This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Official Information request - IP protocols and renumeration; and financial return from biotech investment.'.

Intellectual Property 
1. Purpose  
This policy covers the management (including disclosure and declaration) of all of AgResearch's 
Intellectual Property Rights  and the Intellectual  Property  Rights  of third parties to which 
AgResearch has access. 
2. Introduction 
2.1 Preamble 

AgResearch’s mission as defined in our Statement of Core Purpose, is “to enhance the value, 
productivity and profitability of New Zealand’s pastoral, agri-food and agri-technology sector 
value chains to contribute to economic growth and beneficial environmental and social outcomes 
for New Zealand
Furthermore, as a Crown-owned company, it is expected that AgResearch will operate as a 
sustainable business. In order to achieve this AgResearch must appropriately manage and 
transfer the intellectual assets it creates in ways that ensure optimal benefit to New Zealand as 
well as benefit and impact for its stakeholders and maintaining its global standing and leadership 
position in its research.  
2.2 AgResearch Mission and Obligations  
AgResearch will fulfil its purpose through the provision of research, technology and knowledge in 
partnership with key stakeholders, including industry. 
In order to accelerate adoption  of innovation,  AgResearch uses a range of technology transfer 
pathways. These include a mix of partnering, providing contract research and development 
services, executing licensing deals with industry, or (if necessary) forming new ventures to deliver 
impacts. Refer to the Appendix to this policy for examples  as to how AgResearch manages 
Intellectual Property Rights in practice. 
AgResearch’s approach to Intellectual Property Rights’  commercialisation is to select 
commercialisation pathways that: 
Are easy for end-users to work with;  
Transfer knowledge into the ‘best hands’ as quickly as possible; and 
Comply with AgResearch’s legal obligations. 
The approach to commercialisation and dissemination of knowledge varies given the many and 
varied  types  of  Intellectual  Property Rights  which  are generated, accessed and used across 
AgResearch. The most effective method of managing them to achieve maximum impact will vary 
on a case-by-case basis. In some instances the best impact may be through widespread public 
release via publication or in conjunction with an industry body (e.g. Beef and Lamb New Zealand 
or DairyNZ). In other instances considerable  investment (after the research and development 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 1 of 8   

Intellectual Property 
phase is complete) is required to commercialise a new technology.  Commercialising companies 
will require a return to justify that investment and therefore find it essential that the core 
technology be protected through patents  or other Intellectual  Property  Rights, and that 
commercialisation companies  have rights to  for some period  to  enable them to make a 
commercial return on their investment.  AgResearch will  therefore  on a case-by-case  basis 
protect Intellectual Property Rights appropriately to ensure that commercialisation is attractive 
to its partners. 
AgResearch will consider each case (technology or Intellectual Property Right) on its merits 
and select the most appropriate method of technology transfer to achieve optimum impact. 
The Intellectual Property Rights may be packaged and protected as required (such as know-
how, trade secret, copyright, patent, plant variety rights or defensive publication to prevent 
others from patenting) and delivered through a variety of methods which may include 
combinations of conference papers, publications, farmer field days, forums, people exchanges 
and collaborations, media communications as well as through licensing, spin-outs and the 
sale or exchange of rights.  
AgResearch seeks to manage its Intellectual Property Rights strategically and protecting them 
in the first instance preserves all future options including making them freely or widely available. 
Protection of these Intellectual Property Rights also supports the achievement of impact and 
benefit. This may include protecting Intellectual Property Rights to facilitate follow-on investment 
in development and adoption, or protecting Intellectual Property Rights that may be used as a 
platform to encourage collaboration or to obtain access to other peoples’ important Intellectual 
Property Rights. 
While achieving impact through knowledge transfer is a key goal, where the knowledge and 
technology has a market application and is expected to generate commercial returns, an 
equitable return from the commercial exploitation of Intellectual  Property Rights should be 
expected. This is important in enabling AgResearch to operate as a sustainable business and 
to continue to provide capability and expertise to support the pastoral sector. 
AgResearch will maintain its Intellectual Property Rights portfolio through active management 
according to international best practice. AgResearch will retain the services of reputable patent 
attorneys as required to create a portfolio of beneficial and valuable Intellectual Property Rights. 
In structuring Intellectual Property Rights ownership and access arrangements as part of such 
collaborations and relationships, there is a need to be conscious that in some circumstances 
legal protection may be obtained for an Invention that has potential applications in a wide 
range of fields and industries, often significantly beyond the scope of the particular field, 
problem or application area of the research itself. In structuring these arrangements it will 
generally seek to ensure that AgResearch and our partners can harness the value of such 
broad or platform technologies in other application areas.  
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 2 of 8   

Intellectual Property 
3. Definitions 

•  Commercialisation Group includes
Commercialisation Manager;  
Intellectual Property and Investments Advisor; 
Business Analyst; and 
Project Analyst. 
•  Intellectual property Rights means the outcomes of intellectual activity and effort for 
which various rights and protections may be conferred by statute, contract or common 
law. It includes any invention, discovery, or creation, which may be protected by way of 
trademark, patent, design, copyright, trade secret, permit, and plant variety right 
(whether registrable or unregistrable) and all applications, drafts and workings relating 
to these rights. 
•  Invention means any invention, improvement, modification, process, formula, model, 
prototype, sketch, design, drawing, plan, software or other work or material that any 
person, alone or with others, may make, devise, develop, contribute to or discover. 
•  Matauranga Maori means a body of knowledge, innovations and practises generated 
within Maori communities which can be disseminated in various forms, including but not 
limited to, oral, written, and electronic.  
4. References 
This policy should be read in conjunction with the following: 
•  Delegations Policy 
•  Security Policy 
•  Intellectual Property Best Practice 
•  Strategic Plan 
•  Intellectual Property Process for 
•  Trade Mark Guide to Use 
•  AgResearch’s Branding Strategy 
•  Licensing Discussion Checklist 
•  Royalty Incentive Scheme Policy 
•  Licensing Terms Sheet 
•  Trade Secret Best Practice 
•  Patenting Checklist 
•  Patenting Guide to Inventorship 
5. Statement of Policy 
5.1 Responsibility 
All directors, officers, employees, contractors, students and visiting researchers shall comply 
with this policy. 
Administration of this policy shall be the responsibility of the Partnerships & Programmes 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 3 of 8   

Intellectual Property 
5.2 Delegations 
Please refer to the Delegations Policy for information on decision-making in relation to Intellectual 
Property Rights. 
6. Statement of Principles  
This section sets out the principles of this policy and clarification and application designed to 
assist with the application of these principles. 
Clarification and Application 
AgResearch aims to strategically A key driver for creating protectable Intellectual 
manage its Intellectual Property Rights  Property Rights will be to enhance the transfer of the 
to achieve maximum benefit for New  underlying technology to our partners in a way that 
Zealand and optimal impact for its  maximises the outcomes for AgResearch’s identified 
partners and industries, and will strive  impact areas and complies with AgResearch’s legal 
to select the most appropriate method  obligations. 
of management of Intellectual Property   
Rights to achieve this on a case by case  The AgResearch Intellectual Property Rights portfolio will 
be managed by the Commercialisation Group, specifically 
the Commercialisation Manager and Intellectual Property 
and Investments Advisor, in accordance with the 
Intellectual Property Best Practice  and other related 
documents (see the references section above). 
A central database will be used to record and manage 
all Intellectual Property  Rights  owned by AgResearch. 
The database shall be administered by the Intellectual 
Property and Investments Advisor. 
An audit of practices required by this Policy will be 
undertaken as required. 
AgResearch aims to obtain statutory  AgResearch shall allocate an annual Intellectual 
protection for its Intellectual Property  Property Rights portfolio budget. 
AgResearch will invest in the application for, and 
prosecution and maintenance of, statutory protection for 
Intellectual Property Rights that meet its investment criteria 
or where it is contractually obliged to do so, in accordance 
with Intellectual Property Best Practice and Patenting 
Process Best Practice.  
A key component of investment criteria in to the protection 
of IP,  is that prior to completion, entry into Patent 
Cooperation  Treaty (PCT) or National Phase stage, the 
relevant Intellectual Property Rights must have technology 
transfer arrangements documented or have external 
funding linked to the technology subject to protection. 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 2 of 8   

Intellectual Property 
Clarification and Application 
All final applications for statutory  protection of any 
Intellectual Property Rights owned by AgResearch will be 
approved  in line with the Delegations Policy,  the 
Intellectual Property Best Practice and Patenting Process 
Best Practice. 
Reputable  intellectual  property  lawyers with requisite 
experience shall be used for all applications for protection 
of Intellectual Property Rights. 
AgResearch intends to make informed  All confidential information of AgResearch or third parties 
and principled decisions around the  shall be retained confidential, unless release is approved 
disclosure of confidential information.  
in accordance with the Intellectual Property Best Practice 
and Trade Secret Best Practice.  
Public disclosures of information pertaining to research, 
technology development and associated Intellectual 
Property  Rights, including publications  in refereed 
journals, series or books, conference papers or abstracts, 
research monographs or books, media releases, scientific 
or technical reports, or other forms of information 
disclosure, shall require approval in accordance with the 
Intellectual Property Best Practice and Trade Secret Best 
AgResearch aims to respect the Treaty  AgResearch will have regard to the Treaty of Waitangi and 
of Waitangi and all relevant government  relevant government policies and international protocols 
policies and international protocols,  in making decisions about Intellectual Property Rights in 
including respecting the IP rights of  accordance with this Policy.  
others, in managing its intellectual   
When dealing with intellectual property that includes 
matauranga Maori,  and in the context of the WAI262 
claim report, the principles of the Treaty of Waitangi will 
be applied.  
Any intellectual property based wholly or partly on 
matauranga Maori must be assessed by AgResearch's 
Kaiurungi Ahuwhenua Maori or his or her nominee, who will 
advise the Commercialisation Group on the ownership, 
appropriate use and protection of matauranga Maori, and 
any benefit sharing arrangement that is justified.  
AgResearch acknowledges the 
AgResearch supports the aims of NZGOAL(New Zealand 
international movement towards 
Government Open Access and Licensing) framework and 
publication in open access journals and  will have regard to the possibility of making copyright and 
forums and where practicable will  non-copyright works available on open terms  when 
support the stance of our funding  making decisions related to Intellectual Property Rights. 
bodies in relation to this. 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 3 of 8   

Intellectual Property 
Clarification and Application 
AgResearch supports a collaborative  When developing Intellectual  Property  Rights  in 
approach to research, development  collaboration with others, AgResearch will work with these 
and commercialisation to create greater  partners to identify the party that is best placed to manage 
impact  and to meet AgResearch’s  the Intellectual Property Rights and develop the full scope 
of the technology and its potential utilization. 
AgResearch will be aware of the needs of its clients in 
relation to the ownership of Intellectual Property Rights. 
AgResearch seeks to ensure that Agreements that involve the development of Intellectual 
dealings and agreements with other  Property Rights with others  will contain clear processes 
parties appropriately preserve and around the protection and management of Intellectual 
protect Intellectual Property Rights, and  Property Rights.   
provide a sound governance framework 
for decision-making around Intellectual 
Property Rights.  
Where appropriate AgResearch will  Agreements that involve the development of Intellectual 
maintain freedom to operate/research  Property Rights with other  parties  will contain terms 
by  retaining  sufficient access to  allowing AgResearch the appropriate freedom to operate 
Intellectual  Property  Rights  to enable  and research.   
the  conduct of further research in 
accordance with our Core Purpose. 
Where Intellectual  Property Rights are  AgResearch will defend its Intellectual Property Rights 
anticipated to generate commercial  where it is commercially appropriate to do so in 
returns, an equitable return from the  accordance with the Intellectual Property Best Practice.  
commercial exploitation of those 
Intellectual Property Rights should be  Collection of fees and royalties arising from the transfer or 
licensing of AgResearch Intellectual Property Rights shall 
be managed by the Commercialisation Group, specifically 
the Intellectual Property and Investments Advisor. 
Performance assessment procedures for staff will 
recognise that, in certain cases, scientific publication 
may not be possible or may be delayed in order to 
protect Intellectual Property Rights. 
Any transfer of Intellectual Property Rights shall be on a 
fair and reasonable commercial basis.  Commercial 
return to AgResearch is important but secondary to the 
primary impact objectives as detailed in the 
AgResearch Statement of Corporate Intent. 
AgResearch will enforce its Intellectual  In the event that it becomes apparent that AgResearch 
Property Rights and contractual rights  Intellectual Property Rights are being infringed a 
in a manner consistent with our Core 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 4 of 8   

Intellectual Property 
Clarification and Application 
Purpose and roles within the innovation  notification should be made immediately to the 
Commercialisation Manager.  
On a case by case basis, AgResearch will then enforce 
its  Intellectual Property Rights in a manner consistent 
with its position as a CRI  and the Intellectual Property 
Best Practice.  
Intellectual Property Rights  developed  All agreements with employees, contractors, students or 
by employees, contractors, students or  visiting researchers (Staff) will state that all Intellectual 
visiting researchers as a result of their  Property Rights will be the property of AgResearch unless 
engagement with AgResearch  will be  otherwise agreed in writing by the  AgResearch Chief 
owned by AgResearch. 
Executive,  and contain an obligation to assign such 
Intellectual Property Rights to AgResearch on request.   
A staff member who has identified that an invention, or any 
other intellectual property, created in the course of his or 
her normal duties, whether new or pre-existing, may have 
the potential for commercialisation, must notify this to a 
Science Group Leader, Sector Manager or the 
Commercialisation Manager. The potential for 
commercialisation may be identified by a person other than 
the creator, whom will notify one or more of the 
aforementioned people. The commercialisation manager, 
will be responsible for the commercialisation process.   
AgResearch science staff must keep approved logbooks 
and records to record activities.  
AgResearch will negotiate agreements with visiting 
researchers  conducting research at AgResearch 
and for AgResearch researchers conducting 
research at other institutions. The principle of such 
agreements should be that Intellectual Property is 
owned by the parties in proportion to the relative 
value of each party’s contribution to the 
development of the Intellectual Property including 
consideration of pre-existing or background 
Intellectual Property  contributed, the quantum of 
the inputs contributed, and the value or importance 
of that intellectual property and those inputs to the 
development of any new intellectual property.    
An exit process and interview for Staff who leave 
AgResearch will be held to ensure: 
All Inventions or discoveries and Intellectual Property 
Rights are fully recorded and transferred to 
Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 5 of 8   

Intellectual Property 
Clarification and Application 
AgResearch such that further activities can be 
undertaken by AgResearch. 
The  Staff member is aware of Intellectual Property 
Rights  ownership and use, and confidentiality 

Policy Owner: Partnerships and Programmes Director  
Last reviewed/updated: June 2017  
Next scheduled review: June 2020  
Approved by: Board (via ARC) 
Page 6 of 8