This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Partial Extract of Accounts Payable Summary Spend Information'.

27 July 2023 
Shane Gibson 
[FYI request #23318 email] 
Ref: OIA-2022/23-1069 
Dear Shane Gibson 
Official  Information  Act  request  relating  to  the  annual  amount  spent  with  specific 
suppliers for the 2021/2022 financial year 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request received on 29 June 2023. 
You requested: 
I would like an extract of the annual amount spent with all suppliers where the Supplier 
name begins with the letter A for the 2021/2022 financial year. 
This is a subset of the volume of data I have earlier requested which you decided not to 
provide due to the high level of effort required. The smaller set of data requested 
should result in a smaller amount of effort. 
I would like this data in an open format, csv or json formats would be suitable. 
I do not want this information provided in pdf or watermarked pdf format, as this is not 
an open format. 
I would like the following details provided: 
- Supplier Name  
- Suppliers NZBN number (if available)  
- Total Amount Spent 
- GST Exclusive amount 

I  am  refusing  your  request  under  section  18(f)  of  the  Act  on  the  basis  that  the  information 
cannot be made available without substantial collation. Preparing the data for release would 
require us to manually review and cross-reference each individual data point against financial 
and  human  resource  records,  as  our  business  needs  do  not  require  us  to  be  able  to 
automatically generate this data for reporting or making payments. As such, making this data 
available cannot be achieved without substantial manual collation.  
I  have  considered  whether  extending  the  time  for  response  or  imposing  a  charge  would 
alleviate the reasons for this refusal (section 18A refers) and determined that neither option 
would enable a response. I have also considered whether refining the request would enable 
response (section 18B refers); however, I did not identify any refinement which would assist 
in processing your request while still satisfying your interests.  
You  have  the  right  to  ask  the  Ombudsman  to  investigate  and  review  my  decision  under 
section 28(3) of the Act. 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
  64 4 817 9698 

This response wil  not be published on the Department of the Prime Minister and Cabinet’s 
Yours sincerely 
Clare Ward  
Executive Director  
Strategy, Governance and Engagement