National Headquarters 
Fire and Emergency New Zealand 
National Headquarters 
Spark Central, Level 7 
42-52 Wil is Street 
Wel ington Central 
Wel ington 6011  
Phone +64 4 496 3600 
 
 
 
 
19 June 2023 
 
 
Rex Tillington 
By email: [FYI request #22853 email] 
 
 
Tēnā koe Rex 
 
Information Request – RCC/NCC Activation Data 
 
I refer to your official information request dated 19 May 2023 asking for the following information. 
 
A list of all RCC and NCC activations, the start and end date for each activation, total 
duration of each activation in days, a short description for each activation, the total 
cost to the organisation for each activation, a separate column for catering costs 
incurred for each activation, a separate column for staffing costs involved in each 
activation for the period 01 Jul 2020 through 30 Jun 2023. 
 
Activations 
In accordance with the provisions of the Official Information Act 1982 (OIA), we enclose details 
about all Regional Coordination Centre (RCC) activations and National Coordination Centre (NCC) 
activations from 1 July 2020 till the date your request was received. 
 
Total costs 
We note your request for the total costs to the organisation for each activation, with a breakdown 
of catering and staffing costs. We do not hold information in a way that would enable us to 
accurately report on this. 
 
To accurately report staffing costs would require manual y going through every payroll record of 
any staff member that has assisted with RCC/NCC over this timeframe to calculate an individual 
cost. The added complexity is some staff assisted as part of the business-as-usual functions with 
Fire and Emergency, so any costs remain with their home business unit. In some cases, overtime 
would had been paid, but the way we record these costs will require a considerable effort to 
separate this, from other incident response costs. 
 
 
 
 

---

 
 
In reference to catering costs, a general search of transactions for references such as RCC/NCC 
could be completed. However, this is unlikely to be accurate as it will only identify catering costs 
that specifically refer to the RCC or NCC and the particular activation.  
 
Consequently, this aspect of your request is refused under section 18(e) of the OIA, as the 
information requested does not exist in the way you have asked for it. We record costs against 
major incidents that require additional resourcing outside of our standard operational readiness. If 
you are interested in global costs for specific incidents, please make a fresh request for that 
information. 
 
To the extent that some information is retrievable via a manual process, we have considered 
whether extending or charging would al ow us to respond to this part of your request. The work 
required would need to be completed by someone with specialist knowledge of our finance and 
operational systems. The diversion from their core role would have an unreasonable impact on 
Fire and Emergency’s operations. 
 
Please note, we are taking the opportunity to prepare some financial modelling data so we can 
assess approximate costs for coordination centre activations. If you would be interested to receive 
the modelled data, please let us know. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
Note also that this response (with your personal details removed) may be published on the Fire and 
Emergency website. 
 
Nāku noa nā 
 
Julia McCook-Weir 
Manager, Information Requests 
 
encl 
 
 
 

---