This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Ventilation'.

6 August 2022 
Ti Lamusse 
By email: [FYI request #19880 email] 
Tēnā koe Ti 
Official information request regarding ventilation in University buildings 
I refer to your request for information under the Official Information Act 1982 (the Act) 
dated 11 July 2022: 
“Please advise me of the steps the University has taken to improve ventillation of 
University buildings, in light of the coronavirus pandemic, since January 1, 2020. 
Please provide me with the total budget allocations for ventilation improvement 

since January 1, 2020. Please break this down to the smallest line item possible. 
Please provide me with all advice and memoranda provided to the Vice 

“Chancellor and Council regarding ventilation since January 1, 2020. 
Steps taken to improve ventilation 
The University’s initial response to the coronavirus pandemic following the removal of 
lockdown restrictions was a change to a remote working  and teaching model. The 
subsequent reduction in the number of staff and students on campus meant that the 
University could continue to operate its campuses by adjusting its existing ventilation 
infrastructure and encouraging behavioural modifications by those remaining on campus. 
Settings were adjusted to building mechanical ventilation systems to meet best practice 
advice and in order to efficiently ensure adequate ventilation. Natural ventilation was 
recommended where possible. Sensors (motion and/or CO2) were bypassed to allow 
fresh air intakes and air exhausts to run continuously. Fresh air intake and exhaust fans 
were also run at higher operating speeds than normal and return air loops in systems 
were externally vented. 
Adoption of these changes resulted in a dilution of the aerosol particle build up that can 
occur in poorly ventilated space via increased air changes within the room. These 
changes, in conjunction with other practices such as physical distancing, encouragement 
of mask wearing, and increased cleaning regimes, have been in place since 2020. 
Budget allocations 

The majority of ventilation improvements in relation to COVID-19 concerns were 
achieved via the operational changes outlined above, coupled with reduced occupancy 
levels. These changes required no additional budget allocation. 
The University did choose to close down some practice rooms in the New Zealand School 
of Music where it was considered that existing ventilation infrastructure was not 

sufficient to meet ongoing teaching needs until a mechanical retrofit could be completed. 
The scope and cost breakdown of this project are included in the attached document. 
In addition to the above actions, some individual schools, faculties, or units undertook 
their own initiatives to improve ventilation in their areas (e.g. through the purchase of 
portable air filters or purifiers). Information regarding these initiatives is not held 
centrally and therefore cannot be made available without substantial collation and 
research. Therefore, provision of this information is refused in accordance with s18(f) of 
the Act. 
Advice and memoranda provided to the Vice-Chancellor and Council 
The changes outlined above were considered by the University’s COVID-19 response team 
and carried out by the University’s Property Services team. Whilst the Vice-Chancellor 
and Council members were kept informed of risk mitigation strategies and initiatives 
through verbal updates, no specific formal advice has been located. 
Please note, increasing ventilation capabilities was only one factor in risk mitigation in 
terms of the COVID-19 response. A number of operational recommendations and 
measures have also been employed to mitigate the risk of transmission on campus. These 
adjustment of occupation numbers for seminar/lecture theatres; 
recommendations issued regarding physical distancing; 
provision of COVID-19 testing facilities; 
adherence to Government regulations and guidelines regarding vaccines; 
requiring the use of face masks indoor settings, and encouraging use elsewhere on 
introduction of dual mode delivery to provide teaching and learning in-person and 
increasing working from home capabilities for staff; 
enhanced cleaning and hygiene protocols adopted; and 
staff and students advised to remain home if they have symptoms. 
We have also followed public health guidance and have implemented the public health 
controls recommended by the Ministry of Health. 
The full COVID-19 risk assessment document that outlines the controls and mitigations 
undertaken is available at
nov-2021.pdf. Further information related to the University’s COVID-19 response is 
available at: 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of the 
decisions made regarding this request. Information about how to make a complaint is 
available at or freephone 0800 802 602. 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact me at 
[VUW request email]. 

Ngā mihi nui 
Blair Doherty 
Senior Advisor, Official Information and Privacy 
Legal Services 
Te Herenga Waka—Victoria University of Wellington