This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Mayor/Council relations'.

Response to LGOIMA request from Liz Blue 
14 June 2023 
Dear Liz 
Thank you for your email dated 16 May 2023 and your patience in awaiting a response. 
You have asked for the following: 
1.  Any information provided to the Mayor or Councillors in the past year in respect of a vote of 
no confidence in the Mayor; 
2.  Any information provided to the Mayor or Councillors in the past year in respect of removing 
the Mayor from committees, sub-committees or joint committees; 
3.  Any correspondence with the Department of Internal Affairs in the past year relating to 
issues between the Mayor and Council staff including the Chief Executive; 
4.  Any correspondence with the Department of Internal Affairs in the past year relating to 
issues between the Mayor and other Councillors; 
5.  Any correspondence with the Minister of Local Government in the past year relating to 
issues between the Mayor and Council staff including the Chief Executive; 
6.  Any correspondence with the Minister of Local Government in the past year relating to 
issues between the Mayor and other Councillors; 
7.  Details of any complaints in the past year about the Mayor; 
8.  Details of any complaints in the past year about other Councillors; 
9.  Details of any complaints in the past year about the Chief Executive. 
As per our email exchange on 16 May, you refined your request to the timeframe 8 October 2022 to 
16 May 2023. 
The Council provides the following responses: 
1. Please see below an extract from the minutes of a Council meeting on 28 March, in which a staff 
member provides councillors with advice about a vote of no confidence in the Mayor.  
2. Here is a link to the agenda for an extraordinary Council meeting on 16 May, at which councillors 
considered legal advice on removing the mayor from the Chief Executive’s appraisal committee 
3. There has been no correspondence with the Department of Internal Affairs on these issues. 
4. As above 
5. There has been no correspondence with the Minister of Local Government relating to issues 
between the Mayor and Council staff including the Chief Executive. 
6. As above 

For Questions 7 to 9, would you please provide clarification on what you are seeking. We assume 
you want official complaints. Would you be more specific about the nature of the complaints and 
from where they originated. 
The Council makes every effort to respond to any requests for information. However, the 
extraordinary number of LGOIMAs we have received in the last six weeks has put our small team 
under extreme pressure. Again, thank you for your patience. 
If you are unsatisfied with the response, you are entitled to lodge a complaint with the Office of the 
Ombudsmen. You can find more information on its website 
Kind regards 
Sonia Gerken 
GM Communications & Customer Support 

The General Manager said the Council needed to  look at the issue wearing different 
hats.   The Council had been  asked  to  the meeting as the  employer of its  employee 
because he had raised concerns.  As he had pointed out, he had other means of dealing 
with  the  concerns if it did  not  go down  the  path  offered.  The  responsibility  to  the 
employee was reasonably clear in terms of a process and what he had provided. 
In answer to the question  of Cr Hovell 
.  He was one vote and the only difference was he sat at the 
front of the table chairing a meeting.  He had some powers  that he could exercise as 
Mayor at the start of the term (eg appointment of Deputy Mayor, committee structure 
and appointment  of Chairs and membership), but the rest of the time he was exactly 
the same as the Councillors.  
The observation of the SMT was the Mayor seemed to think he had presidential type 
powers  or had powers  that  were different to  Councillors.  The SMT also seemed to 
think  the  Council  had allowed  him to  think  he was  different.   If the  Mayor  did  not 
accept, then the Council could exclude him, 
   Politics was about  numbers and if the  Mayor did not 
have the numbers, the Mayor did not have the power.   
The Council could not allow him to have the relationship with the Chief Executive, but 
going forward by doing what the Chief Executive had asked of the Council, appoint a 
designate in place to assist with the operation of the organisation.  The Chief Executive 
had said several times, he just wanted  to do his job.  By the Mayor’s actions, he had 
self-excluded  himself  from  that.    One  of  the  most  startling  comments  from  the 
Mayor’s commentary, his comment that he felt like a Council of one.  That suggested 
to the General Manager that was how he operated.  
The Council needed to bring him back into line and the ball was in the  Council’s court 
to  do  so.   The vote  at the  previous  Council meeting about  waste and  recycling had 
been 11-1.  The Mayor did not have any extraordinary powers to veto what an 11-1 or 
7-5 vote did.  The General Manager said if the Mayor did not change, then there could 
be 11-1 votes for the next two and a half years.  He had seen it in action in Invercargil .  
Bringing in Crown observers was not something the Council wanted.  If the Mayor did 
not  want  to  be  involved,  he  had  self-excluded himself.  Appointing  an  intermediary 
provided confidence to the governance and operational arms of the Council. 
Cr Reid said her worry was the Mayor would continue to do what he wanted  to do in 
his way.  When people who watched the meetings and told her what a shambles they 
are, what did the Council do?  The Councillors were never approached.  At some stage, 
what  happened  if there was  a vote  of  no  confidence in the  Mayor and under  what 
situation  could that occur.  The General Manager said the Council could have a vote 
of no confidence in the Mayor at any time, but it meant nothing.  The only way a Mayor 
could leave office was if they did something unlawful or they resigned.  Cr Hovell said 
his advice from  the DIA was it would  pick up on  it and there would  be a cost  to the