5 September 2023 
El a Gibbons   
By email: [FYI request #23753 email] 
Dear El a 
 
Official Information Act request 23.73 Sexual Violence incidents 
I refer to the Official Information Act (the Act) request dated 9 August 2023 for information relating to sexual 
violence incidents. You have requested the fol owing: 
I am writing to request information on sexual violence definitions, incidents, and responses at The University of 
Canterbury over the past five years: 
 
1. Reported Acts of Sexual Violence: We are hoping to understand the number of reported acts of sexual 
violence that have been brought to the university's attention within the last five years and the number of these 
that occurred in university premises (including halls of residence) and the number that occurred outside of 
university premises. 
 
2. University Definition of Sexual Violence: We would also appreciate clarification on whether the university has 
an established definition for operationalizing sexual violence. If so, could this definition please be provided. 
 
3. University Responses to Sexual Violence: In addition, we seek information on the existing responses that the 
university has implemented to address and combat sexual violence. 
 
We recognize that sexual violence is a complex issue, and we acknowledge that the number of reported 
incidents does not reflect the safety of the university environment. Instead, we understand that the focus should 
be on creating an environment where students feel comfortable and supported in seeking help and assistance 
from the university. We appreciate your cooperation in providing this information as we believe that 
understanding and addressing sexual violence wil  help create a safe and supportive environment. 
 
 
1. Please note that these numbers only include formal reports of sexual misconduct or sexual harassment 
al egedly caused by a UC student or staff member. While students may choose to informal y report such 
incidents to support services on campus, UC cannot investigate matters that are not reported through the 
formal process. 
Please see formal reports for sexual misconduct and harassment reported to People and Culture (Table 1) and 
reported to the Grievance and Academic Process Advisor (Table 2). 
 
 
 
 

---

Table 1 
Year 
Number of reports formal y filed by students against 
staff for sexual misconduct or sexual harassment 
reported to People and Culture 
2018 
0 
2019 
2 
2020 
1 
2021 
2 
2022  
1 
2023 (to 4 September)  
1 
 
 
Table 2 
Year 
Number of reports formal y filed by students for sexual 
misconduct or sexual harassment reported to Grievance 
and Academic Process Advisor 
2018 
2 
2019 
4 
2020 
0 
2021 
1 
2022  
2 
2023 (to 4 September)  
0 
 
2. On the 4th of September, UC commenced formal consultation with staff and students on a draft Harmful 
Sexual Behaviour Prevention and Response Policy. This draft provides our University Definition for 
operationalising harmful sexual behaviour. The proposed Policy aims to clarify options available for those 
seeking support and/or wanting to report harmful sexual behaviour; and to ensure those impacted by harmful 
sexual behaviour can access trauma-informed support and safety measures, regardless of whether they make 
a formal complaint to the University or a report to the Police.  Please see the fol owing link to access this draft 
Policy: Draft Harmful Sexual Behaviour Prevention and Response Policy | University of Canterbury .  
 
3. In June 2022, the role of Sexual Harm Preven�on and Response Lead was implemented. This role leads the 
development and delivery of a ‘whole-of-campus’ sexual harm preven�on, response and support system 
designed to prevent and safely respond to sexual harm.   
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information about 
how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
 
Claire O'Connell 
Information Compliance Officer 
 
 

---