This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'All board of trustee mintues from 2019 to 2022'.
Minutes of the Meeting of the Board of Trustees held at Birkenhead College on  
Thursday, 28 November 2019 
1.  Present:
T Dobbin (Chair), C Waller (Principal), S Beattie, J Carr, R Nut er, Y Walus, 
M Black 
Reneé Lubbe   
2.  Apologies :     
T Brooksbank 
3.  Minutes of the previous meeting 

      The Minutes of the Meeting held on 7 November 2019 were accepted.   
Rutter / Wallace 
4.  Matters Arising:  None 
5.  Correspondence 
  o  Magazine – Education Gazette 
o  Letter from PPTA advising Mr Pageau 
6.  Principal’s Report 

      The Principal’s report was tabled, and Mr Waller spoke to some items. 
  o  Birkenhead College have opted out of the Government school donation option.  This will be 
reviewed next year again. 
o  Deans have been appointed for 2020.  Mr Nola will be a new additional dean. 
o  COL appointments have been made.  Ten staff were interviewed, and four internal 
appointments were made plus Mrs Coker will lead the COL.  Staff are allowed 2 hours per 
week to dedicate to COL work.   
o  A new Maths teacher Hyewon Do has been appointed, who is a specialist in Statistics. 
o  BCLT:  The school is looking at applying for a grant for drainage for fields and more 
o  Funding has come through to upgrade the new Counsellors and Gateway offices in H-block.  
Projectors and Whiteboards for H-block wil  be leased.   
o  The old gym wil  be reroofed next year which will improve the airflow. 
o  SMT are in the process of signing up with a new Website company.  The maintenance of the 
website wil  be done by a staff member rather than paying the web company. 
o  The Kohanga Reo people have asked to use the Wharenui and Wharekai.   The Ministry is 
in the process of drawing up a Property Occupancy contract between the Kohange Reo and 
the school. 
o  International Student numbers should be higher next year, which wil  increase income. 
o  Current work on pathways is being carried out and, in this process, a lot of trip hazards are 
being improved or eliminated. 
o  Mrs Alexander is retiring around the end of February next year. 

7.  Committee Reports 
  o  The month of October resulted in a surplus of $28,948. 
o  The Year-to-date surplus is $148K. 
Projected year-end Working Capital as at 31 December 2019 is $63,749 
Budget - 2020: 
o  Provision for Cyclical Maintenance that is unused, wil  be reallocated. 
o  Next year the school wil  look to increasing expenditure in the following areas: 
  Sport 
  Website and Prospectus 
  Data projectors and Whiteboards (this wil  be under a lease) 
  Subject items, e.g. sewing machines 
  Furniture and Commercial kitchen for H-block. 
MOTION:  The 2020 Draft Budget be accepted and approved. 
Dobbin / Nutter 
Covered in the Principal’s Report. 

8.  Student Representative’s Report was tabled. 
o  Senior exams are well underway and wil  come to a close on Tuesday 3rd of December. 
Seniors have continued coming into school to study for their exams and is once again a 
positive sign of BC student’s commitment to doing well in exams. 
o  Junior activities day wil  be held on Tuesday 3rd of December and is having a revamp this 
year in order to minimise costs for parents, as it wil  be $5 per student, but wil  stil  be an 
enjoyable experience for students. This year, all activities wil  be run at BC and each form 
class wil  be assigned 4 activities for the day, starting at 8:45 and finishing at 3:15. (a normal 
school day) 
o  Year 9 prize giving wil  be held on Friday 3rd of December, where the Juniors that are 
receiving awards wil  be congratulated for their hard work during the year. This wil  also be 
the last day of term 4, and the Summer holidays wil  start straight after the prize giving in 
conclusion to the school year. 
o  BC’s first Junior ‘Fun Run’ was held on the 15th of November and was a hit among the 
Junior participants. This event was reconstructed from the former Cross Country run the 
Juniors did in previous years in order to gain the participation of more Junior students, and to 
be more enjoyable and less competitive for all students that participated. 
o  Recently, a portion of year 10 students went on a trip to Rangitoto as a part of an NCEA 
assessment in Science. The trip proved to be very enjoyable and interesting for the students, 
as this was a practical assessment outside the classroom which isn't something the students 
are accustomed to. For this experience, the students have Mr Cade and the BC science 
department to thank. 
o  Recently the BC Junior Girls Tag Football team represented BC at the Col ege Sport 
Auckland Tag Championships on Wednesday. The BC girls played exceptionally well, and 
once again showed how BC sports teams punch above their weight, as the Girls managed to 
come 3rd overall in this Auckland competition 
o  One of BC’s premier athletes: Rashaan Smith was recently offered a College Basketball 
scholarship in the USA. Rashaan accepted the of er, and signed to attend Gil ette 

Community College in Wyoming, starting in August 2020. This is a massive achievement for 
her as a BC student, and a well-deserved one at that, as Rashaan’s contribution to BC 
Basketball over the past 5 years has been enormous and wil  be missed a lot now that she’s 
finished school. 
o  On Thursday 28th and Friday 29th of November, students that are on the 2020 councils wil  
have to attend a workshop at BC for leadership training, in order for next year’s councils to 
be good role models for next year’s incoming year 9’s, and all other year groups as well. 
9.  Staff Representative’s Report:   
  o  Science took the entire Yr10 group and hired a vessel to Rangitoto for a 2-day trip. 
o  Preparing for activities day on 3 Dec. 
o  Enjoying lots of staff versus student games at present. 
o  The Yr10’s are in the process of finishing their assessments. 
o  Reports are eagerly anticipated by staff while looking forward to celebrating with students in 
the junior prize giving. 
10. General Business 
o  Enrolments are slow. 
o  PR wil  be concentrated on continuing to build relationship with Birkenhead Intermediate 
School staff.  We have already met with BIS’s numeracy and literacy staff.  Mr Allan will link 
up with BIS sports staff as well.  One student article was submitted into the Channel 
magazine.  The school wil  look at trying to get more positive articles published in future. 
o  Really positive feedback about the new school uniform from other schools. 
o  The two parent representative trustees mentioned that students have voluntarily praised the 
dedicated staff of this school.  This has a huge impact on the students.  It is beyond their 
professional requirements. It is to be applauded. 
o  The Principal’s Appraisal Committee carried out a review with the Principal.  It was a very 
positive meeting and Mr Waller was congratulated in achieving and exceeding goals.  The 
Appraisal is not open to the public.  
The Chairman thanked the trustees for their valuable contribution this year. 
11. Date of next Board Meeting:  Thursday 27 February 2020.