This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Submissions on Publicly Available Information and Overseas Cooperation NZSIS-GCSB Ministerial Policy Statements'.


 
 
 
 
 
 
 
 
17 June 2022 
 
 
Scott  
[FYI request #19316 email] 
 
Ref: OIA-2021/22-1335 
Dear Scott  
 
Official  Information  Act  request  relating  to  Submissions  on  Publicly  Available 
Information and Overseas Cooperation NZSIS-GCSB Ministerial Policy Statements 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (the Act) request received on 11 May 2022. 
You requested: 
 
I  would  like  to  make  a  request  relating  to  the  recent  reissue  of  the  Publicly  Available 
Information  and  Overseas  Cooperation  NZSIS-GCSB  Ministerial  Policy  Statements.  
 
For the reissue of the Publicly Available Information MPS I would like to request copies 
of  all  submissions  received,  and  DPMC’s  responses  to  these  submissions,  from: 
 
Inspector  General  of  Intelligence  and  Security  Government  Chief  Privacy  Officer 
Ministry  of  Justice  New  Zealand  Police  Office  of  the  Privacy  Commissioner 
 
For the reissue of the Overseas Cooperation MPS I would like to request copies of all 
submissions  received,  and  DPMC’s  responses  to  these  submissions,  from: 
 
Inspector General of Intelligence and Security Ministry of Justice Office of the Privacy 
Commissioner  Human  Rights  Commission  Ministry  of  Foreign  Affairs  and  Trade  New 
Zealand Defence Force Ministry of Defence New Zealand Customs Service” 

 
The time frame for responding to your request was extended under section 15A of the Act by 
15 working days because consultation was needed before a decision could be made on the 
request. Following this extension, I am now in a position to respond. 
 
Ministerial Policy Statement Reissue Process 
 
Ministerial  Policy  Statements  are  an  important  tool  to  strengthen  oversight  and  increase 
transparency  of  the  Government  Communications  Security  Bureau  (GCSB)  and  the 
New Zealand  Security  Intelligence  Service  (NZSIS).  They  are  issued  by  the  Minister 
responsible for the GCSB and NZSIS to ensure the agencies have clear guidance about how 
they  carry  out  their  lawful  activities.  The  Intelligence  and  Security  Act  2017  requires  the 
Ministerial Policy Statements to be reviewed and reissued every three years. 
 
The process for reviewing the Ministerial Policy Statements is led by the Department of the 
Prime Minister of Cabinet. The review is an iterative process which involves discussions with 
several  appropriate  agencies  resulting  in  the  refinement  and  creation  of  draft  Ministerial 
Policy Statements.  
 
 
 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
4549258 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 


 
 
The  substantive  submissions  received  by  DPMC  on  the  review  of  the  Publicly  Available 
Information  and  the  Cooperating  with  Overseas  Public  Authorities  Ministerial  Policy 
Statements is provided in attachment A. This table encompasses feedback received via letter 
and email, plus a best recollection of phone conversations and meetings.  
 
Information being released 
 
I  have  decided  to  release  in  attachment  A  a  summary  of  submissions  received  on  the 
‘Publicly  Available  Information’  and  ‘Overseas  Cooperation’  Ministerial  Policy  Statements. 
Additionally,  I  have  also  provided  the  Department  of  the  Prime  Minister  and  Cabinet’s 
response to those submissions. 
 
Some parts of attachment A have been withheld as noted. The relevant grounds under which 
information has been withheld are: 
 
•  section  6(c),  to  protect  the  maintenance  of  the  law,  including  the  prevention, 
investigation, and detection of offences, and the right to a fair trial, and 
•  section 9(2)(h), to maintain legal professional privilege. 
 
Additionally, I am releasing in full a letter received from the Human Rights Commission dated 
22 September 2020. 
 
In making my decision, I have taken the public interest considerations in section 9(1) of the 
Act into account.  
 
You  have  the  right  to  ask  the  Ombudsman  to  investigate  and  review  my  decision  under 
section 28(3) of the Act. 
 
This  response  will  be  published  on  the  Department  of  the  Prime  Minister  and  Cabinet’s 
website during our regular publication cycle. Typically, information is released monthly, or as 
otherwise determined. Your personal information including name and contact details will be 
removed for publication. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
Nicky Eaton 
Acting Deputy Chief Executive 
National Security Group 
 
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