Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'nominated for honours by Police'.



IR-01-23-419 
8 February 2023 
John Luke 
[FYI request #21531 email] 
Tēnā koe John 
Request for information 
Thank you for your Official Information Act 1982 request dated 8 January 2023, in 
which you asked for information on the internal policy or procedure involved in 
determining who to nominate for Honours, and the committee involved in such 
decisions. You wrote: 
I noted https://www.police.govt.nz/news/release/long-serving-police-staff-
acknowledged-new-year-honours 
Deputy Commissioner Glenn Dunbier is made an Officer of the New Zealand 
Order of Merit (ONZM) for services to New Zealand Police and the community. 
Senior Sergeant Cliff Metcalfe, of Northland District, is made a Member of the 
New Zealand Order of Merit (MNZM) for services to Police and Search and 
Rescue. 
Both were nominated for honours by Police. 
In your statement you have said, “ Both were nominated for honours by Police.” 
May I understand how does nz police determine who to nominate for Honours? 
What is your internal police or procedure involved. Please supply your internal 
policy and procedures involved in making such Honours nomination decision. Do 
you have a committee making these decisions? If so, please provide name of the 
committee member. 
With regard to the internal policy or procedure involved in determining who to nominate 
for honours, please find attached the Police Instruction “Honours, awards and 
commendations”. I note the two awards mentioned in your request both fall under the 
‘Royal Honours’ parts of the Police Instruction, when nominated by Police. As you will 
note, it is also open to any member of the public to make recommendations for Royal 
Honours. 
The committee that makes recommendations to the Commissioner with regard to Royal 
Honours, and other awards, is the Awards Advisory Committee (AAC), as noted on page 
8 of the attached Police Instruction. The Chairperson of the AAC is Jillian Rogers, 
Assistant Commissioner, People and Capability. 
I hope you find this information useful. 
Nāku noa, nā 
Superintendent Andrew Mortimore 
Director: Leadership & Development, High Performance 
New Zealand Police 
Honours, awards and commendations
Table of Contents
Table of Contents
2
Summary
3
Introduction
3
External awards for bravery and service
4
New Zealand Royal Honours
4
New Zealand Bravery Awards
4
Honours for meritorious or distinguished service
4
Royal Humane Society of New Zealand Awards
4
New Zealand Police awards and commendations
5
Commissioner's merit awards and commendations
5
2011 Canterbury Earthquake Citation
5
Eligibility
5
District Commander's commendation
5
Long Service and Good Conduct Awards
6
Rules
6
Misconduct delays eligibility
6
Recognising services provided by the public
6
2011 Canterbury Earthquake Citation (CEC)
7
Order of Wear for Canterbury Earthquake Citation:
7
Wearing of multiple awards
7
Loss and replacement of awards
7
Recommending and receiving awards
8
Recommending people for Honours and Awards
8
Awards Advisory Committee
8
Decisions on Royal Honours and Bravery Awards
8
Nominations for Royal Honours requested bi‐annually
8
Presenting Police awards and commendations
9
Publicising awards
9
Forfeiture and restoration of awards
10
Authorising forfeiture of Long Service and Good Conduct awards
10
Action after forfeiture
10
Restoring awards
10
Wearing merit awards, orders decorations and medals
11
Commissioner's merit awards
11
Multiple awards
11
Wearing orders, decorations and medals
11
Wearing Royal Humane Society awards
11
Loss and replacement of awards
11
Mounting orders, decorations and medals
11
Honours, awards and commendations
Summary
Introduction
New Zealand Police employees may be eligible for externally or internally granted awards or honours recognising:
‑ acts of bravery
‑ meritorious or distinguished service
‑ long service to Police.
Members of the public may also be eligible for awards or honours recognising:
‑ acts of bravery assisting Police
‑ services or assistance provided to Police
This policy outlines:
‑ the types and levels of awards and honours available, including those granted by:
‑ offices or organisations external to Police
‑ the Commissioner of Police
‑ procedures for recommending, presenting and publicising awards' presentation
‑ circumstances in which awards may be forfeited
‑ how awards are worn.
3/12
Honours, awards and commendations
External awards for bravery and service
External honours and awards available to Police employees include:
‑ New Zealand Royal Honours
‑ New Zealand Bravery Awards
‑ Royal Humane Society of New Zealand awards.
New Zealand Royal Honours
The New Zealand Royal Honours system, administered by the Department of the Prime Minister and Cabinet (DPMC) Honours
Secretariat, consists of a number of awards for gallantry, bravery and meritorious or distinguished service.
New Zealand Bravery Awards
New Zealand Bravery Awards are designed to recognise the actions of people who save or attempt to save another person's life and
while doing that place their own safety or life at risk.
There are four bravery awards in New Zealand:
‑ New Zealand Cross
‑ New Zealand Bravery Star
‑ New Zealand Bravery Decoration
‑ New Zealand Bravery Medal.
For more information about these awards see New Zealand Bravery Awards (SR 1999/317) or New Zealand Honours on the DPMC
website.
Honours for meritorious or distinguished service
Three New Zealand Royal Honours recognise meritorious or distinguished service:
Award
Given for…
Order of New Zealand
outstanding service to the Crown and people of New Zealand in a civil or military capacity
New Zealand Order of Merit
people in any field of endeavour who have:
‑ given meritorious service to the Crown and nation, or
‑ become distinguished by their eminence, talents, contributions or other merits.
King's Service Order and Medal
service to the community and service through elected and appointed office.
For more information about these awards see New Zealand Honours on the Department of the Prime Minister and Cabinet website.
Royal Humane Society of New Zealand Awards
The Royal Humane Society of New Zealand also grants awards recognising people who risk their lives saving or attempting to save
others' lives.
The Society's awards are:
‑ Gold Medal
‑ Silver Medal
‑ Bronze Medal
‑ Certificate of Merit
‑ Letter of Commendation
‑ 'In Memoriam' Certificate.
4/12
Honours, awards and commendations
New Zealand Police awards and commendations
Commissioner's merit awards and commendations
This table describes the Commissioner's awards and commendations for Police employees and the conduct justifying the award.
Employee award or commendation
Can be awarded for…
Gold merit award
Conduct involving a high degree of physical or potentially
life threatening risk to the employee.
‑ A brooch consisting of a laureate bar centrally bearing the New
Zealand Police badge finished in gilt and red enamel, and
‑ a certificate detailing the reasons for the award.
Silver merit award
Conduct involving:
‑ A brooch consisting of a laureate bar centrally bearing the New
‑ bravery or risk to the employee, or
Zealand Police badge finished in silver and blue enamel, and
‑ meritorious performance of duties:
‑ a certificate detailing the reasons for the award.
‑ requiring special knowledge, skill or aptitude,
and
‑ where performance of duties reflects an
exceptional level of professionalism and
dedication.
Bronze merit award
Conduct involving:
‑ A brooch consisting of a laureate bar centrally bearing the New
‑ bravery or risk to an employee or
Zealand Police badge finished in bronze and blue enamel, and
‑ meritorious performance of duties and conduct
‑ a certificate detailing the reasons for the award.
that does not merit a gold or silver merit award.
Certificate of commendation
Any act of service, that does not warrant higher
recognition.
Note: Employees are not eligible for Police merit awards if their conduct has already been recognised by a Royal Honour or a New
Zealand Bravery award or a medal from the Royal Humane Society of New Zealand.
2011 Canterbury Earthquake Citation
The 2011 Canterbury Earthquake Citation (CEC) ribbon is 32 mm in width and comprises a black ribbon with four red stripes
surrounded by a silver metallic frame, 2mm in width. The red and black represents the colours of Canterbury province.
Eligibility
All employees of the New Zealand Police who completed at least one shift in the Zone of Eligibility between 22 February 2011, and up
to and including 30 April 2011 (the state of emergency period) and responding as part of Operation Earthquake or delivering business
as usual policing services, are eligible for the Citation.
In addition, the Commissioner may exercise his discretion to award the Citation to other Non Police employees deemed worthy of
recognition for assisting with the provision of policing services within the zone of eligibility during the State of Emergency period.
For the purposes of this Citation:
‑ the zone of eligibility are areas within the Christchurch City Council, Waimakariri District Council, and Selwyn District Council
boundaries as at 22 February 2011.
‑ the State of Emergency period includes 22 February 2011 and up to and including 20 April 2011.
Police employees and Non police employees awarded with the CEC must follow its order of wear.
District Commander's commendation
District Commanders may present a certificate of commendation or send a letter of appreciation to employees for meritorious conduct
5/12
Honours, awards and commendations
which does not warrant Commissioner level recognition.
District Commanders must be certain the conduct does not warrant higher recognition when making these awards, and that the
circumstances have been as fully documented as reasonably practicable to ensure the best basis for decision making.
Long Service and Good Conduct Awards
The Minister of Police may grant awards to sworn employees, and the Commissioner may grant awards to non‐sworn employees,
recognising long service and good conduct.
Award
To be eligible, the employee
Long Service and Good Conduct
‑ must have completed 14 years continuous service in the New Zealand Police and/or New
Medal for sworn employees
Zealand Traffic Services, and/or New Zealand Ministry of Transport (TSS), and/or Local
Authority Traffic Enforcement.
Long Service badge for non‐
‑ their character and conduct must, in the Commissioner's opinion, be of good standard to
warrant the award.
sworn employees
Clasps for Long Service and Good
‑ must have completed an additional seven years of continuous service, and
Conduct medals for sworn
‑ their character and conduct must, in the Commissioner's opinion, be of good standard to
employees
warrant the award.
Note: Employees are eligible for these awards at the completion of each additional seven years of
Additional Long Service badges continuous service.
for non‐sworn employees.
Rules
The rules governing the Police LSGC Medal are set out in a Royal Warrant issued by the King of New Zealand.
Misconduct delays eligibility
A sworn employee's eligibility for a Long Service and Good Conduct Medal may be delayed if during the qualifying period of continuous
service the employee:
‑ 
was convicted in a court
‑ 
pleaded guilty to or was found guilty of a disciplinary offence of misconduct or neglect of duty under the Code of Conduct 2008.
‑ 
was reprimanded under Police investigation of complaints and notifiable incidents or the Code of Conduct
In any of these situations, the qualifying period of continuous service for the medal or clasp restarts from a date as directed by the
Commissioner or on delegated authority the ED: People Operations, extending up to 14 years for a 14 year award and up to seven years
for a seven year additional award.
Recognising services provided by the public
The Commissioner, Deputy Commissioner, Assistant Commissioner or District Commander may issue certificates or letters of
appreciation to members of the public or community groups recognising services provided to the community or assistance provided to
Police.
6/12
Honours, awards and commendations
2011 Canterbury Earthquake Citation (CEC)
Order of Wear for Canterbury Earthquake Citation:
The table below outlines how the eligible Police employees and non police employees of the Canterbury Earthquake Citation (CEC)
award must be worn:
Employee level of position…
Must wear their CEC award on...
Constabulary employees at the level of the right breast of uniform tunic or shirt, centred immediately above the name plate.
Inspector or above
Constabulary employees below the
the right breast of uniform tunic or shirt, directly above the pocket's hem and centred over the
level of Inspector
button.
Police employees who are not
a lapel on the right side of the jacket or in a similar appropriate manner, on the right breast
Constabulary or Authorised officers
immediately above the name badge, if worn, or if not wearing a name badge, immediately
and Non police employees
above the pocket flap if there is a pocket.
Wearing of multiple awards
The Canterbury Earthquake Citation (CEC) must be worn:
‑ below any Commissioner's Merit awards
‑ below any Royal Humane Society award and/or the Life Saving Medal of the Order of St John. The Royal Humane Society award
closest to the centre of the chest.
Loss and replacement of awards
If an employee's Canterbury Earthquake Citation (CEC) has been lost or stolen, they must provide a completed POL258 setting out the
full circumstances of the loss.
In respect of former employees, replacement can only be provided upon payment of its cost at the time of replacement, for which the
former employee will be liable.
7/12
Honours, awards and commendations
Recommending and receiving awards
Recommending people for Honours and Awards
Anyone can initiate a recommendation that a Police employee or member of the public receives:
‑ a Royal Honour
‑ a Royal Bravery Award
‑ a Royal Humane Society of New Zealand Award
‑ a New Zealand Police merit award (only sworn and non‐sworn Police members can receive this)
Follow this procedure when recommending any honour or award.
StepAction
1
‑ prepare the recommendation for an honours or award using form POL 393 (see Form below)
‑ send through your supervisor to your District Commander or Director to consider.
‑ attach the background to your recommendation and other relevant information such as statements, press clippings,
relevant excerpts of Police files (drawing attention to level of security classification where applicable).
‑ attach a draft citation of about 50 words.
‑ 
POL 393 ‐ Honours and Awards Cover Note Form
(DOC)
140 KB
Note: You may draw attention to other awards made for similar acts or service in your recommendation. However, do not
recommend a specific level or type of award ‐ the person granting the award (e.g. Cabinet Committee or Commissioner) makes
this decision.
2
District Commanders and Directors send all cases that warrant consideration to the Chair of the Awards Advisory Committee care
of the Honours and Awards Officer, HR, PNHQ.
3
The Awards Advisory Committee considers the nomination for an award and makes a recommendation to the Commissioner on
the action to be taken.
4
If the Commissioner decides an award or honour is warranted, the Commissioner either:
‑ grants a New Zealand Police Award, or
‑ recommends to the Cabinet Office that a Royal Honour or a Royal Bravery Award is considered.
‑ recommends to the Royal Humane Society that an award is considered.
Awards Advisory Committee
The Awards Advisory Committee (ACC) consists of a chairperson at Assistant Commissioner level and other members appointed by the
Commissioner to consider recommendations for Honours and Awards, except for long service awards.
Decisions on Royal Honours and Bravery Awards
The Cabinet subcommittee for Honours decides on advice of the Honours Secretariat at the DPMC, whether someone should receive:
‑ a New Zealand Bravery Honour and at which level
‑ a Royal Honour for meritorious or distinguished service and at what level.
Nominations for Royal Honours requested bi‐annually
Nominations for recognition by way of Royal Honour can be made through District Commanders at any time. However, the
Commissioner formally seeks nominations for recognition of meritorious or distinguished service twice a year (by 1 June for the New
Year list and by mid‐November for the King's birthday list).
Nominations for New Zealand Bravery Awards are considered by the AAC and made at any time. They are then submitted to the DPMC
8/12
Honours, awards and commendations
Honours Secretariat by the Commissioner, where justified.
Presenting Police awards and commendations
District Commanders or other senior officers may present Commissioner's merit awards, commendations and long service and good
conduct awards to recipients at a function or other suitable occasion, where practical.
Publicising awards
These awards and commendations must be published in the 'Personnel News' section of Ten‐One:
‑ Royal Honours
‑ Bravery Awards
‑ Royal Humane Society of New Zealand awards
‑ Gold, silver or bronze merit awards
‑ Commissioner's commendations
‑ New Zealand Police Long Service and Good Conduct medal or clasps
‑ Long Service and Good Conduct badges.
Forfeitures and restorations of honours and awards are also published in the 'Personnel News' section of Ten‐One.
9/12
Honours, awards and commendations
Forfeiture and restoration of awards
Authorising forfeiture of Long Service and Good Conduct awards
The Minister of Police can, on the Commissioner's recommendation, authorise the forfeiture of a Long Service and Good Conduct
award if the award's recipient:
‑ has been convicted or discharged without conviction in any court of an offence involving violence or dishonesty, a serious traffic
offence or an offence under the Misuse of Drugs Act
‑ has been dismissed from Police
‑ has pleaded guilty or been found guilty of a disciplinary offence of misconduct or neglect of duty as defined in the Code of
Conduct 2008.
‑ ceases to be eligible for the medal or clasp due to character or conduct.
Non sworn members are subject to the same conditions.
Deputy Commissioners, Assistant Commissioners, District Commanders and Directors must advise the Commissioner if they believe
circumstances indicate a person has forfeited the right to retain an award.
Action after forfeiture
When the Minister authorises forfeiture, the Commissioner must write to the award's recipient and inform them their medals, clasps
and ribbons:
‑ may no longer be worn
‑ must be returned to the Deputy Commissioners, Assistant Commissioners, District Commander or Director.
The Deputy Commissioners, Assistant Commissioners, District Commander or Director must send the forfeited medal to the Police
Honours and Awards officer for disposal.
Note: The award(s) must not be recovered until after the Minister of Police has authorised forfeiture.
Restoring awards
Any person who has forfeited their Long Service and Good Conduct awards can, after five years since forfeiture, apply to the
Commissioner to have their awards restored. They must give full reasons for their application.
The Commissioner will consider the person's application and make a recommendation to the Minister of Police.
10/12
Honours, awards and commendations
Wearing merit awards, orders decorations and medals
Commissioner's merit awards
This table outlines how the Commissioner's merit awards must be worn.
Employee
Wears their merit awards on…
Constable who is or above the level of position the right breast of uniform tunic or shirt, centred immediately above the name plate.
of Inspector
Constabulary employees at the levels below
the right breast of uniform tunic or shirt, directly above the pocket's top hem and
Inspector
centred over the button.
Employees who are not Constabulary or
a lapel, as a tiepin or in a similar appropriate manner.
Authorised officers
Multiple awards
Employees entitled to wear more than one Commissioner's merit award, wear them side by side as detailed above, with the senior
award closest to the centre of the chest.
A suitable double crest brooch will be provided to employees awarded a second merit award at the same level as an award already
held.
Wearing orders, decorations and medals
Orders, decorations and medals must be worn in accordance with the standards detailed in the New Zealand Police Ceremonial
Manual. (This manual is available from Frontline Capability Group PNHQ or from the Police intranet).
Employees must not wear:
‑ their orders, decorations and medals during normal Police duties unless authorised by the Commissioner
‑ their ribbons on Police jerseys, duty jackets or on any body armour, BAS or SRBA.
Non‐sworn employees wear the badge on a lapel or in a similar place.
Wearing Royal Humane Society awards
Royal Humane Society of New Zealand medals and ribbons must be worn centrally above the right breast pocket of the uniform tunic,
jacket or shirt.
Loss and replacement of awards
If an employee's honour or award has been lost or stolen, the following action applies:
‑ immediately report the loss to a supervisor who shall initiate an enquiry into the circumstances of the loss
‑ Provide a completed statutory declaration as per Appendix B on page 11 of the Ceremonial Manual, setting out the full
circumstances of the loss.
In respect of former employees, replacement can only be provided upon payment of its cost at the time of the replacement, for which
the former employee will be liable.
Where a replacement is issued, it will be clearly marked as such, and should the original item be recovered, the duplicate is to be
returned to the Honours and Awards officer for destruction.
Mounting orders, decorations and medals
The Police regularly contracts out the provision of this service. When employees are advised of their award, the contractor's contact
details are provided. The contractor is also advised, and will provide a mounting service for full‐size and miniature medals.
11/12
Honours, awards and commendations
Employees are entitled to wear the ribbon of any medal as from the date the medal is awarded. Ribbon bars and miniature medals are
available on requisition through the SAP system on the Police Intranet. Employees are initially entitled to up to three ribbons. Should
they already be wearing the ribbons of any other medals, they are entitled to have ribbon bars made up incorporating both the existing
medals and the new medal. They are also entitled to have their full size and miniature medals court‐mounted for wear, at Police
expense.
12/12