This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'All board of trustee mintues from 2019 to 2022'.
Minutes of the Meeting of the Board of trustees held at Birkenhead College on   
Thursday, 28 March 2019 
1.  Present
T Dobbin (Chair), C Waller (Principal), T Brooksbank, S Beattie, 
M Darrah, A Sturny, D Cox, 
Reneé Lubbe 
2.  Apologies   
A Pageau, J Tawhai 
3.  Minutes of the previous meeting 
The Minutes of the Meeting held on 28 February 2019 were accepted.   
Beattie / Darrah 
4.  Matters Arising:  
o  Swimsation has the swimming pool up and running.  There was a delay in installing a 
separate water meter, but an amount for water usage to date has been agreed.  In the 
next couple of months, the pool wil  be emptied to resurface the lining.  A 20-year 
agreement for usage has been signed by the Ministry and Swimsation.   
o  The new cyber safety app is yet to be activated and thankfully the stir amongst 
students has died down.  The Spyware has not been switched on yet. 
o  The meeting with the Kohanga Reo representatives was positive.  Car parking was 
discussed, and they wil  look at design.  Health and Safety - traffic was raised. 
o  The police demonstration on school grounds was cancelled due to the Christchurch 
o  Matt Cade was appointment as Laboratory Manager, and this was accepted by the 
5.  The 2018 Curriculum Report 

The report was tabled and presented by Mrs Nightingale. Items highlighted were: 
o  The literacy focus that was introduced in the previous year, was a huge achievement. 
o  A Tikanga course has been introduced. 
o  Scholarships:  Mrs Kumar has taken on the role of academic mentor to help top and 
bordering students. 
o  Due to a reduction in funding, the school has lost two teacher aides. 
o  The 2019 Goals were handed out. The 3 goals include wellbeing. 
6.  Correspondence 
o  Board of Trustee Election information pack from NZSTA. 
o  Monthly magazines:  Education Gazette and Tukutuku Korero. 

7.  Principal’s Report 

The Principal’s report was tabled, and Mr Waller spoke to some items. 
  o  Mrs Grobler resigned and wil leave at the end of Term 1.  Applications are due to close 29 
o  The planned industrial action has been called off. 
o  Slow progress on H-block renovations. 
o  The school wil  get rationalisation funding.  The Board’s 25% contribution wil  be between 
$30K - $40K. 
o  The leaking gym roof is stil  an issue.  A waterflow test wil  be done in the Easter break. 
o  The International department is going well and there are signs of interest form Spain and 
the Czech Republic. 
8.  Committee Reports 
  8.1  Finance:   
o  School donations are on 82% of the budget which is an amazing result. 
o  As at 28 February, the projected year-end working capital is $137,866 and the month’s 
surplus $94,383. 
  o  Mr McKissock started managing the property as from January and is doing a great job. 
o  Oven tops and taps for the commercial kitchen were received from the closing Hato 
Petera College. 
o  Corbel retentions are due as it is the end of the defects period. 
9.  Student Representative’s Report as handed out: 

  o  Students raised $1,000 in aid of the recent Christchurch disaster. 
o  Discontent amongst student about the wifi and cyber app has settled. 
o  OPC camp to Great Barrier happened 3 weeks ago and enjoyed by all. 
o  Tomorrow is ‘Shave for a Cure’ for Leukaemia. 
10. Teacher Representative’s Report:   
No report at this meeting. 
11. General Business 
12. Date of next Board Meeting:  
Thursday, 23 May 2019. 
These Minutes are signed as a true record of the proceedings.