New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
6 October 2022 
195 Lambton Quay 
 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
 
John Luke 
T    +64 4 439 8000 
[FYI request #20536 email] 
F    +64 4 472 9596 
 
 
OIA 28293 
 
Tēnā koe John Luke  
 
I refer to your email of 13 September 2022 in which you request the following under the Official 
Information Act 1982 (OIA): 
 
Thank you for your recent reply-OIA 28274 
https://fyi.org.nz/request/20223/response/77191/attach/3/OIA%2028274%20John
%20Luke%20Response.pdf 
 
I noted " late September or early October via Minister Twyford’s Twitter account." 
 
May I ask what is the background context on making the announcement via Twitter 
rather than other official channel? I found this very unusual compare to many other 
ministerial appointment  announcement process. 
 
Also, you have not answer my question fully, "total number of applicants you have 
received and have you received any recommendations from non-public expression of 
interest process, e.g. any from minister office or any other ministry, if you have, 
please provide the name of agency you have received the nomination from e.g. Te 
Puni Kōkiri." 
 
Thank you for your follow up questions regarding our previous OIA response to you on  
12 September 2022 (reference OIA 28244).  
 
With regard to the first part of your request, specifically for “background context on making the 
announcement via Twitter rather than other official channel”, the information you are seeking is 
not held by the Ministry and would consequently need to be created in order to respond to your 
question. As you may appreciate, the OIA enables people to request official information from 
Ministers and agencies, including the Ministry of Foreign Affairs and Trade (the Ministry). 
However, the Act only applies to information that is already held by the Ministry. There is no 
obligation on the Ministry to create information in order to respond to a request. Therefore, this 
part of your request is refused under section 18(g) of the OIA.  
 
With regard to the second part of your request, we draw attention to our advice in our previous 
OIA response (OIA 28274) that the Ministry ran two separate Expression of Interest (EOI) 
processes in relation to the current Public Advisory Committee on Disarmament and Arms 
Control (PACDAC). 
 
e   [MFAT request email]  
w   www.mfat.govt.nz 

---

 
Page 2 of 2 
 
 
The first process was for the purpose of appointing a new PACDAC membership for the 2022-
2024 term, and closed late last year. A total number of 32 nominations were received, of this 
number, five nominations were received outside of the expression of interest (EOI) process: two 
from the Ministry for Ethnic Communities, two from the Green Party, and one from the National 
Party.  
 
The second process relates to the appointment of a new member after one of the members 
appointed in December 2021 vacated their position in May 2022. This process closed on  
29 July 2022. A total number of eight nominations were received, one of which was received 
outside of the EOI process. This nomination was made by the Chair of PACDAC, the Minister for 
Disarmament and Arms Control. 
 
Please note that we may publish this letter (with your personal details redacted) on the 
Ministry’s website. 
 
If you have any questions about this decision, you can contact us by email at: 
[email address]. You have the right to seek an investigation and review by the 
Ombudsman of this decision by contacting www.ombudsman.parliament.nz or freephone 
0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sarah Corbett 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade 
 
 

---