Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Tupu-ake System / Inability to Process ETS Applications'.


 
OIA23-0210 
 
 
20 July 2023 
 
 
Camryn Brown 
 
[FYI request #22518 email] 
 
 
 
Dear Camryn Brown 
 
Thank you for your email 20 April 2023 requesting information relating to the Forestry 
Emissions Trading Scheme (ETS). Your request has been considered under the Of icial 
Information Act 1982 (OIA). 
 
You requested the following:  
Please provide all relevant documentation, communication, and meeting minutes 
relating to the period of time that MPI has been unable to process ETS applications 
due to the staged rollout of the Tupu-ake system that demonstrate (a) the start of 
the period during which application submission is impossible, (b) the estimated end 
of that period, and (c) the decision to have such a period and its justification(s). 
 
My intent is to understand the extent to which MPI planned this "outage" and 
believed it to be acceptable. I'm interested in any and all discussions relating to 
whether to have an outage or not, all of the options considered and their pros/cons, 
and so on. Please also include any documentation of consultation undertaken. 
 
On 2 May 2023 you refined your request to: 
I am happy to amend by request from "all such material" to "the minimum such 
material as necessary to address my stated intent". I expect that the Tupu-ake 
project manager should have sufficient information readily available in project 
planning, approval, and status update material. 
 
On 25 May 2023 MPI extended the time limit to respond to your request to 17 July 2023.  I 
apologise for the delay in my reply. 
 
MPI has identified a number of Board minutes, Board updates and a Board memorandum, 
which are considered in scope of your request. The information contained in those 
documents is redacted in its entirety under the following sections of the OIA: 
•  9(2)(j) – to enable a Minister of the Crown or any department or organisation holding 
the information to carry out, without prejudice or disadvantage, negotiations, 
(including commercial and industrial negotiations). 
•  9(2)(g)(i) – to maintain the effective conduct of public affairs through the free and 
frank expression of opinions by or between or to Ministers of the Crown or members 
of an organisation or officers and employees of any department or organisation in the 
course of their duty. 
 
 
Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street 
PO Box 2526 
Wellington 6140, New Zealand 
agriculture.govt.nz 

Once the relevant commercial contract periods have ended MPI may consider the release of 
these documents.  
 
In summary, a Programme Board was set up as part of the establishment of the Tupu-ake IT 
system delivery programme to provide oversight and governance. The Programme Board is 
comprised of senior officials from the Ministry for Primary Industries, the Environmental 
Protection Authority and external agencies. 
 
The original programme delivery plan was to deliver the majority of system functionality by 1 
January 2023. Complications that resulted in delays in the system build and delivery of 
features meant a programme reset was required in early 2022. This reset provided a re-
evaluation of the priorities of the system and Te Uru Rākau - New Zealand Forest Service’s 
(Forest Service) ability to meet legislative timeframes under the original plan.  
 
Through a series of Board meetings from early February to April 2022, the Board were 
presented with options for the ongoing provision of forestry transactions in the ETS within the 
new system.  After consideration, in May 2022 the Programme Board decided to proceed 
with the progressive rollout of Tupu-ake focused on a prioritised delivery of critical 
requirements in Tupu-ake. 
 
The Forest Service is enhancing services for ETS forestry participants by continually 
delivering additional features and functionality to Tupu-ake, the next release of Tupu-ake is 
scheduled for early August 2023. 
 
Should you have any concerns with this response, I would encourage you to raise these with 
the Ministry for Primary Industries at [email address].  
 
Alternatively, you are advised of your right to also raise any concerns with the Of ice of the 
Ombudsman. Contact details are: Of ice of the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 
6143 or at [email address]. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Oliver Hendrickson 
Director Forestry & Land Management 
 
2