This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Pending applications'.

6 September 2022 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200  
Sebastian Acosta via FYI 
[email address] 
Tēnā koe Sebastian 
OIA request 22/23 0111 Request for  
Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 9 August 2022.      
You requested –  
Most people are keen to know why some applications are being held up to 13 months 
while some are being processed in 3-4 months.

1.  Does the department find this justified and as part of their customer experience? If not 
then when will the maximum wait period come down to 3-5 months maximum. 
2.  Being a concerned Kiwi, I'm keen to know what is the exact criteria that some applications 
were being picked up out of turn while others are being held up in a miserable queue? 
Please share the entire criteria for public information that the automated system is looking 

In response to your request, I can provide you with the following information. 
Question One 
Reducing the current backlog of citizenship by grant application and the time customers are 
waiting for a decision is a priority for the Department. There are several initiatives underway to 
reduce the citizenship application backlog, speed up processing, and improve customer 
experience. Some of these initiatives have included more training, ongoing system 
improvements, and hiring more staff in a temporary capacity. 
We have consistently reduced the number of unassigned applications waiting in our queue over 
the past five months and are focused on continuing to reduce this.  
We do acknowledge that the reintroduction of ceremonies from August 2022 has added to the 
overall average time taken to get citizenship due to the need for applicants to be allocated into 
a ceremony held by their local authority. 

At this time the Department is only able to provide you information around the reduction of 
unassigned applications (due to data limitations). Therefore, I must refuse this part of request 
under 18(e) of the Act; that the document alleged to contain the information requested does 
not exist. 
Updated information for timeframes is posted on our website every 3-4 weeks – please see here
for the most up to date information.  
Question Two 
When applications are received, our systems run a series of preliminary automated checks 
which are used to triage them into different queues. Each queue is managed with the oldest 
application in that queue being picked up first.  
Currently, our system checks for whether the citizenship requirements have been met, whether 
an application can be automatically matched to a record held by Immigration New Zealand, 
whether there are any alerts or conditions associated with the record, and whether there is any 
other information in the application that would suggest further manual intervention might be 
Newer staff are allocated to the applications that have clearly met more of the preliminary 
checks, whereas our more experienced staff members are able to pick up the applications that 
have not met one or more of the automated checks and may involve more complex assessment. 
We are continuing to upskill our people so they are able to process our more complex 
applications, which will help to address the disparity in processing times between different 
We are continuing to analyse the characteristics of the applications waiting to be processed, 
with a view to identifying further opportunities for streamlined processing. 
Even when an application passes automated checks, it still needs to go to a staff member for an 
overall assessment of the applicant’s eligibility (in other words, the decision-making is not 
automated). That staff member then makes a recommendation for the Minister’s approval 
about the applicant’s eligibility for citizenship. Where the applicant meets the requirements, the 
Minister’s authority is delegated to the General Manager, Services and Access. 
As this information may be of interest to other members of the public, the Department has 
decided to proactively release a copy of this response on the DIA website. All requestor data, 
including your name and contact details, will be removed prior to release. The released 
response will be made available here:
Page 3 of 3 

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at or 
freephone 0800 802 602.  
Ngā mihi, 
Julia Taylor 
Manager Operational Policy and Official Correspondence  
Service Delivery and Operations 
Page 3 of 3