere, as wel  as the lead time for procurement. 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read, key points from discussion:  
o  NOTED Southbase Construction have taken control of the Outpatient Building site. 
o  NOTED daily site visits continue to be conducted by Andrew Holmes and RCP. Site appears wel  run 
and clean. 
Information 
o  NOTED concerns from Tony Lloyd regarding ‘O-Week’ and that students may attempt to jump the 
fences. These concerns have been passed onto the teams managing each site. 
o  NOTED Work Force Central are opening their new site office, with both main contractors represented. 
Outpatient Building Update: 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.   
Official 
Financial Update: 
the 
•  The financial report was taken as read.  
•  DISCUSSED the true cost of the project will not be known until 2029, current estimated completion. 
•  NOTED RLB have incorporated the $90m savings into the financial report and are using information available 
within the wider RLB group to forecast runoff. 
under 
•  DISCUSSED the permanent and temporary cost savings under Option 4.5a, key points to note include: 
o  Pete Hodgson noted there is a public focus on the temporary cost savings, including the cold shel s 
and PET scanner. He noted the project needs to be weary of any cuts to col aborative workspace or 
FF&E. 
o  Tony Lloyd noted there is a lot of items that have been keep or put back in, as part of Option 4.5a, and 
the proposed changes remaining were those offered up by the Southern District team. 
Released 
o  Sheila Barnett noted that the proposed 6% loss in col aborative workspace, as a cost saving, is not 
viable and al  proposed col aborative workspace in the original design is stil  required. 
o  DISCUSSED that nothing critical has been locked out of design and that some shel ed spaces can be 
brought forward for use, except for those intended as theatres or MHSOP beds as they are occupied. 
o  Dean Fraser noted that he, like Pete Hodgson, continues to be contacted about the design changes 
and would appreciate a quick-reference list of comments that can be used to counter misinformation. 
•  ACTION POINT: The Chair requested a paper be provided to the ESG outlining how the various communication 
teams for the project (Te Whatu Ora, mana whenua, and LAG) will be joined together and work col aboratively. 
•  DISCUSSED the communication strategy for the NDH project. Noting comments from Monique Fouwler that the 
NDH communication strategy has been developed, is in use, and agreed that congruence is required between 
the different communication teams/channels. 
Page 3 of 5 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
 
Closed Action Points: 
 
 
 
 
1982
 
 
Act 
Open Action Points: 
 REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
Revised arrangements for DoA are currently being 
8/07/2022
21/02/23
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
Te Whatu Ora
Monique F
TBC
Normal
- Remains on hold, with no update provide in the February meeting
Monique F
reported back on to ESG.
21/02/23
Information  - Remains on hold.
- Monique Fouwler noted the contract for the PSG Independent Chair 
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
has been sent.
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
Te Whatu Ora
Monique F
TBC
Normal
- Changes to goverance are stil  expected to be in place by March 
Monique F
discuss future governance arrangements.    
meeting
- John Hazeldine noted the paper regarding governance changes has 
been delayed due to change in Minister of Health, and is now 
expected to go to the Ministers office for review by end of February.
Official 
ESG-210223-01
Te Whatu Ora Operating Model
21/02/2023
In progress ESG secretariat to send out the Te Whatu Ora 
Te Whatu Ora
Caleb Barone
Operating Model to ESG members.
28/03/2023
Normal
The Chair requested a standing agenda item to 
ESG-210223-02
Mana Whenua Design Engagment
21/02/2023
In progress review/discuss mana whenua engagement be added  Te Whatu Ora
Tony Lloyd
28/03/2023
Normal
the 
for future meetings.
The Chair requested a paper be provided to the ESG 
outlining how the various communication teams for 
Monique F/ 
ESG-210223-03
Project Communication Alignment
21/02/2023
In progress the project (Te Whatu Ora, mana whenua, and LAG)  Te Whatu Ora
Tony Lloyd
28/03/2023
Normal
wil  be joined together and work col aboratively.
under 
ESG-210223-04
Digital and Workforce & 
21/02/2023
In progress Digital and Workforce & Organisational Change to be  Te Whatu Ora
Tony Lloyd
Organisational Change
added as standing agenda items.
28/03/2023
Normal
 
Released 
Page 5 of 5 
 

---

 
 
 EXECUTIVE STEERING GROUP 
Minutes 
 
Date 
Tuesday, 28 March 2023 
Time 
11:00am to 1:30pm 
Location  NDH PMO Boardroom - Dunedin 
9(2)(g)(ii)
 
Invitees   
 
Members 
Attendees 
Evan Davies (Chair) 
Monique Fouwler (Acting Director Delivery - IIG, Health NZ) 
Dr Margaret Wilsher 
Tony Lloyd (NDH Programme Director, Health NZ) 
Dr Tony Lanigan 
Bridget Dickson (Programme Director, Southern District, 
Dr Nick Baker 
Health NZ) 
1982
Robert Rust 
Matt Al en (Director, RCP) 
 
Jeremy Holman (Chief Infrastructure and Investment Officer, 
Ex officio 
Health NZ) – Item 2 
Act 
Hamish Brown (Interim Lead Hospital & Specialist   Marcus Read (Director, RCP) – Item 4 
Southern District, Health NZ) 
Darryl Haines (Principal, Warren and Mahoney) – Item 4 
 
Observers  
Patrick Ng (Chief Digital Officer, Southern District, Health 
Blake Lepper (GM Infrastructure Delivery, Te 
NZ) – Item 5 
Waihanga - Infrastructure Commission) 
Lance Elder (Director Digital Transformation, Southern 
John Hazeldine (Chief Advisor and Group 
District, Health NZ) – Item 5 
Manager - Health Infrastructure, Ministry of 
 
Secretariat
Health) 
 
Caleb Barone (Project Coordinator, Health NZ) 
Information 
Pete Hodgson (Chair, Local Advisory Group) 
 
Warner Peel (Analyst – Health, The Treasury) 
Apologies 
Dean Fraser  
Sheila Barnett (Chair Clinical Transformation Group, 
Southern District, Health NZ) 
Neil O’Donnel  (Director, RLB) 
Official 
  1  Welcome & Apologies 
Margaret Wilsher opened the meeting with karakia. 
the 
Dean Fraser, Neil O’Donnel , and Sheila Barnet  were noted as apologies. Jeremy Holman joined late. 
Register of Interests 
under 
The Register of Interests was noted, and no new declarations were required. However, it was discussed and agreed to 
remove the fol owing interests from the register: 
•  Christchurch Hospital Redevelopment Partnership Group for Evan Davies, Margaret Wilsher, and Tony 
Lanigan. 
•  Capital Investment Committee for Evan Davies and Margaret Wilsher. 
•  Ministry of Health National Asset Management Plan (NAMP) Reference Group for Tony Lanigan. 
Released 
 
February 2023 Minutes 
The Executive Steering Group: 
ACCEPTED the 21 February 2023 minutes as a true and accurate record. 
NOTED overview of the Open Action Points from Tony Lloyd, Programme Director and Monique Fouwler, Acting 
Director Delivery: 
•  ESG-100321-06 (Delegation of Authority): 
o  NOTED framework for project delegations is being developed. 
o  NOTED giving delegations to contractors wil  be raised with the Capital and Infrastructure 
Committee, noting there are some Te Whatu Ora Board members who are uncomfortable with giving 
contractors delegations. 
Page 1 of 7 
 

---

 
o  DISCUSSED concerns about the number of delegation and approval points above the ESG, which 
are adding layers of decision making and time for decisions to be executed efficiently. 
o  NOTED there is now a general delegation policy between the Te Whatu Ora Board and the Chief 
Executive, which wil  make it easier to bring decision making to the Infrastructure and Investment 
Group level. 
o  DISCUSSED the Outpatient Building paper for Separable Portion 3 needing to go to the Te Whatu 
Ora Board and how that could cause a delay in pricing acceptance. Tony Lloyd noted there is a 
requirement to report to the Board for Separable Portion 3, because original y there was only 2 
tranches. 
o  NOTED a comment from John Hazeldine that there is a workshop on 4 April between Te Whatu Ora 
and Manatu Hauora on how to work more in paral el. 
 
•  ESG-210223-0 (Delegation of Authority): 
o  NOTED a paper has not been prepared for this meeting, however there is a greater level of comms 
alignment from last month, with a more col aborative approach being undertaken. 
1982
o  The Chair asked if a note could be produced advising how comms is being aligned.  
o  NOTED comments from Monique Fouwler that she has requested the Head of the Te Whatu Ora 
communications team to advise who are the key people dealing with what and when for the NDH 
Act 
project. 
o  NOTED Monique Fouwler and Dan Pal ister-Coward are the Te Whatu Ora spokespeople for the 
NDH project. Pete Hodgson is the Chair and spokesperson for the Local Advisory Group (LAG) 
 
•  ESG-160222-03 (iHNZ/HNZ Transition): 
o  It was agreed this Action Point could be closed and any updates would be covered under the 
standing agenda item. 
 
Information 
•  ESG-210223-01 (Te Whatu Ora Operating Model): 
o  The Te Whatu Ora Operating Model document was distributed to the ESG members, it was agreed 
this Action Point could be closed. 
 
•  ESG-210223-02 (Mana Whenua Design Engagement): 
Official 
o  ‘Mana Whenua Design Engagement’ has been added as a standing agenda item, it was agreed this 
Action Point could be closed. 
the 
 
•  ESG-210223-04 (Digital and Workforce & Organisational Change): 
o  ‘Data & Digital’ and ‘Workforce & Organisational Change’ have been added as standing agenda 
items, it was agreed this Action Point could be closed. 
under 
  2  Te Whatu Ora – Health NZ Transition Update 
•  NOTED the Te Whatu Ora Operating Model document distributed to the ESG members was the model 
developed by the Infrastructure Future State Operating Model Working Group. 
•  NOTED Jeremy Holman, Chief Infrastructure and Investment Officer, is currently developing an operating 
model for the Infrastructure and Investment Group. A draft structure was presented to staff at the recent Te 
Whatu Ora al  staff hui.  
Released 
•  NOTED consultation on the Infrastructure and Investment Group Operating Model is expected to begin late 
May through until June, with implementation of the final version most likely in August. 
•  NOTED there wil  be four regional infrastructure and investment leads to oversee and deliver smal er projects 
through their regions. 
•  DISCUSSED whether there wil  be local/district leads and how the projects wil  be linked together. Monique 
Fouwler noted the current IIG operating model draft does not go down to that level. 
•  DISCUSSED maintenance of assets wil  sit at a regional level, with support from local leads. 
•  NOTED the Te Whatu Ora Board is the PCBU for Te Whatu Ora. 
•  NOTED developing project governance for Tranche 1 of the Regional Hospital Redevelopment Programme is 
underway, with both SROs identified. 
•  DISCUSSED progress on new project governance for the New Dunedin Hospital project, key points to note 
Page 2 of 7 
 

---

 
include: 
o  NOTED this is the last meeting for the current Executive Steering Group. 
o  DISCUSSED the roles and expertise of the new Project Steering Group (PSG). 
o  NOTED Dan Pal ister-Coward, Te Whatu Ora HSS Regional Director – Te Wai Pounamu, wil  be the 
Hospital Specialist Services (HSS) representative on the PSG and accountable for Models of Care, 
supported by Bridget Dickson. 
o  NOTED the appointment letters and invites for PSG members are being drafted. 
o  DISCUSSED having a workshop/induction prior to the first PSG meeting to bring al  members up to 
date with the project. 
o  DISCUSSED concerns that the changes to project governance affects the independent oversight the 
current ESG provides, due to the new PSG having more Te Whatu Ora employees as members. 
o  NOTED the new structure is the preferred structure for major projects moving forward. 
o  DISCUSSED concerns that how detailed into transformation/transition the PSG will need to be is 
unknown and whether oversight only applies up until the building/s is complete or beyond. Monique 
1982
Fouwler commented it is only until the building/s is completed and it is not the intention for the PSG 
to be responsible for transformation beyond the build. 
 
Act 
Jeremy Holman joined the meeting at 11:49am 
 
The Executive Steering Group members: 
•   NOTED the update from Monique Fouwler. 
 3  Programme Director Update 
Inpatient Building Update: 
•  The RCP Inpatient Building status report was taken as read.  Information 
•  Received an update from Tony Lloyd, key points to note include: 
o  Ceres have established themselves on site and are operating wel . 
o  Currently 6 weeks ahead of schedule for height consent. 
o  DISCUSSED pathology, key points to note include: 
Official 
▪ 
The project team and Te Whatu Ora Southern are working together to bring in a third party to 
review the pathology area. 
the 
▪ 
The current pathology contract holder, Southern Community Labs, has been involved in 
meetings around acute services and tests. 
▪ 
The Te Whatu Ora Southern team recently went to Queensland and saw the new equipment 
being used and are now discussing options with the FFE team. Margaret Wilsher commented 
most multifunctional machines are leased, so would be added Opex costs. 
under 
▪ 
An independent review is underway on the use of the smal er bedside machines for test, 
rather than a lab. The report is expected within a month. 
▪ 
DISCUSSED it is not possible to make the machines earthquake resilient, to the same 
standard as the building. 
o  Round 2 of user groups has started and is going wel , with good feedback being received. Bridget 
Dickson agreed and noted pathology is the main concern that is being brought up by users. 
Released 
o  Revised fee proposals have been received from main consultants and are being worked through by 
RCP and RLB. 
o  Discussions are continuing with CPB about current and future contracting, with another meeting 
scheduled for 1 April. 
o  Work is underway for the Dairy Building with a proposal sent to CPB for consideration. 
o  DISCUSSED al  of the Dairy Building is planned to be used, first by CPB as office space during the 
build then converted to col aborative space etc for Te Whatu Ora Southern. 
 
Health & Safety & Environment: 
•  The Health, Safety, and Environment update was taken as read. 
Page 3 of 7 
 

---

 
Outpatient Building Update: 
•  The RCP Outpatient Building status report was taken as read.   
•  9(2)(i)
•  DISCUSSED project delegation and whether the team have authority to deal with the EOT claim promptly. Tony 
Lloyd advised the EOT claim is being actioned as per the process set in the contract, which is sending it to the 
ETC first then once a decision is made it wil  be brought to ESG for agreement. 
•  Monique Fouwler noted the project team can sign off on the claim if non-financial, but anything financial needs 
to go to herself or Jeremy Holman for sign off. 
Financial Update: 
•  The financial report was taken as read.  
•  DISCUSSED the Outpatient Building cost is higher than expected and a paper detailing scale of the cost is 
1982
being written then wil  be presented to the PSG for endorsement. The Chair noted the paper could be 
distributed via email for endorsement, earlier than the next meeting, if needed. 
•  Robert Rust noted the current presentation of the risk register is confusing and cannot understand why some 
Act 
significant items for the Inpatient Building have been excluded. Tony Lloyd advised he wil  discuss with RLB and 
have the register updated and better presented at the next meeting. 
 
The Executive Steering Group: 
•  NOTED the updates on progress. 
 
Mana Whenua Design Engagement 
4 
Marcus Read and Darryl Haines joined the meeting at 12:22pm 
Information 
•  First meeting next week with Aukaha (representing local mana whenua). Meeting wil  be about what can be put 
back in to incorporate the cultural narrative.  
Received an oral update on the Mana Whenua Design Engagement from Marcus Read (RCP) and Darryl Haines 
(Warren and Mahoney). Key points to note from discussion: 
Official 
•  Outpatient Building: 
o  NOTED nearing the final stages for the facades. The patterns for the western louvres and SS panels 
the 
are being sampled and layout of the white ceramic textured tiles is being explored. 
o  NOTED Aukaha, RCP, and Warren and Mahoney meet last week to work through the next steps for 
design input into the fitout, including ceiling patterns, carved column, and feature timber wal . 
•  Inpatient Building: 
under 
o  NOTED fol owing the optimisation instruction at the end of 2022, a codesign col aboration has been 
agreed with Aukaha for the year ahead. 
o  NOTED meetings were previously held with Aukaha on 10 August and 29 September 2022 to discuss 
optimisation and mana whenua expressed desire to be located on the ground floor, adjacent the North 
entry. 
o  NOTED the façade is being co-designed with the Outpatient Building and wil  have two interlinking 
panels. 
Released 
o  NOTED mana whenua remain comfortable with the Whakatuputupu narrative despite the pavilion 
building being deleted. 
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
•  NOTED comments from Marcus Read that 70% of what was previously designed incorporating mana whenua 
remains and mana whenua have agreed that the cultural narrative did not need to be rewritten. 
•  DISCUSSED how mana whenua is being engaged by the Southern PMO. Bridget Dickson noted the chairs of 
the local rūnaka have been involved in the development of the Outpatient Building transition plan, and over the 
last year members of Aukaha have attended meetings and are working with the team to ensure treaty 
obligations are met. 
Jeremy Holman left the meeting at 12:25pm 
 
Marcus Read and Darryl Haines left the meeting at 12:33pm 
Page 4 of 7 
 

---

 
 
The Executive Steering Group members: 
•  NOTED the update on design engagement with Mana Whenua. 
5 
Data and Digital Update 
Patrick Ng and Lance Elder joined the meeting at 12:35pm 
Received an oral update on Data & Digital from Patrick & Lance. Key points to note from discussion: 
•  NOTED the Minister of Health has received and read a paper that requests
of funding for stage 1 of the 
digital programme, which has been aligned to the completion of the Outpatient Building. 
•  NOTED the Minister raised questions concerning Te Whatu Ora’s commitment to investing in the future 
transforming digital solutions, which were answered by members of the national Data and Digital team. 
•  NOTED fol owing a Request for Proposal for a digital infrastructure delivery partner (DIDP), shortlisting and the 
submission of a finalised offer, a preferred DIDP has been selected and contract negotiations are underway. 
1982
•  NOTED What is currently being used and how it could be scaled for NDH is being reviewed. The team have 
received guidance from members of the national Data and Digital team to identify what core clinical solutions 
should be invested in for the Inpatient Building. 
Act 
•  NOTED that there is currently a gap as nobody currently has or uses a contemporary electronic medical record 
(EMR). How this is invested in national y wil  be a key focus. 
The Chair opened the floor for wider discussion. Key points to note include: 
•  DISCUSSED the gradient of change for the Southern team, noting current guidance and funding received was 
to adapt the existing technology to suit the Outpatient Building and the Inpatient Building wil  be part of the 
national work on core clinical solutions for new hospital buildings. 
•  DISCUSSED if new systems are instal ed, they need to be checked prior with current FFE equipment for 
compatibility issues. 
Information 
•  NOTED WPS, Peter Ganter, and Lance Elder are working col aboratively on hospital build programme as 
current design development work is underway. 
•  DISCUSSED that storage of paper medical records is not part of the new build. The Southern team have been 
scanning new paperwork, using the same system previously implemented in 2017 at Te Whatu Ora Te Tauihu 
(Nelson Marlborough), and look to be ful y digital by mid-year. 
Official 
•  DISCUSSED a set of base documents for each workstream under the new PSG needs to be part of induction 
for al  members. 
the 
Patrick Ng and Lance Elder left the meeting at 12:50pm 
The Executive Steering Group members: 
•  NOTED the update on Data and Digital. 
under 
6 
Workforce & Organisational Change Update 
Received an oral update on workforce and organisational change from Hamish Brown, Interim Lead Hospital & 
Specialist - Southern. Key points to note from discussion: 
•  NOTED development of the Outpatient Building Transition programme is on-going. 
•  NOTED the Business Case being drafted in preparation to go to the Te Whatu Ora Board, with what additional 
workforce wil  be required for a ‘minimal’, ‘good’, or ‘ful ’ opening. 
Released 
•  NOTED an area of risk for workforce is lack of MRT and anaesthetist techs, which now require lengthier courses 
to become accredited. The Southern team have engaged the Te Whatu Ora Workforce Lead, Ailsa Claire, about 
this. 
•  NOTED acute services are currently being transitioned to extend day operating hours. 
•  NOTED rural areas are at risk if after hour clinics are made optional as it flows onto the hospitals. 
•  NOTED the design of the Interprofessional Learning Centre (ILC) continues and the land lease has been sorted. 
The Executive Steering Group members: 
•  NOTED the update on Workforce and Organisational Change. 
 7  Other Business   
Page 5 of 7 
 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

---

 
 
 
Closed Action Points: 
 
REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY DATE 
CLOSED
John Hazeldine, Acting DDG Infrastructure, to invite 
28/03/23
ESG-160222-03
iHNZ/HNZ Transition
16/02/2022
In progress the new HNZ leadership to a future ESG meeting to 
Te Whatu Ora
Monique F
TBC
Normal
- It was agreed this Action Point could be closed and any updates 
28/03/2023
1982
discuss future governance arrangements.    
would be covered under the standing agenda item.
ESG secretariat to send out the Te Whatu Ora 
28/03/23
ESG-210223-01
Te Whatu Ora Operating Model
21/02/2023
In progress Operating Model to ESG members.
Te Whatu Ora
Caleb Barone
28/03/2023
Normal
- The Te Whatu Ora Operating Model document was distributed to 
28/03/2023
the ESG members, it was agreed this Action Point could be closed.
Act 
The Chair requested a standing agenda item to 
28/03/23
ESG-210223-02
Mana Whenua Design Engagment
21/02/2023
In progress review/discuss mana whenua engagement be added  Te Whatu Ora
Tony Lloyd
28/03/2023
Normal
-  Mana Whenua Design Engagement  has been added as a standing 
28/03/2023
for future meetings.
agenda item, it was agreed this Action Point could be closed.
28/03/23
ESG-210223-04
Digital and Workforce & 
21/02/2023
In progress Digital and Workforce & Organisational Change to be  Te Whatu Ora
Tony Lloyd
-  Data & Digital  and  Workforce & Organisational Change  have been 
28/03/2023
Organisational Change
added as standing agenda items.
28/03/2023
Normal
added as standing agenda items, it was agreed this Action Point could 
be closed.
 
 
 
Open Action Points: 
Information 
 REF
ITEM
FIRST RAISED
STATUS
ACTION REQUIRED
RESPONSIBLE
ACTION BY
DUE BY
PRIORITY
UPDATE/STATUS
ACTION BY
28/03/23
Revised arrangements for DoA are currently being 
- NOTED framework for project delegations is being developed.
ESG-100321-06
Delegation of Authority
10/03/2021
In progress worked through with the new SRO and wil  be 
Te Whatu Ora
Monique F
8/07/2022
Normal
- NOTED giving delegations to contractors wil  be raised with the 
Monique F
Official 
reported back on to ESG.
TBC
Capital and Infrastructure Committee, noting there are some Te 
Whatu Ora Board members who are uncomfortable with giving 
contractors delegations.
28/03/23
the 
The Chair requested a paper be provided to the ESG 
- NOTED a paper has not been prepared for this meeting, however 
ESG-210223-03
Project Communication Alignment
21/02/2023
In progress outlining how the various communication teams for 
Te Whatu Ora
Monique F/ 
28/03/2023
Normal
there is a greater level of comms alignment from last month, with a 
Monique F
the project (Te Whatu Ora, mana whenua, and LAG) 
Tony Lloyd
TBC
more col aborative approach being undertaken.
wil  be joined together and work col aboratively.
- The Chair asked if a note could be produced advising how comms is 
being aligned.
 
under 
Released 
Page 7 of 7 
 

---