Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Quality of Staff Scrutiny Process'.

06/10/2022, 08:42
Disciplinary procedure
 
provided to the employee.  
4. Leader considers the employee’s explanation and any other relevant
information.  
5. ACC makes a decision and tells employee the outcome. 
6. Leader confirms the outcome in writing and ensures this is noted on the
employee’s file.  
The above steps are a guide and a different process may be adopted provided
the process followed is fair and reasonable.  
Suspension
In some circumstances it may be appropriate to propose an employee be
suspended from work while an investigation into an allegation of misconduct or
serious misconduct is undertaken. Such action does not indicate
predetermination or amount to disciplinary action. A leader must always consult
People & Culture when suspension is being considered.  
Suspension will generally be on pay unless there are circumstances that justify the
imposition of unpaid suspension.  
Unless the circumstances preclude it, where suspension is contemplated, the
individual concerned must be given the opportunity to comment on the proposal,
before a decision is made.  
Determining an outcome
The decision-maker will usually be the employee’s direct leader or one up leader.
When determining an outcome, they will have regard to the relevant information
including any reasonable explanation offered by the employee. The employee is
entitled to all the relevant information considered by the decision maker in
determining an outcome. 
Possible outcomes include:
no further action 
https://accnz.sharepoint.com/sites/ACCCorporateStandards/SitePages/Disciplinary-and-Dismissal-procedures.aspx
2/3
06/10/2022, 08:42
Disciplinary procedure
 
a letter of expectation 
a first written warning 
a final written warning 
dismissal (with or without notice) 
any other action that may be deemed appropriate in all the circumstances. 
The appropriate outcome will depend on careful consideration of all the
circumstances.   
Supporting policy and procedures 
Leaving ACC policy 
Solving employment relationship problems in ACC
https://accnz.sharepoint.com/sites/ACCCorporateStandards/SitePages/Disciplinary-and-Dismissal-procedures.aspx
3/3



June 2025 
 
14 June 2022 
4.1 
Allegations  of  misconduct  or  serious  misconduct  will  be  dealt  with  in  a  procedurally  fair 
manner. 
4.2 
There  may  be  events  or  situations  where  an  investigation  into  the  employee’s  conduct  is 
warranted. The potential outcome of such an investigation could include disciplinary action. 
4.3 
ACC will determine the process for conducting disciplinary investigations on a case-by-case 
basis. Investigations will be full and fair and compliant with natural justice. 
4.4 
Employees have the right to request assistance or support from representatives, including 
their union, at any stage of the disciplinary process. 
4.5 
Matters of concern will be discussed with employees in a clear and timely manner, giving the 
employee a reasonable opportunity to explain or respond. 
4.6 
ACC will genuinely consider any explanation provided by the employee before making any 
decision or taking any disciplinary action. 
4.7 
Employees are entitled to all the relevant information that ACC uses to make any decision. 
4.8 
Support is available to all employees through the Employee Assistance Programme (EAP).  
4.9 
The action taken in any case will depend on the circumstances, including the seriousness of 
the substantiated conduct and could include written warnings or dismissal (with or without 
notice). Previously issued warnings may be taken into account in determining the appropriate 
outcome.  
4.10  Disciplinary processes are managed confidentially. 
4.11  The process and its outcome will generally be recorded in writing, with copies provided to the 
individual and placed on their personal file.  
4.12  Warnings will specify the misconduct so the employee understands what corrective action is 
needed.   
5  Accountabilities 
The Deputy Chief Executive People and Culture is responsible for ensuring organisational controls 
are in place in support of this policy. 
 
 
 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 2 of 6 



June 2025 
 
14 June 2022 
12 Version control  
Version 
Date 
Change reason 
Who  
1.0 
21.12.17 
Updated existing policy into new template 
Outside of Scope
2.0 
23.08.18 
Slight changes following feedback from Outside of 
 
Scope
3.0 
19.09.18 
Changes  following  feedback  from  the  working 
group 
4.0 
20.09.18 
Added  monitoring  and  oversight  section.  Added 
responsibilities  for  senior  managers  and  Talent. 
Reworded policy statement. Included right to EAP 
support as a standard. 
5.0 
25.09.18 
Updated to Disciplinary policy, removing dismissal 
and adding Investigator to responsibilities. 
6.0 
28.09.18 
Updated following working group 
7.0 
03.09.18 
Added  4.9  Disciplinary  processes  are  managed 
confidentially 
8.0 
04.03.22 
Reviewed  as  part  of  review  cycle  and  updated  to 
reflect  change  in owner  and  following  consultation 
with Risk and Compliance Policy working group. 
Disciplinary procedure updated. 
8.0 
14.06.22 
Approved  by  Outside of   
  Deputy  Chief   
Scope
Executive, People and Culture 
 
 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 6 of 6 



November 2023 
 
November 2020 
 
 
4  Policy standards 
4.1  The  required  standards  of  performance  and  behaviours  are  detailed  in  performance 
agreements,  position  descriptions, employment  agreements,  the  Code of  Conduct  and 
through any additional information provided by managers or business groups. 
Standards apply to behavioural competencies and achievement of objectives and KPIs. 
4.2  Employees  are  expected  to  perform  their  role  to  the  standards  required  of  them. 
Managers will support employees to enable them to meet performance standards. 
4.3  If performance becomes an issue, managers will engage in a formal process: 
•  When  performance  improvement  is  required,  managers  will  follow  the 
performance improvement procedures 
•  Issues with an employee’s performance may alternatively be managed under the 
discipline and dismissal policy and procedures, where appropriate to do so.  
The discipline and dismissal process is likely to be more appropriate where evidence shows that 
an  employee  has  deliberately  chosen  to  act  in  a  way  that  has  resulted  in  a  failure  to  meet 
required performance standards.  
Dismissal is considered to be a last resort. 
4.4  Managers  will  give  reasonable  support  to  help  employees  make  the  improvements 
required, whether through a formal or informal process. 
Managers will decide on the exact nature of support provided by considering the needs of the 
employee, the needs of the business group, and the resources available to them. 
ACC  also  recognises  that  performance  improvement  processes  can  create  stress  for 
employees. We encourage employees to use the employee assistance programme (EAP) and 
get professional supervision, where appropriate, to assist employees in managing this. 
4.5  Employees involved in the process of performance improvement are entitled to bring a 
support person or representative to any meeting held as part of the process. 
4.6  Employees are entitled to representation throughout the process. 
4.7  Employees  may  raise  a  personal  grievance  if  they  feel  there  is  a  problem  or  dispute 
arising out of performance improvement.  
See solving employment relationship problems in ACC or your employment agreement for more 
information.    
 
5  Accountabilities 
The Deputy Chief Executive, People and Culture is responsible for ensuring organisational controls 
are in place in support of this policy.  
 
Accident Compensation Corporation 
Page 2 of 6 



November 2023 
 
November 2020 
o  Family member or whānau 
o  Colleague 
o  Friend 
o  Legal representative. 
 
 
11  References 
Code of Conduct  
Training and support for performance improvement processes (44K) 
Access the Employee Assistance Programme (EAP) 
Performance and development cycle   
Solving employment relationship problems in ACC  
 
 
 
Version Control   -   This should reflect the review process.        
Version 
Date 
Change reason 
Who  
2.12.02 
9/11/20 
Updated  links and  added  templated  Five  Lines  Outside of Scope
 
of Assurance. Minor changes to align with ACC’s 
style guide. 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 6 of 6 



October 2023 
 
October 2020 
 
 
3 
Policy Statement 
 
ACC recognises the need to recruit and retain highly capable people to deliver on our vision and 
strategic intent. We are committed to appointing the right person for the right role in the right way 
and we strive to create an environment that recognises and celebrates diversity.  
 
This policy describes our approach to the recruitment, selection and appointment of employees. It 
also describes our approach to the engagement of contractors and temporary staff. 
 
 
 Recruitment and Selection of Permanent, Fixed Term and Casual Employees  
3.1 We are committed to using fair and open recruitment and selection processes to attract 
a diverse, skilled and high performing workforce  
a)  Recruiting Managers will ensure there is an accurate position description for the role prior to 
initiating recruitment. 
b)  Appropriate approval for recruitment and/or appointment will occur prior to advertising or offer 
of employment, in accordance with ACC delegations. 
c)  Generally,  all  permanent  or  fixed  term  roles  for  a  period  greater  than  three  months  will  be 
advertised (either internally, or both internally and externally) for a minimum of five days. 
d)  ACC seeks to create an environment where all interested and capable employees are able to 
express interest in vacancies and secondment opportunities. Decisions to directly appoint to a 
role, or to use targeted advertising, can be approved by the relevant Enterprise Leader where 
this intent isn’t compromised. 
e)  Fixed term roles should only be used where there is a genuine business reason for it to be fixed 
term which could include a specific project, a piece of work or backfilling a permanent position 
for a specific period. 
f)  For all roles that are being advertised or sourced externally, and any roles being advertised 
outside  their  own  team,  Recruiting  Managers  will  work  with  the  Talent  Acquisition  team  to 
manage the sourcing and appointment process.  
3.2 We appoint suitable people based on merit 
a)  Applicants are selected on merit, based on the specific needs of the position. We recognise the 
diverse needs of our candidates, and our selection process takes this into consideration. 
b)  The privacy of all people who express interest in a vacancy is protected during the recruitment 
and selection process. 
c)  Pre-employment screening is undertaken, as appropriate to the position. At a minimum, this 
requires a Ministry of Justice check, a visa check (if applicable), a credit check (if the position 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 2 of 9 
October 2023 
 
October 2020 
has financial delegations)  and at least two reference checks, including the person’s most recent 
manager  for  external  recruitment  and  at  least  one  reference  check,  including  the  person’s 
current  manager,  for  internal  recruitment.  Any  exceptions  will  be  approved  by  the  relevant 
Enterprise Leader and will consider all relevant risks. 
d)  All candidates are kept updated and notified of the outcome of their application. 
Information on the recruitment process can be found here.  
 
Secondments  
ACC  uses  secondment  opportunities  to  resource  projects  or  initiatives,  or  to  cover 
temporary vacancies as a result of long-term leave, or for backfilling a permanent position. 
 We will achieve this by ensuring: 
a)  There is a genuine business reason for creating a secondment opportunity including a specific 
project, a piece of work or backfilling a permanent position for a specific period. 
b)  Secondment opportunities  of  three  months  or  more  are  advertised  internally and  open  to  all 
permanent ACC employees.  
c)  Secondment opportunities of less than three months may be filled by direct appointment. 
d)  When a secondment position, is to be filled on a permanent basis (either during, or  after the 
secondment)  the  secondment  manager  will  advertise  the  role  and  select  a  candidate  in 
accordance with the recruitment standards of this policy.  
e)  Employees  should  discuss  their  secondment  opportunity  with  their  manager  to  determine 
whether it is feasible for them to be released before they apply 
f)  Secondments should not exceed 12 months. 
g)  A secondee will be able to return to their substantive position once their secondment has ended 
h)  ACC seeks to create an environment where all interested and capable employees can express 
interest  in  vacancies  and  secondment  opportunities.  Exceptions  to  b)  and  c)  above  can  be 
approved  by  the  relevant  Enterprise  Leader  where  a  direct  appointment  or  targeted  internal 
advertising doesn’t compromise this intent.  
Any  other  exceptions  to  the  above  can  be  approved  by  the  relevant  Business  Deputy  Chief 
Executive(s) and the Deputy Chief Executive, People and Culture. 
 
An employee who is on a secondment may be eligible for an Alternative Duties Allowance if they 
meet certain criteria.  Information on this and the secondment process can be found here.  
 
 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 3 of 9 
October 2023 
 
October 2020 
Engagement of contractors 
Recruitment of contractors is a resourcing strategy that ACC uses. It is appropriate to use 
this  strategy  to  complete  temporary  or  one-off  pieces  of  work,  project  work,  or  to  meet 
specific skill requirements that may be difficult to source in an employee 
a)  Contractors should be engaged: 
i. 
Through a company/labour hire firm, or in a manner that clearly meets the requirements 
of a legitimate contracting arrangement as described by Employment New Zealand (see 
definition of contractor) 
ii. 
For no longer than 12 months for any single contract 
iii. 
For no longer than two years in any three-year period 
iv. 
At a rate consistent with market rates and the specialist expertise or skills of the contractor. 
In general, this should not exceed a 50% premium on the fully costed employee-equivalent 
rate. 
Exceptions to the above will be approved by the relevant Business Deputy Chief Executive and 
Deputy Chief Executive, People and Culture. 
b)  The stand-down period for a permanent ACC employee being engaged as a contractor with 
ACC will be six months.  Any exceptions will be at the discretion of the Deputy Chief Executive, 
People and Culture. 
c)  Recruiting Managers will work with  the Talent Acquisition team to manage the sourcing and 
engagement process for contractors.  
d)  Pre-engagement screening is undertaken, as appropriate to the position.  At a minimum, this 
requires  a  Ministry  of  Justice  check,  a  visa  check  (If  applicable)  and  at  least  one  reference 
check from a person they were responsible to in their most recent engagement.  Any exceptions 
will be approved by the relevant Enterprise Leader and consider all relevant risks. 
e)  Contractors should not be appointed to positions which hold delegations, unless approved by 
the Minister for ACC.  
f)  Managers engaging contractors should ensure that appropriate measures are put in place to 
manage potential conflicts of interest for contractors. 
g)  Contractors should not be engaged: 
i. 
To undertake tasks which ACC could more cost effectively and appropriately resource by 
engaging employees 
ii. 
In situations where a conflict of interest could develop. 
Information on engaging a contractor can be found here.  
 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 4 of 9 




October 2023 
 
October 2020 
Version Control   -   This should reflect the review process.        
Version 
Date 
Change reason 
Who  
1.0 
Feb 2018  Existing policies updated into new template and  Outside of Scope
merged. 
2.0 
29/5/20 
Policy  review  with  addition  of  five  lines  of 
assurance.  Changes  made  for  clarity  and  to 
change  delegations  for  direct  appointments. 
New standard incorporated for pre-employment 
reference  checking  to  align  to  SSC  Workforce 
Assurance  Standards.  Policy  reviewed  by 
Employee  Relations  to  confirm  no  further 
changes  required  based  on  issues  since  last 
review.  
3.0 
23/9/20 
Minor changes to include coverage of long-term 
leave as a valid reason for a secondment. Credit 
check  included  as  a  minimum  requirement  for 
new  employees  moving  into  a  position  with 
financial  delegations.  Updated  links  contained 
within  the  document.  Updated  Higher  Duties 
Allowance  references  to  Additional  Duties 
allowance.  Added  the  Resource  Definitions 
document as an appendix to the policy.  Updated 
5LOA section to match new template for 5LOA. 
3.1 
15/10/20 
Minor  adjustments  to  wording  and  style  based 
on feedback from the RCPWG  
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 9 of 9 


 
 
Policy standards 
3.1  We  benchmark  our  remuneration  against  the  median  of  the  total  New  Zealand 
employment market at least annually to ensure we recruit and retain the best talent for 
ACC. (This benchmark is known as the “All Organisations Median”). 
3.2  Subject  to  organisational  performance  and  affordability,  we’re  committed  to  providing 
performance-based  rewards  to  all  employees  who  perform  at  or  above  the  standards 
required of them, as assessed during the annual performance review cycle. 
Pay Bands 
3.3  We  have  pay  bands  for  every  position  within  which  individual  salaries  are  set  and 
reviewed.  
3.4  Pay  bands  state  the  salary  range  which  applies  to  a  given  role.  The  salary  range  for 
each  band  is  85%–120%  of  the  applicable  market  rate.  Market  rates  are  reviewed 
annually  using  comparable  salary  data  and  may  increase  to  maintain  alignment  with 
comparable roles in the market. 
3.5  Employees’  pay  bands  are  determined  by  the  job  evaluation  process  and  their 
employment terms and conditions. 
Performance based pay increases 
3.6  Our  performance  year  runs  from  1  July–30  June.  The  first  month  is  used  to  set 
meaningful  objectives  and  competencies.  An  assessment  of  achievement  over  the 
period is completed at the end of the performance year. 
3.7  Pay  increases  based  on  the  previous  year's  performance  rating  are  effective  from  1 
July. 
3.8  Most employees who have performed at, or above, the required standard are eligible to 
receive a performance-based pay increase as a result of this process, excluding: 
•  employees  who  commenced  employment  on  or  after  1  April  of  the  current  performance 
year or received an increase in remuneration between 1 April and 30 June, and 
•  employees who worked for less than three months of the performance year, unless their 
absence is injury or illness related or due to parental leave. 
3.9  The  performance-based  pay  increase  is  not  guaranteed,  and  is  determined  by  a 
number of factors: 
•  organisational affordability 
•  ACC’s organisational performance 
•  the employee’s pay band and current salary 
•  the  employee’s  performance  rating,  based  on  the  achievement  of  objectives  and 
competencies through the annual performance review, and 
•  the type of Employment Agreement in place for each employee. 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 2 of 5 

 
 
Board 
Governance and 
•  Annually review and make recommendations on ACC’s 
Remuneration 
remuneration, recognition and reward policies and programmes. 
Committee 
Public Service 
Association 
(PSA)/ 
•  Provide feedback on changes that impact remuneration and 
Association of 
performance of employees as appropriate 
Salaried Medical 
Specialists 
(ASMS) 
 
6  Monitoring and oversight 
First line of assurance 
•  People Managers are responsible for ensuring performance 
People Managers 
discussions are conducted with each employee and outcomes 
are recorded.  
•  People Managers are responsible for ensuring their employees 
are remunerated in line with ACC’s policy and procedures. 
Second line of 
•  The People and Culture Group monitors completion of 
assurance 
performance reviews and oversees remuneration increases. 
People and Culture 
•  The People and Culture Group is responsible for identifying and 
reporting exceptions to this policy including any pay increases 
above allowable limits to the Deputy Chief Executive, People 
and Culture. 
Third line of assurance 
•  Assurance Services reviews the results of the monitoring 
Assurance 
activities and assesses and reports on compliance with this 
policy as required.  
Fourth line of assurance 
•  The Chief Executive and Deputy Chief Executives are 
Executive 
responsible for overseeing performance across the organisation 
and reviewing remuneration annually. 
Fifth line of assurance 
•  The ACC Board are responsible for reviewing ACC’s 
Board 
remuneration approach annually to ensure ACC has robust 
remuneration, recognition and reward policies and programmes 
in place. 
 
7  Breaches of Policy 
Complying  with  all  policies  and  procedures  is  an  expectation  outlined  in  the  Code  of  Conduct. 
Refer to the Code of Conduct for further information. 
8  Contacts 
Contact HR Help for any information regarding this policy. 
 
9  References 
Code of Conduct 
Performance Development Cycle (PDC) 
Current Pay Bands 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 4 of 5 
 
 
Version Control   - 
Version 
Date 
Change reason 
Who  
1.0 
11/02/19 
Updated existing policy into new template 
Outside of Scope
2.0 
27/03/19 
Review  and  feedback  provided  by  members  of 
the Risk, Compliance and Policy Working Group 
 
30/04/19 
Reflect changes suggested at 16April 
Governance & Remuneration Board.  Approved 
by Board 30 May 2019 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
Accident Compensation Corporation 
Page 5 of 5 






Document Outline