This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Updated Org chart'.
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
 
Chief Advisor to the Chief Executive 
1982
Ministry for Ethnic Communities 
The primary purpose of the role is to support the Chief Executive to lead the Ministry for Ethnic Communities 
and execute the Chief Executive’s broader system leadership responsibilities.  The Chief Advisor works directly 
Act 
with the Chief Executive and the Senior Leadership team in a key role by trouble-shooting, providing strategic 
quality assurance and risk management support. The Chief Advisor provides insight and advice on a range of 
matters, facilitates effective solutions to urgent or ongoing issues, and facilitates and maintains effective 
working relationships with the Ministry’s Senior Leadership team, Ministers Offices, Central Agencies and 
other relevant stakeholders. 
The Chief Advisor position means that this role is the lead position within MEC that works closely with our 
Minister and is therefore privy to multiple classified information.  This role is a key liaison point between 
Ministers’ offices and the Ministry. 
In addition, this role works with other agencies in relation to sensitive and classified information around 
Information 
ethnic communities and their role in relation to National security such as transnational organised crime.  It 
involves taking a broad approach to risk identification and risk response around our ethnic communities and 
includes dealing with a full range of national security challenges, 
This role is required to be able to leverage partnerships around ethnic intel between government agencies, 
local government, private companies, and individuals.  This role is also responsible for assisting in dealing with 
Official 
interdependent issues around ethnic communities with the potential for National security cascade effects or 
escalation. 
•  Reporting to: Chief Executive, Ministry for Ethnic Communities 
the 
•  Location: Wellington 
•  Salary range: Policy J 
What we do matters – our purpose 
under 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
Released 
How we do things around here – our principles 
The Ministry is currently undertaking a review of our principles and values to better align with our purpose.
 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
1982
Spirit of service 
Act 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
Information 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  
Official 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
the 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
under 
Zealand. 
 
 
 
 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Advice to the Chief Executive 
• 
The Chief Executive is well-
• 
Provide a sounding board, insight, judgement 
supported with timely high-
and/or advice where appropriate to enable the 
quality advice 
Chief Executive to successfully deal with critical 
• 
Cross-organisational issues are 
matters as they arise 
successfully managed and there 
• 
Identify and stay aware of relevant issues, risks and 
is excellent communication both 
developments which may impact the Ministry; 
internally and externally with 
1982
alerting and advising the Chief Executive on 
relevant parties 
responses and what and when to escalate  
• 
The Chief Executive is well-
• 
Ensure the Chief Executive can shine via speeches, 
supported to execute their role 
Act 
email, videos, interviews etc 
• 
Ministry for Ethnic Communities 
 
reputation and strategic risks are 
well-managed  
Support the Governance 
• 
The Chief Executive time is spent 
• 
Manage the Terms of Reference and membership 
on highest value activities 
of all governance forums 
• 
Oversight of governance support 
• 
Manage forward agenda and actions for 
for the Chief Executive is 
governance meetings that the Chief Executive leads 
managed effectively 
• 
Work across the Ministry to ensure all actions are 
Information 
on track  
Co-ordinate/Manage 
• 
The Chief Executive is well 
• 
Proactively bringing the Senior Leadership team 
supported to lead a cohesive and 
together as a team to deliver the strategy for the 
high performing Senior 
Ministry for Ethnic Communities 
Leadership team with a focus on 

delivery of the strategy for Ethnic 
Official 
 
Where appropriate, work with Ministers’ Office, 
Senior Leadership team and their staff to provide 
Communities 
the Chief Executive with high quality and timely 
• 
 The team are well supported to 
briefings and advice.  Ensuring a connected Ministry 
deliver quality work within 
the 
approach to delivering services 
agreed timeframes 
• 
Working with the Manager Policy, ensure timely 
• 
The Ministry’s reputation and 
and quality communication is maintained across 
strategic risks are well managed 
the Ministry, with Ministers’ their Offices and other 
 
under 
stakeholders  
• 
As directed, lead the management and response to 
cross-organisational issues (e.g. media/high risk 
OIAs/sensitive investigations or complaint) 
Stakeholder Management 
• 
Information flows smoothly and 
• 
Assist the Chief Executive, DCE’s, MEC leadership 
expectations are clear, with 
team to ensure the relationships are open and 
effective feedback loops 
collaborative. 
• 
Relationships with Central 
Released 
• 
Build networks and work collaboratively with key 
Agencies, Ministers Offices and 
internal and external stakeholders, acting as a 
other key stakeholders are well-
representative of the Chief Executive where 
managed 
required 
• 
Working collaboratively with the 
Executive Director Operations on 
 
Page 3 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Assist the Chief Executive to manage challenging 
stakeholder engagement and 
relationships, facilitating information flows and 
relationship management of 
understanding issues 
Ministers/Ministerial Offices 
• 
Work with the Chief Executive, senior managers 
and colleagues to support effective liaison and 
integration across the Ministry where issues relate 
to external relationships. 
1982
Liaison with Ministers’ Office 
 
• 
Lead and maintain productive relationships as a key  •  Relationships with Ministers 
liaison point between Ministers’ offices and the 
offices are led and managed 
Act 
Ministry 
effectively 
Health and safety (for self) 
• 
All requirements of Health and 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
Safety policy and procedures are 
and colleagues free from harm 
met. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Cooperate in implementing return to work plans 
 
 
 
te
 
 
 
Information 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Chief Executive 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
DCE’s MEC 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Internal 
Ministry Senior Leaders  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Official 
Other Ministry staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Ministry Parliamentary staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
the 
External 
Ministers and their staff 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other Government Departments and 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Agencies 
 
External Stakeholders and suppliers 
✓  
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
NGOs and Sector Partners including Local 
under 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Government Agencies 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 

Direct reports 

 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Released 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience & knowledge:  
Framework to help guide our people towards 
• 
An experienced senior  
the behaviours and skills needed to be 
Chief Advisor with an excellent 
successful.  The core success profile for this 
understanding of Government and 
role is Senior Leader. 
experienced in working with Senior 
 
Page 4 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
 
Leaders, Central Agencies and 
Keys to Success: 
Ministers/ Ministerial Offices 
• 
Adaptive leadership 
• 
A proven leader who has a track 
• 
Driving innovation and transformation 
record of delivering outstanding advice 

and working well with people at all 
 
Strategic agility 

levels 
 
Political savvy 


 
Demonstrated success in building, 
 
Empowering people for success 
maintaining and using networked 
1982
• 
Inspiring others through vision and 
relationships to deliver results  
purpose 
Skills: 
Act 
• 
Able to build the respect and trust of 
their colleagues  
• 
Highly developed relationship 
management and communication skills 
• 
Trustworthy and operates with 
absolute integrity in line Public service 
standards 
• 
Able to deal with ambiguity and able 
to take a pragmatic approach to 
Information 
problem solving when required, and 
when operationalising strategy 
• 
Able to exercise excellent judgement; 
can quickly get to the nub of an issue 
• 
Politically astute and objective 
approach  
Official 
Other requirements: 
• 
Able to obtain and maintain a Top 
Secret security clearance 
the 
 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities
 
 
Programme Director, Economic 
Development 

1982
Office of the Chief Executive 
Act 
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the chief advisor to the Government on ethnic 
diversity and inclusion of ethnic communities in wider society.  We seek to support the needs and 
aspirations of ethnically diverse communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key 
role in ensuring their views are represented in the development of policy and operational 
initiatives across the public sector.  
The Programme Director, Economic Development is a role that is focussed on delivering key 
activities which relate to one of our four priorities.  Employment and economic empowerment of 
ethnic communities is a key priority and this role will develop a plan to support ethnic business to 
recover from the impacts of Covid 19 and develop connections across ethnic, Maori, Pakeha and 
Information 
Pacific businesses in order to leverage their international connections, market knowledge and 
cultural capability to NZ’s economic advantage. 
The Programme Director, Economic Development will be a member of the Senior Leadership 
Team 
and will be supported by our Executive Leadership team through a matrix management 
model. 
Official 
•  Reporting to:  
Chief Executive 
•  Location:  
National 
the 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
under 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
Released 





 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive
(Authentic
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous
(Kind
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 6 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered  we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
•  Perform a stocktake of activities occurring across 
 
government including activities planned by 
Auckland Council, Asia NZ Foundation, MBIE, MFAT, 
Auckland Policy Office, Chambers of Commerce, 
1982
Employers and Manufacturers Association etc. 
•  Develop stakeholder relationships across the 
business community and economic development 
Act 
agencies (central govt and regional players) to 
engage them in MEC’s plan of activities) 
•  Identify meetings that need to be held between 
MEC Chief Executive or other MEC senior leaders 
with CEs /leaders of economic development 
agencies to further the objectives outlined above 
•  Plan and deliver a major ethnic business symposium 
that engages the business community in the two 
objectives above 
Information 
•  Identify corporate sponsors who can support the 
activities above, particularly for the major Business 
Symposium to be delivered early 2023 
Strategic Leadership 
• 
Programme outcomes that 
• 
Articulate a clear vision for the Ministry’s 
maximise the desired business 
Official 
programme and promote innovative ways of 
value and outcomes. 
increasing impact on achieving desired business 
• 
Proactive engagement and 
value and outcomes 
collaboration between 
the 
• 
Develop and maintain an understanding of the role 
stakeholders to achieve positive 
of MEC life events  
outcomes. 
• 
Identify current and future risks, issues and 
• 
The Programme is well regarded 
programme delivery. 
across MEC and the wider 

government. 
under 
 
Provide network leadership by engaging with MEC, 
DIA, other agencies, central industry partners to 
• 
Clear programme direction and 
support the programme outcomes. 
performance, supported with 

stakeholders across overarching 
 
Lead and manage across large multi-disciplinary 
workstreams to support successful delivery 
programme plans, progress 

agencies and performance 
 
Contribute to the effective leadership and wider 
tracking, identifying delivery of 
MEC system. 
strategic dependencies and risk 
management. 
Released 
• 
Governance structures are 
operating effectively programme 
outcomes. 
 
Page 3 of 6 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Stakeholder and Relationship Management  
• 
Te Ara Manaaki taking the lead 
• 
Establish and build strong, resilient relationships 
to achieve collaboration with 
and partnerships with key agencies, stakeholders, 
stakeholders to achieve positive 
and communities to deliver outcomes  
outcomes  
• 
Play a leadership role in building and managing 
• 
Te Ara Manaaki recognised by 
relationships with vendor partners to deliver 
stakeholders as an effective 
programme outcomes within the MEC and 
programme of work  
1982
increment statements of work  
• 
Positive feedback from 
• 
Contribute to ensuring the programme has sound 
stakeholders and evidence of 
systems and processes for engaging with key 
achieving results through 
Act 
stakeholders, including vendor partners, to achieve 
collaborative effort 
system outcomes  
• 
Work with peers and others in the business to 
identify and negotiate priorities based on delivery 
of value to enable realisation of agreed benefits  
• 
Work to remove barriers and ensure decision-
making is informed by strategic imperatives, 
achieving the target operating model, and value 
creation 
Information 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
Official 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
the 
 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
under 
MEC Executive team and senior leaders 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Internal 
Ministry wide team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Partnering organisations within public and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
External 
private sector. 
Government agencies and leaders 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Programme developers/vendors and resource 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
developers/contributors 
Released 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level  
Direct reports 
Nil 
 
 
 
Page 4 of 6 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Experience working in complex 
the behaviours and skills needed to be 
programme and project delivery 
successful. The core success profile for this 
environments, in senior delivery 
role is Specialist. 
management roles  
 
• 
Extensive experience in public sector 
Keys to Success: 
environment 


1982
 
Problem solving 
 
Experience as a productive member of 

leadership teams, operating at a senior 
 
Critical thinking 
level  
• 
Interpersonal savvy 
• 
Deep and proven experience in  Act 
• 
Navigating complexity 
programme/project planning and 
• 
Communicating with influence 
management  
• 
Technical and specialist learning 
• 
Experience in people leadership and 
working effectively across a variety of 
stakeholders  
• 
Experience in management of multiple 
specialist areas relating to delivery for 
example commercial and supplier 
management, design, benefits 
Information 
management, finance, and planning)  
• 
A proven reputation for delivery in 
pressured environments, ideally with 
experience doing this in large government 
organisations  
• 
Proven experience as a proficient juggler 
Official of multiple priority areas, and the ability 
to problem solve at speed and under 
pressure  
the  Knowledge and Skills
• 
Financial, commercial, contract, and 
resource management, along with 
programme planning and reporting 
expertise  
under 
• 
An inherent ability to work at different 
levels of detail, at times dealing with 
detailed delivery issues, and at other times 
applying strategic thinking to delivery 
design and planning 
 
Other requirements 
• 
A proven aptitude for working in a highly 
collaborative, supportive, and energetic 
manner, getting the best out of teams and 
Released 
peer/stakeholder relationships  
• 
A reputation for seeking and applying 
active learning and improvement in 
support of programme/project outcomes  
 
Page 5 of 6 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Relevant tertiary qualifications or 
equivalent practical experience 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 6 of 6 





Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Executive Assistant 
1982
Ministry for Ethnic Communities 
This role is a key support to the Deputy Chief Executive and provides a professional, effective and efficient support 
service. This role will add value by ensuring the Deputy Chief Executive is well prepared for stakeholder 
Act 
engagements, presentations and meetings. The role will provide focused diary management, process and system 
development. The role requires excellent communication, interpersonal, and relationship management skills.  
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive 
•  Location:  
Wellington 
•  Family:  
Corporate F 
•  Salary: 
Salary range of $57,217 - $77,410 
What we do matters – our purpose 
Information 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
Official 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
the 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive
(Authentic
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
under 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous
(Kind
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Released 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
1982
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
Act 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  Information 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
Official 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
the 
 
 
 
 
under 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Deputy Chief Executive Support  
•  The Deputy Chief Executive 
•  Provide personal and confidential support to the 
is able to focus on being 
Deputy Chief Executive with effective diary 
effective and efficient in 
management and the prioritisation of commitments  
their core roles  
•  Prepare draft contracts and other documentation as 
•  The Deputy Chief Executive’s 
required  
needs are anticipated, and 
•  Support the Deputy Chief Executive’s workflow 
their diary is accurate and 
up-to-date  
requirements and ensure that relevant papers are 
1982

ready ahead of meetings and there is time in the diary 
 
The Deputy Chief Executive 
is provided with the correct 
for review  

meeting papers and feels 
  Monitor and follow up on due dates for 
well prepared for meetings  
Act 
correspondence, report-backs and other 
•  Deadlines for papers and 
commitments  
correspondence are met  
•  Manage Deputy Chief Executive’s travel requirements 
•  The Deputy Chief Executive’s 
as required  
time is used effectively  
•  Prepare agenda and meeting papers for the 
•  Leadership teams are well 
Leadership Team meetings  
organised and efficient, with 
•  Produce and disseminate minutes to meeting 
clear action points recorded 
participants in a timely fashion and monitor 
and monitored  
completion of action points  

Information 
  Schedule and organise team events  
•  Ensure effective lines of communication to CE, 
managers and other staff are in place  
 
Organisation and Management Support  
•  Effective, timely and proactive 
•  Facilitate the prompt and timely dissemination of 
organisational support is 
critical information to MEC staff and stakeholders 
provided to the Executive 
as required  
Director and the Leadership 
Official 
•  Provide professional liaison with Minister’s office as 
Team  
required  
•  An effective relationship with 
•  Build and maintain effective relationships with the 
the Minister’s Office  
the 
team, department staff and key stakeholders  
•  A well organised office  
•  continuous improvement of workflow systems and 
• 
There are efficient and effective 
processes to support the effective use of staff time  
administrative systems and 
•  Maintain both paper based and electronic filing 
processes  
systems  
•  Effective working relationships 
under 
 
with all key stakeholders  
 
 
 
Documentation  
• 
Documentation is prepared to 
• 
Provide word processing and document 
agreed standards in an 
preparation support to the Deputy Chief Executive 
accurate and timely manner  
• 
Prepare and format documents, presentations, 
• 
All documents filed correctly 
spreadsheets, briefings and Ministerial 
and can be readily accessed 
correspondence to agreed standard as required  
when required  
Released 
• 
Ensure documentation is filed appropriately and in 
• 
The Office looks to you for 
accordance with departmental standards in the 
expert advice and support on 
department’s document management system  
the management of, and 
access to, MEC documents  
 
 
Page 3 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Financial Administration  
• 
Payments are processed 
• 
Process all invoices for the Deputy Chief Executive, 
according to Departmental 
by checking invoices, coding and arranging for 
process, delegations and policy 
appropriate signoff.  
Invoices are received by Finance 

within agreed timeframes and 
 
Reconcile P-Card  

suppliers are paid on time  
 
Forward invoices to Finance within agreed 
timeframes  
• 
The Office looks to you to 
1982

provide expert advice and 
 
Complete monthly accruals  
support in financial 
• 
Compile reimbursement claims for Deputy Chief 
administration  
Executive  
 
Act 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
for all people using our sites as 
and colleagues free from harm 
a place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Health and safety guidelines are 

followed 
 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Co-operate in implementing rehabilitation plan 
 
 
Information 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 

Direct reports 

 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Official 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrated experience in providing 
the 
the behaviours and skills needed to be 
efficient and effective personal assistance 
successful. The core success profile for this 
at Deputy Chief Executive or Senior 
role is Valued Contributor. 
Management level 
 
• 
Experience in office management, 
Keys to Success: 
technology and systems. 
under 
• 
Customer Focus 
• 
Demonstrated experience working across 
• 
Continuous improvement 
diverse teams in multiple locations 
• 
Teamwork and peer relationships 
Knowledge: 
• 
Action oriented 
• 
Understanding of government systems 
• 
Self-development and learning 
and processes 
• 
Functional and technical skills 
• 
Basic knowledge of planning and reporting 
 
processes. 
Released 
• 
Proficiency in working with financial 
systems and information 
Skills: 
• 
Strong interpersonal skills with initiative, 
flexibility and the ability to be proactive 
 
Page 4 of 5 

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
A commitment to customer service and a 
positive ‘can do’ attitude 
• 
Judgement, tact, confidentiality and 
integrity 
 
• 
Is resilient and able to work effectively 
under pressure 
• 
An innovative approach and a 
1982
commitment to improve systems and 
processes 
• 
Ability to prioritise workloads, negotiate 
Act 
deadlines in the face of competing 
demands, and to work independently 
• 
Detail and quality focused with the ability 
to anticipate risks and the consequences 
of decisions and commitments 
• 
Confidence in using the suite of Microsoft 
Office applications 
• 
Proficiency in working with financial 
management systems and information 
Information 
• 
IT acumen in the use of all forms of office 
technology 
Other requirements: 
• 
Business Administration Diploma (or 
similar) is desirable 
• 
Understanding of matters relating to 
Official diversity, inclusion and social cohesion. 
 
the 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

Document Outline